Menggunakan pembantu AI PurchasePlus

Peranan pembantu AI

Pembantu AI PurchasePlus menyambungkan Claude atau ChatGPT ke akaun PurchasePlus anda. Anda boleh bertanyakan soalan dalam bahasa mudah dan mendapatkan jawapan daripada data PurchasePlus langsung anda.

Ia berfungsi melalui MCP (Model Context Protocol), iaitu cara standard untuk pembantu AI menyambung ke perisian lain. Anda log masuk dengan akaun PurchasePlus biasa anda, jadi pembantu ini hanya boleh melihat dan melakukan perkara yang anda sudah boleh lihat dan lakukan dalam PurchasePlus.

Mengapa menggunakan pembantu AI?

• Dapatkan satu jawapan merentasi Rekuisisi, Pesanan Belian, Nota Penerimaan dan Invois, tanpa perlu mengeksport dan menyemak silang laporan.
• Jejaki satu pesanan dari Rekuisisi ke Invois tanpa perlu klik bertukar antara skrin.
• Cari ralat harga, saiz pek dan kuantiti sebelum Invois dibayar.
• Tukar sebut harga Pembekal atau pembelian tahun lepas menjadi draf Rekuisisi tanpa perlu menaip semula setiap baris.
• Semak stok dalam tangan, Kiraan Stok, Pemindahan dan kos Resipi dalam satu ayat.

Perkara yang boleh dilakukannya

• Menjawab soalan tentang Rekuisisi, Pesanan Belian, Nota Penerimaan, Invois, Nota Kredit dan Penyata.
• Menyemak stok dalam tangan mengikut Lokasi Stok, serta Kiraan Stok dan Pemindahan.
• Mencari Resipi, bahan-bahannya dan kosnya pada harga semasa.
• Mencari Katalog Pembekal untuk melihat siapa yang menjual sesuatu item dan pada harga berapa.
• Menjalankan Laporan yang anda sudah mempunyai akses dan memberikan pautan muat turun kepada anda.
• Mencipta atau mengemas kini draf Rekuisisi, memesan semula daripada Rekuisisi terdahulu, mencipta Senarai Beli, menambah Produk ke Senarai Beli dan menambah bahan ke Resipi.

Meluluskan, menghantar Pesanan Belian, memadam rekod dan menyahaktifkan Pembekal sentiasa kekal di bawah tindakan manusia.

Sebelum anda bermula

Anda memerlukan tiga perkara. Pengguna PurchasePlus, akaun AI yang dibenarkan oleh organisasi anda untuk digunakan, dan alamat pelayan PurchasePlus.

Petua

• Semak dasar AI organisasi anda sebelum anda menyambung. Gunakan akaun AI kerja, bukan akaun peribadi.
• Pembantu ini mematuhi kebenaran PurchasePlus anda. Jika anda tidak boleh melihat Invois dalam PurchasePlus, pembantu juga tidak dapat melihatnya. Tanya pengguna super anda jika ada sesuatu yang tiada.
• Jika anda bekerja di beberapa hartanah, anda boleh bertukar antara organisasi yang anda sudah mempunyai akses dalam sembang yang sama.

Sambungkan Claude

Cara terpantas ialah sepanduk Dayakan MCP PurchasePlus pada papan pemuka Laman Utama PurchasePlus anda. Ia membuka Claude dengan butiran PurchasePlus yang sudah diisi.

Petua

• Setelah disambungkan, PurchasePlus berfungsi dalam Claude di web, aplikasi desktop dan aplikasi mudah alih.
• Claude akan bertanya sebelum ia menggunakan setiap alat. Pilih [Sentiasa benarkan] untuk alat yang hanya membaca data, seperti menyenaraikan Invois. Biarkan alat yang mencipta draf atau menambah item ditetapkan untuk bertanya, supaya anda melihat setiap perubahan sebelum ia berlaku.
• Matikan PurchasePlus dalam [+] → [Penyambung] untuk perbualan sembang yang tiada kaitan dengan pembelian.

##

Perkara yang boleh anda tanyakan

Pembantu membaca kebanyakan bahagian PurchasePlus dan boleh membuat sebilangan kecil perubahan yang selamat. Semua perkara di bawah terhad kepada kebenaran anda sendiri dan organisasi tempat anda bekerja.

Menambah bahan Resipi atau Produk Senarai Beli berkuat kuasa serta-merta, sama seperti anda menambahnya sendiri dalam PurchasePlus. Mencipta Senarai Beli juga berkuat kuasa serta-merta. Rekuisisi sentiasa dicipta sebagai draf untuk anda semak dan serahkan.

Untuk pembeli dan cef

Gunakan pembantu untuk menyemak sebelum anda memesan, membina draf Rekuisisi dengan lebih pantas dan memastikan Senarai Beli serta Resipi sentiasa dikemas kini. Salin gesaan ini dan tukar namanya mengikut kesesuaian hartanah anda.

Semak sebelum anda memesan

• "Adakah kita telah membeli Beri Biru dalam tempoh enam bulan yang lalu? Daripada siapa, dan pada harga unit berapa?"
• "Pembekal manakah dalam Katalog kita yang menjual beras basmati 10kg, dan siapa yang paling murah bagi setiap kg?"
• "Apakah yang masih dipesan daripada Bidfood yang belum diterima?"
• "Berapakah stok dalam tangan bagi telur di Lokasi Stok Dapur Utama?"

Bina draf Rekuisisi

• "Pesan semula Rekuisisi PR03288 untuk penghantaran Selasa depan."
• "Ini ialah sebut harga daripada Pembekal linen kita. Cipta draf Rekuisisi dengan baris ini dan beritahu saya mana-mana baris yang harga Katalognya berbeza daripada sebut harga."
• "Lihat apa yang Kedai Cenderamata beli daripada Pembekal ini sepanjang 12 bulan yang lalu dan cipta draf pesanan pembukaan berdasarkannya."
• "Bandingkan Lokasi Stok Bar dengan paras par dan senaraikan setiap item di bawah paras par beserta kuantiti yang diperlukan."

Pastikan Senarai Beli dan Resipi sentiasa dikemas kini

• "Item manakah dalam Senarai Beli Pengemasan yang tiada sebut harga semasa?"
• "Tambah mentega tanpa garam Lurpak 250g ke Senarai Beli Pastri."
• "Berapakah kos Resipi Eggs Benedict pada harga semasa, dan bahan manakah yang kosnya paling tinggi?"
• "Tambah 20g daun kucai ke Resipi Eggs Benedict."

Serahkan draf anda dalam PurchasePlus

Pembantu tidak sekali-kali menyerahkan Rekuisisi. Untuk menyelesaikannya:

1. Buka PurchasePlus dan cari Rekuisisi di bawah Draf Rekuisisi pada papan pemuka Laman Utama.
2. Semak Pembekal, kuantiti, harga, Jabatan dan Kod Akaun.
3. Klik [Serah] untuk menghantarnya ke Aliran Kerja Kelulusan.

Petua

• Namakan Lokasi Stok, Jabatan atau Senarai Beli yang anda maksudkan. "Dapur" mungkin sepadan dengan lebih daripada satu.
• Berikan tarikh penghantaran sebagai tarikh yang khusus, seperti "Selasa 13 Oktober", bukan "Selasa depan".
• Jika Produk tiada sebut harga, pembantu tidak boleh menambahkannya ke Rekuisisi. Semak Katalog terlebih dahulu.

Untuk pengguna kewangan

Gunakan pembantu untuk menyelesaikan Invois Ditandakan Bendera dengan lebih pantas dan menyemak Pembekal sebelum pembayaran. Ia membaca Pesanan Belian, Nota Penerimaan dan Invois bersama-sama, jadi ia boleh menerangkan masalah pemadanan 3 hala dalam satu jawapan.

Selesaikan Invois Ditandakan Bendera

• "Senaraikan Invois Ditandakan Bendera yang barangannya telah diterima."
• "Mengapa Invois INV-40211 ditandakan bendera?"
• "Jejaki Pesanan Belian 778812 dari Rekuisisi ke Invois dan beritahu saya di mana kuantiti atau harganya mula tidak sepadan."
• "Baris Invois Ditandakan Bendera yang manakah tidak dipadankan dengan baris Pesanan Belian?"

Semak Pembekal sebelum pembayaran

• "Semak Invois bulan ini daripada Fresh Seafood Co berbanding Pesanan Belian mereka. Senaraikan mana-mana baris yang harga unitnya lebih 10% melebihi harga yang dipesan."
• "Adakah terdapat sebarang Invois daripada Pembekal ini dengan nombor Invois yang sama atau jumlah yang sama pada hari yang sama?"
• "Tunjukkan PDF Pembekal untuk Invois INV-40211."
• "Nota Kredit manakah daripada Bidfood pada suku tahun ini yang tidak dipautkan ke Invois?"

Akhir bulan

• "Apakah yang disertakan dalam Penyata September daripada Bidfood, dan baris manakah yang tiada Invois yang sepadan dalam PurchasePlus?"
• "Merentasi semua hartanah kita, berapakah bilangan Rekuisisi, Pesanan Belian belum dihantar dan Invois Ditandakan Bendera yang masih dibuka? Pisahkan mengikut mata wang."
• "Jalankan Laporan nilai stok untuk semua Lokasi Stok dan berikan pautan muat turun kepada saya."

Betulkan dan luluskan dalam PurchasePlus

Pembantu akan mencari masalah. Anda membetulkannya dan meluluskannya dalam PurchasePlus.

1. Buka Invois dalam PurchasePlus daripada [Invois].
2. Buat perubahan, contohnya padankan ia dengan Pesanan Belian, pisahkan baris menggunakan Mod Lanjutan atau tetapkan Jabatan dan Kod Akaun.
3. Luluskan Invois daripada pengepala, atau daripada [Invois] → [Menunggu Kelulusan Saya].

Petua

• Minta nombor Invois dan Pesanan Belian dalam jawapan, supaya anda boleh membuka setiap satu dan menyemaknya.
• Pembantu mengumpulkan amaun mengikut mata wang dan tidak menukarnya antara satu sama lain.
• Untuk jumlah dan trend yang besar, jalankan Laporan. Pembantu akan mengarahkan anda kepada laporan berkenaan daripada menganggarkan sesuatu angka.

Untuk pengguna super dan pentadbir

Anda mengawal perkara yang boleh dilakukan oleh pembantu melalui kebenaran PurchasePlus yang telah anda uruskan. Tiada kebenaran AI yang berasingan untuk disediakan.

Cara akses berfungsi

• Setiap pengguna log masuk dengan log masuk PurchasePlus mereka sendiri. Pembantu bertindak sebagai pengguna tersebut, dalam organisasi tempat mereka bekerja.
• Alat yang ditawarkan kepada pengguna sepadan dengan kebenaran PurchasePlus mereka. Pengguna tanpa akses kepada Invois tidak akan ditawarkan alat Invois. Pentadbir organisasi ditawarkan setiap alat pembeli.
• Untuk memberi atau mengalih keluar akses ke sesuatu bahagian, tukar kebenaran pengguna dalam PurchasePlus. Pembantu akan mematuhi perubahan tersebut.
• Draf yang dicipta oleh pembantu adalah milik pengguna yang memintanya. Draf tersebut melalui Aliran Kerja Kelulusan yang sama seperti mana-mana Rekuisisi lain.
• PurchasePlus merekodkan setiap permintaan pembantu terhadap pengguna dan organisasi.
• Apabila seseorang meninggalkan organisasi, lumpuhkan pengguna PurchasePlus mereka seperti biasa. Pembantu log masuk sebagai pengguna tersebut, jadi ia juga akan kehilangan akses.

Tukar organisasi

Pengguna yang mempunyai akses kepada lebih daripada satu organisasi boleh bertukar antara organisasi tersebut dalam sembang yang sama.

1. Tanya "Organisasi manakah yang boleh saya tukar?"
2. Tanya "Tukar ke The Hotel Plus Sydney."
3. Pembantu mengesahkan organisasi tempat ia kini bekerja. Setiap jawapan selepas itu datang daripada organisasi tersebut sehingga anda bertukar lagi.

Laksanakan pelancaran

1. Bersetuju tentang pelan AI yang akan digunakan oleh organisasi anda dan dapatkan kelulusan daripada sesiapa yang memiliki dasar AI anda.
2. Tambah PurchasePlus sekali untuk semua orang. Pada Claude Team atau Enterprise, Pemilik menambahkannya dalam [Tetapan organisasi] → [Penyambung]. Pada ChatGPT, pentadbir ruang kerja mencipta dan menerbitkannya.
3. Pada ChatGPT Enterprise, gunakan [Konfigurasi Akses] untuk bermula dengan kumpulan perintis, seperti bahagian kewangan dan ketua cef.
4. Semak kebenaran pengguna dalam PurchasePlus sebelum anda menjemput orang. Pembantu boleh melihat apa sahaja yang dibenarkan oleh kebenaran mereka.
5. Kongsi artikel ini dengan pengguna anda dan minta mereka memastikan alat yang mencipta draf kekal ditetapkan untuk bertanya.

Petua

• Setiap pengguna melihat sepanduk Dayakan MCP PurchasePlus pada papan pemuka Laman Utama mereka sehingga mereka menutupnya. Menutupnya hanya menyembunyikannya pada pelayar tersebut.
• Mulakan dengan soalan baca sahaja untuk minggu pertama. Pengguna boleh membina keyakinan terhadap jawapan sebelum mereka mula mencipta draf.

Perkara yang kekal di bawah tindakan manusia

Pembantu boleh menyediakan kerja, tetapi sebarang perkara yang muktamad atau tidak boleh diundur kekal dalam PurchasePlus di bawah tindakan pasukan anda. Perkara ini telah ditetapkan dalam PurchasePlus dan tiada tetapan AI yang boleh mengubahnya.

Pembantu AI boleh tersalah tafsir soalan atau tersilap jawapan. Anggap setiap jawapan sebagai titik permulaan dan buka dokumen dalam PurchasePlus sebelum anda mengambil tindakan ke atasnya.

Petua untuk jawapan yang lebih baik

Lebih khusus soalan tersebut, lebih baik jawapannya. Namakan hartanah, Pembekal, nombor dokumen dan tarikh yang anda maksudkan.

Petua

• Minta pembantu menyenaraikan nombor dokumen bersama-sama jawapannya, supaya anda boleh menyemaknya dalam PurchasePlus.
• Nyatakan organisasi yang anda inginkan jika anda bekerja di lebih daripada satu hartanah.
• Berikan tarikh sebagai tarikh khusus. "Hari ini" dan "Rabu depan" boleh jatuh pada hari yang salah jika akaun AI anda ditetapkan ke zon waktu lain.
• Mulakan sembang baharu untuk tugasan baharu. Perbualan sembang yang panjang boleh mencampuradukkan jawapan terdahulu.
• Jika sesuatu jawapan kelihatan salah, tanya "Bagaimanakah anda menentukan jawapan tersebut?" Pembantu akan menunjukkan dokumen yang telah digunakannya.

Soalan Lazim dan penyelesaian masalah

Perlukan bantuan?

• Hubungi Pasukan Kejayaan Pelanggan PurchasePlus
• Halaman bantuan pembantu AI PurchasePlus
• Bantuan Claude: penyambung tersuai
• Bantuan ChatGPT: mod Pembangun dan aplikasi MCP