Resumen general
Resumen general
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- Flujo de aprobación
- ¿Quién puede crear y gestionar flujos de aprobación?
- Guía: Crear un flujo de aprobación
- Guía: Actualizar flujos de aprobación
- Guía: Aprobar (o rechazar) un documento en un flujo de aprobación
- Nuevo frente a legacy
- Resolución de problemas
Flujo de aprobación
Desde el momento en que nuestro sistema procesa una Factura y Nota de crédito, PurchasePlus analiza constantemente cada documento en los estados «Abierta» y «Pendiente de aprobación», y genera Indicadores a nivel de cabecera o de línea en el documento, según la Configuración de indicadores de cada Organización. Estos indicadores nos avisan de que existe un problema con dicho documento (por ejemplo, la cantidad pedida en la Orden de compra coincidente no es igual a la cantidad facturada) y que una persona designada debe revisarlo.
Quién sea exactamente esa persona puede variar en función de la Unidad organizativa que haya recibido la Factura o Nota de crédito, del valor del documento, o de ambos. Incluso es posible que deba ser revisado por varias personas dentro de una organización. La lógica sobre quién debe Aprobar una Factura o Nota de crédito, así como las notificaciones automáticas y tareas que habilitan al revisor, se define mediante un Flujo de aprobación. (Nota: esto también se aplica ahora a las transferencias de stock y a las solicitudes)
Una vez que a un documento se le haya concedido la Aprobación final, pasará automáticamente al estado Conciliada y podrá ser Exportado a su sistema de cuentas por pagar (AP) externo.
Un Flujo de aprobación contiene Rangos, Asignaciones y se Ejecuta cuando se imputa contablemente una Factura o Nota de crédito aplicable a la Organización/Unidad asignada. Siga leyendo para obtener más información.
En el caso de las solicitudes y transferencias de stock, una vez que alcanzan la Aprobación final: Las solicitudes se completarán y generarán una Orden de compra. Las transferencias de stock se marcarán como completadas.
Rangos del flujo
Los flujos de trabajo cuentan con Rangos, los cuales controlan los usuarios que pueden aprobar Facturas o Notas de crédito hasta un Valor determinado.
Todos los Rangos del flujo tienen un Nombre (p. ej., «Rango 1» o «Personal de cocina»), y cada Rango tiene tres componentes diferenciados: Orden del rango, Valor máximo del rango y Aprobadores del rango.
Esto también se aplica a los flujos de solicitudes y transferencias de stock:
Transferencias de inventario 
Solicitudes
Orden de los rangos del flujo
Una Factura o Nota de crédito que entra en un Flujo requerirá Aprobación en el Orden de rangos definido. Es decir, el documento primero debe ser Aprobado por el Orden de rango 1 antes de poder ser Aprobado por el Orden de rango 2, y así sucesivamente, hasta que se le conceda la Aprobación final. Consulte la sección: Valor máximo del rango del flujo para obtener más información sobre la Aprobación final.
Un Flujo puede contener hasta 10 Rangos.
Valor máximo del rango del flujo
El Valor máximo de un Rango es importante, ya que indica qué Rangos pueden otorgar la Aprobación final a una Factura o Nota de crédito y cuáles no.
Si el valor del documento es menor o igual que el Valor máximo del rango, el Rango concederá la aprobación final. Si el valor del documento es superior al Valor máximo del rango, el Rango no otorgará la Aprobación final y el documento continuará al siguiente Rango.
Por ejemplo, si el Valor máximo del Rango 1 es de 500 $ y entra en el Flujo una Factura con un valor de 501 $, los Aprobadores del Rango 1 no podrán conceder la Aprobación Final de la Factura: la Aprobación final deberá otorgarla alguien en un Rango con un Valor máximo superior a 500 $. Sin embargo, si el valor de la Factura fuera de 499 $, los Aprobadores del Rango 1 sí podrían conceder la Aprobación final de la Factura sin necesidad de que la apruebe un usuario de un Rango superior.
Tenga en cuenta que: no existe un Valor de rango «Ilimitado». El Valor máximo del último Rango del flujo debe ser el valor más alto posible que espere recibir razonablemente en una Factura o Nota de crédito.
Aprobadores del flujo
Los Rangos del flujo pueden tener uno o varios Aprobadores:
Los Aprobadores que pertenezcan a cada Rango recibirán una notificación por correo electrónico cuando una Factura o Nota de crédito ingrese al Rango y requiera su Aprobación. Cualquier usuario del Rango puede aprobar el documento, y la Aprobación del rango se considerará «concedida» por el primer usuario que lo apruebe dentro del Rango.
Asignaciones del flujo
Los Flujos de aprobación de Facturas o Notas de crédito se asignan a una o varias Organizaciones o Unidades organizativas. Todo documento que se impute a una Organización o Unidad organizativa se incluirá en el Flujo asignado a dicha Organización.
Los usuarios con el permiso «Gestionar organizaciones» pueden asignar un Flujo a su Organización en la página [Configuración del sistema] → [Configuración de la organización].
Un Flujo se puede asignar a múltiples Organizaciones (Departamentos), pero una Organización solo puede tener un Flujo asignado.
En el caso del Flujo de aprobación de transferencias de stock, la única diferencia es que se asigna directamente a la Ubicación de existencias:
Nota sobre las jerarquías organizativas
Los Flujos no se «heredan» de las Organizaciones principales (padre). Si desea que una Unidad organizativa tenga el mismo Flujo de aprobación de facturas que una de sus Organizaciones principales, debe aplicarse tanto en el nivel superior como en los niveles secundarios de la Jerarquía organizativa.
Ejecuciones del flujo
Los Flujos se «Ejecutan» cuando se imputa contablemente una Factura o Nota de crédito aplicable a una Organización que tiene un Flujo asignado.
Dentro de un Flujo existe la pestaña [Ejecuciones], la cual enumera todas las ocasiones en que se ha invocado un Flujo en particular, detallando los documentos involucrados:
Para consultar un Panel de información detallado (es decir, un Registro de auditoría) sobre una Ejecución de flujo específica y todos sus Eventos de ejecución, haga clic en el botón de la columna [Información].
Cancelar, retener o eliminar una Factura o Nota de crédito en cualquier momento durante una Ejecución activa cancelará la Ejecución del flujo.
En el caso de las solicitudes, verá el número de solicitudes; lo mismo sucede con las transferencias de stock:
Solicitudes
Transferencias de stock 
Quién puede gestionar flujos
Un usuario debe tener habilitado el permiso «Puede gestionar flujos de aprobación» para poder Crear o Gestionar flujos de aprobación.
Los usuarios con este Permiso podrán Gestionar los Flujos en cualquier Organización de la que sean miembros.
Para Asignar un Flujo a una Organización, el usuario debe poseer el permiso «Gestionar organizaciones».
Crear un flujo de aprobación
Los usuarios con el permiso «Puede gestionar flujos de aprobación» pueden crear un nuevo Flujo de aprobación de Facturas o Notas de crédito (también aplicable a solicitudes y transferencias de stock) siguiendo estos pasos. Una vez creados, los Flujos no se pueden eliminar.
Paso 1. Vaya a [Configuración del sistema] → [Flujos de aprobación] en la barra de navegación lateral y haga clic en el botón [Crear un nuevo flujo de aprobación]:
Paso 2. Seleccione el Tipo de flujo deseado y, a continuación, asigne un Nombre y una Descripción al Flujo antes de hacer clic en [Crear flujo]:
Paso 3. Accederá al Flujo recién creado, que cuenta con un Rango predeterminado. Puede editar el Rango predeterminado haciendo clic en [Actualizar rango] dentro del menú [Más], en caso de que desee modificar el Nombre o el Valor máximo del Rango:
Paso 4. Haga clic en [Crear nuevo rango] para añadir más Rangos según sus necesidades. Se recomienda encarecidamente ordenar los Rangos según sus Valores máximos en orden ascendente. Puede editar los Rangos y el Orden de los rangos seleccionando la(s) opción(es) pertinente(s) en el menú [Más]:
Paso 5. Añada Aprobadores a cada Rango haciendo clic en el botón de la columna [Aprobadores]. Solo podrá añadir Aprobadores que (a) sean usuarios existentes de PurchasePlus y (b) sean miembros de la Organización en la que está creando el Flujo:
Paso 6. El Flujo pasa a estar «Activo» tan pronto como se Asigna a una o más Organizaciones o Unidades organizativas.
Actualizar un flujo de aprobación
Puede actualizar el Nombre y la Descripción de un Flujo visitando la pestaña [Configuración]:
Actualizar rangos de flujos de aprobación
Al hacer clic en el menú [Más] de un Rango del flujo, se mostrará una lista de opciones para actualizar dicho rango:
- [Subir rango] y [Bajar rango] se pueden utilizar para modificar el orden de los Rangos en el Flujo.
- [Actualizar rango] se puede utilizar para cambiar el Nombre o el Valor máximo del Rango.
- [Eliminar rango] eliminará por completo el Rango del Flujo.
Si tan solo una Factura se encuentra Pendiente de aprobación en el Flujo, los Rangos de dicho Flujo no se podrán actualizar ni eliminar. Las Facturas deben Retenerse o completar el proceso de aprobación antes de que se puedan modificar los Rangos. Sin embargo, puede añadir un nuevo Aprobador (usuario) al Rango en cualquier momento. (Lo mismo ocurre con las solicitudes, notas de crédito y transferencias de stock)
Añadir o eliminar aprobadores
Para gestionar los Aprobadores de un Rango del flujo, primero haga clic en el botón de la columna [Aprobadores]:
Para añadir un nuevo Aprobador, haga clic en el botón [Añadir aprobador] y busque al usuario en cuestión. Solo podrá añadir Aprobadores que (a) sean usuarios existentes de PurchasePlus y (b) sean miembros de la Organización en la que está creando el Flujo.
Para eliminar un Aprobador, haga clic en [Eliminar] en el menú [Más]:
Actualizar las asignaciones de un flujo
La posibilidad de Asignar un Flujo se encuentra en dos ubicaciones dentro de PurchasePlus:
1. En la pestaña [Asignaciones] del Flujo: 
2. En la página [Configuración del sistema] → [Configuración de la organización]:
Tenga en cuenta que: Los usuarios deben poseer el permiso «Gestionar organizaciones» para asignar un Flujo de aprobación a una Organización o Unidad organizativa.
Si tan solo una Factura se encuentra en estado Pendiente de aprobación según el Flujo, este no se podrá desasignar de una Organización. Las Facturas deben Retenerse o completar el proceso de Aprobación primero. (Lo mismo ocurre con las solicitudes, notas de crédito y transferencias de stock)
Eliminar un flujo
Los Flujos deben ser eliminados por un miembro del equipo de configuración de PurchasePlus. Por favor, póngase en contacto con nosotros para coordinar la Eliminación de un Flujo de una Unidad organizativa.
Aprobar o rechazar
Los usuarios tienen la posibilidad de Aprobar o Rechazar una Factura o Nota de crédito que haya sido imputada a una Unidad organizativa donde (a) haya un Flujo Asignado y (b) sean Aprobadores en uno de sus Rangos del flujo.
Los Aprobadores pueden Aprobar o Rechazar el documento desde la página [Facturas O Notas de crédito] → [Pendientes de mi aprobación]. Tenga en cuenta que los Aprobadores en el segundo Rango (y subsiguientes) del Flujo solo verán las Facturas o Notas de crédito en esta lista después de que hayan recibido la Aprobación del Rango o Rangos anteriores:
Además, los Aprobadores pueden abrir una Factura o Nota de crédito y utilizar los botones [Aprobar] o [Rechazar] en la cabecera del documento:
¿Qué sucede cuando se Aprueba una Factura o Nota de crédito?
- Si el Valor de la Factura o Nota de crédito es superior al Valor máximo del rango del aprobador, el documento pasará al siguiente Rango de aprobación. Se notificará por correo electrónico a los usuarios del siguiente Rango de aprobación.
- Si el Valor del documento es menor o igual que el Valor máximo del rango del aprobador, el Flujo considerará esto como «Aprobación final» y la Factura o Nota de crédito pasará automáticamente al estado Conciliada. Podrá entonces exportarse a su sistema de cuentas por pagar (AP) externo para el pago. (Lo mismo ocurre con las solicitudes y transferencias de stock)
¿Qué sucede cuando se Rechaza una Factura o Nota de crédito?
- Se solicitará a los Aprobadores que introduzcan un Comentario, y el documento pasará automáticamente al estado Cancelada. (Lo mismo ocurre con las solicitudes y transferencias de stock)
New vs legacy
Para los usuarios históricos de PurchasePlus, es posible que estén familiarizados con el funcionamiento de los Flujos en Legacy PurchasePlus. A continuación se explica en qué se diferencian los «Nuevos» Flujos de aprobación de los Flujos en Legacy:
- A diferencia de los aprobadores de facturas en Legacy, los Aprobadores del nuevo flujo (y el Orden de aprobación) se definen mediante Rangos, en lugar de que el rol de Aprobador operativo o financiero apruebe la Factura en cualquier momento.
- Los flujos de aprobación [Nuevos] deben habilitarse tanto para la Organización del comprador como para las Unidades organizativas individuales.
- A diferencia de los Flujos de aprobación en Legacy, no existe un Rango «Ilimitado» que se pueda aplicar; el Rango final debe tener el valor más alto que se requiera aprobar.
- En los Nuevos flujos, los usuarios pueden consultar las Ejecuciones del Flujo correspondientes a las Facturas y Notas de crédito implicadas. Dentro de una Ejecución, los usuarios pueden ver los Eventos de ejecución, lo que proporciona un Registro de auditoría eficaz para cada Factura o Nota de crédito dentro de un Flujo.
Por último, es fundamental señalar que los «Nuevos» Flujos de aprobación son mutuamente excluyentes con los Flujos de aprobación de Legacy. En cuanto se habilitan los Nuevos flujos de aprobación para una Organización, los usuarios de dicha Organización ya no podrán Aprobar Facturas o Notas de crédito según los Flujos de aprobación operativos y financieros de Legacy.
Resolución de problemas
- Acabo de habilitar los Nuevos flujos para mi Organización, pero ninguna de mis Facturas (Pendientes de aprobación) se ha colocado en el Flujo correspondiente.
Las Facturas y Notas de crédito que estaban Pendientes de aprobación al momento de habilitar los Nuevos flujos deben volver a Abrirse y luego Marcarse nuevamente como Pendientes de aprobación para que el Flujo de aprobación correspondiente surta efecto. (Lo mismo ocurre con las solicitudes y transferencias de stock)
- ¿Qué ocurre si la Factura o Nota de crédito se imputa a una Unidad organizativa diferente durante la Ejecución del flujo?
El estado de la Ejecución del flujo se actualiza a Cancelada y el documento entra en la nueva Ejecución del flujo. (Lo mismo ocurre con las solicitudes y transferencias de stock)
- ¿Qué ocurre si una Factura o Nota de crédito se encuentra a mitad de la Ejecución del flujo y se resuelven todos los Indicadores?
La Ejecución se cancela y el documento se actualiza automáticamente a Conciliada. (Lo mismo ocurre con las solicitudes y transferencias de stock)
- ¿Qué ocurre si no se encuentra ningún Flujo de aprobación para la Unidad organizativa a la que está imputada una Factura o Nota de crédito?
El documento permanece en el estado Pendiente de aprobación. (Lo mismo ocurre con las solicitudes y transferencias de stock)
- **¿Qué ocurre si hay un Flujo de aprobación habilitado para una Organización, pero no se añaden Aprobadores a ningún Rango del flujo?
La Factura o Nota de crédito permanecerá en el Flujo de aprobación hasta que se añada un Aprobador al Rango correspondiente. (Lo mismo ocurre con las solicitudes y transferencias de stock)**
- Deseo replicar los «Flujos de aprobación operativos y financieros» de Legacy. ¿Cómo puedo hacerlo?
Puede crear dos Rangos de flujo con un Valor máximo de 0 $ cada uno, y añadir los Aprobadores operativos a uno de los Rangos y los Aprobadores financieros al otro Rango. (Lo mismo ocurre con las solicitudes y transferencias de stock)
- El sistema me impide editar un Flujo a pesar de tener el permiso correcto.
Nuestro sistema impide editar un Flujo si existen Ejecuciones activas en él. En primer lugar, Apruebe o Rechace las Facturas en la Ejecución activa; tras ello podrá editar el Flujo. (Lo mismo ocurre con las solicitudes y transferencias de stock)
- Estoy recibiendo dos correos electrónicos de «Facturas pendientes de mi aprobación».
Debe ser eliminado como Aprobador del Flujo de aprobación de facturas de Legacy.
- ¿Puedo «Saltar» Rangos de aprobación si pertenezco a un Rango de flujo con un Valor máximo superior al Valor de la Factura o Nota de crédito?
No, el documento seguirá requiriendo la Aprobación de los usuarios definidos según el Orden de rangos configurado para el Flujo. Por ejemplo, si el Valor de una Factura es de 1000 $, el Rango 1 puede aprobar hasta 500 $ y el Rango 2 puede aprobar hasta 2000 $, los miembros del Rango 2 deberán esperar la Aprobación del Rango 1 antes de poder otorgar la Aprobación final a la Factura Pendiente de aprobación. Sin embargo, el permiso «Puede superaprobar facturas y notas de crédito» permite a los usuarios autorizados pasar forzosamente cualquier Factura o Nota de crédito en estado «Pendiente de aprobación» al estado «Conciliada», independientemente de si se encuentra actualmente en un Flujo de aprobación o no. Por tanto, este permiso es una forma eficaz para que los usuarios autorizados puedan «saltarse» los rangos de aprobación del flujo. (Lo mismo ocurre con las solicitudes y transferencias de stock)