Resumen general
Resumen general
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- Introducción
- Proveedores registrados vs. autogestionados
- Relaciones comerciales
- Conectarse con proveedores registrados
- Crear un nuevo proveedor autogestionado
- Gestionar proveedores
- Proveedores preferidos
¿Qué es un proveedor?
Los «Proveedores» son las Organizaciones a las que compra Bienes o Servicios. Un Proveedor en PurchasePlus es simplemente una Organización con el Tipo «Proveedor» (a diferencia de las Organizaciones de Tipo «Comprador»).
Los Proveedores y los Compradores reciben un tratamiento muy diferente en PurchasePlus; por ejemplo, este artículo explica cómo los Compradores pueden crear, gestionar e interactuar con sus Proveedores, mientras que un Proveedor no puede crear ni gestionar una Organización compradora.
Proveedores registrados vs. autogestionados
Las Organizaciones de proveedores pueden ser:
- Proveedores registrados: significa que el Proveedor tiene una cuenta en PurchasePlus y que los usuarios de esa Organización inician sesión en nuestro sistema para mantener sus Productos, Catálogos y más.
- Proveedores autogestionados: significa que su Organización compradora es «propietaria» de la entidad Proveedor en nuestro sistema. Ha sido creada por un usuario de su organización, y todos los Productos y Catálogos asignados a este Proveedor también pertenecen a su Organización. Los empleados de este Proveedor nunca sabrán que su Organización existe en PurchasePlus y no pueden iniciar sesión en nuestro sistema.
Relaciones comerciales
Las Relaciones comerciales son conceptos muy importantes en PurchasePlus. Representan la conexión en el mundo real entre un Comprador y un Proveedor, y el Comprador puede marcarlas como Habilitadas o Deshabilitadas (y, hasta cierto punto, también los Proveedores registrados) en nuestro sistema.
Los Compradores que inician una Relación comercial con cualquier Proveedor (ya sea Registrado o Autogestionado) habilitan automáticamente la Relación comercial para ambas partes, y el Comprador puede crear inmediatamente un Catálogo autogestionado, asignarlo al Proveedor y comenzar a agregar Productos del Catálogo o Catálogos de ese Proveedor a sus Requisiciones.
Sin embargo, la Relación comercial debe estar Habilitada tanto por el Comprador como por el Proveedor Registrado para que ese Proveedor registrado pueda asignar un Catálogo a la Relación comercial (poniendo así los Productos del Catálogo a disposición del Comprador en sus Requisiciones).
Gestión de relaciones comerciales
Los Compradores pueden iniciar (y de ese modo «habilitar») una Relación comercial con un Proveedor mediante:
- «Conectarse» con un Proveedor registrado mediante [Proveedores] → [Directorio de proveedores], o
- Crear un Proveedor autogestionado mediante el botón [Proveedores] → [Mis proveedores] → [Añadir un nuevo proveedor autogestionado].
Los Compradores pueden marcar una Relación comercial con un Proveedor como No habilitada mediante:
- Ver la tabla de Proveedores en [Proveedores] → [Mis proveedores] y hacer clic en el estado «Habilitado» para actualizarlo a No habilitado.
- Ver el Perfil del proveedor y hacer clic en el estado «Habilitado» para actualizarlo a No habilitado.
Avanzado: Números de proveedor y relaciones comerciales
Cuando añade un Proveedor totalmente nuevo a su sistema de Cuentas por Pagar dentro de PurchasePlus, le asigna un Número de Proveedor predeterminado. Este número se utiliza para hacer coincidir al Proveedor con el campo correspondiente en su sistema de Cuentas por Pagar cuando se exportan Facturas y Notas de Crédito. Esto puede hacerse en colaboración con nuestro equipo durante el aprovisionamiento inicial de la cuenta.
Una vez que se ha añadido un Proveedor, puede actualizar el Número de Proveedor en el área Mis Proveedores. Sin embargo, este cambio solo se aplica a la Relación comercial entre la Organización en la que ha iniciado sesión actualmente y el Proveedor; no afectará el Número de Proveedor utilizado en ninguna otra Relación comercial (es decir, con otras Organizaciones o Departamentos en su Jerarquía de Organización, cada uno de los cuales puede mantener su propio Número de Proveedor para ese Proveedor), ni cambiará el Número de Proveedor predeterminado configurado en su sistema de Cuentas por Pagar.
Conectar un proveedor registrado
Puede explorar y buscar en una lista de Proveedores registrados utilizando el área [Proveedores] → [Directorio de proveedores], y Conectarse con cualquier Proveedor de nuestra red.
Una vez que el Proveedor registrado también haya habilitado la Relación comercial, podrá preparar y asignar un Catálogo propiedad del proveedor a su Organización, y usted podrá comenzar a comprar sus productos en sus Requisiciones.
Para obtener más información, lea nuestro artículo sobre Conectarse con proveedores registrados.
Buscar los datos de contacto del proveedor
Vaya a [Proveedores] → [Directorio de proveedores], busque al Proveedor por su nombre y encontrará su número de teléfono y dirección de correo electrónico registrados. Si desea que le presentemos al Proveedor, póngase en contacto con nuestro equipo de Relaciones con Proveedores y estaremos encantados de ayudarle.
Crear un proveedor autogestionado
Crear la Organización proveedora autogestionada es bastante sencillo, y una vez creada, puede añadir muchos detalles para completar el perfil del Proveedor y asegurarse de que sus Órdenes de Compra se envíen al lugar correcto y se codifiquen automáticamente con el Departamento y la Cuenta contable predeterminados correctos en su Organización.
Para obtener más información, lea nuestro artículo sobre Cómo crear un proveedor autogestionado.
Gestionar proveedores
Los Usuarios compradores pueden ver las Organizaciones proveedoras con las que tienen una Relación comercial habilitada en el menú de navegación lateral [Proveedores] → [Mis proveedores].
Al hacer clic en el nombre de un Proveedor, se mostrará la información de su perfil, y los usuarios con el permiso «Gestionar proveedores» pueden actualizar la información del perfil de cualquier Proveedor autogestionado.
El Perfil del proveedor (visto a través de la perspectiva [Mis proveedores] → [Nombre del proveedor]) también permitirá a los usuarios ver:
- Destinos que se han configurado para este Proveedor. Si el Proveedor es un Proveedor autogestionado propiedad de su Organización, puede crear tantos Destinos como sea necesario, pero solo uno puede establecerse como el Destino predeterminado. El Destino predeterminado determina a dónde se enviará una Orden de Compra cuando la Requisición desde la que se genera esté configurada para enviar automáticamente la Orden de Compra tras su aprobación.
- Catálogos disponibles para su Organización para compras a través de este Proveedor,
- Órdenes de Compra enviadas a este Proveedor, así como cualquier Albarán de recepción relacionado,
- Facturas recibidas de este Proveedor.
Proveedores preferidos
Si tiene el permiso «Gestionar proveedores», puede optar por etiquetar a un Proveedor como Proveedor preferido en la pestaña Configuración general del proveedor:
Los usuarios de su Organización verán que el Proveedor ha sido etiquetado como Proveedor preferido (con un icono de verificación azul) cuando visualicen este Proveedor o cuando exploren productos y cotizaciones de este Proveedor (por ejemplo, al crear una Requisición):
