Resumen general
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Qué es el inventario
Inventario es un módulo opcional que se puede incluir en su plan de PurchasePlus para ayudarle a controlar y reducir aún más sus costes de aprovisionamiento mediante:
- La recepción de productos directamente en su inventario a partir de las entregas de sus proveedores y el inicio del seguimiento de sus niveles de stock,
- El mantenimiento del control del valor monetario total de todos los artículos de stock en sus ubicaciones de stock,
- La contabilización de transferencias de artículos de stock entre ubicaciones (u otros movimientos de artículos de stock, p. ej., variaciones durante los recuentos de stock),
- La realización de recuentos de stock periódicos para verificar los niveles de stock en estas ubicaciones.
Si su organización ha habilitado Inventario, el área [Inventario] estará disponible en la barra de navegación lateral:
Qué incluye
El módulo Inventario incluye cuatro funciones principales: Artículos de stock, Ubicaciones de stock, Transferencias y Recuentos de stock. A continuación, profundizaremos en cada una de estas cuatro funciones.
Artículos de stock
Un artículo de stock es un Producto que está disponible en su inventario y que se puede añadir y almacenar en una o más de sus ubicaciones de stock de inventario.
Como artículo de stock, podrá recibir artículos de Pedidos de compra contra él, así como incluirlo en cualquier Transferencia, colección o artículo de punto de venta. Si su organización crea un nuevo artículo de stock, también aparecerá como un producto en su área Todos los productos, y su organización quedará configurada como la propietaria del producto.
Consulte nuestro artículo sobre Introducción a los artículos de stock para obtener más información.
Ubicaciones de stock y Ubicaciones del sistema
Una ubicación de stock puede ser representativa de una ubicación física en su organización donde se guardan los artículos de stock. Las ubicaciones de stock también se pueden utilizar como punto de origen o de destino para una transferencia de stock, una ubicación en la que recibir artículos de stock en un Albarán de recepción de mercancías y una ubicación donde se puede llevar a cabo un recuento de stock.
Una ubicación del sistema es una ubicación no física que se utiliza con fines contables, p. ej., transferir un artículo de stock fuera de una ubicación de stock a una ubicación del sistema para registrar una variación durante un Recuento de stock.
Puede ver las ubicaciones de stock y del sistema en sus propias páginas bajo el encabezado [Inventario] en la barra de navegación lateral:
Consulte nuestro artículo sobre Introducción a las ubicaciones de stock para más información.
Transferencias
Una transferencia es una forma de contabilizar el movimiento de artículos de stock entre ubicaciones de stock y/o del sistema.
Se puede crear una transferencia manualmente en cualquier momento si el usuario tiene el permiso «Gestionar transferencias», o bien pueden generarse automáticamente durante ciertas acciones, p. ej., al recibir mercancías o durante la configuración inicial de los saldos de apertura de una ubicación.
Se crean notas de transferencia para cada tipo de transferencia, de modo que se pueda visualizar un resumen detallado del Origen, Destino, los Artículos de stock transferidos y otra información relevante.
Consulte nuestro artículo sobre Introducción a las transferencias para más información.
Recuentos de stock
Un recuento de stock es un método para verificar sistemáticamente la cantidad de productos que tiene almacenados en una ubicación de stock. En PurchasePlus, un recuento de stock se realiza en una ubicación de stock y tiene un «Periodo» definido (es decir, un año y mes natural). El recuento de stock permite a los usuarios de su organización contar el número Real de artículos de stock en la ubicación, de modo que este recuento pueda compararse con el número Esperado de artículos de stock en la ubicación. La diferencia entre el recuento Real y el Esperado debe justificarse en una transferencia de variación antes de cerrar el recuento de stock.
Los permisos para gestionar y cerrar recuentos de stock están regulados por permisos de usuario, lo que garantiza la calidad de los datos en cada recuento.
Consulte nuestro artículo sobre Introducción a los recuentos de stock para obtener más información.
Cómo se valora el stock
En el ámbito de la gestión de inventario y la planificación de recursos empresariales (ERP), saber exactamente cuánto vale su stock puede ser un objetivo en constante cambio; los precios de los proveedores pueden fluctuar con regularidad debido a la inflación, los descuentos por volumen o los cambios de temporada.
Para amortiguar estas fluctuaciones, la mayoría de los sistemas modernos (incluido PurchasePlus) adoptan el método del Coste Medio Ponderado (CMP). A diferencia del método FIFO (First-In, First-Out; primero en entrar, primero en salir), que realiza un seguimiento de lotes específicos, el CMP combina los costes de todas las unidades disponibles para crear un único precio unitario «ponderado».
La fórmula principal
Para calcular con precisión el precio almacenado, no basta con hacer una media simple de los precios unitarios (por ejemplo, 10 $ y 20 $ no implican necesariamente una media de 15 $). También debe tener en cuenta el volumen de artículos comprados a cada nivel de precio.
Por lo tanto, Precio almacenado = Coste total del inventario disponible / Cantidad total disponible.
Ejemplo real de inventario: La cafetería
Veamos cómo calcularía un sistema ERP el valor de los granos de espresso a lo largo de un mes de envíos.
- El stock inicial. Comienza el mes con algo de stock sobrante del periodo anterior.
- Cantidad: 50 kg
- Precio unitario: 12,00 $
- Subtotal: 600,00 $
- El nuevo envío. A mediados de mes, compra más café, pero el proveedor ha subido el precio.
- Cantidad: 150 kg
- Precio unitario: 15,00 $
- Subtotal: 2250,00 $
- El cálculo del CMP. Para determinar su nuevo precio almacenado, el ERP combina estos dos «lotes» de inventario:
| Origen del artículo | Cantidad | Coste unitario | Coste total |
|---|---|---|---|
| Stock inicial | 50kg | $12.00 | $600.00 |
| Nuevo envío | 150kg | $15.00 | $2250.00 |
| Totales | 200kg | $2850.00 |
Aplicando la fórmula del CMP: Precio almacenado: 2850,00 $/200 kg = 14,25 $
¿Por qué utilizar el CMP?
- Consistencia: Evita picos en los márgenes de beneficio. Si vende una bolsa de café por 30 $, su margen de beneficio se mantiene estable, independientemente de si tomó de la estantería la bolsa «barata» o la «cara».
- Simplicidad: En entornos de gran volumen (como un almacén con miles de tornillos o pernos idénticos), es físicamente imposible rastrear qué unidad específica se compró a qué precio. El CMP trata el inventario como un conjunto único.
- Precisión automatizada: Los sistemas ERP y de inventario actualizan este «Precio almacenado» cada vez que se registra un nuevo Albarán de recepción de mercancías (GRN), asegurando que su balance contable esté siempre actualizado.
Consejo: Aunque el CMP resulta idóneo para el comercio minorista en general, la hostelería y la fabricación, puede que no sea ideal para artículos con fechas de caducidad o artículos únicos de alto valor (como joyas), donde el seguimiento de los costes específicos es más crítico.
Cómo actualiza el inventario el POS
El punto de venta (POS) es un módulo opcional que le permite descontar Artículos de stock (o Recetas que contengan artículos de stock) de una Ubicación de stock cuando realiza una venta en su restaurante, bar o cafetería. Además, le permite conservar un registro de los datos de ventas en PurchasePlus, lo que le permite contrastar los movimientos de stock, los precios de venta y más.
Para implementar el módulo POS, su organización debe implementar primero nuestros módulos de Inventario y Recetas.
Obtenga más información sobre el módulo POS de PurchasePlus.
Ajuste de nivel de stock negativo
Todas las organizaciones que utilizan Inventario en PurchasePlus tienen activada de forma predeterminada la opción «Permitir niveles de stock negativos».
Esta es la parte 1 de nuestra serie Introducción a Inventario.
- Lea Introducción a Inventario, Parte 2: Artículos de stock
- Lea Introducción a Inventario, Parte 3: Ubicaciones de stock
- Lea Introducción a Inventario, Parte 4: Transferencias
- Lea Introducción a Inventario, Parte 5: Recuentos de stock
Comenzar a utilizar Inventario
Si su organización desea comenzar a utilizar el módulo Inventario de PurchasePlus, póngase en contacto con su gestor de cuenta o con nuestro amable equipo de Customer Success para obtener asistencia con la activación del módulo y organizar la formación de sus usuarios.
Nota para compradores que utilizan Legacy PurchasePlus
El módulo Inventario de PurchasePlus ha sido rediseñado y es sustancialmente diferente al módulo de inventario de Legacy PurchasePlus. Las organizaciones que migren de Legacy PurchasePlus a PurchasePlus recibirán asistencia adicional para la migración.