Terima Barang

Menandai item baris Pesanan Pembelian sebagai Diterima memberitahu pengguna di Organisasi anda bila Pesanan Pembelian boleh ditutup.

Ia juga penting untuk memproses Invois jika Organisasi anda telah memilih Pemadanan AP 3-Hala; iaitu, baris Invois disemak silang dengan apa yang dipesan (daripada Pesanan Pembelian) dan apa yang diterima (pada Nota Penerimaan Barang), sebelum boleh Diselaraskan.

Langkau ke:

• Mencipta Nota Penerimaan Barang
  • Terima ke Inventori
  • Terima Semua Barang Belum Selesai
• Mengurus Nota Penerimaan Barang (Draf)
• Melengkapkan Nota Penerimaan Barang

Cipta Nota Penerimaan Barang

Untuk mencipta Nota Penerimaan Barang baharu, navigasi ke [Pesanan Pembelian] → [Lihat Semua], dari bar navigasi sisi. Klik ikon [Trak] dalam lajur Nota GR, untuk mencipta Nota Penerimaan Barang terhadap Pesanan Pembelian tersebut. 

Sebagai alternatif, anda boleh mengklik masuk ke dalam Pesanan Pembelian, dan memilih salah satu butang [Terima Barang] yang terdapat di dalam Pesanan Pembelian tersebut.

Terima ke Inventori

Jika Organisasi anda menggunakan Modul Inventori, anda akan diberikan pilihan untuk menerima Barang ke Lokasi Stok dalam Inventori, supaya Tahap Stok anda di Lokasi Stok tersebut dikemas kini dengan sewajarnya.

Sila baca artikel Menerima Barang ke Inventori kami untuk maklumat lanjut.

Terima Semua Item Belum Selesai

Sebaik sahaja anda memilih sama ada anda ingin Menerima Barang ke Inventori atau tidak (atau jika Organisasi anda tidak menggunakan modul Inventori), anda kemudian boleh memilih untuk pra-isi Nota Penerimaan Barang dengan kuantiti belum selesai pada Pesanan Pembelian. Ini merupakan ciri penjimatan masa yang sangat berkuasa, membolehkan anda mempercepatkan proses Penerimaan Barang dengan ketara, supaya Pesanan Pembelian yang paling panjang sekalipun boleh ditandai sebagai Diterima Sepenuhnya hanya dalam beberapa klik:

Mendayakan pilihan ini bermakna setiap item baris yang belum selesai pada Pesanan Pembelian, sama ada ia telah Diterima Sebahagian sebelum ini atau tidak, akan dipra-isi sebagai baris Diterima Sepenuhnya pada Nota Penerimaan Barang yang dihasilkan. Anda kemudian berpeluang mengedit kuantiti barang yang Diterima, atau melengkapkan Nota Penerimaan Barang dengan mengklik [Tandai sebagai Diterima].

Mengurus Draf Nota Penerimaan Barang

Sebaik sahaja anda mengklik [Terima Barang] pada Pesanan Pembelian, Draf Nota Penerimaan Barang akan dicipta. Anda boleh melengkapkan tindakan berikut seperti yang diperlukan, atau anda boleh mengklik [Simpan sebagai Draf] untuk kembali ke skrin sebelumnya.

a) Laraskan Kuantiti Penerimaan mana-mana item pada Nota Penerimaan Barang.

b) Akses Pilihan Lanjutan untuk:

• Melihat ringkasan Kuantiti,
• Melihat Baris Invois yang Dipautkan,
• Mengganti Harga Unit Penerimaan. Ini adalah senario yang agak lazim, berlaku apabila Harga Penerimaan berbeza daripada Harga Baris Pesanan Pembelian (atau Baris Invois, jika ia telah Dipautkan dengan Invois). Sila lihat artikel kami: Ganti Harga Unit semasa Menerima untuk maklumat lanjut.
• Memasukkan Ulasan item baris, 
• Merekod Tarikh Luput Produk,
• Merekod Suhu Kenderaan,
• Merekod Suhu Produk.

c) [Tambah Produk]. Ini berguna apabila, contohnya, anda perlu Menerima produk ad-hoc yang tiba bersama penghantaran, tetapi tidak disenaraikan pada Pesanan Pembelian.

d) [Tunjuk atau Sembunyi Butiran] Nota Penerimaan.

e) [Lebih Banyak Pilihan], membolehkan anda untuk:

• [Lihat Log Audit]
• [Open in Legacy P+]
• [Batal Nota Penerimaan]
• [Dapatkan Bantuan].

f) [Tandai sebagai Diterima]. Klik butang ini apabila anda telah selesai mengedit Nota Penerimaan Barang dan anda berpuas hati dengan data yang akan disimpan.

g) Akses tab [Tetapan] Nota Penerimaan Barang.

h) Anda boleh menyembunyikan item yang Sudah Diterima dengan mengklik [Sembunyi Item yang Sudah Diterima] di bahagian atas halaman.

Melengkapkan Nota Penerimaan Barang

Mengklik [Tandai sebagai Diterima] pada Draf Nota Penerimaan Barang akan menukar status dokumen draf tersebut kepada keadaan 'DITERIMA'.

Anda mula-mula akan tiba di halaman pengesahan, di mana anda boleh mengklik butang [Lihat] untuk melihat Nota Penerimaan yang telah siap. Jika penghantaran telah Diterima ke Inventori, anda juga akan melihat pautan ke sebarang Nota Pemindahan yang dicipta.

Selain itu, anda akan melihat widget yang dipanggil 'Lebih Banyak Pesanan Pembelian', yang menyenaraikan Pesanan Pembelian lain yang dijadualkan untuk Penghantaran hari ini atau esok (berdasarkan Tarikh Penghantaran pada Pesanan Pembelian):

Nota Penerimaan akan disimpan secara kekal dalam tab Nota Penerimaan pada Pesanan Pembelian yang sepadan:

Amalan terbaik

PurchasePlus pada masa ini membenarkan pasukan penerimaan memproses kuantiti item yang melebihi kuantiti baris Pesanan Pembelian (PO) asal. Tiada sekatan ketat, amaran, atau had toleransi lalai yang menyekat penerimaan lebihan. Di seluruh sistem, kira-kira 5% daripada semua baris PO yang diterima (atau 1 dalam 20 item) melibatkan kuantiti yang lebih besar daripada apa yang dipesan pada asalnya.

Tingkah laku penerimaan fleksibel ini memastikan kiraan inventori mencerminkan barangan fizikal di tangan dengan tepat sebaik sahaja penghantaran dibuat.

Senario Biasa untuk Penerimaan Lebihan

• Item Berat Boleh Ubah: Produk yang dijual mengikut berat, volum, atau dimensi selalunya tidak dapat dihantar dalam nombor bulat yang tepat. Contohnya, PO yang dikeluarkan untuk 10 kg daging kisar mungkin tiba daripada pembekal sebagai kelompok 10.66 kg. Pasukan penerimaan harus merekodkan 10.66 kg sebenar yang dihantar bagi memastikan ketepatan inventori dan pengekosan.
• Item Bonus, Promosi, & Sampel: Pembekal sering menyertakan stok promosi (cth., "Beli 10, Percuma 2") atau sampel produk yang tidak dibilkan. Untuk memastikan unit tambahan ini dijejaki secara sah dan tersedia untuk dijual atau digunakan, ia mesti direkodkan pada tempat penerimaan walaupun tiada dalam baris PO asal.
• Penghantaran Berlebihan daripada Vendor: Kesilapan pembungkusan pembekal sekali-sekala atau pelarasan unit ukuran boleh menyebabkan stok fizikal tambahan.

Amalan Terbaik untuk Pasukan Penerimaan

1. Sentiasa Rekod Kiraan Fizikal: Masukkan kuantiti fizikal sebenar yang dihantar berbanding memaksa kiraan supaya sepadan dengan baris PO.
2. Jangan Laraskan PO Asal Pra-Penerimaan: Modul penerimaan mengendalikan varians secara asli; melaraskan PO asas sebelum penerimaan memesongkan sejarah pesanan asal.
3. Sahkan Dokumentasi: Pastikan sebarang stok berlebihan sepadan dengan nota penghantaran pembekal atau slip pembungkusan promosi sebelum melengkapkan nota penerimaan.