Descripción general

Flujo de trabajo de aprobación

Desde el momento en que una Factura y Nota de crédito ingresa a nuestro sistema, PurchasePlus analiza constantemente cada documento en los estados 'Abierto' y 'Pendiente de aprobación', y genera Marcas a nivel de encabezado o de línea en el documento, según la configuración de marcas de cada organización. Estas marcas nos indican que hay un problema con ese documento (por ejemplo, la cantidad pedida en la Orden de compra vinculada no es la misma que la cantidad facturada) y que debe ser revisado por una persona designada.

Quién sea exactamente esa persona puede variar, según la unidad de la organización que recibió la Factura o la Nota de crédito, el valor del documento o ambos factores. Incluso puede requerir la revisión de varias personas dentro de una organización. La lógica sobre quién debe aprobar una Factura o Nota de crédito, así como las notificaciones y tareas automatizadas que facilitan la labor del revisor, se define mediante un Flujo de trabajo de aprobación. ( Nota: esto también se aplica ahora a las transferencias de existencias y solicitudes)

Una vez que un documento recibe la Aprobación final, pasará automáticamente al estado Conciliado y podrá ser exportado a su sistema externo de cuentas por pagar (AP).

Un Flujo de trabajo de aprobación contiene Rangos, Asignaciones y se Ejecuta cuando una Factura o Nota de crédito aplicable se imputa a la organización o unidad asignada. Siga leyendo para obtener más información.

Para solicitudes y transferencias de existencias, una vez que alcanzan la Aprobación final: Las Solicitudes se completarán y generarán una Orden de compra. Las Transferencias de existencias se marcarán como completadas. 

Rangos del flujo de trabajo

Los flujos de trabajo tienen rangos, los cuales controlan qué usuario(s) puede(n) aprobar Facturas o Notas de crédito hasta un valor determinado.

Todos los rangos del flujo de trabajo tienen un nombre (p. ej., 'Rango 1' o 'Ayudante de cocina'), y cada rango tiene tres componentes diferenciados: Orden del rango, Valor máximo del rango y Aprobadores del rango.

Esto también se aplica a los flujos de trabajo de solicitudes y transferencias de existencias:

Transferencias de inventario

Solicitudes

Orden de los rangos del flujo de trabajo

Una Factura o Nota de crédito que ingresa a un flujo de trabajo requerirá aprobación en el orden de rango definido. Es decir, el documento primero debe ser aprobado por el Rango de orden 1 antes de poder ser aprobado por el Rango de orden 2, y así sucesivamente, hasta recibir la Aprobación final. Consulte la sección: Valor máximo del rango del flujo de trabajo para obtener más información sobre la Aprobación final.

Un flujo de trabajo puede contener hasta 10 rangos.

Valor máximo del rango del flujo de trabajo

El valor máximo de un rango es importante, ya que indica qué rangos pueden otorgar la Aprobación final a una Factura o Nota de crédito y cuáles no. 

Si el valor del documento es menor o igual al valor máximo del rango, el rango otorgará la aprobación final. Si el valor del documento es mayor que el valor máximo del rango, el rango no otorgará la Aprobación final y el documento continuará al siguiente rango.

Por ejemplo, si el valor máximo del Rango 1 es $500 y una Factura con un valor de $501 ingresa al flujo de trabajo, los aprobadores del Rango 1 no podrán otorgar la Aprobación final a la Factura; la Aprobación final deberá otorgarla alguien de un rango con un valor máximo superior a $500. Sin embargo, si el valor de la Factura fuera de $499, el o los aprobadores del Rango 1 podrían otorgar la Aprobación final a la Factura, sin necesidad de que sea aprobada por un usuario de un rango superior.

Nota: No existe un valor de rango 'Ilimitado'. El valor máximo del último rango del flujo de trabajo debe ser el valor factible más alto de Factura o Nota de crédito que prevea recibir.

En la pestaña [Configuración] del flujo de trabajo, active [Omitir aprobación si supera el valor máximo] cuando se deban omitir los rangos cuyo valor máximo sea inferior al total del documento. Los rangos marcados como Siempre obligatorio nunca se omiten. Los rangos finales pueden permanecer como No corresponde.

Nota: Los rangos Siempre obligatorio deben seguir aprobando aunque el documento supere el valor máximo. Si el valor máximo de ese rango es inferior al total del documento, la aprobación es parcial y el documento continúa al siguiente rango aplicable.

Aprobadores del flujo de trabajo

Los rangos del flujo de trabajo pueden tener uno o más aprobadores:

Los aprobadores que pertenecen a cada rango recibirán una notificación por correo electrónico cuando una Factura o Nota de crédito ingrese al rango y requiera su aprobación. Cualquier usuario del rango puede aprobar el documento, y la aprobación del rango se considerará otorgada por el primer usuario que apruebe dentro de dicho rango. 

Asignaciones del flujo de trabajo

Los flujos de trabajo de aprobación de Facturas o Notas de crédito se asignan a una o más organizaciones o unidades de organización. Cualquier documento imputado a una organización o unidad de organización se incluirá en el flujo de trabajo asignado a esa organización. 

Los usuarios con el permiso 'Gestionar organizaciones' pueden asignar un flujo de trabajo a su organización en la página [Configuración del sistema] → [Configuración de la organización].

Un flujo de trabajo se puede asignar a varias organizaciones (departamentos), pero una organización solo puede tener un flujo de trabajo asignado. 

Para el flujo de trabajo de aprobación de transferencias de existencias, la única diferencia es cuando se asignan a la propia ubicación de existencias:

Nota sobre las jerarquías de organizaciones

Los flujos de trabajo no se 'heredan' de las organizaciones principales. Si desea que una unidad de la organización tenga el mismo flujo de trabajo de aprobación de Facturas que una de sus organizaciones principales, debe aplicarse tanto en el nivel superior como en el subordinado dentro de la jerarquía de la organización.

Ejecuciones del flujo de trabajo

Los flujos de trabajo se 'ejecutan' cuando una Factura o Nota de crédito aplicable se imputa a una organización que tiene un flujo de trabajo asignado. 

Dentro de un flujo de trabajo hay una pestaña [Ejecuciones] que enumera todas las veces que se ha activado ese flujo de trabajo en particular, detallando los documentos involucrados:

Para ver un panel de información detallado (es decir, un registro de auditoría) sobre una ejecución de flujo de trabajo específica y todos sus eventos de ejecución, haga clic en el botón de la columna [Información].

Cancelar, pausar o eliminar una Factura o Nota de crédito en cualquier momento durante una ejecución activa cancelará la ejecución del flujo de trabajo.

Para las solicitudes verá la cantidad de solicitudes, al igual que con las transferencias de existencias:

Solicitudes

Transferencias de existencias

¿Quién puede gestionar flujos de trabajo?

Un usuario debe tener habilitado el permiso 'Puede gestionar flujos de trabajo de aprobación' para poder crear o gestionar flujos de trabajo de aprobación.

Los usuarios con este permiso podrán gestionar los flujos de trabajo en cualquier organización de la que sean miembros.

Para asignar un flujo de trabajo a una organización, el usuario debe tener el permiso 'Gestionar organizaciones'.

Crear un flujo de trabajo de aprobación

Los usuarios con el permiso 'Puede gestionar flujos de trabajo de aprobación' pueden crear un nuevo flujo de trabajo de aprobación de Facturas o Notas de crédito (también se aplica a solicitudes y transferencias de existencias) siguiendo estos pasos. Una vez creados, los flujos de trabajo no se pueden eliminar.

Paso 1. Diríjase a [Configuración del sistema] → [Flujos de trabajo de aprobación] en la barra de navegación lateral y luego haga clic en el botón [Crear un nuevo flujo de trabajo de aprobación]:

Paso 2. Seleccione el tipo de flujo de trabajo deseado y luego asígnele un nombre y una descripción antes de hacer clic en [Crear flujo de trabajo]:

Paso 3. Accederá al flujo de trabajo recién creado, que cuenta con un rango predeterminado. Puede editar el rango predeterminado haciendo clic en [Actualizar rango] en el menú [Más], si desea cambiar el nombre o el valor máximo del rango:

Paso 4. Haga clic en [Crear nuevo rango] para agregar los rangos adicionales que necesite. Se recomienda encarecidamente ordenar los rangos según sus valores máximos, en orden ascendente. Puede editar los rangos y el orden de los rangos seleccionando la(s) opción(es) correspondiente(s) en el menú [Más]:

Paso 5. Agregue aprobadores a cada rango haciendo clic en el botón de la columna [Aprobadores]. Solo podrá agregar aprobadores que (a) sean usuarios existentes de PurchasePlus y (b) sean miembros de la organización en la que está creando el flujo de trabajo:

Paso 6. El flujo de trabajo pasa a estar 'Activo' tan pronto como se asigna a una o más organizaciones o unidades de organización. 

Actualizar flujos de trabajo de aprobación

Puede actualizar el nombre y la descripción de un flujo de trabajo visitando la pestaña [Configuración]:

Actualizar rangos del flujo de trabajo

Al hacer clic en el menú [Más] de un rango del flujo de trabajo, se mostrará una lista de opciones para actualizarlo:

• [Subir rango] y [Bajar rango] se pueden utilizar para modificar el orden de los rangos en el flujo de trabajo.
• [Actualizar rango] se puede utilizar para cambiar el nombre o el valor máximo del rango y para marcar el rango como Siempre obligatorio.
• [Eliminar rango] eliminará por completo el rango del flujo de trabajo.

Si hay al menos una Factura pendiente de aprobación en el flujo de trabajo, los rangos de ese flujo de trabajo no se podrán actualizar ni eliminar. La(s) Factura(s) deben pausarse o completar el proceso de aprobación antes de que se puedan actualizar los rangos. Sin embargo, puede agregar un nuevo aprobador (usuario) al rango en cualquier momento. (lo mismo aplica a solicitudes, notas de crédito y transferencias de existencias)

Agregar o eliminar aprobadores

Para gestionar los aprobadores en un rango del flujo de trabajo, primero haga clic en el botón de la columna [Aprobadores]:

Para agregar un nuevo aprobador, haga clic en el botón [Agregar aprobador] y busque al usuario en cuestión. Solo podrá agregar aprobadores que (a) sean usuarios existentes de PurchasePlus y (b) sean miembros de la organización en la que está creando el flujo de trabajo.

Para eliminar un aprobador, haga clic en [Eliminar] en el menú [Más]:

Actualizar la(s) asignación(es) de un flujo de trabajo

La posibilidad de asignar un flujo de trabajo se encuentra en dos lugares dentro de PurchasePlus:

1. La pestaña [Asignaciones] del flujo de trabajo:

En [Nueva asignación], seleccione la pestaña [Cuenta (para toda la organización)] para marcar múltiples códigos de cuenta y asignar el flujo de trabajo en un solo guardado. Las cuentas ya asignadas aparecen marcadas, deshabilitadas y muestran la etiqueta Ya asignada.

2. La página [Configuración del sistema] → [Configuración de la organización]:

Nota: Los usuarios deben tener el permiso 'Gestionar organizaciones' para asignar un flujo de trabajo de aprobación a una organización o unidad de organización.

Si hay al menos una Factura en estado Pendiente de aprobación según el flujo de trabajo, el flujo de trabajo no se puede desasignar de una organización. La(s) Factura(s) deben pausarse o completar primero el proceso de aprobación. (lo mismo aplica a solicitudes, notas de crédito y transferencias de existencias)

Eliminar un flujo de trabajo

Los flujos de trabajo deben ser eliminados por un miembro del equipo de configuración de PurchasePlus. Póngase en contacto con nosotros para coordinar la eliminación de un flujo de trabajo de una unidad de organización.

Aprobar o rechazar

Los usuarios tienen la posibilidad de aprobar o rechazar una Factura o Nota de crédito que haya sido imputada a una unidad de organización donde (a) haya un flujo de trabajo asignado y (b) sean aprobadores en uno de sus rangos de flujo de trabajo.

Los aprobadores pueden aprobar o rechazar el documento desde la página [Facturas O Notas de crédito] → [Pendiente de mi aprobación]. Tenga en cuenta que los aprobadores en el segundo rango (y rangos posteriores) del flujo de trabajo solo verán Facturas o Notas de crédito en esta lista después de que hayan recibido la aprobación del o de los rangos anteriores:

Además, los aprobadores pueden hacer clic en una Factura o Nota de crédito y usar los botones [Aprobar] o [Rechazar] en el encabezado del documento:

¿Qué sucede cuando se aprueba una Factura o Nota de crédito?

• Si el valor de la Factura o Nota de crédito es mayor que el valor máximo del rango del aprobador, el documento pasará al siguiente rango de aprobación. Los usuarios del siguiente rango de aprobación recibirán una notificación por correo electrónico.
• Si el valor del documento es menor que el valor máximo del rango del aprobador, el flujo de trabajo considera esto como 'Aprobación final', y la Factura o Nota de crédito pasa automáticamente al estado Conciliado. Puede exportarse a su sistema externo de cuentas por pagar para su pago. (lo mismo aplica a solicitudes y transferencias de existencias)

¿Qué sucede cuando se rechaza una Factura o Nota de crédito?

• Se solicitará a los aprobadores que agreguen un comentario y el documento pasará automáticamente al estado Cancelado. (lo mismo aplica a solicitudes y transferencias de existencias)

Nuevo vs. anterior

Para los usuarios antiguos de PurchasePlus, es posible que estén familiarizados con el funcionamiento de los flujos de trabajo en nuestra plataforma anterior. Así es como difieren los 'Nuevos' flujos de trabajo de aprobación respecto a los flujos de trabajo anteriores:

• A diferencia de los aprobadores de facturas anteriores, en los nuevos flujos de trabajo los aprobadores (y el orden de aprobación) se definen mediante Rangos, en lugar de que el rol de Aprobador operativo o financiero apruebe la Factura en cualquier momento.
• Los [Nuevos] flujos de trabajo de aprobación deben habilitarse para la organización compradora, así como para las unidades organizativas individuales.
• A diferencia de los flujos de trabajo de aprobación anteriores, no hay un rango 'Ilimitado' que se pueda aplicar, y el rango final debe tener el valor más alto requerido para ser aprobado.
• En los nuevos flujos de trabajo, los usuarios pueden ver las Ejecuciones del flujo de trabajo sobre las Facturas y Notas de crédito implicadas. Dentro de una ejecución, los usuarios pueden ver los eventos de ejecución, lo que proporciona un registro de auditoría eficaz para una Factura o Nota de crédito dentro de un flujo de trabajo.

Por último, es importante tener en cuenta que los 'Nuevos' flujos de trabajo de aprobación son mutuamente excluyentes con los flujos de trabajo de aprobación anteriores. Tan pronto como se habilitan los nuevos flujos de trabajo de aprobación para una organización, los usuarios de esa organización ya no pueden aprobar Facturas o Notas de crédito según los flujos de trabajo de aprobación operativa y financiera anteriores.

Resolución de problemas

• Acabo de habilitar los nuevos flujos de trabajo para mi organización, pero ninguna de mis Facturas (pendientes de aprobación) se ha ubicado en el flujo de trabajo correspondiente.

Las Facturas y Notas de crédito que estaban pendientes de aprobación cuando se habilitaron los nuevos flujos de trabajo deben reabrirse y luego marcarse nuevamente como Pendientes de aprobación para que el flujo de trabajo de aprobación correspondiente surta efecto. (lo mismo aplica a solicitudes y transferencias de existencias)

• ¿Qué sucede si la Factura o Nota de crédito se imputa a una unidad de organización diferente durante la ejecución del flujo de trabajo?

El estado de la ejecución del flujo de trabajo se actualiza a Cancelado y el documento ingresa a la nueva ejecución del flujo de trabajo. (lo mismo aplica a solicitudes y transferencias de existencias)

• ¿Qué sucede si una Factura o Nota de crédito está a mitad de una ejecución de flujo de trabajo y se resuelven todas las marcas?

La ejecución se cancela y el documento se actualiza automáticamente a Conciliado. (lo mismo aplica a solicitudes y transferencias de existencias)

• ¿Qué sucede si no se encuentra ningún flujo de trabajo de aprobación para la unidad de organización a la que está imputada una Factura o Nota de crédito?

El documento permanece en el estado Pendiente de aprobación. (lo mismo aplica a solicitudes y transferencias de existencias)

• ¿Qué sucede si hay un flujo de trabajo de aprobación habilitado para una organización, pero no se agregan aprobadores a ningún rango del flujo de trabajo?

La Factura o Nota de crédito permanecerá en el flujo de trabajo de aprobación hasta que se agregue un aprobador al rango correspondiente. (lo mismo aplica a solicitudes y transferencias de existencias)

• Deseo replicar los 'Flujos de trabajo de aprobación operativa y financiera' anteriores. ¿Cómo puedo hacerlo?

Puede crear dos rangos de flujo de trabajo con un valor máximo de $0 cada uno y agregar aprobadores operativos a uno de los rangos y aprobadores financieros al otro rango. (lo mismo aplica a solicitudes y transferencias de existencias)

• El sistema no me permite editar un flujo de trabajo, a pesar de tener el permiso correcto.

Nuestro sistema impide que se edite un flujo de trabajo si hay ejecuciones activas en él. Primero, apruebe o rechace las Facturas en la ejecución activa y luego podrá editar el flujo de trabajo. (lo mismo aplica a solicitudes y transferencias de existencias)

• Estoy recibiendo dos correos electrónicos de 'Facturas pendientes de mi aprobación'.

Debe ser eliminado como aprobador del flujo de trabajo de aprobación de facturas anterior.

• ¿Puedo 'saltar' rangos de aprobación si soy miembro de un rango de flujo de trabajo con un valor máximo superior al valor de la Factura o Nota de crédito?

No, el documento seguirá requiriendo la aprobación de los usuarios definidos en el orden de rango configurado para el flujo de trabajo. Por ejemplo, si el valor de una Factura es de $1000, el Rango 1 puede aprobar hasta $500 y el Rango 2 puede aprobar hasta $2000, los miembros del Rango 2 aún deben esperar la aprobación del Rango 1 antes de poder otorgar la Aprobación final a la Factura pendiente de aprobación. Sin embargo, el permiso 'Puede superaprobar facturas y notas de crédito' permite a los usuarios autorizados pasar forzosamente cualquier Factura o Nota de crédito en estado 'Pendiente de aprobación' al estado 'Conciliado', independientemente de si se encuentra actualmente en un flujo de trabajo de aprobación o no. Por lo tanto, este permiso es una forma eficaz para que las personas autorizadas puedan 'saltar' los rangos de aprobación del flujo de trabajo. (lo mismo aplica a solicitudes y transferencias de existencias)