نظرة عامة
نظرة عامة
الانتقال إلى:
- نظرة عامة
- إنشاء قائمة شراء جديدة
- إدارة المنتجات
- استيراد قائمة شراء أو تصديرها
- إنشاء طلب شراء
- خيارات متقدمة
نظرة عامة
تُعد قوائم الشراء وسيلة قوية لتوحيد قرارات المشتريات وأتمتتها عبر المؤسسة - مما يضمن قدرة المشترين على شراء المنتجات المناسبة من الموردين المناسبين بالسعر المناسب.
قائمة الشراء هي طريقة لتجميع "قائمة تسوق" محددة مسبقًا من المنتجات التي يهتم بها المشتري. تعرض قائمة الشراء جميع عروض الأسعار المتاحة لتلك المنتجات، من جميع كتالوجات مورديهم.
تتضاعف قيمة قوائم الشراء عندما يقوم مستخدم يملك إذن "إنشاء طلبات شراء من قائمة الشراء" بإنشاء طلب شراء من قائمة شراء.
يتم توجيه المستخدم نحو إضافة المنتجات المحددة مسبقًا إلى طلب الشراء، ويتم تشجيعه على اختيار أقل عرض أسعار من مورديه الذين يقدمون هذا المنتج.
بمجرد إرسال طلب الشراء من قِبل المستخدم والموافقة عليه من قِبل المعتمدين المطلوبين، سيتم تقسيمه إلى عدة أوامر شراء، وإرسالها إلى الموردين الذين تم تحديدهم في طلب الشراء.
إنشاء قائمة شراء جديدة
يمكن للمستخدمين المشترين الذين لديهم إذن "إدارة قوائم الشراء" إنشاء قائمة شراء جديدة عبر [قوائم الشراء] ← [قائمة شراء جديدة] في شريط التنقل الجانبي، والبدء في إضافة المنتجات إلى قائمة الشراء.
يرجى قراءة مقالنا حول إنشاء قائمة شراء جديدة لمزيد من المعلومات.
استيراد قائمة شراء وتصديرها
يمكن للمستخدمين المشترين الذين لديهم إذن "إدارة قوائم الشراء" ملء قائمة الشراء بالمنتجات عبر تحميل ملف CSV من علامة تبويب [قائمة الشراء] ← [عمليات الاستيراد]. من المهم جدًا تنسيق ملف CSV بشكل صحيح؛ يمكنك استخدام وظيفة [تصدير] لإخراج ملف CSV بالتنسيق الصحيح لاستخدامه في عمليات الاستيراد.
يظهر استيراد وتصدير قائمة الشراء كعلامات تبويب في رأس قائمة الشراء:
إدارة المنتجات
يمكن للمستخدمين المشترين الذين لديهم إذن "إضافة عناصر إلى قوائم الشراء" إضافة المنتجات وإزالتها من قائمة شراء حالية.
عند إضافة منتجات إلى قوائم الشراء (خاصة تلك المخصصة للاستخدام في إنشاء طلبات شراء للموردين المسجلين)، يوصى بشدة باختيار العناصر، كلما أمكن ذلك، من الكتالوج المدار بواسطة المورد (وليس من كتالوج مدار ذاتيًا).
يساعد ذلك في ضمان دقة بيانات المنتج (الرموز، والأسعار، ووحدات القياس، وما إلى ذلك)، وحداثتها، والتعرف عليها من قِبل المورد. وهذا بدوره يقلل من احتمالية حدوث حالات عدم تطابق، أو رفض الطلبات، أو التصحيحات اليدوية لاحقًا.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تتغير كتالوجات الموردين بمرور الوقت؛ حيث قد تتم إضافة منتجات، أو تحديثها، أو استبدالها، أو إيقافها - لذا فمن الممارسات الجيدة مراجعة قوائم الشراء الخاصة بك بانتظام.
يرجى قراءة مقالنا حول إدارة المنتجات في قائمة الشراء لمزيد من المعلومات.
إنشاء طلب شراء
يمكن للمستخدمين الذين لديهم إذن "إنشاء طلبات شراء من قائمة الشراء" إنشاء طلب شراء جديد من قائمة الشراء. يرجى قراءة مقالنا حول إنشاء طلب شراء من قائمة شراء لمزيد من المعلومات.
خيارات متقدمة
ملكية قائمة الشراء وتأثيرات التسلسل الهرمي
لكل قائمة شراء "مالك"، وهو المؤسسة التي تم إنشاء قائمة الشراء تحتها لأول مرة:
توجد المؤسسات في PurchasePlus عادةً ضمن تسلسل هرمي - أي يمكن أن يكون للمؤسسات مؤسسات "رئيسية" ومؤسسات "فرعية" تقع أعلى وأدنى المؤسسة المعنية على التوالي. يستخدم PurchasePlus "مالك" قائمة الشراء لتحديد المستخدمين، وفي أي مؤسسات ضمن التسلسل الهرمي، يمكنهم إدارة قائمة الشراء.
- يمكن للمستخدمين:
- عرض الإعدادات وإدارتها، وإدارة المنتجات في قائمة شراء مملوكة للمؤسسة التي سجّلوا الدخول إليها حاليًا.
- عرض جميع قوائم الشراء المملوكة لمؤسسات أعلى وأدنى من المؤسسة التي سجّلوا الدخول إليها حاليًا.
- إدارة إعدادات قائمة شراء مملوكة لمؤسسة فرعية تابعة لمؤسستهم التي سجّلوا الدخول إليها حاليًا (مثل اسمها، وقسمها، وما إلى ذلك).
- إضافة منتجات إلى قائمة شراء مملوكة لمؤسسة فرعية تابعة لمؤسستهم الحالية وإزالتها منها.
- لا يمكن للمستخدمين:
- إدارة إعدادات قائمة شراء مملوكة لمؤسسة رئيسية أعلى من مؤسستهم التي سجّلوا الدخول إليها حاليًا (مثل اسمها، وقسمها، وما إلى ذلك)،
- إضافة منتجات إلى قائمة شراء مملوكة لمؤسسة رئيسية أعلى من مؤسستهم التي سجّلوا الدخول إليها حاليًا،
- إزالة منتجات من قائمة شراء مملوكة لمؤسسة رئيسية أعلى من مؤسستهم التي سجّلوا الدخول إليها حاليًا.
يمكّن هذا المنطق، جنبًا إلى جنب مع أذونات المستخدم ذات الصلة لإدارة قوائم الشراء، PurchasePlus من دعم الإدارة من الأعلى إلى الأسفل لقوائم الشراء دون المساس بقدرة المستخدم على إدارة قوائم الشراء الخاصة بعقاره أو قسمه والتي يحتاج إلى إدارتها عن كثب.
أخيرًا، لا يمكن تغيير مالك قائمة الشراء. إذا كنت بحاجة إلى نقل قائمة شراء لأعلى أو لأسفل في التسلسل الهرمي للمؤسسة، فيجب عليك تصدير قائمة الشراء ثم استيرادها عند المستوى المطلوب في التسلسل الهرمي للمؤسسة.
القسم ورمز الحساب لكل قائمة شراء
عندما يقوم مستخدم لديه إذن "إدارة قوائم الشراء" بإنشاء قائمة شراء جديدة، يمكنه اختياريًا تقديم قسم ورمز حساب افتراضيين لقائمة الشراء. عندما يتم إنشاء طلب شراء باستخدام قائمة الشراء، سيتم تعيين طلب الشراء على هذا القسم ورمز الحساب هذا افتراضيًا. يمكن تحديث هذا في أي وقت من علامة تبويب الإعدادات في قائمة الشراء.
القسم ورمز الحساب لكل عنصر في قائمة الشراء
عندما يعرض مستخدم لديه إذن "إدارة قوائم الشراء" قائمة شراء موجودة (على سبيل المثال عند إضافة منتج جديد إلى قائمة الشراء)، فلديه القدرة على إضافة قسم ورمز حساب افتراضيين لأي منتج في قائمة الشراء.
الموردون المفعّلون لكل قائمة شراء
في بعض الأحيان، قد ترغب في تحديد الموردين الذين تُتاح عروض أسعارهم للمستخدمين الذين يقومون بإنشاء طلب شراء من قائمة شراء. توجد هذه الميزة في علامة تبويب [الإعدادات] في قائمة الشراء:
افتراضيًا، تسمح كل قائمة شراء لجميع الموردين بتقديم عروض أسعار لمنتجات قائمة الشراء. إذا كنت ترغب في تحديد الموردين الذين يمكنهم تقديم عروض أسعار، فانقر على [تمكين الموردين]، ثم ابحث عن الموردين الذين ترغب في السماح لهم بتقديم عروض أسعار وحددهم عن طريق النقر على مربع الاختيار بجوار اسم المورد. انقر على [حفظ التغييرات] لتطبيق التغييرات:
