Notas de crédito

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• Introducción
• Ver notas de crédito
• Crear notas de crédito
• Actualizar y gestionar
  • Vincular notas de crédito con facturas
• Estados de las notas de crédito
  • Marcas en notas de crédito
• Exportar notas de crédito

Nota de crédito

Una nota de crédito es un documento que indica una devolución de fondos a un comprador. Suele ser emitida por un proveedor tras la cancelación de una orden de compra, un error en una factura, o por mercancías perdidas o dañadas. Las notas de crédito pueden utilizarse para reembolsar una transacción de forma total o parcial.

Ver notas de crédito

Puede acceder a sus notas de crédito haciendo clic en [Notas de crédito] → [Ver todas].

Aquí puede ver sus notas de crédito en una tabla y editar las columnas de la tabla según sus preferencias:

Puede hacer clic en cualquier nota de crédito para ver los detalles correspondientes a los productos y valores a acreditar, la referencia, los comentarios y los archivos adjuntos.

Crear notas de crédito

Los usuarios con el permiso «Gestionar facturas y notas de crédito» pueden crear una nueva nota de crédito desde el área [Notas de crédito] en la barra de navegación lateral haciendo clic en [Nueva nota de crédito]:

Existen tres métodos mediante los cuales un usuario puede crear una nota de crédito:

1. Manualmente,
2. Subiendo un PDF a nuestra herramienta de escaneo por IA, o
3. Seleccionando un documento (es decir, una factura, una orden de compra o una nota de recepción de mercancías) y creando automáticamente una nota de crédito que coincida línea por línea con el documento.

Lea nuestro artículo sobre Crear notas de crédito para obtener más información y un tutorial paso a paso para cada método de creación de notas de crédito.

Actualizar y gestionar

Los usuarios con el permiso «Gestionar facturas y notas de crédito» pueden actualmente actualizar cualquiera de las líneas (que indican productos, cantidades, precios), la configuración, publicar un comentario o subir un archivo adjunto en una nota de crédito.

Además, los usuarios autorizados pueden aparcar, cancelar y eliminar una nota de crédito. Si no hay marcas en la nota de crédito, también pueden marcarla como conciliada.

Vincular notas de crédito con facturas

Las notas de crédito se pueden «vincular» con facturas, lo cual resulta útil para remitir la nota de crédito a una factura a efectos contables. 

Consejo: Solo se puede vincular una factura a una nota de crédito, mientras que se pueden vincular varias notas de crédito a la misma factura.

Puede vincular la factura a una nota de crédito: \- En el panel de información del encabezado de una nota de crédito, \- Al revisar una tarea de escaneo por IA de tipo nota de crédito, o \- Al revisar una nota de crédito que se está creando a partir de un documento.

También puede ver una lista de las notas de crédito vinculadas a una factura desde la pestaña [Notas de crédito] mientras visualiza una factura:

Estados de las notas de crédito

Las notas de crédito pueden estar en uno de varios estados:

• Abierta: Se ha creado una nota de crédito abierta y se puede actualizar, pero aún no se ha conciliado. 
• Pendiente de aprobación: Una nota de crédito en estado pendiente de aprobación tiene una o más marcas señaladas en ella, y ahora requiere la aprobación de un aprobador en su organización. Una vez concedidas las aprobaciones, la nota de crédito pasará al estado conciliada.
• Conciliada: Una nota de crédito conciliada ha superado todas las comprobaciones requeridas por su organización y ahora es apta para exportarse a la plataforma de contabilidad externa de su organización. No puede realizar cambios en una nota de crédito mientras se encuentre en estado conciliada. Si desea realizar cambios, puede reabrir la nota de crédito.
  • Tenga en cuenta: Los usuarios con el permiso «Puede superaprobar facturas y notas de crédito» pueden actualizar determinados campos en una nota de crédito conciliada. Más información.
• Aparcada: Un usuario de su organización ha aparcado una nota de crédito aparcada, ya que puede requerir mayor análisis o discusión. No se pueden realizar cambios en una nota de crédito mientras se encuentre en estado aparcada. Si lo necesita, puede reabrir la nota de crédito para continuar realizándole cambios. 
• Cancelada: Una nota de crédito cancelada ha sido cancelada por un usuario y ya no está en uso en su organización. No puede realizar cambios en una nota de crédito en estado cancelada. Si desea restablecer la nota de crédito y realizar cambios en ella, puede reabrir la nota de crédito.
• Lista para exportar: Una nota de crédito lista para exportar ya está disponible en [Facturas]→ [Centro de exportación] para su inclusión en un próximo archivo de exportación. Una vez que la nota de crédito se haya exportado con éxito a la plataforma de contabilidad externa de su organización, el estado de la nota de crédito se actualizará a exportada. No se pueden realizar cambios en la nota de crédito mientras esté en estado lista para exportar. Si lo necesita, puede revertir la nota de crédito al estado conciliada y luego reabrirla para hacerle cambios.
  • Tenga en cuenta: Este estado solo está disponible para organizaciones de tipo B.
• Exportando: Una nota de crédito en exportación se encuentra actualmente en proceso de exportarse a la plataforma de contabilidad externa de su organización. Este proceso suele tardar unos minutos. Una vez completada la exportación con éxito, el estado de la nota de crédito se actualizará a exportada. No se pueden realizar cambios en la nota de crédito mientras esté en estado exportando. Si lo necesita, puede revertir la nota de crédito al estado conciliada para volver a exportarla, o reabrir la nota de crédito para realizar cambios en ella.
  • Tenga en cuenta: Este estado solo está disponible para organizaciones de tipo A.
• Exportada: Una nota de crédito exportada se ha incluido en uno o más archivos de exportación y se ha exportado a la plataforma de contabilidad externa de su organización. No se pueden realizar cambios en la nota de crédito mientras esté en estado exportada. Si lo necesita, puede revertir la nota de crédito al estado conciliada y luego reabrir la nota de crédito para realizar cambios en ella.

Marcas y umbrales en notas de crédito

Una «marca» es una advertencia que se genera en una nota de crédito para llamar la atención sobre cualquier problema con el documento que requiera revisión y aprobación. Las marcas garantizan que solo las notas de crédito que cumplan con los criterios específicos de su organización puedan pasar al estado conciliada en PurchasePlus sin intervención manual. 

Más información sobre las marcas en facturas y notas de crédito.

Exportar notas de crédito

Al igual que las facturas, las notas de crédito se pueden exportar a su plataforma contable externa de una de dos formas, dependiendo de su tipo de organización.

Organizaciones de tipo A frente a organizaciones de tipo B

• Las organizaciones de tipo A exportan manualmente las notas de crédito (y facturas) de forma individual. Esto puede ocurrir en cualquier momento después de que una nota de crédito haya pasado al estado conciliada.
• Las organizaciones de tipo B primero marcan una nota de crédito (o factura) como lista para exportar, y luego crean y envían un archivo de exportación por lotes que incluye todas las notas de crédito y facturas que se han marcado como listas para exportar desde su última exportación. 

Destinos del sistema de cuentas por pagar (AP) y formatos de exportación

El destino electrónico y el formato exactos de los archivos de exportación tanto para organizaciones de tipo A como de tipo B se configuran durante la implementación de su sistema PurchasePlus, pero pueden modificarse después de la implementación en estrecha consulta con el equipo de PurchasePlus si es necesario. Comuníquese con nuestro amable equipo de éxito del cliente para obtener más información.