Codificación automática sin orden de compra

Codificación automática sin orden de compra

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Codificación automática sin orden de compra

Cuando llega una factura sin una orden de compra coincidente, PurchasePlus lee el documento y, utilizando la información de la factura, la configuración predeterminada del proveedor y su historial de codificación, aplica automáticamente códigos de cuenta a cada línea. A esto lo llamamos codificación automática sin orden de compra. Usted revisa, ajusta si es necesario y aprueba.

Este es el mismo motor de escaneo que se utiliza en todas las facturas en PurchasePlus. La diferencia con las facturas sin orden de compra es que no hay una orden de compra de la cual copiar la codificación, por lo que el sistema deriva la codificación a partir de los valores predeterminados del proveedor y de lo que ha aprendido de su historial de codificación.

Sin embargo, no es un proceso completamente desatendido. Las facturas sin orden de compra siempre requieren aprobación humana antes de conciliarse. PurchasePlus hace el trabajo pesado, pero una persona aún debe aprobar.

Cómo se decide la codificación

PurchasePlus aplica la codificación analizando los siguientes detalles en orden:

1. Valor predeterminado del proveedor: el sistema busca un código de cuenta y un departamento predeterminados en el registro del proveedor y los aplica.

2. Si no se ha configurado ningún valor predeterminado para el proveedor, PurchasePlus aplica automáticamente los códigos de cuenta basándose en sus preferencias de codificación históricas. Por lo general, necesita ver un patrón de al menos tres elecciones consistentes antes de tener suficiente certeza para aplicar un código de cuenta automáticamente.

Cuanto más consistentemente codifique, más pronto podrá tomar el control PurchasePlus. Cada vez que codifica una línea similar de la misma manera, está entrenando al sistema para que lo haga por usted la próxima vez.

Prepárese para una codificación automática precisa

Con un poco de configuración y hábitos de codificación consistentes, PurchasePlus codificará automáticamente los documentos sin orden de compra con una precisión cada vez mayor.

  • Establecer valores predeterminados del proveedor \- En la página de detalles del proveedor puede establecer un departamento predeterminado y un código de cuenta predeterminado. Esta es la forma más rápida de lograr que las facturas de un proveedor se codifiquen correctamente desde el primer día. 
  • Codifique de manera consistente - Codificar el mismo proveedor y los mismos tipos de línea de la misma manera cada vez permite que PurchasePlus aprenda a comenzar a aplicar esos códigos por usted.
  • Códigos de producto \- Los códigos de producto de proveedor precisos en sus catálogos autogestionados impulsan coincidencias exactas de línea.

Revisar, corregir, aprobar

Las facturas sin orden de compra siempre deben revisarse antes de su aprobación.

  1. Revise el código de cuenta y el departamento de cada línea \- ajuste cualquier línea donde el código aplicado no coincida. PurchasePlus aprende de las correcciones consistentes.
  2. Verifique los totales - asegúrese de que los totales de las líneas sumen el total de la factura. Una discrepancia activará la alerta de Total.
  3. Aprobar - una vez que esté satisfecho, dé la aprobación para conciliar.

Puede resolver una alerta (solucionar el problema subyacente) o aceptar una alerta (reconocerla y continuar). Ambas opciones mueven la factura a Conciliada. La decisión corresponde a sus aprobadores.

Marcado de facturas sin orden de compra

Las facturas sin orden de compra siempre quedan marcadas para aprobación (Flagged), ya que no tienen una orden de compra adjunta. Esto significa que siempre requerirán la aprobación correspondiente antes de conciliarse. Esto está diseñado así deliberadamente. Mantiene la intervención humana para los gastos que no pasaron por el proceso de compra habitual.

Flujo de trabajo de Cuentas por pagar:

  1. PurchasePlus escanea la factura y completa previamente la codificación.
  2. La factura queda en estado Marcada (Flagged).
  3. El equipo de Cuentas por pagar revisa la codificación y las alertas.
  4. Usted corrige la codificación o la acepta, y luego da la aprobación.
  5. La factura pasa a Conciliada y queda lista para exportarse a su sistema financiero.

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