Ver y actualizar facturas
Ver y actualizar facturas
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Acceder a las facturas
1. Seleccione [Facturas] → [Ver todas] en la barra de navegación lateral.
2. Desde la vista de tabla de Ver todas las facturas, puede realizar las siguientes tareas:
- Filtrar todas las facturas por estado.
- Utilice [Buscar] para encontrar la factura que desea revisar.
- [Administrar columnas] para mostrar u ocultar las columnas mostradas en la tabla.
- Haga clic en el [Número de factura] para abrir la Factura.
- Pase el cursor sobre [Referencia] para agregar o editar la referencia de la factura. Esto solo es posible cuando la factura está en estado 'Abierta' o 'Pendiente de aprobación'.
- Pase el cursor sobre [Cuenta de gastos] para agregar o editar el departamento o la cuenta a la que se carga el gasto de la factura. Esto solo es posible cuando la factura está en estado 'Abierta' o 'Pendiente de aprobación'.
- [Orden de compra]. Determine si la factura se ha vinculado con una orden de compra. Consulte nuestro artículo Vincular una orden de compra con una factura para obtener más información.
- Ver el [Estado] de la factura.
- [Notas de recepción]. Vea las Notas de recepción de mercancías asociadas a la factura o cree una nueva nota de recepción de mercancías contra la orden de compra a la que está vinculada la factura.
- Ver la [Copia en PDF] de la factura. Esta opción está disponible si la factura fue creada a partir de un PDF, mediante la solución de facturación electrónica sin papel de PurchasePlus.
Actualizar facturas
Por lo general, cualquier usuario con el permiso 'Administrar facturas y notas de crédito' y/o el permiso 'Administrar líneas de facturas y notas de crédito' (según lo que desee actualizar) puede actualizar una factura en estado 'Abierta' o 'Pendiente de aprobación'.
La actualización de facturas fuera de los estados Abierta o Pendiente de aprobación requiere pasos adicionales antes de poder realizar cualquier cambio:
- Para actualizar una factura en estado 'Conciliada', la factura debe reabrirse haciendo clic en 'Reabrir factura' en el menú [Más] del encabezado de la factura:
- Para actualizar una factura en estado 'Lista para exportar' o 'Exportada', la factura primero debe ser [Revertida a conciliada] en el menú [Más] del encabezado de la factura, y luego 'Reabierta' según lo indicado anteriormente.
Una vez realizados los cambios necesarios en la factura, esta deberá volver a pasar por los flujos de trabajo de aprobación de facturas establecidos para la unidad organizativa correspondiente.
Aprobar facturas
Si una factura está en estado 'Pendiente de aprobación', significa que debe pasar con éxito por un flujo de trabajo de aprobación para poder avanzar al estado 'Conciliada'.
Existen muchas razones por las cuales una factura puede quedar marcada y requerir aprobación. Cada uno de los motivos de marca se muestra en la pestaña Marcas de la factura, y cada una de las marcas de línea de factura se muestra en la columna Marcas de cada línea de la factura.
Como aprobador designado, puede revisar cada motivo de marca y decidir si desea resolverlo o aprobar la factura sin resolver algunas o todas las marcas.
Los flujos de trabajo de aprobación de facturas y notas de crédito requieren su propio artículo explicativo detallado. Obtenga más información leyendo esta guía.
Uso del Invoice Power Editor
Los usuarios que cuenten con el permiso 'Puede administrar facturas y notas de crédito' pueden utilizar el Invoice Power Editor para revisar y actualizar una factura en PurchasePlus, comparándola en paralelo con la factura en PDF recibida en su dirección de correo electrónico de facturación electrónica.
Para comenzar a utilizar el Invoice Power Editor:
- Seleccione cualquier factura desde las secciones [Facturas] → [Ver todas] o [Facturas] → [Pendientes de mi aprobación].
- En el encabezado de la factura, seleccione [Power Editor].
- Si la factura se creó en PurchasePlus gracias a que un proveedor envió la factura en PDF a su dirección de correo electrónico de facturación electrónica, podrá ver el PDF en el lado derecho de la página del editor de facturas en PurchasePlus para consultarlo fácilmente mientras la actualiza.
Mejores prácticas
Vincular órdenes de compra y facturas
- Si corresponde a su organización, asegúrese de que la factura esté vinculada a una orden de compra antes de revisar los motivos de las marcas.
- Vincule las líneas de la factura con las líneas de la orden de compra si es necesario.
Recibir bienes y servicios
- Verifique si se han recibido los artículos. Si corresponde a su organización, la recepción de una orden de compra es un paso fundamental para confirmar que los artículos han sido entregados y le indica al aprobador de la factura que esta puede ser aprobada.
Revisar las líneas de la factura antes de aprobar
- En caso de discrepancias entre el precio de la orden de compra y el precio de la factura, puede comunicarse con el proveedor para solicitar una nota de crédito por cualquier diferencia.