Lihat dan Kemas Kini Invois

Lompat ke:

• Akses Invois
• Mengemas Kini Invois
  • Meluluskan Invois
• Menggunakan Power Editor Invois
• Amalan Terbaik

Akses Invois

1. Pilih [Invois] → [Lihat Semua] daripada bar navigasi sisi.

2. Daripada paparan jadual Lihat Semua Invois, anda boleh menyelesaikan tugas berikut:

1. Tapis Semua Invois mengikut Status.
2. Gunakan [Cari] untuk mencari Invois yang ingin anda semak semula.
3. [Urus Lajur] untuk memaparkan atau menyembunyikan lajur yang ditunjukkan dalam jadual. 
4. Klik pada [Nombor Invois] untuk membuka Invois.
5. Tuding pada [Rujukan] untuk menambah atau mengedit Rujukan Invois. Ini hanya boleh dilakukan apabila Invois berada dalam keadaan 'Terbuka' atau 'Menunggu Kelulusan'.
6. Tuding pada [Akaun Perbelanjaan] untuk menambah atau mengedit Jabatan atau Akaun tempat Invois dicajkan. Ini hanya boleh dilakukan apabila Invois berada dalam keadaan 'Terbuka' atau 'Menunggu Kelulusan'.
7. [Pesanan Belian]. Tentukan sama ada Invois telah dipadankan dengan Pesanan Belian. Lihat artikel Padankan Pesanan Belian kepada Invois kami untuk mengetahui lebih lanjut.
8. Lihat [Status] Invois.
9. [Nota GR]. Lihat Nota Penerimaan Barangan yang dikaitkan dengan Invois atau cipta Nota Penerimaan Barangan baharu terhadap Pesanan Belian yang telah dipadankan dengan Invois. 
10. Lihat [Salinan PDF] Invois. Pilihan ini tersedia jika Invois dicipta daripada PDF, melalui penyelesaian Penginvoisan Tanpa Kertas PurchasePlus.

Mengemas Kini Invois

Secara umumnya, Invois dalam keadaan 'Terbuka' atau 'Menunggu Kelulusan' boleh dikemas kini oleh mana-mana pengguna yang mempunyai kebenaran 'Urus Invois dan Nota Kredit' dan/atau kebenaran 'Urus Baris Invois dan Nota Kredit' (bergantung pada perkara yang ingin dikemas kini).

Mengemas kini Invois di luar keadaan Terbuka atau Menunggu Kelulusan memerlukan langkah tambahan sebelum sebarang perubahan boleh dibuat:

• Untuk mengemas kini Invois dalam keadaan 'Disesuaikan', Invois mesti Dibuka Semula dengan mengklik 'Buka Semula Invois' dalam menu [Lagi] di pengepala Invois:
• Untuk mengemas kini Invois dalam keadaan 'Sedia Dieksport' atau 'Dieksport', Invois mesti terlebih dahulu [Dikembalikan kepada Disesuaikan] dalam menu [Lagi] di pengepala Invois, dan kemudian 'Dibuka semula' seperti di atas.

Apabila perubahan yang diperlukan telah dibuat pada Invois, ia perlu melalui semula sebarang Aliran Kerja Kelulusan Invois yang sedia ada untuk Unit Organisasi yang berkaitan.

Meluluskan Invois

Jika Invois berada dalam keadaan 'Menunggu Kelulusan', ini bermakna ia mesti berjaya melalui Aliran Kerja Kelulusan untuk meneruskan Invois ke keadaan 'Disesuaikan'.

Terdapat banyak sebab mengapa Invois boleh ditandakan dan memerlukan Kelulusan. Setiap sebab Bendera ditunjukkan pada tab Bendera Invois, serta setiap Bendera Baris Invois ditunjukkan dalam lajur Bendera pada setiap baris Invois.

Sebagai Pelulus yang dinamakan, anda boleh menyemak semula setiap sebab Bendera dan memutuskan sama ada anda ingin menyelesaikan sebab Bendera tersebut, atau meluluskan Invois tanpa menyelesaikan sebahagian atau semua Bendera.

Aliran Kerja Kelulusan Invois dan Nota Kredit memerlukan artikel tersendiri untuk diterangkan secara mendalam. Ketahui lebih lanjut dengan membaca panduan ini.

Menggunakan Power Editor Invois

Pengguna yang mempunyai Kebenaran 'Boleh Mengurus Invois dan Nota Kredit' boleh menggunakan Power Editor Invois untuk menyemak semula dan mengemas kini Invois dalam PurchasePlus, bersebelahan dengan Invois PDF yang mereka terima pada alamat e-mel penginvoisan tanpa kertas mereka.

Untuk mula menggunakan Power Editor Invois:

1. Pilih mana-mana Invois daripada kawasan [Invois] → [Lihat Semua], atau [Invois] → [Menunggu Kelulusan Saya].
2. Dalam Pengepala Invois, pilih [Power Editor].
3. Jika Invois dicipta dalam PurchasePlus melalui tindakan Pembekal menghantar e-mel invois PDF ke Alamat E-mel Penginvoisan Tanpa Kertas anda, anda akan dapat melihat PDF tersebut di sebelah kanan halaman Editor Invois dalam PurchasePlus, untuk rujukan mudah semasa mengemas kini Invois.

Petua semakan semula

Padankan Pesanan Belian & Invois

• Jika berkenaan dengan Organisasi anda, pastikan Pesanan Belian dipadankan dengan Invois sebelum menyemak semula sebarang sebab Bendera.
• Pautkan Item Baris Invois ke Item Baris Pesanan Belian, jika perlu.

Terima Barangan & Perkhidmatan

• Semak sama ada item telah diterima. Jika berkenaan dengan Organisasi anda, menerima Pesanan Belian ialah langkah penting dalam memastikan item telah dihantar dan memberi isyarat kepada Pelulus Invois bahawa Invois sedia untuk diluluskan.

Semak Item Baris pada Invois sebelum Meluluskan

• Sekiranya terdapat percanggahan antara harga Pesanan Belian dan harga Invois, anda mungkin ingin menghubungi Pembekal untuk kemungkinan mendapatkan Nota Kredit bagi sebarang perbezaan.