رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية

الانتقال السريع إلى:

• ما هو قسم "رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية"
• عرض رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية
• مهمة المسح الضوئي
  • حالات مهمة المسح الضوئي
• عرض مهام المسح الضوئي
  • قفل مهام المسح الضوئي وإلغاء قفلها
  • مصادر مهمة المسح الضوئي
  • نصائح سريعة للتنقل
• إنشاء مهام مسح ضوئي جديدة
  • مسح ملفات متعددة ضوئيًا
  • ما الذي يكتشفه الماسح الضوئي بالذكاء الاصطناعي ويملؤه مسبقًا؟
• تحويل مهام المسح الضوئي إلى فواتير أو إشعارات دائن
• حذف مهام المسح الضوئي

رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية

قسم رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية في PurchasePlus هو المكان الذي يمكنك من خلاله:

1. عرض رسائل البريد الإلكتروني التي أرسلها الموردون (أو مستخدمون آخرون في مؤسستك) إلى عنوان البريد الإلكتروني المخصص للفواتير غير الورقية،
2. متابعة العمل الذي ينجزه الذكاء الاصطناعي للفواتير غير الورقية مع المستندات، والاطلاع على الفواتير الناتجة وإشعارات الدائن في نظامنا.

إذا تم تمكينها لمؤسستك، فستظهر ميزة رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية كـ [رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية] في شريط التنقل الجانبي:

يتكون قسم رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية من قسمين فرعيين:

• [عرض الكل] لرسائل البريد الإلكتروني غير الورقية، حيث يمكنك عرض كل بريد إلكتروني أرسله الموردون إلى عنوان البريد الإلكتروني المخصص للفواتير غير الورقية لديك. يشمل ذلك رسائل البريد الإلكتروني التي يقوم نظامنا "بتصفيتها" تلقائيًا - أي لا يستخدمها لإنشاء فواتير أو إشعارات دائن - مثل كشوف الحسابات والمحتوى التسويقي والمستندات المكررة.
• [عناصر الإجراءات]، حيث يمكنك مراجعة وتعديل أي مهمة مسح ضوئي (راجع أدناه لمزيد من المعلومات) يكون فيها المورد مفقودًا.
• [مهام المسح الضوئي]، وهي بمثابة مرحلة وسيطة بين البريد الإلكتروني للمورد (بما في ذلك أي مرفق PDF) والفاتورة أو إشعار الدائن الناتج في نظامنا.

عرض رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية

لعرض جميع رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية في جدول، انقر فوق [رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية] ← [عرض الكل] في شريط التنقل الجانبي. من طريقة العرض هذه، يمكنك:

• البحث عن بريد إلكتروني معين حسب عنوان البريد الإلكتروني للمُرسِل، وعنوان البريد الإلكتروني للمُستلِم، وغير ذلك،
• عرض الروابط المؤدية إلى أي مهام مسح ضوئي أو فواتير و/أو إشعارات دائن ناتجة أنشأها نظامنا من البريد الإلكتروني بسرعة:
• عرض البريد الإلكتروني الأصلي بمزيد من التفصيل عن طريق النقر فوق قيمة [البريد الإلكتروني] في الجدول. الملفات المرفقة الأصلية متاحة أيضًا للتنزيل في أسفل البريد الإلكتروني:

مهمة المسح الضوئي

عندما يرسل مورد فاتورة أو إشعار دائن بصيغة PDF عبر البريد الإلكتروني إلى عنوان البريد الإلكتروني للفواتير غير الورقية لديك (أو عندما تقوم يدويًا بتحميل فاتورة أو إشعار دائن بصيغة PDF إلى ميزة المسح الضوئي بالذكاء الاصطناعي)، ينشئ الذكاء الاصطناعي مهمة مسح ضوئي ويخصص لها رقم مسح ضوئي فريدًا.

في قسم [مهام المسح الضوئي]، يمكنك عرض هذه المهام، بالإضافة إلى أي مستندات يتم إنشاؤها في النهاية من مهمة المسح الضوئي:

يمكنك اعتبار مهمة المسح الضوئي خطوة وسيطة بين فاتورة أو إشعار دائن بصيغة PDF من المورد، وبين الفاتورة أو إشعار الدائن في PurchasePlus الذي تقوم بمطابقته وتصديره باستخدام برنامجنا.

حالات مهمة المسح الضوئي

يمكن أن تكون مهام المسح الضوئي في إحدى الحالات التالية:

• قيد المسح الضوئي (رمادي): بدأت مهمة المسح الضوئي مؤخرًا وما زالت قيد المعالجة.
• قيد المسح الضوئي (أحمر): استمرت مهمة المسح الضوئي لأكثر من 5 دقائق وتوقف الذكاء الاصطناعي عن المحاولة، ولكن من الناحية الفنية لم تفشل المهمة بعد.
• تم المسح الضوئي (أزرق): قامت مهمة المسح الضوئي بمعالجة ملف PDF بنجاح ولكنها فشلت في تلبية قواعد العمل لدينا، مما يستلزم مراجعة بشرية. سيتولى فريق الفوترة لدينا، الذي يعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، معالجة ذلك في غضون ساعات قليلة. بدلاً من ذلك، يمكنك إجراء التصحيحات المطلوبة في أي وقت لتسريع العملية.
• مكتمل (أخضر): أنشأت مهمة المسح الضوئي فاتورة أو إشعار دائن ولم تعد بحاجة إلى اتخاذ أي إجراء. نحتفظ بسجل لمهمة المسح الضوئي، حتى يتمكن المستخدمون من عرض المستند الفعلي بسرعة (فاتورة أو إشعار دائن) الذي تم إنشاؤه من المهمة.
• فشل (أحمر): فشلت مهمة المسح الضوئي لسبب ما. يمكنك النقر فوق مهمة المسح الضوئي الفاشلة وعرضها ومراجعتها وتحديثها يدويًا.

يمكنك تمرير مؤشر الماوس فوق مؤشر الحالة لمزيد من المعلومات حول حالة مهمة المسح الضوئي المحددة.

عرض مهام المسح الضوئي

يمكنك عرض سجل لجميع مهام المسح الضوئي الخاصة بمؤسستك عن طريق الانتقال إلى [رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية] ← [مهام المسح الضوئي] في شريط التنقل الجانبي:

في طريقة عرض الجدول هذه، يمكنك رؤية بعض المعلومات المهمة المتعلقة بكل مهمة مسح ضوئي، بما في ذلك:

• رقم المسح الضوئي: معرف المهمة الفريد الذي خصصه الماسح الضوئي بالذكاء الاصطناعي لمهمة المسح الضوئي هذه.
• حالة القفل: ما إذا كان مستخدم آخر قد قفل المهمة للتحرير أم لا. 
• المورد: المورد الذي أرسل ملف PDF الأصلي إلى مؤسستك. 
• المشتري: المؤسسة التي تم تعيين المستند لها.
• المستند المُنشأ: رابط إلى الفاتورة أو إشعار الدائن الذي تم إنشاؤه من مهمة المسح الضوئي.
• نوع المستند: يوضح ما إذا تم تحديد مهمة المسح الضوئي كفاتورة أو إشعار دائن.
• الحالة: الحالة التي توجد فيها مهمة المسح الضوئي حاليًا. يمكنك تمرير مؤشر الماوس فوق مؤشر الحالة لمزيد من المعلومات حول حالة مهمة المسح الضوئي. يرجى مراجعة حالات مهمة المسح الضوئي أعلاه لمزيد من المعلومات.
• ملف PDF: رابط إلى ملف PDF الأصلي الذي تم تحميله في الماسح الضوئي بالذكاء الاصطناعي.
• تاريخ الإنشاء: وقت وتاريخ إنشاء مهمة المسح الضوئي.  

يمكنك أيضًا تحديد إدارة الأعمدة لإضافة نقاط بيانات إضافية. 

يمكنك عرض أي مهمة مسح ضوئي فردية بالنقر فوق [رقم المسح الضوئي] من الجدول:

من طريقة العرض هذه، يمكنك تحديث مهمة المسح الضوئي إذا لزم الأمر، وإنشاء الفاتورة أو إشعار الدائن. المزيد عن هذا أدناه.

قفل مهام المسح الضوئي وإلغاء قفلها

يمكن أن تكون مهام المسح الضوئي "مقفلة" أو "غير مقفلة". يمكن للمستخدم قفل مهمة مسح ضوئي يقوم بمراجعتها، لإعلام المستخدمين الآخرين بأنه يقوم بتحريرها، وإلغاء قفلها عند الانتهاء.

يمكنك أيضًا إنشاء مهمة مسح ضوئي في حالة مقفلة.

مصادر مهمة المسح الضوئي

تعرض صفحة مهام المسح الضوئي جميع مهام المسح الضوئي التي تم:

• استلامها كرسائل بريد إلكتروني (مع مرفقات PDF) من الموردين (أو المستخدمين في مؤسستك)،
• إنشاؤها مباشرة عبر صفحة مهام المسح الضوئي، و
• إنشاؤها عبر تجارب إنشاء فاتورة جديدة وإنشاء إشعار دائن جديد، إذا اختار المستخدم خيار [سحب وإفلات PDF]:

نصائح سريعة للتنقل في صفحة مهام المسح الضوئي

تحتوي صفحة مهام المسح الضوئي على ثلاث ميزات رئيسية للمساعدة في التنقل، لمساعدة المستخدمين في العثور بسرعة على مهمة المسح الضوئي المناسبة:

1. التصفية حسب الحالة: باستخدام علامات التبويب الموجودة أعلى الصفحة، يمكن للمستخدم تصفية قائمة مهام المسح الضوئي بسرعة حسب المهام الموجودة في إحدى الحالات التالية: قيد المسح الضوئي، تم المسح الضوئي، مكتمل، محظور، فشل، محذوف.
2. البحث المتقدم، والذي يتضمن: 
   1. البحث برقم المستند: يمكن للمستخدمين البحث باستخدام رقم المستند الذي أنشأه الذكاء الاصطناعي عند إنشاء فاتورة أو إشعار دائن من مهمة المسح الضوئي.  
   2. البحث حسب عنوان البريد الإلكتروني للمُرسِل: يمكن للمستخدمين البحث باستخدام عنوان البريد الإلكتروني للمرسل لتحديد موقع أي فواتير أو جميع الفواتير المرسلة من هذا البريد الإلكتروني المحدد.  
   3. التصفية حسب الفواتير، أو إشعارات الدائن، أو كليهما.
3. البحث باسم المورد: أدخل اسم مورد واحد (كما يظهر في PurchasePlus) لعرض قائمة بمهام المسح الضوئي التي تم فيها تحديد هذا المورد كمرسل لملف PDF الأصلي.

إنشاء مهام مسح ضوئي جديدة 

لإنشاء مهمة مسح ضوئي جديدة يدويًا مباشرة على صفحة مهام المسح الضوئي، انقر فوق [إنشاء مهام مسح ضوئي جديدة]:

سيكون لديك الخيار لتحديد ما إذا كانت المهمة تتعلق بفاتورة أو إشعار دائن، قبل تحميل ملف (ملفات) PDF المراد مسحها ضوئيًا:

يمكنك اختيار تحديد المورد الذي يتعلق به المستند، ولكن إذا لم تقم بذلك، فسيحاول الماسح الضوئي بالذكاء الاصطناعي اكتشاف المورد أثناء المسح الضوئي.

أخيرًا، لديك خيار تحديد ما إذا كان يجب وضع علامة على مهمة المسح الضوئي بأنها مقفلة.

إذا تم تحديد الخيار [وضع علامة كمقفل]، فستكون المهمة الناتجة مقفلة وستظل في حالة "تم المسح الضوئي". ستكون هناك حاجة لمراجعة بشرية يدوية قبل إنشاء الفاتورة أو إشعار الدائن.

انقر فوق [بدء] عندما تكون مستعدًا لبدء المسح الضوئي.

ستتلقى تحذيرًا إذا كان من المحتمل أن تكون الفاتورة أو إشعار الدائن الذي توشك على إنشائه مكررًا، وإلا فستظهر مهمة المسح الضوئي في جدول [مهام المسح الضوئي] بحالة "قيد المسح الضوئي"، وبعد ذلك بوقت قصير، "تم المسح الضوئي".

بمجرد تقدم ملف PDF إلى حالة "تم المسح الضوئي"، ستتاح لك الفرصة لمراجعة البيانات التي تم استخراجها، قبل النقر فوق [عرض الفاتورة] أو [عرض إشعار الدائن]. ستتاح لك أيضًا الفرصة للحفظ والخروج بالنقر فوق [العودة إلى مهام المسح الضوئي].

أثناء وجودك في طريقة العرض هذه، يمكنك التمرير لأسفل في اللوحة اليسرى وفحص أمر الشراء المطابق تلقائيًا:

ويمكنك تعديل بنود المستند قبل عرض الفاتورة أو إشعار الدائن:

(أعلاه): يمكنك تحديد بند واحد أو أكثر من بنود مهمة المسح الضوئي من أجل:

• [حذف] البند،
• [إلغاء الربط] للبند لإزالة أي ارتباط بمنتجات الكتالوج الحالية، 
• [تعيين نسبة الضريبة] لتحديث قيمة حساب الضريبة للبنود المحددة، أو
• [مسح التحديد] لإلغاء تحديد البنود المحددة.

بمجرد [إلغاء ربط] بند ما، يمكنك تعديل بعض تفاصيل بند الفاتورة عن طريق تمرير مؤشر الماوس فوق البند والنقر فوق رمز القلم الرصاص:

يمكنك تحديث العديد من الحقول هنا، على سبيل المثال رمز المنتج، والعلامة التجارية، وكمية البيع، والمزيد. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام خيارات [ربط] أو [حذف] أو [إدراج بند] (على يسار عنصر البند) لإجراء المزيد من التعديلات على مهمة المسح الضوئي إذا لزم الأمر.

إنشاء مهام مسح ضوئي متعددة في وقت واحد

يمكنك اختيار تحميل ملفات PDF متعددة كجزء من الإجراء نفسه. في هذا السيناريو، سيقوم الماسح الضوئي بالذكاء الاصطناعي بإنشاء مهمة مسح ضوئي واحدة لكل ملف PDF. هذه طريقة فعالة للغاية لاستيعاب حجم كبير من فواتير أو إشعارات دائن PDF بسرعة في PurchasePlus.

نصيحة: إذا حددت "فاتورة" أو "إشعار دائن" أثناء إنشاء مهمة (مهام) المسح الضوئي، فسيتم تطبيق هذا الاختيار على جميع مهام المسح الضوئي الناتجة، ولا يمكن حاليًا تعديل هذا الاختيار بعد المسح الضوئي. نوصي بتحميل جميع الفواتير بصيغة PDF وبدء مهمة المسح الضوئي، ثم تكرار العملية مع جميع إشعارات الدائن بصيغة PDF.

ما الذي يمكن استخراجه من ملف PDF وملؤه مسبقًا بواسطة الماسح الضوئي بالذكاء الاصطناعي؟

• المورد (إذا تم العثور على تطابق)،
• رقم أمر الشراء (إذا تم العثور على رقم أمر شراء)،
• القسم ورمز الحساب (إن وجد)،
• المنتج في كل بند فاتورة (إذا تم العثور على تطابق)، و
• الفئة والفئة الفرعية لكل منتج جديد في كل بند فاتورة.

تحويل مهام المسح الضوئي إلى فواتير أو إشعارات دائن

يجب مراجعة مهمة المسح الضوئي وتحويلها يدويًا إلى فاتورة أو إشعار دائن بواسطة مستخدم PurchasePlus داخل مؤسستك.

للقيام بذلك، انقر أولاً على رقم المسح الضوئي لمهمة المسح الضوئي في صندوق وارد المسح الضوئي بالذكاء الاصطناعي. يجب أن تكون مهمة المسح الضوئي في حالة "تم المسح الضوئي":

ستصل إلى شاشة منشئ الفاتورة أو إشعار الدائن، والتي تعرض البيانات التي تم استخراجها وملؤها مسبقًا بواسطة الماسح الضوئي بالذكاء الاصطناعي جنبًا إلى جنب مع ملف PDF الأصلي.

سيكون لديك الخيار هنا لمراجعة وإجراء تعديلات على معظم البيانات المستخرجة (على سبيل المثال، المرجع، ورمز الحساب، وبنود المواد، وأسعار الوحدات) إذا كنت ترغب في ذلك. 

بمجرد أن تكون راضيًا عن البيانات، انقر فوق [إنشاء فاتورة] أو [إنشاء إشعار دائن]:

الإعداد: المعالجة اليدوية مقابل التلقائية

اعتمادًا على الإعداد المطبق على مؤسستك، عند النقر فوق [إنشاء فاتورة] أو [إنشاء إشعار دائن]، يمكن معالجة المستند الناتج تلقائيًا وفقًا لإعدادات العلامات والحدود الخاصة بك بحيث يظهر في البداية في حالة "في انتظار الموافقة" أو "تمت المطابقة". إذا تم تعطيل هذا الإعداد لمؤسستك، فستظهر الفاتورة أو إشعار الدائن في البداية في حالة "مفتوح".

حذف مهام المسح الضوئي

يمكن حذف مهام المسح الضوئي بالنقر فوق [حذف] من قائمة [المزيد] في صفحة مهام المسح الضوئي:

ستتاح لك الفرصة لتقديم سبب الحذف، والذي يمكن عرضه بواسطة مستخدمين آخرين يتمتعون بالأذونات المناسبة.

يمكن حذف مهمة المسح الضوئي أثناء وجودها في أي حالة باستثناء "مكتمل".