أفضل الممارسات للفواتير
أفضل الممارسات للفواتير
نقاط البيانات الخاصة بالفواتير
1. أمر الشراء (PO)
- الإدخال الصالح:
أي سلسلة أحرف وأرقام. ومع ذلك، نوصي بشدة باستخدام قيم رقمية فقط. تتبع أرقام أوامر الشراء التي يتم إنشاؤها بواسطة PurchasePlus النمط PO:000000 وتزداد تسلسلياً (على سبيل المثال، 000001، 000002، إلخ).
- نموذج: PO:000345
- توضيح:
إن تضمين أمر الشراء موصى به بشدة لأنه يسهل المطابقة التلقائية للفواتير مع أوامر الشراء داخل النظام، مما يضمن عملية أكثر كفاءة ودقة.
2. نوع المستند
- الإدخال الصالح:
"Invoice" أو "INV:" أو "Tax Invoice". "Credit Note" أو "CR Note"
- نموذج: INV-123456
- توضيح:
هذا الحقل إلزامي للمساعدة في تصنيف المستندات وفرزها، وهو أمر ضروري للمعالجة الدقيقة وحفظ السجلات. لن تتم معالجة الفاتورة بدون هذه المعلومات.
3. رقم الفاتورة
- الإدخال الصالح:
أي سلسلة أحرف وأرقام. ورغم السماح بأي تنسيق، فإننا نوصي بشدة باستخدام قيم رقمية فقط.
- نموذج: INV-123456
- توضيح:
هذا الحقل إلزامي للمعالجة والدفع. سيتم تلقائياً وضع علامة على أرقام الفواتير المكررة ورفضها بواسطة النظام لمنع الأخطاء. ملاحظة: يمكنك إعادة استخدام أرقام الفواتير عبر مشترين مختلفين، ولكن لا يمكنك ذلك مطلقاً للمشتري نفسه. لن تتم معالجة الفاتورة بدون هذه المعلومات.
4. اسم شركتك، وعنوانها، ورقم هاتفها، وبريدها الإلكتروني
- الإدخال الصالح:
أي سلسلة أحرف وأرقام.
- نموذج:
اسم المورّد: Fresh Produce Co. العنوان: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 الهاتف: +61 2 9876 5432 البريد الإلكتروني: billing@freshproduceco.com.au رقم العمل الأسترالي (ABN): 12 345 678 910
- توضيح:
تقديم تفاصيل دقيقة للشركة موصى به بشدة لأغراض التحقق ولضمان معالجة الفواتير مقابل الحسابات الصحيحة.
5. أرقام التسجيل الضريبي أو التجاري
- الإدخال الصالح:
رقم تسجيل تجاري رقمي صالح (على سبيل المثال، ABN في أستراليا).
- نموذج: ABN: 12 345 678 910
- توضيح:
هذا الحقل موصى به بشدة لأغراض تحديد هوية المنشأة والامتثال. ويساعد في التحقق من شرعية الشركة. في العديد من البلدان مثل أستراليا، يعد تضمين هذه المعلومات متطلباً قانونياً لأي رسوم تتجاوز 82.50 دولاراً. ستتأخر الفواتير التي لا تحتوي على هذه المعلومات حتى يتم التحقق من المنشأة.
6. تفاصيل المشتري
- الإدخال الصالح:
الاسم الكامل، والاسم التجاري (إن وجد)، والعنوان.
- نموذج:
الاسم: HotelPlus Sydney العنوان: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000
- توضيح:
هذا الحقل موصى به بشدة لأنه يساعد في إسناد الفاتورة إلى المشتري الصحيح.
7. عنوان البريد الإلكتروني المخصص للفوترة الخاص بالمشتري
- الإدخال الصالح:
يتم تعيين عنوان بريد إلكتروني فريد لكل مشترٍ مخصص للفواتير بالتنسيق <propertyname.country@invoices.purchaseplus.com>
- نموذج:
البريد الإلكتروني للمشتري: hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com
- توضيح:
هذا الحقل إلزامي لتحديد كيان الشراء برمجياً. ورغم أن عنوان البريد الإلكتروني لا يلزم ظهوره على الفاتورة، إلا أنه يجب إرسال جميع الفواتير إلى صندوق الوارد هذا. لن تتم معالجة الفاتورة دون إرسالها إلى عنوان البريد الإلكتروني المخصص للفوترة الخاص بالمشتري.
8. تاريخ الفاتورة
- الإدخال الصالح:
DD/MM/YYYY - نموذج: 10/01/2025
- توضيح:
هذا الحقل إلزامي للتحقق من صحة الفاتورة برمجياً. يجب ألا يكون التاريخ في المستقبل، وسيتم إطلاق تحذير إذا كان التاريخ قديماً جداً في الماضي. لن تتم معالجة الفاتورة بدون هذه المعلومات.
9. تاريخ الاستحقاق
- الإدخال الصالح:
DD/MM/YYYY - نموذج: تاريخ الاستحقاق: 24/01/2025
- توضيح:
هذا الحقل موصى به بشدة ويستخدمه فريق الحسابات الدائنة لدى المشتري عند جدولة الدفع.
10. بيانات بنود الفاتورة
- رمز المنتج الخاص بك لدى المورّد
- الإدخال الصالح: سلسلة أحرف وأرقام
- نموذج: 563732
- - توضيح: هذا الحقل موصى به بشدة حيث تُستخدم هذه المعلومات لمطابقة ما تم طلبه بما تم تسليمه.
- الوصف
- الإدخال الصالح: سلسلة نصية
- نموذج: Apple Red Delicious
- - توضيح: هذا الحقل إلزامي لأنه يقدم تفاصيل حول المنتج المسلّم. لن تتم معالجة الفاتورة بدون هذه المعلومات.
- الكمية
- الإدخال الصالح: سلسلة رقمية
- نموذج: 10
- - توضيح:
- إذا تم طلب الصنف ولكن لم يتم تنفيذه، يُفضل عدم تضمينه في الفاتورة. وإذا قمت بتضمينه في الفاتورة، فيجب تحديده بكمية "0" وقيمة إجمالية للبند قدرها "$0" لضمان المعالجة الصحيحة.
- هذا الحقل إلزامي لأنه يحدد كمية الأصناف المورّدة.
- لن تتم معالجة الفاتورة بدون هذه المعلومات أو إذا كانت الكمية لا تتطابق مع سعر الوحدة.
- سعر الوحدة غير شامل ضريبة السلع والخدمات (Ex GST)
- الإدخال الصالح: سلسلة رقمية
- توضيح: هذا الحقل موصى به بشدة لأنه يحسب إجمالي البند في الفاتورة. إذا قدمت المبالغ شاملة ضريبة السلع والخدمات (GST)، فمن الضروري تضمين معدلات ضريبة السلع والخدمات المطبقة حتى نتمكن من حساب السعر غير الشامل للضريبة بأثر رجعي لتحميله في أنظمة الحسابات الدائنة.
- الضريبة (إن وجدت)
- الإدخال الصالح:
- نسبة ضريبة السلع والخدمات (GST) كنسبة مئوية (على سبيل المثال، 10%).
- مبلغ ضريبة السلع والخدمات (GST) كقيمة عملة (على سبيل المثال،
$2.00). - معرّف ثابت يُطبق على الأصناف الخاضعة للضريبة (على سبيل المثال، علامة النجمة
*للإشارة إلى خضوع الصنف لضريبة السلع والخدمات).
- توضيح:
- الإدخال الصالح:
هذا الحقل إلزامي لأنه يحدد إجمالي مبلغ الضريبة في الفاتورة. وتتمثل أفضل الممارسات في إظهار كل من النسبة المئوية لضريبة السلع والخدمات والمبلغ بالعملة. لن تتم معالجة الفاتورة دون نقطة بيانات واحدة على الأقل من النقاط المذكورة أعلاه.
- إجمالي الضريبة (إن وجدت)
- - الإدخال الصالح:
قيمة رقمية بتنسيق العملة (على سبيل المثال، $200.00).
- توضيح:
هذا الحقل موصى به بشدة لأنه يضمن مطابقة إجمالي الفاتورة مع بنودها الفردية. في الحالات التي تحتوي فيها الفاتورة على أصناف معفاة من الضريبة وأخرى خاضعة للضريبة في مستند واحد، يكون تفصيل الضريبة على مستوى البند متطلباً قانونياً في العديد من البلدان بما في ذلك أستراليا. وإذا تم توفير الإجمالي غير الشامل للضريبة فقط، فيجب تضمين تفاصيل واضحة لضريبة السلع والخدمات.
11. التأكد من دقة المبالغ الإجمالية
- عرض تفصيل للتكلفة الإجمالية:
- يجب أن يحتوي كل بند في الفاتورة على إجمالي
- يجب أن يتطابق مجموع ضريبة البند وتكلفته الإجمالية مع إجمالي الضريبة والتكلفة في الفاتورة
- يجب تضمين أي رسوم توصيل كبند منفصل في إجماليات الفاتورة.
- إذا كنت تصدر الفاتورة بعملة تختلف عن العملة التي يتعامل بها المشتري، فيجب تضمين العملة في إجمالي الفاتورة. على سبيل المثال، الدولار السنغافوري (SGD) في أستراليا، أو الدولار الأمريكي (USD) في سنغافورة.
12. التنسيق لضمان الاحترافية
- استخدم خطاً واضحاً وسهل القراءة وتنسيقاً منظماً.
- قم بتضمين شعار شركتك لترسيخ الهوية التجارية.
- قدم الفاتورة بتنسيق PDF أو E-PDF
- لا تقم بتضمين صور داخل المستند
نموذج فاتورة
[شعار شركتك] اسم المورّد: Fresh Produce Co. العنوان: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 الهاتف: +61 2 9876 5432 البريد الإلكتروني: billing@freshproduceco.com.au رقم العمل الأسترالي (ABN): 12 345 678 910
فاتورة
رقم الفاتورة: INV-123456 تاريخ الفاتورة: 10/01/2025 تاريخ الاستحقاق: 24/01/2025 نوع المستند: فاتورة ضريبية أمر الشراء (PO): PO:000345
تفاصيل المشتري: الاسم: HotelPlus Sydney العنوان: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000
بيانات بنود المنتجات
| رمز المنتج | الوصف | الكمية | سعر الوحدة (غير شامل الضريبة) | إجمالي البند (غير شامل الضريبة) | ضريبة السلع والخدمات (10%) | مبلغ الضريبة (AUD) | إجمالي البند (شامل الضريبة) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 563732 | Apple Red Delicious | 10 | $3.00 | $30.00 | 10% | $3.00 | $33.00 |
| 874321 | Banana Cavendish | 20 | $2.50 | $50.00 | 10% | $5.00 | $55.00 |
| 452091 | Orange Valencia | 15 | $4.00 | $60.00 | 10% | $6.00 | $66.00 |
المجموع الفرعي (غير شامل الضريبة): $90.00 ضريبة السلع والخدمات (10%): $14.00 الإجمالي (شامل الضريبة): $104.00
ملاحظات إضافية
- يرجى السداد عبر التحويل المصرفي إلى الحساب التالي:
اسم البنك: ANZ Bank اسم الحساب: Fresh Produce Co. رمز الفرع (BSB): 012-345 رقم الحساب: 678901234
- لأية استفسارات، يرجى التواصل معنا عبر billing@freshproduceco.com.au.