Crear y gestionar usuarios

Un usuario es una persona con una cuenta de PurchasePlus que utiliza nuestro software en las tareas diarias de su trabajo.

Si tiene el permiso "Gestionar usuarios", dispondrá de acceso a una serie de funcionalidades adicionales de tipo administrador.

Ir a:

• Crear nuevos usuarios
• Gestionar la configuración general del usuario
• Gestionar las preferencias del usuario
• Gestionar los permisos del usuario
• Departamentos y organizaciones
• Notificaciones

Crear nuevos usuarios

1. Seleccione [Usuarios] → [Nuevo usuario] en la barra de navegación lateral.

2. Como alternativa, seleccione [Usuarios] → [Ver todos] y, a continuación, haga clic en el [+] en la esquina superior derecha para crear un nuevo usuario.

3. Complete el formulario "Crear un nuevo usuario".

1. Introduzca el [Correo electrónico] y el [Nombre completo]. La dirección de correo electrónico introducida será la que se utilice para iniciar sesión en PurchasePlus. Estos campos son obligatorios. 

Una dirección de correo electrónico solo puede estar asociada a un único perfil de usuario en PurchasePlus. Si no puede crear el usuario, consulte la pestaña [No habilitados] en la página de Usuarios para comprobar si la dirección de correo electrónico ya está en uso. Si es así, puede [Habilitar] al usuario o ponerse en contacto con nuestro equipo de asistencia para que eliminemos el usuario por usted.

1. Puesto, Número de teléfono y Código de empleado son campos opcionales y pueden utilizarse para ayudar a identificar al usuario en determinados lugares del sistema y en los documentos generados.

4. Haga clic en [Crear usuario].

El usuario recibirá un correo electrónico con una invitación para configurar su contraseña, la cual utilizará a partir de entonces para iniciar sesión en PurchasePlus. Más información.

Gestionar la configuración general del usuario

Los usuarios con el permiso "Gestionar usuarios" habilitado pueden actualizar una serie de configuraciones con respecto a los usuarios existentes.

Para editar la configuración general de un usuario:

1. Seleccione [Usuarios] → [Ver todos] en la barra de navegación lateral.

2. [Busque] al usuario y, a continuación, haga clic en el [Usuario] para abrir su configuración.

Puede:

• Habilitar o Deshabilitar al usuario. 
  • Un usuario habilitado podrá iniciar sesión en PurchasePlus y utilizar PurchasePlus en nombre de su Organización, de acuerdo con sus permisos. Un usuario habilitado puede deshabilitarse en cualquier momento en el futuro.
  • Un usuario deshabilitado no podrá iniciar sesión en PurchasePlus y ya no recibirá comunicaciones de PurchasePlus. Un usuario deshabilitado puede habilitarse en cualquier momento en el futuro.
• Nombre completo,
• Puesto,
• Número de teléfono,
• Código de empleado.

La dirección de correo electrónico de un usuario solo puede ser modificada por un administrador de PurchasePlus. Póngase en contacto con nuestro atento equipo de asistencia al cliente si necesita actualizar la dirección de correo electrónico de un usuario.

Gestionar las preferencias del usuario

1. Seleccione [Usuarios] → [Ver todos] en la barra de navegación lateral.

2. [Busque] al usuario y, a continuación, haga clic en el [Usuario] para abrir su configuración.

3. Seleccione la pestaña [Preferencias]. Puede gestionar las siguientes preferencias del usuario:

1. Seleccione el [Idioma] que el usuario prefiere utilizar. Recomendación: Si está creando un usuario y no está seguro del idioma preferido del usuario pero conoce el país de su organización, configure el Idioma en el idioma oficial de dicho país.
2. Decida si desea [Habilitar MFA]. Nota: Si el usuario inicia sesión en PurchasePlus mediante SSO de Microsoft, la autenticación multifactor no estará disponible.
3. Seleccione la preferencia de vista: [Normal] o [Compacta]. Recomendación: deje la preferencia establecida en su valor predeterminado ("Normal") y permita que el usuario la cambie por sí mismo.
4. Decida si desea [Activar el modo experto] para el usuario. Recomendación: deje la preferencia establecida en su valor predeterminado ("Desactivado") y permita que el usuario la cambie por sí mismo.
5. Seleccione [Enviar órdenes de compra automáticamente], si corresponde. Recomendación: deje la preferencia establecida en su valor predeterminado ("Desactivado") y permita que el usuario (o un administrador con permisos en su Organización) la cambie por sí mismo.

Gestionar los permisos del usuario

Nota: Descargue nuestros Permisos de usuario recomendados por grupo de usuarios de PurchasePlus para obtener más información sobre cada permiso individual.

1. Seleccione la pestaña [Permisos] del usuario. Dispone de dos opciones para configurar los permisos:

a. Copiar permisos de un usuario existente

1. Haga clic en [Seleccionar un usuario...] en el menú desplegable situado bajo "Copiar permisos".

2. Haga clic en [Guardar cambios]. Esto copiará los permisos del usuario seleccionado. Si la opción [Guardar cambios] no aparece, se debe a que los permisos son idénticos a los que ya se han configurado para este usuario.

b. Configurar los permisos individualmente 

1. Seleccione los [Permisos] que desea asignar al usuario.

2. Deseleccione los [Permisos] que no desea asignar al usuario.

3. Haga clic en [Guardar cambios] una vez que todos los permisos se hayan asignado correctamente.

Departamentos y organizaciones

Cuando un usuario es miembro de una Organización, tiene acceso automáticamente a todos los niveles de organización que están anidados debajo de esa Organización en la jerarquía. Siempre que disponga del permiso correspondiente, puede agregar al usuario a cualquier Organización de la que usted sea miembro, o a cualquier Organización que esté anidada debajo de cualquier Organización de la que usted sea miembro.

1. Seleccione la pestaña [Organizaciones]. Puede ver los departamentos u organizaciones a los que el usuario ya tiene acceso.

2. Haga clic en [Agregar organización]. 

3. [Busque] y [seleccione] el departamento u organización adicional que desea agregar. A continuación, haga clic en [Agregar organización].

Actualizar la organización predeterminada

Las organizaciones predeterminadas definen la Organización a la que pertenece el usuario cuando inicia sesión en PurchasePlus.

1. Haga clic en [Organización predeterminada] y seleccione la organización predeterminada requerida en el menú desplegable.

2. Haga clic en [Guardar cambios].

Notificaciones

Los usuarios reciben correos electrónicos de notificación (p. ej., recordatorios de aprobación de facturas) de manera individual por organización. Para cambiar si los usuarios reciben o no notificaciones, siga estos pasos:

1. Vaya a [Usuarios] → [Ver todos] en la barra de navegación lateral y, a continuación, seleccione al usuario en cuestión. Puede utilizar la función de búsqueda para este propósito.
2. Vaya a la pestaña [Organizaciones] del usuario:
3. Haga clic en el menú [Más] de la tabla de Organizaciones y luego seleccione [Gestionar]:
4. Active o desactive la casilla de verificación "Enviar notificaciones" y luego haga clic en [Actualizar]:

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Si necesita más ayuda con la creación y gestión de usuarios, póngase en contacto con nuestro atento equipo de asistencia al cliente de PurchasePlus.