Descripción general

Comprender el modelo de organizaciones de PurchasePlus y sus implicaciones es una de las mejores formas de convertirse en un usuario avanzado de PurchasePlus.

Esta es la primera parte de una serie de 6 partes diseñada para todos los administradores del sistema. 

Ir a:

• Organización
  • Tipos de organización
  • Entidades legales
  • Estado de verificación
• Jerarquía de la organización
  • Ejemplo de jerarquía
  • Visualización de la jerarquía de su organización
• Membresía de la organización
• Avanzado - Sistemas de AP
  • Formatos de exportación de AP
  • Variantes de formato de exportación de AP
  • Tipo de exportación del sistema de AP

Organización

Una organización es una entidad en PurchasePlus que puede representar a:

• Un comprador,
  • Un solo hotel, hospital o centro de ocio,
    • Un departamento dentro de esa propiedad, o
• Un proveedor.

Las organizaciones en PurchasePlus se pueden clasificar de diferentes maneras y, según sus clasificaciones y sus ajustes de organización altamente configurables, pueden interactuar entre sí de forma eficaz, logrando en última instancia que las organizaciones compradoras adquieran los productos adecuados, de los proveedores adecuados y al precio adecuado.

Cuando los usuarios inician sesión en PurchasePlus, lo hacen en una organización para realizar sus operaciones y completar sus tareas en nombre de esa organización. La funcionalidad disponible para cada usuario está determinada en parte por el tipo de organización, sus ajustes, su ubicación en la jerarquía de la organización y su propio conjunto de permisos personales (de usuario).

Las organizaciones tienen un ID de organización único, un nombre de organización y una serie de identificadores, descriptores y datos de contacto diferentes que los usuarios con el permiso «Gestionar organizaciones» pueden ver y editar en la pestaña [General] de la organización:

Tipos de organización

Las organizaciones pueden clasificarse como comprador o proveedor. La funcionalidad disponible para los usuarios que inician sesión en cada tipo de organización es muy diferente:

• Los proveedores disponen de funcionalidades para crear y gestionar productos y catálogos, así como de información adicional sobre sus facturas y órdenes de compra originadas en PurchasePlus.
• Los compradores tienen acceso a nuestra plataforma procure-to-pay altamente configurable (Productos, Catálogos, Solicitudes de compra, Aprobaciones, Órdenes de compra, Recepción, Conciliación electrónica de facturas), así como a funciones adicionales como gestión de Inventario, Recetas, Punto de venta y más.

Entidades legales

Las organizaciones pueden ser entidades legales o no legales en PurchasePlus.

Una entidad legal es una empresa o unidad de negocio registrada en el registro mercantil central de su país, y contará con un número de identificación fiscal o de empresa (por ejemplo, en Australia, es un ABN). Las empresas comerciales (como un hotel) casi siempre deben configurarse como entidades legales, pero los departamentos (es decir, suborganizaciones) bajo ese negocio comercial (por ejemplo, Limpieza/Housekeeping) generalmente deben configurarse como entidades no legales.  

Las entidades legales y las entidades no legales se tratan de forma diferente en PurchasePlus. Por ejemplo, una entidad no legal (es decir, un departamento u organización secundaria) puede generar solicitudes de compra y órdenes de compra, pero la organización principal más cercana que sea una entidad legal se establecerá como el comprador de esa entidad legal:

Estado de verificación

Las organizaciones pueden estar verificadas o no verificadas en PurchasePlus.

Una organización verificada es una organización compradora o una organización de proveedor registrada. Es decir, usuarios del mundo real iniciarán sesión en esta organización y completarán sus tareas.

Una organización no verificada es una organización de proveedor gestionada por un comprador (es decir, un proveedor autogestionado) y ningún usuario inicia sesión nunca en esta organización.

Jerarquía de la organización

Las organizaciones pueden anidarse indefinidamente bajo otras organizaciones. Así es como representamos digitalmente la estructura organizativa del mundo real, y esta estructura permite a los compradores ver sus propiedades, a las propiedades ver sus departamentos y a los departamentos ver sus documentos y datos específicos. 

Además, este modelo de jerarquía de la organización se utiliza para evitar que los usuarios que son miembros de un nodo organizativo vean datos que pertenecen a otros nodos con los que no tienen relación, al tiempo que ofrece a los usuarios miembros de las organizaciones principales una vista de todo lo que se encuentra debajo de ellas. 

Un usuario que haya iniciado sesión en una organización principal podrá seleccionar sus organizaciones secundarias al realizar diversas acciones en PurchasePlus. Estas organizaciones secundarias a menudo se denominarán «Departamentos» en el sistema; un departamento es simplemente una organización secundaria anidada bajo la organización de la sesión actual, es decir, la organización en la que el usuario ha iniciado sesión actualmente. 

Los usuarios que hayan iniciado sesión en organizaciones secundarias no podrán realizar operaciones en nombre de su(s) organización(es) principal(es), aunque muchas funciones (por ejemplo, catálogos, recetas y más) se transmiten en cascada por la jerarquía, lo que significa que las organizaciones secundarias «heredan» estructuras de datos como estas de sus organizaciones principales y no es necesario configurarlas una segunda vez.

Ejemplo de jerarquía de organización

El siguiente ejemplo ilustra cómo se puede configurar una organización en una jerarquía funcional y cómo intervienen el estado de entidad legal y el estado de verificación.

Grupo de clientes: Inland Hotels Group (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)

1. Propiedad: Tamworth South Hotel (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
   1. Departamento: TSH Kitchen (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   2. Departamento: TSH Cafe (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   3. Departamento: TSH Alcohol (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
2. Propiedad: Tamworth Central Club (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
3. 1. Departamento: TCC Front Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   1. Departamento: TCC Back Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   2. Departamento: Bistro89 (isVerified = FALSE, isLegalEntity = TRUE)

Algunos escenarios comunes para mayor claridad:

• Los usuarios que hayan iniciado sesión en (1) podrán ver y operar en nombre de los departamentos que tienen por debajo: (1a), (1b) y (1c).
• Los usuarios que hayan iniciado sesión en 1b no podrán operar en nombre de (1), (1a) ni (1c).
• Los usuarios en (2) o cualquiera de sus descendientes no podrán ver ni operar en nombre de (1) ni de ninguno de sus descendientes.
• Los usuarios que hayan iniciado sesión en el nivel de Grupo de clientes podrán ver y operar en nombre de (1), (2) y todos sus descendientes.

Visualización de la jerarquía de su organización

Los usuarios con el permiso «Gestionar organizaciones» pueden ver la jerarquía de su organización accediendo a [Ajustes del sistema] → [Ajustes de la organización] y haciendo clic en el icono de intercalación en el panel [Jerarquía de la organización]:

La jerarquía se representa visualmente con las organizaciones secundarias anidadas bajo sus organizaciones principales.

Algunas organizaciones tienen un icono de chevrón en el lado izquierdo de su fila; estas organizaciones se pueden expandir para mostrar sus organizaciones descendientes o contraer para ocultarlas:

Desde esta tabla, también puede ver el ID único de la org, el estado de entidad legal y un panel [Ver información] que resume la organización seleccionada. 

Por último, al hacer clic en [Seleccionar], puede visitar la página de ajustes de esa organización y realizar cambios si es necesario. 

Membresía de la organización

La forma en que PurchasePlus determina a qué organización u organizaciones puede acceder un usuario es mediante un modelo de «membresía». 

Un usuario puede ser «miembro» de una o más organizaciones; en este último caso, puede iniciar sesión en las distintas organizaciones de las que es miembro (y realizar sus tareas en su nombre) utilizando el selector de organizaciones: 

Cada usuario debe tener una organización «Predeterminada», que determina la organización en la que comienza su sesión cuando inicia sesión por primera vez. El usuario puede actualizar su propia organización predeterminada en cualquier momento en la sección de su cuenta, limitándose las organizaciones disponibles a aquellas de las que es miembro:

Otros usuarios que (a) sean miembros de la(s) misma(s) organización(es) y (b) tengan los permisos «Ver usuarios» y/o «Gestionar usuarios» podrán ver y/o gestionar a este usuario (y a todos los demás usuarios) en la organización.

Sistemas de AP

Esta sección es solo para usuarios avanzados.

Un sistema de AP es un objeto del sistema propiedad de PurchasePlus que abstrae la complejidad potencial de la jerarquía de la organización de un comprador en un «contenedor» de alto nivel que pone a disposición para su exportación ciertos datos generados por sus organizaciones miembros, con el fin de integrarlos en el sistema contable (externo) especificado por parte del comprador. 

Además, las organizaciones que comparten un sistema de AP podrán acceder a los datos compartidos que pertenecen a dicho sistema de AP (proveedores, por ejemplo).

Más que cualquier otro objeto o atributo en PurchasePlus, un sistema de AP es lo que representa a un cliente en su totalidad.

Los sistemas de AP tienen:

• Un nombre: generalmente el nombre del nodo de organización de nivel superior que utilizará este sistema de AP como nodo de organización, seguido de «AP Hub». Por ejemplo, «Inland Hotels New South Wales AP Hub».
• Un ID del sistema de AP (que es único)
• Un Tipo de sistema de AP.
• Una Moneda. 
• Un Formato de exportación (para facturas y notas de crédito que se exportan a un sistema contable externo) y, si procede, una o más Variantes de formato de exportación. 
• Destinos electrónicos que pueden utilizar las organizaciones compradoras que pertenecen a este sistema de AP para enviar archivos de exportación y archivos de informes de forma electrónica. Puede haber tantos destinos aquí como sea necesario, pero solo uno puede configurarse como el predeterminado de exportación para un sistema de AP. 
• Compradores que utilizan el sistema de AP.
• Proveedores que se han agregado manualmente al sistema de AP, o que se han conectado mediante el sistema a un comprador que utiliza el sistema de AP, aparecerán en la lista del sistema de AP.
• Relaciones comerciales entre compradores y proveedores en el sistema de AP.
• (Opcional) Campos personalizados de encabezado. 
• (Opcional) Campos personalizados de sublínea.  

Formato de exportación de AP

Un formato de exportación de AP es código GraphQL (GQL) que toma datos de la base de datos de PurchasePlus y exporta un archivo JSON sin procesar. Este archivo JSON está diseñado para que el sistema contable específico del comprador lo procese automáticamente, por lo que suele haber bastantes variaciones entre los formatos de exportación de AP.

Los formatos de exportación de AP requieren:

• Un nombre: generalmente con el nombre del comprador de nivel superior, p. ej., «Inland Hotels Group».
• Una clase: siempre GQL en PurchasePlus.
• Un tipo de archivo de salida. Tenga en cuenta que para PurchasePlus (clase GQL), solo JSON está disponible como formato de exportación.

Los formatos de exportación de AP también pueden tener un valor de Período contable activado o desactivado, que (si está activado) solicitará a los usuarios en Organizaciones Tipo B que indiquen un período contable en su archivo de exportación de AP.

Variantes de formato de exportación de AP

Cada formato de exportación de AP puede tener múltiples variantes. Una variante es código GQL que toma el archivo JSON sin procesar, realiza manipulaciones en él y puede generar los datos de exportación de AP en un formato diferente (p. ej., CSV), pero la variante debe estar diseñada específicamente para crear el tipo de archivo de salida definido y requiere un trabajo de ingeniería personalizado por parte de PurchasePlus.

Las variantes de formato de exportación de AP requieren:

• Un nombre. Siga una convención de nomenclatura similar a la del formato de exportación de AP, con «Variante» al final.
• Un tipo de archivo de salida. Hay varios tipos de archivos disponibles, así que asegúrese de seleccionar la opción requerida por su sistema de AP externo.
• Un nombre de función. Se utiliza para invocar las transformaciones que aplicará la variante, y es una de las razones por las que los formatos de exportación de AP y sus variantes requieren intervención del equipo de ingeniería.
• Un ID de organización propietaria. El ID de propietario se utiliza para identificar para quién se creó la variante de formato de exportación de AP.

Tipo de exportación del sistema de AP

Una vez que se ha agregado una organización a un sistema de AP, se puede configurar su tipo de exportación.

• El Tipo A debe utilizarse si la organización exporta facturas y notas de crédito de una en una a un destino electrónico predeterminado. Estas organizaciones pueden seleccionar varias facturas y notas de crédito y exportarlas en lote; esto enviará múltiples archivos de exportación (uno por cada documento) al destino electrónico.
• El Tipo B debe utilizarse si la organización crea manualmente archivos de exportación (que contienen una o varias facturas/notas de crédito) a través del Centro de exportación y los descarga o los envía a un destino electrónico a su discreción como un solo archivo.

Esta preferencia no altera en absoluto el formato de exportación de AP aplicado a esta organización; únicamente controla qué opciones aparecerán a los usuarios de esta organización en una factura o nota de crédito conciliada, y en el área de facturas y notas de crédito del Centro de exportación.

Cada organización tendrá su propia preferencia para su tipo de exportación según sus requisitos organizativos, pero como regla general, este es un ajuste muy importante y no lo modifique sin antes comprender a fondo los demás ajustes de formato de exportación de AP de la organización. Se recomienda actualizar este ajuste únicamente en coordinación con los miembros del equipo de configuración de PurchasePlus.