Prácticas recomendadas para facturas

Prácticas recomendadas para facturas

Puntos de datos para facturas

1. Orden de compra (PO)

  • Entrada válida:

Cualquier cadena de caracteres alfanuméricos. Sin embargo, recomendamos encarecidamente utilizar valores únicamente numéricos. Los números de orden de compra generados por PurchasePlus siguen la convención PO:000000 y aumentan secuencialmente (por ejemplo, 000001, 000002, etc.).

  • Ejemplo: PO:000345
  • Explicación:

Incluir una Orden de compra es ALTAMENTE RECOMENDADO, ya que facilita la conciliación automática de las facturas con las órdenes de compra dentro del sistema, garantizando un proceso más eficiente y preciso.

2. Tipo de documento

  • Entrada válida:

"Factura" O "INV:" O "Factura fiscal" ("Tax Invoice"). "Nota de crédito" ("Credit Note") "Nota CR" ("CR Note")

  • Ejemplo: INV-123456
  • Explicación:

Este campo es OBLIGATORIO para ayudar con la clasificación y ordenación de documentos, lo cual es esencial para un procesamiento y mantenimiento de registros precisos. No se procesará ninguna factura sin esta información. 

3. Número de factura

  • Entrada válida:

Cualquier cadena de caracteres alfanuméricos. Aunque se permite cualquier formato, recomendamos encarecidamente utilizar valores únicamente numéricos.

  • Ejemplo: INV-123456
  • Explicación:

Este campo es OBLIGATORIO para el procesamiento y el pago. Los números de factura duplicados serán marcados y rechazados automáticamente por el sistema para evitar errores. Nota: Puede reutilizar números de factura con diferentes compradores, pero nunca para el mismo comprador. No se procesará ninguna factura sin esta información. 

4. Nombre de su empresa, dirección, número de teléfono y correo electrónico

  • Entrada válida:

Cualquier cadena de caracteres alfanuméricos.

  • Ejemplo:

Nombre del proveedor: Fresh Produce Co. Dirección: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Teléfono: +61 2 9876 5432 Correo electrónico: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

  • Explicación:

Proporcionar datos comerciales precisos es ALTAMENTE RECOMENDADO para fines de validación y para garantizar que las facturas se procesen en las cuentas correctas.

5. Números de registro fiscal o comercial

  • Entrada válida:

Un número de registro comercial numérico válido (por ejemplo, ABN en Australia).

  • Ejemplo: ABN: 12 345 678 910
  • Explicación:

Este campo es ALTAMENTE RECOMENDADO para fines de identificación comercial y cumplimiento normativo. Ayuda a validar la legitimidad de la empresa. En muchos países como Australia, es un requisito legal incluir esta información para cualquier cargo superior a $82.50. Las facturas que no cuenten con esta información se retrasarán mientras se verifica la empresa. 

6. Datos del comprador

  • Entrada válida: 

Nombre completo, nombre comercial (si corresponde) y dirección.

  • Ejemplo:

Nombre: HotelPlus Sydney Dirección: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

  • Explicación:

Este campo es ALTAMENTE RECOMENDADO, ya que ayuda a atribuir la Factura al Comprador correcto.

7. Dirección de correo electrónico exclusiva para facturación del comprador

  • Entrada válida:

A cada comprador se le asigna una dirección de correo electrónico única para facturas en el formato <propertyname.country@invoices.purchaseplus.com> 

  • Ejemplo:

Correo electrónico del comprador: hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

  • Explicación:

Este campo es OBLIGATORIO para identificar programáticamente a la entidad compradora. Si bien la dirección de correo electrónico no necesita aparecer en la factura, todas las facturas deben enviarse a esta bandeja de entrada. Una factura no se procesará si no se envía a la dirección de correo electrónico de facturación exclusiva del Comprador.

8. Fecha de la factura

  • Entrada válida: DD/MM/AAAA
  • Ejemplo: 10/01/2025
  • Explicación:

Este campo es OBLIGATORIO para validar programáticamente la factura. La fecha no debe ser futura y se generará una advertencia si se encuentra demasiado lejos en el pasado. Una factura no se procesará sin esta información.

9. Fecha de vencimiento

  • Entrada válida: DD/MM/AAAA
  • Ejemplo: Fecha de vencimiento: 24/01/2025
  • Explicación:

Este campo es ALTAMENTE RECOMENDADO y lo utiliza el equipo de Cuentas por Pagar del Comprador al programar el pago. 

10. Datos de las líneas de la factura 

  • Su código de producto de proveedor 
    • Entrada válida: cadena alfanumérica 
    • Ejemplo: 563732
  • - Explicación: Este campo es ALTAMENTE RECOMENDADO, ya que esta información se utiliza para conciliar lo que se ordenó con lo que se entregó. 
  • Descripción 
    • Entrada válida: cadena alfabética 
    • Ejemplo: Apple Red Delicious
  • - Explicación: Este campo es OBLIGATORIO, ya que proporciona detalles sobre el producto entregado. Una factura no se procesará sin esta información.
  • Cantidad 
    • Entrada válida: cadena numérica  
    • Ejemplo: 10
  • - Explicación:
    • Si el artículo fue pedido pero no suministrado, es preferible que no lo incluya en la factura. Si lo incluye en la Factura, debe estar designado con una cantidad de "0" cero y un valor total de línea de "$0" para garantizar un procesamiento correcto. 
    • Este campo es OBLIGATORIO, ya que especifica la cantidad de artículos suministrados.
    • Una factura no se procesará sin esta información o si la cantidad no coincide con el precio unitario.
  • Precio unitario sin GST (impuestos no incluidos)
    • Entrada válida: cadena numérica  
    • Explicación:  Este campo es ALTAMENTE RECOMENDADO, ya que calcula el total de la línea en la factura. Si proporciona los importes con GST incluido, es esencial que incluya las tasas de GST aplicadas para que podamos calcular retrospectivamente el precio sin GST y cargarlo en los sistemas de cuentas por pagar. 
  • Impuesto (si corresponde)
    • Entrada válida:
      • La tasa de GST como porcentaje (por ejemplo, 10%).
      • El importe de GST como valor monetario (por ejemplo, $2.00).
      • Un identificador consistente aplicado a los artículos imponibles (por ejemplo, un asterisco * para indicar la aplicabilidad del GST).
    • Explicación:

Este campo es OBLIGATORIO, ya que determina el importe total de impuestos en la factura. La mejor práctica es mostrar tanto el % de GST como el importe en $. Una factura no se procesará sin al menos uno de los puntos de datos anteriores.

  • Impuesto total (si corresponde)
  • - Entrada válida:

Un valor numérico en formato de moneda (por ejemplo, $200.00).

  • Explicación:

Este campo es ALTAMENTE RECOMENDADO, ya que garantiza que el total de la factura coincida con los artículos individuales de las líneas. Cuando la factura contiene artículos exentos de GST y artículos con GST en un solo documento, es un requisito legal incluir el desglose de impuestos a nivel de línea en muchos países, incluido Australia. Si solo se proporciona el total sin GST, se deben incluir detalles claros del GST.

11. Asegúrese de que los importes totales sean precisos

  • Muestre un desglose del costo total:
    • Cada línea de la Factura debe tener un total 
    • La suma de los impuestos y costos totales de las líneas debe conciliar con el impuesto y costo total de la Factura 
    • Cualquier tarifa de entrega debe incluirse como una línea separada en los totales de la factura.
    • Si está cobrando en una moneda que NO es la moneda en la que opera el comprador, la moneda debe incluirse en el total de la factura. Por ejemplo, SGD en Australia o USD en Singapur. 

12. Formato para el profesionalismo

  • Utilice una fuente limpia y legible, y un diseño organizado.
  • Incluya el logotipo de su empresa para fines de imagen corporativa.
  • Proporcione la factura en formato PDF o E-PDF 
  • No inserte imágenes en el documento 

FACTURA DE EJEMPLO

[Logotipo de su empresa] Nombre del proveedor: Fresh Produce Co. Dirección: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Teléfono: +61 2 9876 5432 Correo electrónico: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

Factura

Número de factura: INV-123456 Fecha de la factura: 10/01/2025 Fecha de vencimiento: 24/01/2025 Tipo de documento: Factura fiscal Orden de compra (PO): PO:000345

Datos del comprador: Nombre: HotelPlus Sydney Dirección: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

Datos de las líneas de producto

Código de productoDescripciónCantidadPrecio unitario (sin GST)Total de línea (sin GST)GST (10%)Importe de GST (AUD)Total de línea (con GST)
563732Apple Red Delicious10$3.00$30.0010%$3.00$33.00
874321Banana Cavendish20$2.50$50.0010%$5.00$55.00
452091Orange Valencia15$4.00$60.0010%$6.00$66.00

Subtotal (sin GST): $90.00 GST (10%): $14.00 Total (con GST): $104.00

Notas adicionales

  • Por favor, realice el pago mediante transferencia bancaria a la siguiente cuenta:

Nombre del banco: ANZ Bank Nombre de la cuenta: Fresh Produce Co. BSB: 012-345 Número de cuenta: 678901234

  • Para cualquier consulta, comuníquese con nosotros en billing@freshproduceco.com.au.

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