Transferencias

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• Introducción
• Tipos de transferencias
• Estados de las transferencias
• Visualización de transferencias
  • Ocultar líneas con cantidad cero en una transferencia abierta
  • Imprimir una transferencia
  • Adjuntar un archivo a una transferencia
• Creación y gestión de transferencias
• Importación y exportación de transferencias
• Completar transferencias
  • Cancelar transferencias
• Registros de transferencias

Transferencia

Una transferencia es una forma de gestionar (y contabilizar) el movimiento de Artículos de inventario entre Ubicaciones de inventario. 

Se puede crear una transferencia manualmente en cualquier momento si el usuario tiene el permiso «Gestionar transferencias», o pueden crearse automáticamente durante ciertas acciones, p. ej., al Recibir mercancías o durante la configuración inicial de saldos iniciales en una ubicación. 

Se crean albaranes de transferencia para cada tipo de transferencia, donde puede ver un resumen detallado del Origen, Destino, los Artículos de inventario transferidos y otra información importante.

Tipos de transferencias

Hay muchos tipos diferentes de transferencias en el módulo de Inventario de PurchasePlus:

• Transferencia de stock: se utiliza para mover artículos de inventario de una ubicación a otra.
• Ajuste de stock: se utiliza para ajustar la cantidad de uno o más artículos de inventario en una ubicación de inventario.
• Variación de stock: se utiliza para transferir la diferencia entre la cantidad esperada y la cantidad real de artículos de inventario en una ubicación de inventario. Esto se hace habitualmente como parte de un Recuento de inventario.
• Transferencia de saldo inicial: se utiliza para dar de alta artículos de inventario en una ubicación por primera vez. La cantidad inicial se transferirá desde su ubicación de Saldos iniciales. Esto se puede realizar mediante la importación de un archivo CSV. Consulte nuestro artículo Importar saldos iniciales mediante CSV para obtener más información.
• Recepción de stock: se utiliza para contabilizar una transferencia de artículos de inventario de uno de sus proveedores a su ubicación de inventario. Esta transferencia se crea automáticamente al Recibir mercancías de una orden de compra en una ubicación de inventario.

Estados de las transferencias

Cada transferencia tiene un estado que indica en qué punto de su ciclo de vida se encuentra. Los estados posibles de una transferencia son:

• Abierta: La transferencia se ha creado, pero aún no está completada. En el estado Abierta, los usuarios con el permiso «Gestionar transferencias» pueden editar la transferencia. Todavía se pueden agregar artículos de inventario a la transferencia y se pueden editar algunas opciones de configuración de la misma. Cuando sea oportuno, cualquier usuario que disponga del permiso «Completar transferencias» puede marcar manualmente una transferencia abierta como completada.
• Pendiente de aprobación: La transferencia está pendiente de aprobación por parte de un usuario cualificado de su organización. Solo los aprobadores pueden realizar cambios en una transferencia con este estado.
• Completada: La transferencia se ha finalizado, ya sea manualmente por un usuario con el permiso «Completar transferencias», o automáticamente como parte de ciertas acciones (p. ej., al recibir artículos de inventario en su inventario). Los artículos de inventario del albarán de transferencia se han descontado de la ubicación de origen y se han incrementado en la ubicación de destino. No se pueden agregar nuevos artículos de inventario a la transferencia ni se puede editar ninguna configuración en una transferencia completada. Una vez en el estado Completada, la transferencia no se puede cancelar ni revertir, ya que el movimiento de los artículos de inventario y todos los cálculos importantes resultantes de este ya se han ejecutado. 
• Cancelada: Una transferencia abierta se puede «Cancelar» antes de marcarse como completada, y no se puede realizar ninguna otra acción sobre la transferencia una vez que se encuentra en el estado Cancelada.

Visualización de transferencias

Los usuarios pueden ver las transferencias en todas sus ubicaciones navegando a [Inventario] → [Transferencias] en la barra de navegación lateral.

Puede hacer clic en la transferencia (es decir, «TX01234») para verla en mayor detalle, incluidos el origen, el destino, los artículos de inventario y las cantidades incluidas en la transferencia:

Puede consultar información detallada sobre una transferencia, por ejemplo, la fecha y hora en que se creó, el usuario que inició la transferencia o el documento a partir del cual se generó automáticamente la transferencia, haciendo clic en el botón [Mostrar u ocultar detalles] en el encabezado de la transferencia:

Ocultar líneas con cantidad cero en una transferencia abierta

Cuando visualice una transferencia en Estado abierta (p. ej., al crear inicialmente la transferencia o al revisarla antes de completarla), podrá ver todos los artículos de inventario disponibles en la ubicación de origen, por si desea agregarlos a la transferencia.

En ocasiones, es posible que desee ocultar los artículos de inventario con cantidad cero en una transferencia, para ver únicamente los artículos que se están transfiriendo.

Puede utilizar la casilla [Ocultar artículos con cantidad cero] para este propósito:

Imprimir una transferencia

Para generar una versión para imprimir de una transferencia, haga clic en [Imprimir transferencia] en el encabezado de la transferencia:

Aparecerá un cuadro de diálogo del navegador que le pedirá seleccionar su impresora y las opciones de impresión.

Adjuntar un archivo a una transferencia

Los usuarios pueden adjuntar un archivo de hasta 5 MB a una transferencia haciendo clic en [Subir nuevo adjunto] en la pestaña [Adjuntos] de la transferencia:

Importación y exportación de transferencias

Importación de transferencias

Las transferencias de saldo inicial (es decir, el alta inicial de artículos de inventario en una ubicación de inventario) se pueden realizar mediante una importación de archivo CSV. Consulte Crear una transferencia de saldo inicial mediante carga de CSV para obtener instrucciones sobre el formato CSV y las reglas de validación antes de subir su archivo CSV.

Exportación de transferencias

Cualquier transferencia se puede «exportar», lo que significa que los datos de la transferencia (datos del producto, cantidad, valores) se pueden descargar como un archivo CSV.

Para exportar una transferencia, navegue hasta la transferencia en cuestión y luego haga clic en la pestaña [Exportaciones]. Por último, haga clic en [Crear nueva exportación] y confirme la acción:

La exportación aparecerá en la tabla de exportaciones una vez que haya terminado de procesarse y esté disponible para su descarga.

Creación y gestión de transferencias

Los usuarios con el permiso Gestionar transferencias pueden: 

• El método recomendado para crear una nueva transferencia es haciendo clic en el botón [Crear nueva transferencia] en la parte superior derecha de la página [Inventario] → [Transferencias]. Cada transferencia requiere que se seleccione un origen y un destino antes de crearse. Los artículos de inventario incluidos en la transferencia se transferirán del origen al destino una vez completada la transferencia.

• El formulario [Crear nueva transferencia] dará como resultado la creación de una transferencia en estado Abierta, y se podrán añadir artículos de inventario a la transferencia y modificar algunos de sus ajustes. Para la mayoría de los tipos de transferencias, todos los artículos de inventario existentes en la ubicación de origen aparecerán en la transferencia con una cantidad de transferencia de cero. La cantidad de cualquier artículo de inventario se puede modificar a un valor superior a cero, lo que provocará que dicha cantidad se transfiera a la ubicación de destino al completar la transferencia.
• Cualquier transferencia en estado Abierta puede ser editada por un usuario con el permiso Gestionar transferencias. Además, los usuarios autorizados pueden actualizar la ubicación de destino de una transferencia en estado Abierta.
• Asimismo, las transferencias se pueden crear desde una ubicación de inventario. Más información.

Completar transferencias 

Para marcar una transferencia como completada (lo que descontará las cantidades de artículos de inventario en la ubicación de origen e incrementará los artículos de inventario en la ubicación de destino), haga clic en el botón [Marcar como completada] en el encabezado del albarán de transferencia. Una vez en el estado de Completada, la transferencia no se puede cancelar ni revertir, ya que el movimiento de artículos de inventario y todos los cálculos importantes derivados de este se han ejecutado. Esta acción está regulada por el permiso «Completar transferencias».

Cancelar transferencias

Se puede cancelar una transferencia en estado Abierta desde la página [Inventario] → [Transferencias] haciendo clic en [Más] y luego en [Cancelar transferencia]. Esta acción es permanente y no se puede revertir.

Además, si un aprobador rechaza una transferencia, la transferencia se cancela. Esta acción es permanente y no se puede revertir.

Registros de transferencias

Al ver un Artículo de inventario dentro de una Ubicación de inventario, puede ver detalles adicionales sobre los cambios de cantidad y valor derivados de la entrada y salida de un artículo de inventario en dicha ubicación. Estos detalles se presentan en forma de un registro de transferencias.

Para ver un registro de transferencias, primero navegue hasta una ubicación de inventario y haga clic en [Ver registro de transferencias] en el menú [Más] junto a cualquier artículo de inventario:

Al hacer clic en [Ver registro de transferencias], se mostrará una ventana en la que podrá ver las transferencias que involucran a este artículo de inventario en esa ubicación específica, las cantidades de entrada, salida y saldo, los valores unitarios y de saldo, así como cualquier comentario añadido en la transferencia:

Nota: Los registros de transferencias son específicos de un artículo de inventario dentro de una ubicación de inventario; es decir, no se puede ver el registro de transferencias de un artículo en todas sus ubicaciones de inventario en una única vista.

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Esta es la Parte 4 de nuestra serie de Introducción al Inventario. 

• Lea Introducción al inventario, Parte 1
• Lea Introducción al inventario, Parte 2: Artículos de inventario
• Lea Introducción al inventario, Parte 3: Ubicaciones de inventario
• Lea Introducción al inventario, Parte 5: Recuentos de inventario

¿Cómo empiezo a utilizar el módulo de Inventario?

Si su organización desea comenzar a utilizar el módulo de Inventario de PurchasePlus, comuníquese con su gestor de cuentas o con nuestro amable equipo de Customer Success para obtener ayuda con la habilitación del módulo y programar la formación para sus usuarios.

Nota para compradores que utilizan Legacy PurchasePlus

El módulo de Inventario en PurchasePlus se ha rediseñado y es notablemente diferente al módulo de inventario de Legacy PurchasePlus. Las organizaciones que migren de Legacy PurchasePlus a PurchasePlus recibirán asistencia de migración adicional.