Recepción de mercancías
Recepción de mercancías
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- Guía: Cómo recibir mercancías en el inventario
- Devolución de stock a un proveedor
Recepción en el inventario
Cuando recibe una entrega relacionada con una Orden de compra, puede usar PurchasePlus para "recibir" las mercancías (es decir, registrar digitalmente los artículos y las cantidades recibidas), de modo que sepa cuándo se completa su Orden de compra y pueda pagar con total confianza la Factura del proveedor. Esta funcionalidad es estándar en casi todas las configuraciones de PurchasePlus.
Los usuarios de nuestro módulo opcional de Inventario pueden ir un paso más allá y optar por "Recibir las mercancías en el inventario", lo que significa que las cantidades de los Artículos de stock en una Ubicación de stock especificada se actualizan automáticamente, y las mercancías recién recibidas pueden verse de inmediato en Informes, utilizarse en Transferencias, contarse en un Recuento de stock o volver a pedirse en una Requisición desde una ubicación de stock.
Cómo funciona
Para armonizar el mercado de compras descentralizado y enfocado en la eficiencia de PurchasePlus con el control granular de stock que requieren los responsables de inventario, hemos introducido tres conceptos importantes en nuestra plataforma:
- Elegibilidad del artículo de stock
- "Recibir como"
- "Productos maestros" y coincidencia de productos
Recomendamos que todos los usuarios de Inventario comprendan estos tres principios antes de recibir mercancías en el inventario.
Concepto 1: Elegibilidad del artículo de stock
Cuando recibe mercancías en el inventario con éxito, el resultado es que sus Artículos de stock se incrementan (es decir, el recuento aumenta) en la Ubicación de stock especificada:
En PurchasePlus, los artículos de stock deben ser:
- Productos que sean "propiedad" de su Organización, es decir, Productos "propiedad del comprador".
- Productos con un Paquete de venta de "Cada 1".
En cuanto al punto 1 anterior, esto significa que no puede mantener Productos propiedad del proveedor como artículos de stock. Esto tiene como fin evitar una situación en la que un proveedor pueda actualizar su producto para cambiarle el nombre, el paquete de venta o la unidad de medida, lo que afectaría a sus niveles de stock y valoraciones de inventario sin que usted pueda controlarlo.
Esta restricción permite disponer de un control exhaustivo y preciso de su inventario desde el primer momento, pero Crear y Gestionar artículos de stock puede requerir algo de tiempo durante la configuración inicial por parte de los compradores. Dicho esto, el proceso en sí es sencillo y nuestro equipo está a su disposición para ayudarle en cualquier momento.
Concepto 2: "Recibir como"
Al recibir mercancías en el inventario, es muy habitual que las mercancías que recibe sean muy similares pero no idénticas a los artículos de stock que mantiene en el inventario.
Como ejemplo sencillo: puede optar por mantener un artículo de stock genérico llamado "Tomate". Cuando pide tomates a su proveedor, este puede enviarle:
- Tomate Roma
- Tomate Beefsteak
- Tomate Celebrity
... y puede Recibir como su artículo de stock "Tomate" cualquiera de ellos para incrementar su nivel de stock. Durante el proceso de recepción, depende totalmente de usted qué artículos decide Recibir como su artículo de stock; incluso es posible recibir artículos no relacionados (por ejemplo, "Lata de refresco") como su artículo de stock (por ejemplo, "Tomate") e incrementarlo.
CONSEJO: Defina sus artículos de stock de forma bastante genérica para favorecer la flexibilidad y la rapidez durante el proceso de recepción.
No se preocupe: no tiene que seleccionar manualmente los artículos de stock correctos para la opción "Recibir como" durante la recepción. PurchasePlus sugerirá y completará de forma inteligente los artículos de stock que coincidan estrechamente con los artículos entregados por el proveedor para agilizar sus flujos de trabajo.
Obtenga más información sobre esta estrategia de coincidencia en la siguiente sección.
Concepto 3: Productos maestros y coincidencia de productos
PurchasePlus alberga millones de productos propiedad del comprador y del proveedor en nuestra base de datos. Además, mantenemos internamente una amplia lista de "Productos maestros" de nuestra propiedad. A veces verá productos con un propietario llamado "Marketboomer": ¡esa es la empresa detrás de PurchasePlus!
Los productos que pertenecen a compradores (p. ej., artículos de stock) o los productos propiedad de proveedores pueden ser "vinculados" a uno de nuestros productos maestros por nuestro equipo de expertos:
Esto permite a los compradores:
- Acceder a comparaciones de precios en tiempo real para el mismo artículo vendido por múltiples proveedores (p. ej., al crear una Requisición),
- Crear Listas de compra eficaces que sean fáciles de usar para los miembros de su Organización, y
- Acelerar el proceso de recepción en el inventario.
En detalle: Cómo los productos maestros y los productos sustitutos aceleran la recepción en el inventario
La recepción en el inventario implica una "asignación" compleja de:
- El artículo de stock que desea incrementar en su inventario, a
- El producto real y único que le envió su proveedor.
La forma en que PurchasePlus facilita esta asignación sin que el usuario tenga que asignar manualmente un artículo de stock a cada producto de la Orden de compra es a través de los productos vinculados a maestros y los productos sustitutos.
- Productos maestros: si nuestro equipo ha vinculado sus artículos de stock a un producto maestro Y sus proveedores tienen cotizaciones para ese producto maestro, cuando usted pida un producto maestro (por ejemplo, en una Requisición desde lista de compra), su artículo de stock vinculado se seleccionará automáticamente al recibir esa entrega en el inventario.
- Productos sustitutos: como se mencionó anteriormente, un artículo de stock debe tener un paquete de venta de "Cada 1". Sin embargo, el producto de su proveedor puede venderse en una caja de 24 unidades. Estos se consideran productos diferentes en nuestro sistema, pero se pueden "enlazar" para la recepción en el inventario creando una Relación de producto sustituto.
Si está recibiendo una entrega en el inventario y no existe una coincidencia maestra ni una relación de producto sustituto entre el producto del proveedor y su artículo de stock, PurchasePlus hará todo lo posible para sugerir otras coincidencias (en función de diversos factores como la similitud del producto). Sin embargo, se recomienda revisar atentamente las coincidencias e incluso elegir manualmente el artículo de stock (o crear un artículo de stock totalmente nuevo) usted mismo. La primera vez que haga esto, nuestro sistema creará la relación de producto sustituto automáticamente y la recordará para futuras tareas de recepción en el inventario.
Recepción de mercancías en el inventario
La recepción en el inventario comienza con la creación de una nueva Nota de recepción. En PurchasePlus, las Notas de recepción deben crearse a partir de Órdenes de compra; no hay forma de crear una Nota de recepción fuera de una relación con una Orden de compra.
Para crear una nueva Nota de recepción:
Paso 1: Vaya a [Órdenes de compra] → [Ver todas] en la barra de navegación lateral. Haga clic en el icono del [Camión] en la columna de notas de recepción de mercancías (GR Note) para crear una Nota de recepción para esa Orden de compra:
Paso 2: Seleccione [Recibir en inventario]:
... y complete los campos que aparecen:
- "Ubicación de stock de destino" es la Ubicación de stock donde se incrementarán los artículos de stock.
- "Recibir todos los artículos pendientes" significa que cada línea de la Nota de recepción se completará previamente con la cantidad pendiente por recibir. Aun así, es posible que desee revisar manualmente cada artículo antes de finalizar la Nota de recepción.
- "Fecha física" indica la fecha en que se recibieron físicamente las mercancías, ya que a menudo puede diferir de la fecha de creación de la Nota de recepción.
Una vez que haya completado estos tres campos, haga clic en [Crear nota de recepción].
Paso 3: La página resultante muestra un Borrador de nota de recepción. Recomendamos revisar atentamente cada línea de la Nota de recepción para asegurarse de que tanto la cantidad de artículos que recibe como el artículo de stock con el que recibe cada uno sean correctos:
Si seleccionó "Recibir todos los artículos pendientes" en el Paso 2 anterior, es posible que deba modificar la cantidad de artículos a recibir en caso de que le hayan entregado de más o de menos.
Si necesita seleccionar un artículo de stock diferente al que PurchasePlus seleccionó automáticamente, primero haga clic en el botón [Opciones avanzadas] en la línea correspondiente (vea la imagen a continuación). Nota: Si es la primera vez que recibe este artículo de stock, primero deberá Crear un nuevo artículo de stock.
Luego, haga clic en el icono de la papelera para borrar la selección:
Por último, se le solicitará que elija un artículo de la lista de sugerencias o que busque un artículo de stock específico:
Haga clic en [Aplicar cambios].
Paso 4: Haga clic en [Marcar como recibido] para finalizar la Nota de recepción. Los artículos de stock identificados se incrementarán según la cantidad recibida en la ubicación de stock de destino mediante una Transferencia de entrada de stock.
Tenga en cuenta: Cuando una ubicación de stock tiene un Recuento de stock en curso, las transferencias de entrada al inventario no se completan automáticamente. En su lugar, los usuarios deben localizar la transferencia de entrada de stock y hacer clic manualmente en [Marcar como completado] cuando estén listos para hacerlo.
Una vez completado el recuento de stock, las recepciones de stock en el inventario vuelven a realizarse de forma automática.
Devolución de stock a un proveedor
Una vez que el stock se ha recibido en el inventario, su nivel de stock solo se puede ajustar mediante Transferencias.
En el caso de que sea necesario devolver stock a un proveedor, siga estos pasos:
Primero, cree una nueva Transferencia de tipo "Ajuste de stock", elija como ubicación de origen la ubicación de stock en la que se recibió el stock originalmente y seleccione como ubicación de destino el proveedor al que se devuelve el stock:
Luego, busque los artículos de stock que se devolverán al proveedor. Especifique la cantidad a devolver y repita el proceso para cada artículo de stock que devuelva. Puede utilizar el filtro [[Ocultar artículos con cantidad cero]](/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory-transfers#HideZeroQuantity) para facilitar la revisión de la transferencia.
Una vez que haya agregado todos los artículos de stock y las cantidades a la transferencia, puede enviarla para su aprobación o hacer clic en [Marcar como completado] (según sus permisos de usuario):
Una vez que la transferencia se marque como completada, los niveles de stock se ajustarán correctamente en PurchasePlus. Sin embargo, la comunicación con el proveedor y el transportista (si fuera necesario) deberá gestionarse fuera de la plataforma.