Enviar a PurchasePlus

Por qué enviar por correo electrónico

PurchasePlus ofrece una solución de Facturación Electrónica (Paperless Invoicing) para las Organizaciones que desean reducir el tiempo dedicado a revisar y conciliar las Facturas que reciben de sus Proveedores.

Esta es una oferta de producto orientada a la automatización que integra de manera fluida el escaneo OCR, la Inteligencia Artificial (IA), el Aprendizaje Automático (ML) y nuestro exclusivo servicio Human-In-The-Loop. Esta combinación garantiza un procesamiento de datos eficiente, una toma de decisiones inteligente y una mejora continua del sistema, manteniendo al mismo tiempo la supervisión humana esencial en las operaciones críticas.

Si su Organización decide adoptar la solución de Facturación Electrónica, se le proporcionará una [Dirección de correo electrónico de facturación electrónica] única a su Organización. Una vez emitida, puede proporcionar esta dirección de correo electrónico a cada uno de sus Proveedores y solicitarles que comiencen a enviar las Facturas a esta dirección de correo electrónico para que se procesen automáticamente a través de PurchasePlus. 

También puede enviar Facturas en PDF a su propia [Dirección de correo electrónico de facturación electrónica] en nombre de un Proveedor; siga las recomendaciones de mejores prácticas que se indican a continuación al hacerlo.

Ir a:

• Mejores prácticas
• Tiempos de procesamiento
• Cómo encontrar su dirección de correo electrónico de facturación electrónica
• Ver sus correos electrónicos sin papel
• Resolución de problemas

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Mejores prácticas

Utilice Facturas en PDF electrónico (ePDF):

• Indique a sus Proveedores que envíen por correo electrónico una única Factura en PDF electrónico como archivo adjunto directamente a su [Dirección de correo electrónico de facturación electrónica], ya que PurchasePlus las escanea más fácilmente.
• Si el Proveedor no puede suministrar Facturas en PDF electrónico, un PDF escaneado sigue siendo aceptable. Asegúrese de que el escaneo tenga una calidad razonable para obtener los mejores resultados de procesamiento de Facturas. 

Al enviar Facturas:

• Asegúrese de que su [Dirección de correo electrónico de facturación electrónica] esté en el campo 'Para' (To) o 'CC' del correo electrónico, y no en el campo 'CCO' (BCC).
• No escriba ni estampe sellos en las facturas, ya que esto afectará la capacidad de lectura de las mismas.
• Pida al Proveedor que evite enviar archivos adjuntos que no sean Facturas, como estados de cuenta, albaranes de preparación, confirmaciones de pedidos, etc., ya que se eliminarán y ralentizarán el procesamiento de las facturas. 

Archivos adjuntos

• Múltiples Facturas: Puede adjuntar varias facturas en un solo correo electrónico, siempre que el tamaño total del archivo combinado no supere los 10 MB.
• Envío de archivo único: Si lo prefiere, puede enviar un solo archivo que contenga varias facturas. Nuestra plataforma las separará automáticamente en archivos individuales. Tenga en cuenta que este proceso de división puede tardar hasta 60 minutos, tiempo durante el cual los archivos podrían no ser visibles de inmediato en la cola.
• Límite de tamaño y longitud del archivo: Cada archivo debe estar dentro de los límites de 10 MB de tamaño y 10 páginas de longitud.

Tiempos de procesamiento 

• El 80% de los documentos enviados se procesan automáticamente y en tiempo real, apareciendo habitualmente en su cola en cuestión de minutos.
• Para los documentos que no cumplen con nuestros criterios de validación comercial, contamos con un equipo de facturación dedicado para su revisión manual. Priorizamos una resolución rápida, con un tiempo de procesamiento promedio de 3 horas y la garantía de que todas las revisiones se completen en un plazo de 24 horas.
• Nuestro equipo de facturación está operativo las 24 horas del día durante los días de semana, lo que garantiza un procesamiento continuo. Durante el fin de semana, mantenemos una operación de 8 horas diarias.
• Para recibir asistencia prioritaria, envíe sus solicitudes a help@purchaseplus.com. Le solicitamos amablemente que limite el uso de esta opción a asuntos verdaderamente urgentes. Este enfoque nos ayuda a mantener niveles de servicio equitativos para todos nuestros clientes.

Encontrar la dirección de correo sin papel

Si su Organización utiliza la solución de Facturación Electrónica:

1. Haga clic en su [Nombre de usuario/Organización] en la esquina superior derecha y luego seleccione [Acerca de].

2. Seleccione [Detalles organizacionales] → [Dirección de correo electrónico sin papel]. Aquí se mostrará su dirección de correo electrónico de facturación electrónica específica para su Organización:

Ver correos electrónicos enviados

Para ver todos los correos electrónicos recibidos en su dirección de correo electrónico de facturación electrónica en una tabla, haga clic en [Correos electrónicos sin papel] → [Ver todos] en la barra de navegación lateral:

Puede hacer clic en el número de la columna [Correo electrónico] para ver el correo electrónico original, así como un enlace a los archivos adjuntos:

Obtenga más información sobre el módulo de Correos electrónicos sin papel.

Resolución de problemas

• Si el Número de Factura y el Proveedor son los mismos que los de una Factura existente en su Organización, la Factura se eliminará. No es posible tener el mismo Número de Factura dos veces para el mismo Proveedor.
• Si la Factura no se puede leer debido a información faltante, la Factura no se escaneará con éxito. Un miembro del equipo de PurchasePlus se pondrá en contacto con su Organización para informarle y trabajar con usted para subsanar la información.
• Si el documento no es una Factura (por ejemplo, un estado de cuenta, un albarán de entrega/preparación, una confirmación de pedido, etc.), se eliminará y no se escaneará.
• Las Facturas que procedan de un Proveedor totalmente nuevo (es decir, un Proveedor sin perfil en nuestro sistema) pueden necesitar ser mapeadas por nuestro sistema, lo que puede demorar hasta 48 horas. Una vez procesadas con éxito, las Facturas aparecerán en su Organización. La siguiente Factura de ese Proveedor se procesará a una velocidad regular.
• Las Facturas en las que el Número de Identificación Fiscal o Comercial del Proveedor no coincida con lo registrado en PurchasePlus no se podrán escanear automáticamente. Un miembro del equipo de PurchasePlus se comunicará con su Organización para informarle y trabajar con usted para rectificar la información.
• Si la Factura proviene de un Proveedor que no ha sido agregado como Proveedor a su Organización, un miembro del equipo de PurchasePlus se pondrá en contacto con su Organización para informarle y colaborar con usted para agregar al Proveedor.