إشارات الفواتير

الانتقال إلى:

مقدمة: ما هي إشارات الفواتير وإشعارات الدائن؟
المطابقة أو الإرسال
إعدادات الإشارات
إشارات الفواتير
- إشارات بنود الفواتير
- إشارات ترويسة الفواتير
إشارات إشعارات الدائن
- إشارات بنود إشعارات الدائن
- إشارات ترويسة إشعارات الدائن

ما هي الإشارات

يقوم PurchasePlus باستمرار بتحليل جميع الفواتير وإشعارات الدائن التي تكون في حالتي "مفتوحة" و"بانتظار الموافقة"، ويرفع إشارات على مستوى الترويسة أو البند في المستند، وذلك وفقًا للإعدادات المطبقة على مؤسستك.

"الإشارة" هي تنبيه يُرفع على الفاتورة أو إشعار الدائن للفت الانتباه إلى أي مشكلات في المستند تتطلب المراجعة قبل الموافقة عليها من قِبل المستخدم (أو المستخدمين) المعينين في مؤسستك. تضمن الإشارات أن الفواتير وإشعارات الدائن التي تلبي المعايير المحددة لمؤسستك فقط هي التي يمكنها الانتقال إلى حالة "تمت مطابقتها" في PurchasePlus، دون تدخل يدوي.

يمكن التعرف بسهولة على الفواتير أو إشعارات الدائن المؤشرة في PurchasePlus. يمكنك عرض معلومات الملخص (أو مستوى الترويسة) حول المستند في قسم الحالة:

حالة الفاتورة المؤشرة

كما أن النقر على إشارة على مستوى البند سيكشف عن مزيد من المعلومات حول البند المؤشر:

نافذة بند الفاتورة المؤشر

المطابقة أو الإرسال

عند إنشاء فاتورة أو إشعار دائن يدويًا في PurchasePlus، فإنها تبدأ عادةً في الحالة "مفتوحة". تشير الحالة المفتوحة إلى أن المستند مسودة، ولا يزال قيد العمل عليه، أو قد يحتاج إلى إضافة معلومات. ولتسهيل الأمر، سيعرض PurchasePlus إشارات على أي فاتورة أو إشعار دائن في الحالة "مفتوحة"، للمساعدة في إظهار المخاوف التي يتعين معالجتها أثناء العمل عليه.

بمجرد الانتهاء من العمل على الفاتورة أو إشعار الدائن "المفتوح" وجاهزيته للانتقال إلى الحالة التالية، ستجد إجراءً أساسيًا في ترويسة الفاتورة "المفتوحة":

إذا لم تكن هناك أي إشارات مرفوعة على الفاتورة أو إشعار الدائن، فسيكون الإجراء الأساسي المتاح هو [تحديد كـ تمت المطابقة]. سيؤدي النقر على "تحديد كـ تمت المطابقة" إلى نقل الفاتورة أو إشعار الدائن إلى حالة "تمت المطابقة"، ولن تكون هناك حاجة إلى أي موافقة. ويرجع ذلك إلى أنه وفقًا للإعدادات المطبقة على مؤسستك، قد استوفى هذا المستند جميع المعايير، وبالتالي لم تُرفع أي إشارات.
إذا كانت هناك إشارة واحدة أو أكثر مرفوعة على الفاتورة أو إشعار الدائن، فسيكون الإجراء الأساسي المتاح هو [إرسال للموافقة]. سيؤدي النقر على هذا الزر إلى نقل المستند إلى حالة "بانتظار الموافقة"، وستصبح الموافقة مطلوبة الآن. ويرجع ذلك إلى أنه وفقًا للإعدادات المطبقة على مؤسستك، لم تستوفِ هذه الفاتورة أو إشعار الدائن جميع المعايير (ومن هنا جاءت الإشارات المرفوعة)، وتحتاج هذه الإشارات إلى مراجعة من قِبل مستخدم في مؤسستك يمتلك الصلاحية لاتخاذ قرار بشأن ما إذا كان ينبغي اعتماد المستند على الرغم من الإشارات، أم ينبغي بالفعل حل هذه الإشارات. بمجرد منح الموافقة على الفاتورة أو إشعار الدائن، سينتقل المستند إلى حالة "تمت المطابقة".

في PurchasePlus، الهدف من جميع الفواتير وإشعارات الدائن هو نقلها إلى حالة "تمت المطابقة". وبمجرد وصولها إلى حالة "تمت المطابقة"، تصبح جاهزة للتصدير إلى منصة المحاسبة الخارجية الخاصة بك. راجع مقالتنا تصدير فاتورة أو إشعار دائن أو إنشاء ملف تصدير دفعات الفواتير وإشعارات الدائن لمعرفة المزيد حول تصدير الفواتير وإشعارات الدائن التي تمت مطابقتها.

إعدادات الإشارات - ملخص

يمكن تخصيص إشارات الفواتير لتلبية المتطلبات الفريدة لكل مؤسسة، وتُحدد عادةً أثناء تنفيذ PurchasePlus بالتشاور الوثيق مع فريقنا.

إذا وجدت أن الفواتير يتم التأشير عليها لأسباب غير منطقية، يرجى التحدث مع مسؤول في مؤسستك، أو الاتصال بفريق دعم العملاء اللطيف لدينا للحصول على المساعدة في مراجعة تفضيلات الإشارات الخاصة بمؤسستك.

إعدادات الإشارات والتسلسلات الهرمية للمؤسسة

هذه الإعدادات خاصة بكل مستوى مؤسسة وقسم، ولا تسري تلقائيًا بالتسلسل عبر الهيكل الهرمي للمؤسسة؛ إذ يجب تكوين كل مستوى في المخطط التنظيمي بشكل مستقل.

حدود الإشارات والتسلسلات الهرمية للمؤسسة

يمكن تخصيص بعض الإشارات المتاحة للفواتير وإشعارات الدائن في PurchasePlus بشكل أكبر باستخدام الحدود (Thresholds). تتيح الحدود للفواتير ذات الفروقات الطفيفة عدم إطلاق إشارة معينة، مما يساعد في نقل الفواتير وإشعارات الدائن إلى حالة "تمت المطابقة" بتدخل بشري أقل.

تُطبق الحدود بشكل هرمي. إذا لم يتم تعيين حد معين في مؤسسة ما، فسيتم اعتماده من إعدادات المؤسسة الرئيسية المباشرة، أو أقرب مؤسسة أصلية تالية تم تعيين حد فيها.

اقرأ مقالتنا دليل حدود إشارات الفواتير لمزيد من المعلومات.

حالات الإشارات

يمكن ضبط كل إشارة من إشارات الفواتير وإشعارات الدائن (المحددة أدناه) على: معطل (Off)، أو عادي (Regular)، أو مهم (Important)، بناءً على متطلبات مؤسستك.

[معطل (Off)]: لن تنطبق الإشارة على مؤسستك.
[عادي (Regular)]: لا يزال بإمكان المعتمد الموافقة على الفاتورة أو إشعار الدائن، إذا كانت الإشارات الوحيدة المرفوعة على الفاتورة أو إشعار الدائن هي إشارات عادية.
[مهم (Important)]: لا يمكن للمعتمد الموافقة على الفاتورة أو إشعار الدائن إذا تم رفع إشارة مهمة واحدة أو أكثر على المستند. يجب حل جميع الإشارات المهمة قبل أن يتمكن المعتمد من الموافقة على الفاتورة أو إشعار الدائن.

تظهر إعدادات وحالات الإشارات بهذا الشكل لمسؤولي نظام PurchasePlus، وتكون قابلة للتبديل بين الحالات حسب الحاجة:

إعدادات إشارات الفواتير