Facturas y notas de crédito

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Facturas y notas de crédito electrónicas

Las facturas enviadas a su dirección de correo electrónico de facturación electrónica de PurchasePlus se escanean y se añaden automáticamente a la plataforma.

PurchasePlus intentará conciliar la factura con su orden de compra y nota de recepción de mercancías automáticamente. A continuación, el sistema compara las líneas de artículos. Si todo coincide, la factura se concilia automáticamente utilizando el departamento y el código de cuenta de la orden de compra con la que se ha vinculado.

Recuerde

• Las facturas que superan la conciliación automática se concilian automáticamente, ya que el gasto se aprobó en la fase de solicitud.
• Es posible que una factura deba dividirse entre varios departamentos y códigos de cuenta; esto se puede hacer en el modo [Vista avanzada].

Revisar facturas y notas de crédito marcadas

Si la factura no cumple con sus umbrales y la configuración de marcas de factura, se marcará para su revisión. Estas se pueden ver en [Facturas] --> [Esperando mi aprobación].

Se recomienda conciliar sus facturas con una orden de compra siempre que corresponda. Concilie con una orden de compra existente o, si procede, cree una solicitud retroactiva si aún no existe ninguna. Aquí puede encontrar las mejores prácticas para revisar facturas y notas de crédito marcadas.

Recuerde

• Algunas facturas nunca tendrán una orden de compra o una nota de recepción de mercancías (p. ej., facturas de energía).
• Si está creando una solicitud retroactiva para conciliarla con una factura, asegúrese de desmarcar [Enviar al proveedor].

Aprobar facturas y notas de crédito marcadas

Una vez que esté conforme con que se hayan resuelto los problemas de una factura o nota de crédito, puede aprobar el documento. Las reglas de aprobación de facturas marcadas se basan en el importe total de la factura y el departamento.

Recuerde

• Si tiene un problema con el precio unitario facturado o la cantidad de un artículo, póngase en contacto con su proveedor para solicitar una nueva factura.
• Los números de factura deben ser únicos; de lo contrario, el sistema los rechazará.