Recuento de inventario de fin de mes

Los recuentos de inventario son la mejor manera de verificar periódicamente la cantidad de Artículos de stock que entran y salen de sus Ubicaciones de stock durante un período determinado. Este artículo detalla el procedimiento de recuento de inventario de fin de mes recomendado por nuestros expertos para los usuarios de nuestro módulo de Inventario. 

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• Permisos
• Antes de comenzar
• Iniciar un recuento de inventario de fin de mes
• Realizar un recuento de inventario de fin de mes
• Gestionar variaciones y cerrar un recuento de inventario de fin de mes
• Informes útiles
• Preguntas frecuentes
• Consejos y trucos avanzados

Permisos

Para completar las acciones detalladas en este artículo, los usuarios necesitarán los siguientes permisos:

• Gestionar transferencias
• Completar transferencias
• Gestionar recuentos de inventario
• Cerrar recuentos de inventario
• Gestionar informes (recomendado)

Antes de comenzar

Antes de iniciar su recuento de inventario, existen varias acciones que los usuarios de Inventario deben realizar para preparar el proceso con éxito.

1. Genere el Informe de líneas de órdenes de compra asegurándose de que todas las Órdenes de compra pertinentes (es decir, aquellas correspondientes al mes para el cual está completando el recuento de inventario) hayan sido recibidas. Si hay Órdenes de compra que se han entregado a su Organización pero no se han marcado como Recibidas en PurchasePlus, por favor Reciba los bienes en el inventario para cada Orden de compra. 2. Genere el Informe detallado de valoración de stock. Este informe puede ayudar a identificar discrepancias evidentes entre los valores unitarios y los recuentos por unidad.

3. Complete cualquier Transferencia pendiente que se encuentre en estado Abierta o Pendiente de aprobación.

Iniciar un recuento de inventario de fin de mes

1. Haga clic en el botón [Iniciar un nuevo recuento de inventario] en la página [Inventario] → [Recuentos de inventario].

2. Seleccione entre iniciar un recuento de inventario en una Sola ubicación o en Todas las ubicaciones. Si se selecciona [Ubicación de stock individual], se le pedirá que identifique la Ubicación de stock. 

3. Introduzca el Período del recuento de inventario (es decir, el mes que está terminando o que ha finalizado recientemente). 

4. Puede optar por hacer el recuento de inventario «a ciegas», lo que significa que los usuarios que realicen el recuento no verán una cantidad prevista de cuántos Artículos de stock debería haber en la Ubicación. 

Realizar un recuento de inventario de fin de mes

1. Vaya a [Inventario] → [Recuentos de inventario] y haga clic en el nombre de la Ubicación de stock que desea contar:

2. Añada sus cantidades en la columna [Recuento], junto a cada Artículo de stock. Puede añadir los recuentos dentro de PurchasePlus utilizando el dispositivo móvil o de escritorio de su elección (consulte la imagen a continuación), o bien Exportando y luego Importando el recuento de inventario mediante CSV:

3. Repita los pasos 1 y 2 para cada Ubicación de stock que esté contando como parte de este recuento de inventario.

Variaciones y cierre

1. Cuando haya contado todas las Ubicaciones de stock necesarias, genere el Informe de variaciones de stock para identificar todas las variaciones en su recuento y ver los valores monetarios asociados a ellas. Tome nota de (y resuelva si es necesario) cualquier discrepancia o problema importante en sus recuentos, por ejemplo:

• Productos de alto valor con un recuento de 0,
• Variaciones inusualmente grandes,
• Discrepancias inusuales entre el Valor unitario y el Valor de cantidad.

2. Gestione cualquier Variación surgida en su recuento creando Transferencias de variación desde la Ubicación de stock hacia una Ubicación de variación (o de gasto). Si contó varias Ubicaciones de stock, le sugerimos liquidar primero las variaciones de su Ubicación de stock principal para evitar la duplicación de Transferencias o transferir stock que posiblemente se haya contado mal o extraviado.

Puede transferir las variaciones individualmente:

O bien crear una Variación masiva de stock para todas las variaciones del recuento de la Ubicación de stock, seleccionando «Variaciones» o «Costo de bienes vendidos» como Destino:

3. A continuación, puede realizar las Transferencias finales a otras Ubicaciones de gasto o merma, si su Organización así lo requiere como parte de sus procesos internos.

4. Cierre cada recuento de inventario en cada una de las Ubicaciones de stock que haya contado:

5. Cuando se hayan cerrado todos los recuentos de inventario, genere los siguientes Informes. Expórtelos y guárdelos en una ubicación segura:

• Informe detallado de valoración de stock, para obtener sus recuentos actuales posteriores al recuento de inventario.
• Informe de costo de bienes vendidos 

6. Limpie sus Ubicaciones de gasto para poner a cero la cantidad de todos los Artículos de stock en todas las Ubicaciones de gasto. Esta acción creará automáticamente una Transferencia contable para cada Ubicación de gasto y transferirá los saldos de los Artículos de stock desde la Ubicación de gasto hacia la Ubicación del sistema de Costo de bienes utilizados de fin de período:

Informes útiles

Los siguientes Informes pueden ser de ayuda durante sus recuentos de inventario de fin de mes:

• Informe de transferencias
• Informe de conciliación de stock 
• Informe de costo de bienes vendidos 
• Informe resumido de valoración de stock 
• Informe detallado de valoración de stock 
• Informe detallado de saldos de fin de período 
• Informe de lista de recuento de inventario 
• Informe de variación de stock 
• Informe de líneas de transferencia 
• Informe de líneas de conciliación de stock 
• Informe de líneas de órdenes de compra 
• Informe de órdenes de compra 
• Informe de artículos de stock y sustitutos 

Preguntas frecuentes

• ¿Crear una nueva Nota de recepción de bienes mientras el recuento de inventario está en progreso aumentará el recuento dentro de la Ubicación de stock? 

Sí. Recibir nuevos bienes en el Inventario en este caso aumentará el recuento.

• ¿Cambiar los Valores unitarios afectará a los Informes? 

Sí. Los valores unitarios cambiarán en cualquier informe generado después de que se hayan actualizado los Valores unitarios. 

• ¿Se puede Cancelar un recuento de inventario?

No. Deberá completar el recuento de inventario y reabrir uno nuevo. 

• ¿Cómo puedo recibir correctamente una OC que se marcó como Recibida, pero no se recibió en el inventario?

Si la OC ha sido Recibida, pero no en el Inventario, deberá cancelar la Nota de recepción de bienes y recibirla nuevamente en el Inventario. 

Consejos y trucos avanzados

• Generar el Informe de lista de recuento de inventario le proporcionará una lista exportable de todas las Ubicaciones de recuento de inventario abiertas y sus Artículos de stock. Esto se puede utilizar en lugar de exportar el recuento de inventario en cada Ubicación individual.
• Completar un recuento de inventario con Escaneo de códigos de barras es posible en PurchasePlus, y es una excelente manera de acelerar los recuentos de inventario. Esto requiere que cada Cliente configure previamente los códigos de barras.
• La «Gestión de inventario sin recuento de inventario» es posible en PurchasePlus. Requiere nuestro módulo de Punto de venta y una integración con su sistema POS externo. Las ventas realizadas en su terminal de POS se vinculan con los Artículos de stock en sus Ubicaciones de stock y se descuentan automáticamente de forma periódica.
• Solo para Organizaciones que no utilizan los módulos de Recetas o POS: es posible que desee navegar a cada Ubicación de stock contada y Vaciar cualquier Artículo de stock con Cantidad 0, de modo que la Ubicación de stock se vea más despejada y no muestre Artículos de stock que ya no se guardan en esa Ubicación: