Recuentos de inventario
Recuentos de inventario
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- Introducción
- Ver recuentos de inventario
- Estados del recuento de inventario y del conteo
- Iniciar un nuevo recuento de inventario
- Realizar un recuento de inventario (Conteo)
- Cerrar un recuento de inventario
- Vaciar ubicaciones de gasto
- Siguiente: recuento de inventario de fin de mes
Recuento de inventario
Un recuento de inventario (Stocktake) es un método para verificar la cantidad de Artículos de stock almacenados en una ubicación de stock. Un recuento de inventario se lleva a cabo en una Ubicación de stock y tiene un «Periodo» definido (es decir, un año natural y un mes). El recuento de inventario permite a los usuarios de su organización contar el número Real de artículos de stock en la ubicación, de modo que este conteo pueda compararse con el número Esperado de artículos de stock en dicha ubicación. La diferencia entre el conteo Real y el Esperado debe justificarse mediante una transferencia de variación antes de cerrar el recuento de inventario.
Los permisos para Gestionar recuentos de inventario y Cerrar recuentos de inventario se controlan mediante permisos de usuario independientes, dada la importancia que tienen los recuentos en una buena gestión de inventario.
Ver recuentos de inventario
Los usuarios pueden ver los recuentos de inventario de su organización navegando a [Inventario] → [Recuentos de inventario] en la barra de navegación lateral.
Puede ver los detalles de cualquier recuento de inventario individual en la tabla haciendo clic en el nombre de la ubicación de stock en el extremo izquierdo de la tabla.
Estado del recuento de inventario
Un recuento de inventario puede encontrarse en uno de dos estados:
- En progreso: El recuento de inventario se ha iniciado y está en curso. Cuando una ubicación de stock tiene un recuento de inventario en progreso, las Recepciones de stock en el inventario no son automáticas. En su lugar, los usuarios deben localizar la transferencia de recepción de stock y hacer clic manualmente en [Marcar como completado] cuando estén listos para hacerlo. Una vez completado el recuento de inventario, las recepciones de stock en el inventario vuelven a ser automáticas.
- Cerrado: El recuento de inventario se ha marcado como completado y se han justificado todas las variaciones.
Estado del conteo
Un recuento de inventario también tiene un estado de conteo, el cual es diferente del estado del recuento de inventario en sí. Los diferentes estados de conteo son:
- Sin contar: Ninguno de los artículos de stock de la ubicación de stock tiene un conteo registrado.
- Parcialmente contado: Se ha registrado un conteo para algunos, pero no todos, los artículos de stock de la ubicación de stock.
- Completamente contado: Se ha registrado un conteo para todos los artículos de stock de la ubicación de stock.
Iniciar un nuevo recuento de inventario
Los usuarios con el permiso Gestionar recuentos de inventario pueden hacer clic en el botón [Iniciar un nuevo recuento de inventario] en la página [Inventario] → [Recuentos de inventario].
Los usuarios tienen la opción de iniciar un recuento de inventario en una ubicación individual o en todas las ubicaciones:
Iniciar un recuento de inventario en una ubicación de stock individual.
Al seleccionar «Ubicación de stock individual», se abrirá un nuevo recuento de inventario en la ubicación de stock definida con el estado «En progreso» y un estado de conteo «Sin contar».
Iniciar un recuento de inventario en todas las ubicaciones de stock.
Al seleccionar «Todas las ubicaciones de stock», se abrirá un nuevo recuento de inventario en cada ubicación de stock de su organización actual, con el estado «En progreso» y el estado de conteo «Sin contar». Tenga en cuenta: no puede iniciar recuentos de inventario en todas las ubicaciones si ya existe algún recuento de inventario creado en el periodo de recuento seleccionado.
Periodo de recuento
Cada recuento de inventario debe tener un «Periodo de recuento», que suele ser el mes y el año naturales en los que se lleva a cabo el recuento. Puede crear un recuento de inventario en un periodo de recuento que ya tenga un recuento cerrado.
Recuentos de inventario a ciegas
Al crear (o actualizar) un recuento de inventario, el usuario puede configurarlo como «A ciegas», lo que significa que los usuarios que realicen el recuento no verán la cantidad esperada de artículos de stock en la ubicación. Esta puede ser una forma eficaz de garantizar que los artículos de stock se cuenten con minuciosidad. Solo los usuarios con el permiso «Cerrar recuentos de inventario» podrán ver el conteo esperado de un artículo de stock en un recuento a ciegas.
Realizar recuentos de inventario (Conteo)
Cualquier usuario puede añadir el conteo de un artículo de stock en el recuento de inventario, incluso si no cuenta con el permiso «Gestionar recuentos de inventario».
El usuario puede introducir directamente la cantidad del producto en la columna [Conteo], y/o utilizar los selectores numéricos de incremento/decremento a ambos lados del campo de entrada:
Una vez que se haya añadido el conteo de todos los artículos de stock al recuento de inventario, el estado de conteo del recuento pasará a «Completamente contado».
Escanear por código de barras
El usuario puede buscar mediante cualquier código de barras asociado al artículo de stock en PurchasePlus para acelerar el proceso de conteo, evitando la necesidad de desplazarse por una lista (potencialmente larga) de artículos de stock en una ubicación de stock.
Consulte nuestra Guía del usuario del escáner de códigos de barras para obtener más información.
Gestión de variaciones
Los recuentos de inventario con «Variaciones» —es decir, una diferencia entre el conteo esperado y el conteo real— deben rectificarse antes de cerrarse.
Las variaciones se pueden consultar línea por línea:
...y el valor total de la variación de un recuento en progreso puede visualizarse en el panel de información del encabezado del recuento de inventario:
Las variaciones deben gestionarse completando una Transferencia de variación de stock desde la ubicación de stock hacia una ubicación de gasto (o hacia otra ubicación de stock, si sabe adónde se trasladó el artículo). El objetivo principal de esto es actualizar la cantidad del artículo de stock en la ubicación de stock de origen para reflejar el conteo real.
Las variaciones se pueden transferir línea por línea (anteriormente conocido como [Transferencia rápida]):
...O bien, las variaciones pueden transferirse en lote utilizando el botón [Transferir todas las variaciones] en el encabezado del recuento de inventario:
Para gestionar variaciones de recuentos de inventario mediante transferencias, el usuario debe tener el permiso Gestionar transferencias.
Importar o exportar un conteo de inventario
Los usuarios con el permiso «Cerrar recuentos de inventario» pueden importar el conteo de stock de cualquier recuento mientras esté en estado En progreso, utilizando el botón [Crear nueva importación] en la pestaña [Importaciones] del recuento de inventario:
El archivo CSV de importación solo necesita tres columnas:
- stock_take_id
- stock_count_id
- quantity
Si va a utilizar la función de importación, se recomienda encarecidamente que primero utilice la función de exportación para tener acceso a los ID correctos de conteo de stock (que son valores diferentes a los ID de producto).
Para exportar un recuento de inventario, navegue a la pestaña [Exportaciones] del recuento, haga clic en [Crear nueva exportación] y descargue el archivo generado. A continuación, puede agregar sus conteos (es decir, las cantidades) a la hoja de cálculo e importar el archivo.
Puede eliminar una fila de la hoja de cálculo si lo desea. Al importar el archivo, la cantidad de este artículo de stock en PurchasePlus permanecerá tal como estaba antes de la importación. Su cantidad no se actualizará a 0 ni se eliminará de la ubicación de stock. Además, no es posible añadir nuevos artículos de stock a la ubicación de stock a través de una importación de hoja de cálculo.
Modo sin conexión
Los recuentos de inventario pueden realizarse en «Modo sin conexión» en situaciones donde la baja conectividad sea un problema.
El modo sin conexión permite al usuario realizar el recuento de inventario incluso si su dispositivo pierde la conexión a internet. Cuando el usuario esté listo para finalizar el modo sin conexión, deberá conectarse nuevamente a internet para sincronizar toda la información del recuento.
Para empezar a utilizar el modo sin conexión en un recuento de inventario, haga clic en [Más opciones] → [Iniciar modo sin conexión] en el encabezado del recuento de inventario:
Cerrar un recuento de inventario
Un recuento de inventario se puede cerrar si:
- Está en estado En progreso.
- [Recomendado] Todos los conteos de stock tienen un recuento registrado. Es posible cerrar un recuento de inventario contado parcialmente. Al hacer clic en [Cerrar recuento de inventario] cuando el estado de conteo es «Sin contar» o «Parcialmente contado», se autorellenarán todos los artículos de stock que no hayan sido contados con su conteo esperado actual.
- No existen Variaciones sin justificar entre el conteo esperado y el conteo real para ninguno de los artículos de stock incluidos en el recuento.
Para cerrar un recuento de inventario, haga clic en el botón [Cerrar recuento de inventario] en el encabezado del recuento. Esta acción está controlada por el permiso «Cerrar recuentos de inventario».
Cerrar todos los recuentos de inventario
Además, puede cerrar múltiples recuentos de inventario utilizando la columna de selección múltiple en la vista de tabla de Todos los recuentos de inventario. Tenga en cuenta: esta acción solo se completará con éxito en aquellos recuentos seleccionados que cumplan con los criterios anteriores para cerrar un recuento de inventario.
Vaciar ubicaciones de gasto
La acción [Vaciar ubicaciones de gasto] restablece a cero la cantidad de todos los artículos de stock en todas las ubicaciones de gasto. Esta acción creará automáticamente una transferencia contable para cada ubicación de gasto y transferirá los saldos de los artículos de stock desde la ubicación de gasto a la ubicación del sistema de coste de bienes utilizados a fin de periodo. Por lo general, las ubicaciones de gasto se vacían justo antes de cerrar todos los recuentos de inventario de un periodo determinado.
Cualquier transferencia de variación requerida para transferir cantidades de variación a una ubicación de gasto ya debe haberse completado antes de vaciar las ubicaciones de gasto.
Siguiente: recuento de inventario de fin de mes
La información anterior está pensada para brindarle una comprensión básica de los recuentos de inventario y de cómo funcionan en PurchasePlus.
Para obtener una guía paso a paso sobre cómo completar un recuento de inventario de fin de mes con nuestra plataforma, incluido el uso de funciones adicionales no mencionadas en este artículo, visite:
/docs/for-purchasers/end-of-month-stocktake-process
Esta es la Parte 5 de nuestra serie Introducción al inventario.
- Lea la Introducción al inventario, Parte 1
- Lea la Introducción al inventario, Parte 2: Artículos de stock
- Lea la Introducción al inventario, Parte 3: Ubicaciones de stock
- Lea la Introducción al inventario, Parte 4: Transferencias
¿Cómo empiezo a utilizar el módulo de Inventario?
Si su organización desea comenzar a utilizar el módulo de Inventario de PurchasePlus, comuníquese con su administrador de cuenta o con nuestro amable equipo de Customer Success para obtener asistencia con la activación del módulo y para coordinar la capacitación de sus usuarios.
Nota para compradores que utilizan Legacy PurchasePlus
El módulo de Inventario en PurchasePlus ha sido rediseñado y es materialmente diferente al módulo de Inventario de Legacy PurchasePlus. Las organizaciones que migren de Legacy PurchasePlus a PurchasePlus recibirán asistencia adicional para la migración.