Amalan Terbaik Invois

Amalan Terbaik Invois

Titik Data untuk Invois

1. Pesanan Pembelian (PO)

  • Input Sah:

Sebarang rentetan aksara alfanumerik. Walau bagaimanapun, kami amat mengesyorkan penggunaan nilai angka sahaja. Nombor pesanan pembelian yang dijana oleh PurchasePlus mengikut konvensyen PO:000000 dan meningkat secara berurutan (cth., 000001, 000002, dll.)

  • Contoh: PO:000345
  • Penerangan:

Menyertakan Pesanan Pembelian adalah AMAT DISYORKAN kerana ia memudahkan pemadanan automatik invois kepada Pesanan Pembelian dalam sistem, memastikan proses yang lebih cekap dan tepat.

2. Jenis Dokumen

  • Input Sah:

"Invoice" ATAU "INV: ATAU "Tax Invoice." "Credit Note" "CR Note"

  • Contoh: INV-123456
  • Penerangan:

Medan ini adalah WAJIB untuk membantu pengelasan dan pengisihan dokumen, yang penting untuk pemprosesan dan penyimpanan rekod yang tepat. Invois tidak akan diproses tanpa maklumat ini. 

3. Nombor Invois

  • Input Sah:

Sebarang rentetan aksara alfanumerik. Walaupun sebarang format dibenarkan, kami amat mengesyorkan penggunaan nilai angka sahaja.

  • Contoh: INV-123456
  • Penerangan:

Medan ini adalah WAJIB untuk pemprosesan dan pembayaran. Nombor invois pendua akan ditandakan secara automatik dan ditolak oleh sistem untuk mengelakkan ralat. Nota: Anda boleh menggunakan semula nombor invois merentasi pembeli yang berbeza, tetapi jangan sekali-kali untuk pembeli yang sama. Invois tidak akan diproses tanpa maklumat ini. 

4. Nama Perniagaan, Alamat, Nombor Telefon, dan E-mel Anda

  • Input Sah:

Sebarang rentetan aksara alfanumerik.

  • Contoh:

Nama Pembekal: Fresh Produce Co. Alamat: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Telefon: +61 2 9876 5432 E-mel: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

  • Penerangan:

Menyediakan butiran perniagaan yang tepat adalah AMAT DISYORKAN untuk tujuan pengesahan dan untuk memastikan invois diproses terhadap akaun yang betul.

5. Nombor Cukai atau Pendaftaran Perniagaan

  • Input Sah:

Nombor pendaftaran perniagaan berangka yang sah (cth., ABN di Australia).

  • Contoh: ABN: 12 345 678 910
  • Penerangan:

Medan ini AMAT DISYORKAN untuk tujuan pengenalan perniagaan dan pematuhan. Ia membantu mengesahkan kesahihan perniagaan. Di banyak negara seperti Australia, adalah menjadi keperluan undang-undang untuk memasukkan maklumat ini bagi sebarang caj melebihi $82.50. Invois tanpa maklumat ini akan ditangguhkan sementara perniagaan disahkan. 

6. Butiran Pembeli

  • Input Sah: 

Nama penuh, nama perniagaan (jika berkenaan), dan alamat.

  • Contoh:

Nama: HotelPlus Sydney Alamat: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

  • Penerangan:

Medan ini AMAT DISYORKAN kerana ia membantu mengaitkan Invois kepada Pembeli yang betul.

7. Alamat E-mel Penginvoisan Khusus Pembeli

  • Input Sah:

Setiap Pembeli diperuntukkan alamat e-mel unik untuk invois dalam format <propertyname.country@invoices.purchaseplus.com> 

  • Contoh:

E-mel Pembeli: hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

  • Penerangan:

Medan ini adalah WAJIB untuk mengenal pasti entiti pembelian secara programatik. Walaupun alamat e-mel tidak perlu tertera pada invois, semua invois mesti dihantar ke peti masuk ini. Invois tidak akan diproses sekiranya tidak dihantar ke alamat e-mel penginvoisan unik Pembeli.

8. Tarikh Invois

  • Input Sah: DD/MM/YYYY
  • Contoh: 10/01/2025
  • Penerangan:

Medan ini adalah WAJIB untuk mengesahkan invois secara programatik. Tarikh tidak boleh berada pada masa hadapan dan akan memaparkan amaran jika ia terlalu jauh pada masa lalu. Invois tidak akan diproses tanpa maklumat ini.

9. Tarikh Akhir Bayaran

  • Input Sah: DD/MM/YYYY
  • Contoh: Tarikh Akhir Bayaran: 24/01/2025
  • Penerangan:

Medan ini AMAT DISYORKAN dan digunakan oleh pasukan Akaun Belum Bayar Pembeli semasa menjadualkan pembayaran. 

10. Data Baris Invois 

  • Kod produk pembekal anda 
    • Input Sah: rentetan alfanumerik 
    • Contoh: 563732
  • - Penerangan: Medan ini AMAT DISYORKAN kerana maklumat ini digunakan untuk memadankan item yang dipesan dengan item yang dihantar. 
  • Penerangan 
    • Input Sah: rentetan alfa 
    • Contoh: Apple Red Delicious
  • - Penerangan: Medan ini adalah WAJIB kerana ia memberikan butiran tentang produk yang dihantar. Invois tidak akan diproses tanpa maklumat ini.
  • Kuantiti 
    • Input Sah: rentetan angka  
    • Contoh: 10
  • - Penerangan:
    • Jika item telah dipesan tetapi tidak dibekalkan, anda lebih disyorkan untuk tidak memasukkannya ke dalam invois. Jika anda memasukkannya pada Invois, ia mesti ditetapkan dengan kuantiti "0" sifar dan jumlah nilai baris sebanyak "$0" untuk memastikan pemprosesan yang betul. 
    • Medan ini adalah WAJIB kerana ia menyatakan kuantiti item yang dibekalkan.
    • Invois tidak akan diproses tanpa maklumat ini atau jika kuantiti tidak sepadan dengan harga seunit.
  • Harga seunit Tidak Termasuk GST
    • Input Sah: rentetan angka  
    • Penerangan:  Medan ini AMAT DISYORKAN kerana ia mengira jumlah baris pada invois. Jika anda memberikan amaun Termasuk GST, anda perlu menyertakan kadar GST yang dikenakan supaya kami boleh mengira semula harga Tidak Termasuk GST untuk dimuat naik ke dalam sistem akaun belum bayar. 
  • Cukai (jika berkenaan)
    • Input Sah:
      • Kadar GST sebagai peratusan (cth., 10%).
      • Amaun GST sebagai nilai mata wang (cth., $2.00).
      • Pengecam konsisten yang digunakan pada item bercukai (cth., tanda bintang * untuk menandakan kebolehgunaan GST).
    • Penerangan:

Medan ini adalah WAJIB kerana ia menentukan jumlah amaun cukai pada invois. Amalan terbaik adalah dengan menunjukkan kedua-dua % GST dan amaun $. Invois tidak akan diproses tanpa sekurang-kurangnya salah satu daripada titik data di atas.

  • Jumlah Cukai (jika berkenaan)
  • - Input Sah:

Nilai berangka dalam format mata wang (cth., $200.00).

  • Penerangan:

Medan ini AMAT DISYORKAN kerana ia memastikan jumlah keseluruhan invois sepadan dengan item baris individu. Sekiranya invois mengandungi kedua-dua item bebas GST dan item bercukai GST dalam satu dokumen, adalah menjadi keperluan undang-undang untuk menyertakan pecahan cukai di peringkat baris di banyak negara termasuk Australia. Jika hanya jumlah tidak termasuk GST diberikan, butiran GST yang jelas mesti disertakan.

11. Pastikan Jumlah Keseluruhan Adalah Tepat

  • Paparkan pecahan jumlah kos:
    • Setiap baris pada Invois mesti mempunyai jumlah 
    • Hasil tambah cukai baris dan jumlah kos mesti sepadan dengan cukai Invois dan jumlah kos 
    • Sebarang yuran penghantaran mesti disertakan sebagai baris berasingan dalam jumlah keseluruhan invois.
    • Jika anda mengenakan bayaran dalam mata wang yang BUKAN mata wang yang digunakan oleh pembeli, mata wang tersebut mesti dinyatakan dalam jumlah invois. Contohnya SGD di Australia, atau USD di Singapura. 

12. Format untuk Penampilan Profesional

  • Gunakan fon yang kemas, mudah dibaca dan susun atur yang teratur.
  • Sertakan logo syarikat anda untuk penjenamaan.
  • Sediakan invois dalam format PDF atau E-PDF 
  • Jangan masukkan imej ke dalam dokumen 

SAMPEL INVOIS

[Logo Syarikat Anda] Nama Pembekal: Fresh Produce Co. Alamat: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Telefon: +61 2 9876 5432 E-mel: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

Invois

Nombor Invois: INV-123456 Tarikh Invois: 10/01/2025 Tarikh Akhir Bayaran: 24/01/2025 Jenis Dokumen: Tax Invoice Pesanan Pembelian (PO): PO:000345

Butiran Pembeli: Nama: HotelPlus Sydney Alamat: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

Data Baris Produk

Kod ProdukPeneranganKuantitiHarga Seunit (Tidak Termasuk GST)Jumlah Baris (Tidak Termasuk GST)GST (10%)Amaun GST (AUD)Jumlah Baris (Termasuk GST)
563732Apple Red Delicious10$3.00$30.0010%$3.00$33.00
874321Banana Cavendish20$2.50$50.0010%$5.00$55.00
452091Orange Valencia15$4.00$60.0010%$6.00$66.00

Jumlah Kecil (Tidak Termasuk GST): $90.00 GST (10%): $14.00 Jumlah (Termasuk GST): $104.00

Nota Tambahan

  • Sila buat pembayaran melalui pindahan bank ke akaun berikut:

Nama Bank: ANZ Bank Nama Akaun: Fresh Produce Co. BSB: 012-345 Nombor Akaun: 678901234

  • Untuk sebarang pertanyaan, sila hubungi kami di billing@freshproduceco.com.au.

Related articles