E-mel Tanpa Kertas

Lompat ke:

• Apakah Kawasan 'E-mel Tanpa Kertas'
• Melihat E-mel Tanpa Kertas
• Tugasan Pengimbasan
  • Status Tugasan Pengimbasan
• Melihat Tugasan Pengimbasan
  • Mengunci dan Membuka Kunci Tugasan Pengimbasan
  • Asal Usul Tugasan Pengimbasan
  • Petua Navigasi Pantas
• Mencipta Tugasan Pengimbasan Baharu
  • Mengimbas Pelbagai Fail
  • Apakah yang Dikesan dan Diisi Awal oleh Pengimbas AI?
• Menukar Tugasan Pengimbasan kepada Invois atau Nota Kredit
• Memadam Tugasan Pengimbasan

E-mel Tanpa Kertas

Kawasan E-mel Tanpa Kertas dalam PurchasePlus membolehkan anda untuk:

1. Melihat e-mel yang telah dihantar oleh Pembekal anda (atau pengguna lain di Organisasi anda) ke Alamat E-mel Penginvoisan Tanpa Kertas khas anda,
2. Mengikuti kerja yang dilakukan oleh AI Penginvoisan Tanpa Kertas kami dengan dokumen tersebut, dan melihat Invois serta Nota Kredit yang terhasil dalam sistem kami.

Jika didayakan untuk Organisasi anda, ciri E-mel Tanpa Kertas akan dipaparkan sebagai [Paperless Emails] dalam bar navigasi sisi:

Kawasan E-mel Tanpa Kertas terdiri daripada dua sub-kawasan:

• [View All] E-mel Tanpa Kertas, tempat anda boleh melihat setiap e-mel yang dihantar oleh Pembekal anda ke Alamat E-mel Penginvoisan Tanpa Kertas khas anda. Ini termasuk e-mel yang 'ditapis keluar' secara automatik oleh sistem kami - iaitu tidak digunakan untuk mencipta Invois atau Nota Kredit - seperti penyata, kandungan pemasaran, dan dokumen pendua.
• [Action Items], tempat anda boleh menyemak dan meminda sebarang Tugasan Pengimbasan (lihat di bawah untuk maklumat lanjut) yang tiada Pembekal.
• [Scanning Tasks], iaitu - peringkat pertengahan antara e-mel Pembekal anda (termasuk sebarang lampiran PDF) dan Invois atau Nota Kredit yang terhasil dalam sistem kami.

Melihat E-mel Tanpa Kertas

Untuk melihat semua E-mel Tanpa Kertas anda dalam jadual, klik [Paperless Emails] → [View All] dalam bar navigasi sisi. Daripada paparan ini, anda boleh:

• Mencari e-mel tertentu mengikut Daripada E-mel, Kepada E-mel dan banyak lagi,
• Melihat pautan dengan pantas ke sebarang Tugasan Pengimbasan, Invois dan/atau Nota Kredit terhasil yang dicipta oleh sistem kami daripada e-mel tersebut:
• Melihat e-mel asal dengan lebih terperinci dengan mengklik nilai [Email] dalam jadual. Fail asal yang dilampirkan juga tersedia untuk dimuat turun di bahagian bawah e-mel:

Tugasan Pengimbasan

Apabila Pembekal menghantar e-mel Invois atau Nota Kredit PDF ke Alamat E-mel Penginvoisan Tanpa Kertas anda (atau apabila anda secara manual memuat naik Invois atau Nota Kredit PDF ke dalam ciri Pengimbasan AI kami), AI kami akan mencipta Tugasan Pengimbasan, dan menetapkan Nombor Imbasan yang unik kepadanya.

Dalam bahagian [Scanning Tasks], anda boleh melihat Tugasan ini, serta sebarang dokumen yang akhirnya dijana daripada Tugasan Pengimbasan tersebut:

Anda boleh menganggap Tugasan Pengimbasan sebagai langkah perantaraan antara Invois atau Nota Kredit PDF Pembekal anda, dan Invois atau Nota Kredit PurchasePlus yang anda selaraskan dan eksport menggunakan perisian kami.

Status Tugasan Pengimbasan

Tugasan Pengimbasan boleh berada dalam salah satu Status berikut:

• Scanning (Kelabu): Tugasan Pengimbasan baru dimulakan dan masih sedang mengimbas.
• Scanning (Merah): Tugasan Pengimbasan telah mengimbas selama lebih daripada 5 minit dan AI telah berhenti mencuba, tetapi secara teknikal tugasan tersebut belum lagi gagal.
• Scanned (Biru): Tugasan Pengimbasan telah berjaya memproses fail PDF tetapi gagal memenuhi peraturan perniagaan kami, memerlukan semakan manusia. Pasukan penginvoisan 24/7 kami akan menanganinya dalam masa beberapa jam. Sebagai alternatif, anda boleh membuat pembetulan yang diperlukan pada bila-bila masa untuk mempercepatkan proses.
• Completed (Hijau): Tugasan Pengimbasan telah menjana Invois atau Nota Kredit dan tidak lagi memerlukan tindakan. Kami menyimpan rekod Tugasan Imbasan, supaya pengguna boleh melihat dokumen sebenar (Invois atau Nota Kredit) yang dijana daripada Tugasan tersebut dengan pantas.
• Failed (Merah): Tugasan Pengimbasan gagal atas sebab tertentu. Anda boleh mengklik masuk dan melihat Tugasan Pengimbasan yang Gagal serta menyemak dan mengemas kininya secara manual.

Anda boleh menuding kursor ke atas penunjuk status untuk maklumat lanjut tentang status Tugasan Imbasan individu tersebut.

Melihat Tugasan Pengimbasan

Anda boleh melihat rekod semua Tugasan Pengimbasan Organisasi anda dengan menavigasi ke [Paperless Emails] → [Scanning Tasks] dalam bar navigasi sisi:

Dalam paparan jadual ini, anda boleh melihat beberapa maklumat penting mengenai setiap Tugasan Imbasan, termasuk:

• Scan Number: Pengecam unik Tugasan yang diberikan oleh Pengimbas AI kepada Tugasan Imbasan ini.
• Lock Status: Sama ada pengguna lain telah mengunci tugasan untuk pengeditan atau tidak. 
• Supplier: Pembekal yang menghantar PDF asal kepada Organisasi anda. 
• Purchaser: Organisasi yang telah diperuntukkan kepada dokumen tersebut.
• Created Document: Pautan ke Invois atau Nota Kredit yang telah dijana daripada Tugasan Imbasan.
• Document Type: Menunjukkan sama ada Tugasan Imbasan telah dikenal pasti sebagai Invois atau Nota Kredit.
• Status: Status semasa Tugasan Imbasan berada. Anda boleh menuding kursor ke atas penunjuk status untuk maklumat lanjut tentang status Tugasan Imbasan tersebut. Sila lihat Status Tugasan Imbasan di atas untuk maklumat lanjut.
• PDF File: Pautan ke PDF asal yang dimuat naik ke dalam Pengimbas AI.
• Created On: Masa dan tarikh Tugasan Imbasan dicipta.  

Anda juga boleh memilih urus lajur untuk menambah titik data tambahan. 

Anda boleh melihat mana-mana Tugasan Pengimbasan tunggal dengan mengklik pada [Scan Number] daripada jadual:

Daripada paparan ini, anda boleh mengemas kini Tugasan Pengimbasan jika perlu, dan Mencipta Invois atau Nota Kredit. Lebih lanjut mengenai perkara ini di bawah.

Mengunci dan Membuka Kunci Tugasan Pengimbasan

Tugasan Pengimbasan boleh berada dalam keadaan 'Locked' (Dikunci) atau 'Unlocked' (Dibuka Kunci). Pengguna boleh Mengunci Tugasan Pengimbasan yang sedang mereka semak, untuk memberitahu pengguna lain bahawa mereka sedang mengeditnya, dan Membuka Kunci apabila selesai.

Anda juga boleh Mencipta Tugasan Pengimbasan dalam keadaan Dikunci.

Asal Usul Tugasan Pengimbasan

Halaman Tugasan Pengimbasan memaparkan semua Tugasan Imbasan yang:

• Diterima sebagai e-mel (dengan lampiran PDF) daripada Pembekal anda (atau pengguna di organisasi anda sendiri),
• Dicipta terus melalui halaman Tugasan Pengimbasan, dan
• Dicipta melalui pengalaman Cipta Invois Baharu dan Cipta Nota Kredit Baharu, jika pengguna memilih pilihan [Drag and Drop PDF]:

Petua Pantas untuk Menavigasi halaman Tugasan Pengimbasan

Halaman Tugasan Pengimbasan mempunyai tiga ciri bantuan navigasi utama, untuk membantu pengguna mencari Tugasan Imbasan yang betul dengan cepat:

1. Tapis mengikut Status: Menggunakan tab di sepanjang bahagian atas halaman, pengguna boleh menapis senarai Tugasan Pengimbasan dengan pantas mengikut tugasan dalam salah satu status berikut: Scanning, Scanned, Completed, Blocked, Failed, Deleted.
2. Carian Lanjutan, yang merangkumi: 
   1. Cari mengikut Nombor Dokumen:  Pengguna boleh mencari menggunakan Nombor Dokumen yang dihasilkan oleh AI semasa mencipta Invois atau Nota Kredit daripada Tugasan Imbasan.  
   2. Cari mengikut Daripada E-mel: Pengguna boleh mencari menggunakan alamat e-mel penghantar untuk mencari mana-mana atau semua Invois yang dihantar daripada e-mel khusus tersebut.  
   3. Tapis mengikut Invois, Nota Kredit, atau kedua-duanya.
3. Cari mengikut Nama Pembekal: Masukkan nama Pembekal tunggal (seperti yang tertera dalam PurchasePlus) untuk melihat senarai Tugasan Imbasan yang mana Pembekal ini telah dikenal pasti sebagai penghantar PDF asal.

Mencipta Tugasan Pengimbasan Baharu 

Untuk mencipta Tugasan Imbasan baharu secara manual terus pada halaman Tugasan Pengimbasan, klik [Create New Scanning Tasks]:

Anda akan mempunyai pilihan untuk mengenal pasti sama ada Tugasan tersebut berkaitan dengan Invois atau Nota Kredit, sebelum memuat naik fail PDF yang akan diimbas:

Anda boleh memilih untuk mengenal pasti Pembekal yang berkaitan dengan dokumen tersebut, tetapi jika tidak, Pengimbas AI kami akan cuba mengesan Pembekal semasa Pengimbasan.

Akhir sekali, anda mempunyai pilihan untuk memutuskan sama ada Tugasan Pengimbasan patut ditandakan sebagai Dikunci.

Jika pilihan [Mark as Locked] dipilih, Tugasan yang terhasil akan Dikunci dan akan kekal dalam keadaan Scanned. Semakan manusia secara manual akan diperlukan sebelum Invois atau Nota Kredit dicipta.

Klik [Start] apabila anda bersedia untuk memulakan pengimbasan.

Anda akan mendapat amaran jika Invois atau Nota Kredit yang bakal anda cipta berkemungkinan adalah pendua, jika tidak, Tugasan Pengimbasan akan muncul dalam jadual [Scanning Tasks] dengan Status 'Scanning', dan sejurus selepas itu, 'Scanned'.

Sebaik sahaja PDF telah beralih ke keadaan Scanned, anda akan berpeluang menyemak data yang telah diekstrak, sebelum mengklik [View Invoice] atau [View Credit Note]. Anda juga berpeluang untuk Simpan dan Keluar dengan mengklik [Return to Scanning Tasks].

Semasa berada dalam paparan ini, anda boleh menatal ke bawah pada panel sebelah kiri dan memeriksa Pesanan Pembelian yang dipadankan secara automatik:

Dan anda boleh mengedit Baris dokumen sebelum Melihat Invois atau Nota Kredit:

(Di atas): Anda boleh memilih satu atau lebih Baris Tugasan Imbasan untuk:

• [Delete] baris tersebut,
• [Unlink] baris tersebut untuk mengalih keluar sebarang perkaitan dengan produk Katalog sedia ada, 
• [Set Tax Percentage] untuk mengemas kini nilai pengiraan cukai bagi baris yang dipilih, atau
• [Clear Selection] untuk menyahpilih baris yang dipilih.

Sebaik sahaja anda telah [Unlink] baris tersebut, anda boleh mengedit beberapa butiran tentang baris Invois dengan menuding kursor ke atas baris dan mengklik ikon pensel:

Anda boleh mengemas kini banyak medan di sini, contohnya Kod Produk, Jenama, Kuantiti Jualan dan banyak lagi. Selain itu, anda boleh menggunakan pilihan [Link], [Delete] atau [Insert a Line] (di sebelah kiri item baris) untuk membuat lebih banyak pindaan pada Tugasan Imbasan jika diperlukan.

Mencipta Pelbagai Tugasan Pengimbasan secara serentak

Anda boleh memilih untuk memuat naik beberapa fail PDF sebagai sebahagian daripada tindakan yang sama. Dalam senario ini, Pengimbas AI kami akan mencipta satu Tugasan Pengimbasan bagi setiap PDF. Ini adalah cara yang sangat berkuasa untuk memasukkan sejumlah besar Invois atau Nota Kredit PDF ke dalam PurchasePlus dengan pantas.

Petua: Jika anda memilih ‘Invoice’ atau ‘Credit Note’ semasa penciptaan Tugasan Pengimbasan, pilihan ini akan digunakan pada semua Tugasan Pengimbasan yang terhasil, dan buat masa ini tidak boleh diedit selepas pengimbasan dilakukan. Kami mengesyorkan agar anda memuat naik semua Invois PDF dan memulakan Tugasan Pengimbasan, kemudian mengulangi proses tersebut dengan semua Nota Kredit PDF.

Apakah yang boleh diekstrak daripada PDF dan diisi awal oleh Pengimbas AI?

• Pembekal (jika padanan ditemui),
• Nombor PO (jika Nombor PO ditemui),
• Jabatan dan Kod Akaun (jika berkenaan),
• Produk pada setiap Baris Invois (jika padanan ditemui), dan
• Kategori dan Sub-Kategori bagi setiap produk baharu pada setiap Baris Invois.

Menukar Tugasan Pengimbasan kepada Invois atau Nota Kredit

Tugasan Pengimbasan mesti disemak dan ditukar secara manual kepada Invois atau Nota Kredit oleh pengguna PurchasePlus dalam Organisasi anda.

Untuk berbuat demikian, klik terlebih dahulu pada Nombor Imbasan bagi Tugasan Imbasan dalam AI Scanning Inbox. Tugasan Imbasan mestilah berada dalam keadaan Scanned:

Anda akan tiba di skrin Pencipta Invois atau Nota Kredit, yang memaparkan data yang telah diekstrak dan diisi awal oleh Pengimbas AI kami bersebelahan dengan fail PDF asal.

Anda akan mempunyai pilihan di sini untuk menyemak dan membuat pindaan pada kebanyakan data yang diekstrak (contohnya, Rujukan, Kod Akaun, Item Baris dan Harga Unit) jika anda mahu. 

Setelah anda berpuas hati dengan data tersebut, klik [Create Invoice] atau [Create Credit Note]:

Tetapan: Pemprosesan Manual berbanding Automatik

Bergantung pada tetapan yang digunakan pada Organisasi anda, apabila anda mengklik [Create Invoice] atau [Create Credit Note], dokumen yang terhasil boleh diproses secara automatik mengikut Tetapan Bendera dan Ambang anda supaya dokumen tersebut pada mulanya muncul dalam keadaan Menunggu Kelulusan (Awaiting Approval) atau Diselaraskan (Reconciled). Jika tetapan ini dilumpuhkan untuk Organisasi anda, Invois atau Nota Kredit pada mulanya akan muncul dalam keadaan Terbuka (Open).

Memadam Tugasan Pengimbasan

Tugasan Pengimbasan boleh dipadamkan dengan mengklik [Delete] daripada menu [More] dalam halaman Tugasan Pengimbasan:

Anda akan berpeluang memberikan sebab Pemadaman, yang boleh dilihat oleh pengguna lain dengan kebenaran yang sesuai.

Tugasan Pengimbasan boleh dipadamkan semasa berada dalam sebarang status kecuali Completed.