Marcadores de Facturas

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• Introducción: ¿Qué son los Marcadores de Facturas y Notas de Crédito?
• Conciliar o enviar
• Configuración de Marcadores
  • Configuración de Marcadores y jerarquías de la Organización
  • Umbrales de Marcadores y jerarquías de la Organización
  • Estados de los Marcadores
  • Configuración de Marcadores de Facturas
• Marcadores de Facturas
  • Marcadores de Línea de Factura
  • Marcadores de Encabezado de Factura
• Marcadores de Notas de Crédito
  • Marcadores de Línea de Nota de Crédito
  • Marcadores de Encabezado de Nota de Crédito

Qué son los marcadores

PurchasePlus analiza constantemente todas las Facturas y Notas de Crédito en estado 'Abierta' y 'Pendiente de Aprobación', y genera Marcadores a nivel de encabezado o de línea en el documento, según la configuración aplicada a su Organización.

Un 'Marcador' (Flag) es una advertencia que se genera en la Factura o Nota de Crédito para llamar la atención sobre cualquier problema en el documento que requiera revisión antes de ser aprobado por el/los usuario(s) designado(s) en su Organización. Los Marcadores garantizan que solo las Facturas y Notas de Crédito que cumplan con los criterios específicos de su Organización puedan avanzar al estado Conciliada en PurchasePlus, sin intervención manual. 

Las Facturas o Notas de Crédito con Marcadores son fácilmente identificables en PurchasePlus. Puede ver información resumida (o a nivel de Encabezado) sobre el documento en la sección de Estado:

Y al hacer clic en un Marcador a nivel de Línea, se mostrará más información sobre la Línea marcada:

Conciliar o enviar

Cuando se crea manualmente una Factura o Nota de Crédito en PurchasePlus, generalmente comienza su ciclo de vida en el estado 'Abierta'. El estado Abierta indica que el documento es un Borrador y aún se está trabajando en él, o puede que aún necesite que se le agregue información. Por conveniencia, PurchasePlus mostrará Marcadores en cualquier Factura o Nota de Crédito en estado 'Abierta', para ayudar a señalar las inquietudes que deberán abordarse a medida que se trabaja en ella.

Una vez que se haya terminado de trabajar en la Factura o Nota de Crédito 'Abierta' y esté lista para avanzar al siguiente estado, encontrará una acción principal en el encabezado de la Factura 'Abierta':

• Si no se genera ningún Marcador en la Factura o Nota de Crédito, la acción principal disponible será [Marcar como Conciliada]. Al hacer clic en Marcar como Conciliada, la Factura o Nota de Crédito avanzará al estado 'Conciliada' y no se requerirá ninguna Aprobación. Esto se debe a que, de acuerdo con la configuración aplicada a su Organización, este documento ha cumplido con todos los criterios y, por lo tanto, no se genera ningún Marcador.
• Si se generan uno o más Marcadores en la Factura o Nota de Crédito, la acción principal disponible será [Enviar para Aprobación]. Al hacer clic en este botón, el documento avanzará al estado 'Pendiente de Aprobación' y ahora se requerirá Aprobación. Esto se debe a que, de acuerdo con la configuración aplicada a su Organización, esta Factura o Nota de Crédito no ha cumplido con todos los criterios (de ahí los Marcadores generados), y estos Marcadores deben ser evaluados por un usuario en su Organización que tenga la autoridad para decidir si el documento debe aprobarse a pesar de los Marcadores, o si los Marcadores deben resolverse. Una vez que se haya otorgado la Aprobación a la Factura o Nota de Crédito, el documento avanzará al estado 'Conciliada'.

En PurchasePlus, el objetivo con todas las Facturas y Notas de Crédito es que avancen al estado 'Conciliada'. Una vez en el estado Conciliada, están listas para ser exportadas a su plataforma de contabilidad externa. Consulte nuestro artículo Exportar una Factura o Nota de Crédito o Crear un Archivo de Exportación por Lotes de Facturas y Notas de Crédito para obtener más información sobre la exportación de Facturas y Notas de Crédito Conciliadas.

Configuración de Marcadores - Resumen

Los Marcadores de Facturas se pueden personalizar para satisfacer los requisitos únicos de cada Organización y generalmente se configuran durante la implementación de PurchasePlus en estrecha consulta con nuestro equipo.

Si observa que las Facturas se marcan por motivos que no tienen sentido, hable con un Administrador de su Organización o comuníquese con nuestro amable equipo de atención al cliente para obtener ayuda con la revisión de las preferencias de Marcadores de su Organización.

Configuración de Marcadores y jerarquías de la Organización

Estas configuraciones son específicas para cada nivel de Organización y Departamento, y no se aplican en cascada a lo largo de la jerarquía de la Organización; cada nivel del organigrama debe configurarse de forma independiente.

Umbrales de Marcadores y jerarquías de la Organización

Algunos de los Marcadores disponibles para Facturas y Notas de Crédito en PurchasePlus se pueden personalizar aún más mediante Umbrales. Los Umbrales permiten que las Facturas con discrepancias menores no activen un Marcador específico, lo que ayuda a que las Facturas y Notas de Crédito avancen al estado Conciliada con menos intervención humana.

Los Umbrales se aplican jerárquicamente. Si no se ha establecido un Umbral específico en una Organización, se adoptará de la configuración de la Organización superior directa o de la Organización antecesora más cercana en la que se haya establecido un Umbral.

Lea nuestro artículo Guía sobre Umbrales de Marcadores de Facturas para obtener más información.

Estados de los Marcadores

Cada Marcador de Factura y Nota de Crédito (definidos a continuación) se puede establecer en Desactivado (Off), Normal (Regular) o Importante (Important), según los requisitos de su Organización. 

• [Off]: El Marcador no se aplicará a su Organización.
• [Regular]: La Factura o Nota de Crédito aún puede ser aprobada por un Aprobador si los únicos Marcadores generados en el documento son Marcadores Normales (Regular). 
• [Important]: Una Factura o Nota de Crédito no puede ser aprobada por un Aprobador si se generan uno o más Marcadores Importantes (Important) en el documento. Todos los Marcadores Importantes deben resolverse antes de que un Aprobador pueda aprobar la Factura o Nota de Crédito.

La Configuración y los Estados de los Marcadores se muestran de la siguiente manera para los Administradores del Sistema de PurchasePlus, quienes pueden cambiar de estado según sea necesario:

Marcadores de Facturas

Se pueden configurar los siguientes Marcadores para las Facturas.

Hay 5 Marcadores a nivel de Línea de Factura que se aplican a cada Línea de la Factura, y hay 10 Marcadores a nivel de encabezado de Factura que se aplican a toda la Factura.

Marcadores de Línea de Factura

Marcadores de Encabezado de Factura

Marcadores de Notas de Crédito

Se pueden configurar los siguientes Marcadores para las Notas de Crédito.

Hay 1 Marcador a nivel de Línea de Nota de Crédito que se aplica a cada Línea de la Nota de Crédito, y hay 6 Marcadores a nivel de encabezado de Nota de Crédito que se aplican a toda la Nota de Crédito.

Marcadores de Línea de Nota de Crédito

Marcadores de Encabezado de Nota de Crédito