Conciliación

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Estados de cuenta

La conciliación de estados de cuenta es el reemplazo dentro de la plataforma para la conciliación de estados de cuenta mediante hojas de cálculo y correos electrónicos. Usted sube un estado de cuenta de un proveedor, el sistema extrae las líneas, encuentra las facturas y notas de crédito coincidentes que ya están en PurchasePlus, marca todo lo que no coincida y le ofrece un único espacio de trabajo para resolver cada excepción y cerrar el estado de cuenta.

El objetivo es simple: acabar con la pesada tarea de la conciliación mensual, detectar a tiempo las facturas faltantes y mantener un registro de auditoría que supere cualquier auditoría financiera.

• Fase 1 Carga manual y conciliación principal Los usuarios suben estados de cuenta para la extracción con IA y revisan los resultados de la conciliación. Disponible ahora
• Fase 2 Canal de procesamiento automatizado Los estados de cuenta enviados por correo electrónico se importan y analizan automáticamente, y aparecen en el panel de control. En desarrollo < 3 meses
• Fase 3 Colaboración con proveedores y seguimiento Comunicaciones automatizadas con proveedores, enlaces directos a formularios de carga precompletados y flujos de trabajo de resolución de excepciones. En desarrollo < 6 meses

Estado de cuenta

Un estado de cuenta es un documento que le envía un proveedor, generalmente de forma mensual, en el que se detallan todas las facturas y notas de crédito del período. Cada fila del estado de cuenta es una línea del estado de cuenta, y una línea del estado de cuenta equivale a una factura o una nota de crédito.

La conciliación se realiza a nivel de línea. El sistema intenta encontrar la factura coincidente en PurchasePlus, compara los totales y asigna a cada línea uno de cuatro estados. Una vez que haya resuelto todo lo que requiere atención, hace clic en Marcar como conciliado y el estado de cuenta se cierra.

No hay un cierre automático del estado de cuenta. Incluso si todas las líneas se concilian automáticamente, el estado de cuenta permanece Abierto hasta que una persona lo confirme. Ese punto de control humano al final es deliberado.

Habilitar estados de cuenta

Para poder utilizar la funcionalidad de Estados de cuenta se requiere:

• Tener habilitada la función de Conciliación de estados de cuenta para su Unidad organizativa.
• Que su rol tenga el permiso Gestionar conciliación de estados de cuenta.
• Que el estado de cuenta pertenezca a su Unidad organizativa actual o a uno de sus Departamentos.

Subir y conciliar un estado de cuenta

1. Vaya a [Facturas] \> [Estados de cuenta.]
2. Seleccione el [Proveedor] en el menú desplegable, arrastre y suelte o seleccione el archivo PDF o de imagen del estado de cuenta y luego haga clic en [Iniciar importación]
3. Haga clic en el botón [Vincular] para vincular cualquier línea no coincidente con su Factura o Nota de crédito correspondiente

Nota\- Las líneas tendrán un estado Pendiente si el documento al que corresponden aún no está Conciliado. Consulte el artículo Cómo trabajar con los estados de los estados de cuenta para obtener más información sobre cómo gestionar las líneas de estados de cuenta no conciliadas

1. Una vez que todas las líneas de su estado de cuenta estén Conciliadas, haga clic en [Conciliar.]

Nota\- Si no puede conciliar una línea del estado de cuenta, puede forzar la conciliación. Consulte Cómo trabajar con los estados de los estados de cuenta.

1. Haga clic en [Confirmar] para completar la conciliación de su estado de cuenta.

Su estado de cuenta ya está Conciliado.