¿Qué puede extraer y completar automáticamente la IA?

Question

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Coincidencia de proveedores La IA puede identificar proveedores, siempre y cuando su Organización haya habilitado ese proveedor en Mis proveedores . La IA no identificará a un proveedor con el que su Organización no tenga ninguna relación comercial, incluso si ese proveedor existe en nuestra base de datos. Si está cargando una factura o PDF a través de la interfaz de usuario, tiene la opción de seleccionar el proveedor de una lista desplegable: De lo contrario, el proveedor se puede identificar automáticamente por su número de registro comercial (por ejemplo, ABN en Australia), siempre que esté configurado para ese proveedor en Mis proveedores: Sin embargo, si el número de registro comercial del proveedor (por ejemplo, ABN en Australia) no figura en la factura o nota de crédito, la IA no identificará automáticamente al proveedor. Si el proveedor coincide automáticamente, la IA también puede hacer coincidir de forma automática los productos y las órdenes de compra (que se encuentren en estado Abierta). Si se encuentran varios proveedores con órdenes de compra coincidentes, no se selecciona ningún proveedor. Si no se encuentra ningún proveedor coincidente, el trabajo de escaneo continúa sin información de proveedor. Por último, los proveedores se pueden identificar agregando el ID de proveedor (atención: NO el número de registro comercial) a una dirección secundaria de correo electrónico sin papel, p. ej., "yourhotel.au+1234@invoices.purchaseplus.com", donde 1234 es el ID de proveedor. Esto puede ser útil para los proveedores que no incluyen su ABN en sus facturas; su Organización puede simplemente proporcionar a estos proveedores una dirección de correo electrónico "única" para que envíen sus facturas. Coincidencia de departamentos y códigos de cuenta (codificación automática) Nuestra IA cuenta con una subfunción opcional llamada "Codificación automática", que está desactivada de forma predeterminada. Intenta sugerir automáticamente la codificación financiera para una factura escaneada, basándose en la configuración disponible de departamento y código de cuenta y, en situaciones ambiguas (o cuando no hay configuraciones presentes), toma en cuenta cómo se han codificado habitualmente facturas similares con anterioridad. En primer lugar, los departamentos y códigos de cuenta se pueden completar automáticamente en función de la configuración de la relación comercial entre el comprador y el proveedor. Puede ver y actualizar estos ajustes en la pestaña General del perfil del proveedor (a la que se accede a través de [Mis proveedores] ) : Si no existe una configuración de departamento o código de cuenta en su registro de Mi proveedor, pero se ha vinculado una Orden de compra a la factura que se está escaneando, la IA completará automáticamente el departamento y el código de cuenta indicados en la orden de compra: Si no existe una configuración de departamento o código de cuenta en la orden de compra (o si no se encontró ninguna orden de compra), la IA intentará establecer automáticamente el departamento y la cuenta de la cabecera, así como el departamento y la cuenta de la línea (si alguno difiere de la cabecera), en función de facturas o notas de crédito anteriores que sean similares. Otros datos a nivel de cabecera Otros datos a nivel de cabecera que se pueden extraer del PDF y completar automáticamente son: Fecha, Moneda, Totales, Valores de impuestos, Costos de envío (incluyendo el % de impuesto). Coincidencia de productos La IA extrae cada línea de la factura o nota de crédito y primero intenta encontrar productos existentes en nuestra base de datos que coincidan con la línea. En primer lugar, la IA intenta hacer coincidir con productos que pertenecen al proveedor, utilizando los códigos de producto disponibles para encontrar coincidencias. Si se encuentra algún producto que pertenezca a ese proveedor, completará automáticamente los datos a partir del producto del proveedor (p. ej., código P+, marca, tamaño de unidad, etc.). En segundo lugar, intentará encontrar solo la coincidencia exacta de un producto propiedad del proveedor (sin considerar los códigos de producto disponibles). En caso de múltiples coincidencias, el sistema elegirá la mejor. En tercer lugar, intentará una coincidencia exacta de un producto maestro propiedad de Marketboomer. En caso de múltiples resultados idénticos de productos maestros propiedad de Marketboomer, el sistema dará prioridad al producto más antiguo de nuestro sistema y a los productos que incluyan una imagen. Los productos coincidentes aparecerán en la interfaz de usuario como "bloqueados" y mostrarán los datos presentes en nuestra base de datos para ese producto. Se priorizan las coincidencias exactas y luego las coincidencias parciales. En caso de que no se pueda determinar una coincidencia con certeza, el elemento de línea se creará en nuestro sistema como un producto nuevo.. Puede eliminar cualquier coincidencia usando el botón Opciones en el lado izquierdo de la línea de artículo en el formulario del creador de facturas y haciendo clic en [Borrar producto] . Si se encuentran varias coincidencias potenciales, nuestro algoritmo de mejor opción califica cada coincidencia y luego se selecciona el producto con la puntuación más alta. En caso de empate, se selecciona la primera coincidencia de la lista. Si no hay ninguna coincidencia disponible, la IA creará productos totalmente nuevos y asignará automáticamente una categoría y subcategoría a los nuevos productos, en función de los datos del producto disponibles y el nombre del proveedor. Los nuevos productos pertenecerán al proveedor que envió la factura o nota de crédito. Obtenga más información sobre la Propiedad del producto . Otros datos a nivel de línea Otra información a nivel de línea que se puede extraer y completar automáticamente incluye: Unidad de medida y nombre de unidad, Tamaño de paquete de venta y cantidad de paquete de venta, Cantidad, Precio unitario, % de impuesto, Y total de la línea, que en realidad es un valor calculado (y no un valor extraído). Tenga en cuenta que todas las facturas de servicios públicos se extraerán como un monto total de factura único , debido a la complejidad de las estructuras de facturación en las facturas de telecomunicaciones, gas y electricidad. Instrucciones (Prompts) El equipo de administración de PurchasePlus tiene la capacidad de proporcionar "Prompts" o instrucciones a la IA para ayudarla a tomar buenas decisiones. Estas "Instrucciones" son opcionales y no es obligatorio que las organizaciones compradoras que utilizan el servicio de escaneo por IA las adopten. Por ejemplo, "Interpretar 'Referencia del cliente' en un PDF como 'Número de orden de compra'" . De esta manera, podemos abordar la ambigüedad del mundo real y mejorar continuamente la forma en que funciona la IA. Si tiene una sugerencia para una instrucción de IA, comuníquese con su administrador de cuenta. Tiempo promedio de escaneo por documento El tiempo de escaneo para una factura promedio es de aproximadamente 30 segundos (a partir de noviembre de 2024). Idiomas compatibles Actualmente, la IA puede escanear todos los idiomas. Sin embargo, no traducimos las descripciones de los productos (por ejemplo, si la factura tiene descripciones de productos en francés, nuestra IA escaneará y completará las descripciones de los productos en francés).

IA sin papel

IA sin papel

Facturación sin papel

Cómo llegan los documentos

Por correo electrónico

A través de la interfaz de usuario

Cómo escanea los PDF la IA

División de archivos en facturas individuales

Extracción de datos