Estados de los estados de cuenta
Estados de los estados de cuenta
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Estados de las líneas
Una línea de estado de cuenta puede tener uno de cuatro estados. El estado proviene de las facturas conciliadas y del indicador de conciliación forzada, y se actualiza automáticamente cuando cambian las facturas subyacentes.
- No conciliada (Unmatched): No se ha encontrado ninguna factura coincidente. Aún puede coincidir con una factura futura; también puede vincular una manualmente o forzar la conciliación.
- Pendiente: Se ha encontrado una factura coincidente, los totales concuerdan, pero la factura aún no es definitiva (sigue Abierta, Aprobada o Exportada). Pasará a Conciliada automáticamente cuando la factura esté Pagada o Procesada.
- Atención: Se ha encontrado una factura coincidente y es definitiva, pero aplica al menos un motivo de atención. Debe revisarla.
- Conciliada: Coincidente, definitiva, totales dentro de la tolerancia y sin motivos de atención. O bien, la línea ha sido forzada a conciliar.
Motivos de atención
Cuando una línea está en Atención, presenta uno o más motivos. Una línea puede tener múltiples motivos a la vez y todos se muestran.
- Diferencia: El importe en el estado de cuenta y el total de la factura difieren por más de su tolerancia permitida.
- Proveedor incorrecto: La factura coincidente pertenece a un proveedor diferente al del estado de cuenta.
- Duplicada: La factura coincidente también está vinculada a una línea en otro estado de cuenta.
- Cancelada: La factura o nota de crédito ha sido cancelada.
Nota: La tolerancia es la regla para aceptar pequeñas diferencias automáticamente. Utiliza la misma configuración de umbral que ya tiene para Facturas y Notas de crédito.
Gestión de excepciones
Una línea está no conciliada (Unmatched)
Si tiene una línea no conciliada en su estado de cuenta, puede:
- Esperar: si aún no se ha recibido la factura, deje la línea como No conciliada. Las nuevas facturas que lleguen a PurchasePlus se detectarán la próxima vez que abra la vista detallada o haga clic en Ejecutar conciliación (Run Matching).
- Buscar y vincular: abra la ventana modal de búsqueda manual para buscar y vincular la factura usted mismo (ver más abajo).
- Forzar conciliación: si sabe que la línea nunca tendrá una factura coincidente (por ejemplo, un pago en efectivo, una liquidación fuera de la plataforma o un cargo único), fuerce su conciliación indicando un motivo.
Forzar conciliación
Forzar conciliación es la anulación manual de la línea. La línea se muestra como Conciliada con un indicador de "Forzada".
Puede forzar la conciliación de cualquier línea que no esté conciliada: No conciliada, Pendiente o Atención.
Utilícelo cuando:
- Una línea no conciliada nunca tendrá una factura coincidente (liquidación fuera de la plataforma, saldo arrastrado, elemento no reconciliable).
- Una línea pendiente deba cerrarse sin esperar a que la factura alcance el estado final.
- Una línea en atención tenga un motivo que usted haya revisado y aceptado (diferencia, factura cancelada, etc.).
Cómo forzar la conciliación
- Haga clic en el estado del estado de cuenta
- Haga clic en [Forzar conciliación.]
