Uso del asistente de IA de PurchasePlus

Qué hace el asistente de IA

El asistente de IA de PurchasePlus conecta Claude o ChatGPT a su cuenta de PurchasePlus. Usted hace una pregunta en lenguaje natural y obtiene la respuesta a partir de sus datos en tiempo real de PurchasePlus.

Funciona mediante MCP (Model Context Protocol), una forma estándar que permite a los asistentes de IA conectarse con otro software. Usted inicia sesión con su cuenta habitual de PurchasePlus, por lo que el asistente solo puede ver y hacer lo que usted ya puede ver y hacer en PurchasePlus.

¿Por qué usar el asistente de IA?

• Obtenga una única respuesta a través de Solicitudes, Órdenes de Compra, Albaranes de Entrega y Facturas, en lugar de exportar y cotejar informes.
• Siga un único pedido desde la Solicitud hasta la Factura sin necesidad de alternar entre pantallas.
• Detecte errores de precio, tamaño de paquete y cantidad antes de que se pague una Factura.
• Convierta un presupuesto de Proveedor o las compras del año pasado en un borrador de Solicitud sin tener que volver a escribir cada línea.
• Compruebe las existencias disponibles, los Recuentos de Inventario, las Transferencias y los costes de Recetas en una sola frase.

Qué puede hacer

• Responder a preguntas sobre Solicitudes, Órdenes de Compra, Albaranes de Entrega, Facturas, Facturas de Abono y Estados de Cuenta.
• Comprobar las existencias disponibles por Ubicación de Almacén, además de Recuentos de Inventario y Transferencias.
• Consultar una Receta, sus ingredientes y su coste a precios actuales.
• Buscar en los Catálogos de Proveedores para ver quién vende un artículo y a qué precio.
• Ejecutar los Informes a los que ya tiene acceso y facilitarle el enlace de descarga.
• Crear o actualizar un borrador de Solicitud, volver a pedir a partir de una Solicitud anterior, añadir un Producto a una Lista de la Compra y añadir un ingrediente a una Receta.

Aprobar, enviar Órdenes de Compra, eliminar registros y desactivar Proveedores son acciones que siempre corresponden a una persona.

Antes de empezar

Necesita tres cosas: un usuario de PurchasePlus, una cuenta de IA que su organización le permita utilizar y la dirección del servidor de PurchasePlus.

Consejos

• Revise la política de IA de su organización antes de conectarse. Utilice una cuenta de IA de trabajo, no una personal.
• El asistente respeta sus permisos de PurchasePlus. Si no puede ver Facturas en PurchasePlus, el asistente tampoco podrá verlas. Póngase en contacto con su superusuario si falta algo.
• Si trabaja en varias propiedades, puede alternar entre las organizaciones a las que ya tiene acceso dentro del mismo chat.

Conectar Claude

La forma más rápida es el banner Habilitar PurchasePlus MCP en su panel de Inicio de PurchasePlus. Abre Claude con los datos de PurchasePlus ya completados.

Consejos

• Una vez conectado, PurchasePlus funciona en Claude en la web, la aplicación de escritorio y las aplicaciones móviles.
• Claude pregunta antes de utilizar cada herramienta. Elija [Permitir siempre] para las herramientas que solo leen datos, como listar Facturas. Deje configuradas para preguntar las herramientas que crean borradores o añaden artículos, de modo que pueda ver cada cambio antes de que se produzca.
• Desactive PurchasePlus en [+] → [Conectores] para los chats que no tengan nada que ver con compras.

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Sobre qué puede preguntar

El asistente lee la mayoría de las áreas de PurchasePlus y puede realizar un número reducido de cambios seguros. Todo lo que se indica a continuación está limitado a sus propios permisos y a la organización en la que esté trabajando.

Añadir un ingrediente a una Receta o un Producto a una Lista de la Compra surte efecto de inmediato, igual que si lo añade usted mismo en PurchasePlus. Las Solicitudes siempre se crean como borradores para que usted las revise y envíe.

Para compradores y chefs

Utilice el asistente para comprobar datos antes de realizar un pedido, crear borradores de Solicitudes con mayor rapidez y mantener actualizadas las Listas de la Compra y las Recetas. Copie estas instrucciones y cambie los nombres para adaptarlos a su propiedad.

Comprobar antes de pedir

• "¿Hemos comprado arándanos en los últimos seis meses? ¿A quién y a qué precio unitario?"
• "¿Qué Proveedores de nuestros Catálogos venden arroz basmati de 10 kg y quién es el más barato por kg?"
• "¿Qué queda pendiente de entrega de Bidfood que aún no se haya recibido?"
• "¿Cuál es el stock disponible de huevos en la Ubicación de Almacén Cocina Principal?"

Crear un borrador de Solicitud

• "Vuelve a pedir la Solicitud PR03288 para entrega el próximo martes."
• "Aquí tienes un presupuesto de nuestro Proveedor de lencería. Crea un borrador de Solicitud con estas líneas e indícame cualquier línea en la que el precio del Catálogo difiera del presupuesto."
• "Revisa lo que la Tienda de Regalos compró a este Proveedor durante los últimos 12 meses y crea un borrador de pedido de apertura basado en ello."
• "Compara la Ubicación de Almacén Bar con los niveles mínimos (par levels) y enumera cada artículo por debajo del mínimo con la cantidad necesaria."

Mantener actualizadas las Listas de la Compra y las Recetas

• "¿Qué artículos de la Lista de la Compra de Pisos (Housekeeping) no tienen cotización actual?"
• "Añade mantequilla Lurpak sin sal 250 g a la Lista de la Compra de Pastelería."
• "¿Cuánto cuesta la Receta de Huevos Benedict a precios actuales y qué ingrediente cuesta más?"
• "Añade 20 g de cebollino a la Receta de Huevos Benedict."

Enviar su borrador en PurchasePlus

El asistente nunca envía una Solicitud. Para terminar:

1. Abra PurchasePlus y localice la Solicitud en Solicitudes en Borrador en el panel de Inicio.
2. Compruebe el Proveedor, las cantidades, los precios, el Departamento y el Código de Cuenta.
3. Haga clic en [Enviar] para enviarla al Flujo de Aprobación.

Consejos

• Especifique el nombre de la Ubicación de Almacén, Departamento o Lista de la Compra al que se refiere. "La cocina" puede coincidir con más de uno.
• Indique la fecha de entrega como una fecha concreta, por ejemplo "martes 13 de octubre", en lugar de "el próximo martes".
• Si un Producto no tiene cotización, el asistente no podrá añadirlo a una Solicitud. Consulte primero el Catálogo.

Para usuarios de finanzas

Utilice el asistente para gestionar las Facturas Marcadas (Flagged) con mayor rapidez y revisar a un Proveedor antes del pago. Lee conjuntamente la Orden de Compra, el Albarán de Entrega y la Factura, por lo que puede explicar un problema de conciliación a 3 bandas (3-way match) en una sola respuesta.

Gestionar Facturas Marcadas

• "Enumera las Facturas Marcadas en las que la mercancía ya se ha recibido."
• "¿Por qué está marcada la Factura INV-40211?"
• "Sigue la Orden de Compra 778812 desde la Solicitud hasta la Factura y dime dónde dejan de coincidir las cantidades o los precios."
• "¿Qué líneas de Factura Marcada no están conciliadas con una línea de Orden de Compra?"

Revisar a un Proveedor antes del pago

• "Compara las Facturas de este mes de Fresh Seafood Co con sus Órdenes de Compra. Enumera cualquier línea en la que el precio unitario sea más de un 10 % superior al precio pedido."
• "¿Hay alguna Factura de este Proveedor con el mismo número de Factura o el mismo importe total en el mismo día?"
• "Muéstrame el PDF del Proveedor para la Factura INV-40211."
• "¿Qué Facturas de Abono de Bidfood de este trimestre no están vinculadas a una Factura?"

Cierre de mes

• "¿Qué incluye el Estado de Cuenta de septiembre de Bidfood y qué líneas no tienen una Factura coincidente en PurchasePlus?"
• "En todas nuestras propiedades, ¿cuántas Solicitudes, Órdenes de Compra pendientes de entrega y Facturas Marcadas hay abiertas? Desglósalo por divisa."
• "Ejecuta el Informe de valor de existencias para todas las Ubicaciones de Almacén y facilítame el enlace de descarga."

Corregir y aprobar en PurchasePlus

El asistente localiza el problema. Usted lo corrige y lo aprueba en PurchasePlus.

1. Abra la Factura en PurchasePlus desde [Facturas].
2. Realice el cambio, por ejemplo, concíliela con una Orden de Compra, divida una línea mediante el Modo Avanzado o establezca el Departamento y el Código de Cuenta.
3. Apruebe la Factura desde la cabecera, o bien desde [Facturas] → [Pendientes de Mi Aprobación].

Consejos

• Pida que en la respuesta se incluyan los números de Factura y de Orden de Compra para que pueda abrir cada documento y comprobarlo.
• El asistente agrupa los importes por divisa y no realiza conversiones entre ellas.
• Para totales elevados y tendencias, ejecute un Informe. El asistente le remitirá a uno en lugar de estimar una cifra.

Para superusuarios y administradores

Usted controla lo que el asistente puede hacer a través de los permisos de PurchasePlus que ya administra. No hay ningún permiso de IA independiente que configurar.

Cómo funciona el acceso

• Cada usuario inicia sesión con sus propias credenciales de PurchasePlus. El asistente actúa en nombre de ese usuario, en la organización en la que esté trabajando.
• Las herramientas que se ofrecen a un usuario coinciden con sus permisos de PurchasePlus. A un usuario sin acceso a Facturas no se le ofrecerán las herramientas de Facturas. A los administradores de la organización se les ofrecen todas las herramientas de comprador.
• Para conceder o revocar el acceso a un área, modifique los permisos del usuario en PurchasePlus. El asistente se adapta al cambio.
• Los borradores que crea el asistente pertenecen al usuario que los solicitó. Pasan por el mismo Flujo de Aprobación que cualquier otra Solicitud.
• PurchasePlus registra cada petición del asistente asociándola al usuario y a la organización.
• Cuando alguien deje la empresa, deshabilite su usuario de PurchasePlus como de costumbre. Dado que el asistente inicia sesión como ese usuario, perderá el acceso automáticamente.

Cambiar de organización

Los usuarios con acceso a más de una organización pueden desplazarse entre ellas en el mismo chat.

1. Pregunte "¿A qué organizaciones puedo cambiar?"
2. Diga "Cambia a The Hotel Plus Sydney."
3. El asistente confirmará la organización en la que está trabajando en ese momento. A partir de ahí, cada respuesta procederá de esa organización hasta que vuelva a cambiar.

Despliegue

1. Acuerden qué plan de IA utilizará su organización y obtengan la aprobación del responsable de su política de IA.
2. Añada PurchasePlus una sola vez para todos. En Claude Team o Enterprise, un Propietario lo añade en [Configuración de la organización] → [Conectores]. En ChatGPT, un administrador del espacio de trabajo lo crea y lo publica.
3. En ChatGPT Enterprise, utilice [Configurar acceso] para comenzar con un grupo piloto, como finanzas y jefes de cocina.
4. Compruebe los permisos de los usuarios en PurchasePlus antes de invitar a las personas. El asistente puede ver todo lo que sus permisos permitan.
5. Comparta este artículo con sus usuarios y pídales que mantengan configuradas para preguntar las herramientas que crean borradores.

Consejos

• Cada usuario ve el banner Habilitar PurchasePlus MCP en su panel de Inicio hasta que lo cierra. Cerrarlo solo lo oculta en ese navegador.
• Comience con preguntas de solo lectura durante la primera semana. Los usuarios ganan confianza en las respuestas antes de crear borradores.

Qué queda en manos de una persona

El asistente puede preparar el trabajo, pero cualquier acción definitiva o irreversible permanece en PurchasePlus a cargo de su equipo. Esto es algo fijo en PurchasePlus y ninguna configuración de IA puede cambiarlo.

Los asistentes de IA pueden interpretar mal una pregunta o equivocarse en una respuesta. Considere cada respuesta como un punto de partida y abra el documento en PurchasePlus antes de actuar en consecuencia.

Consejos para obtener mejores respuestas

Cuanto más específica sea la pregunta, mejor será la respuesta. Indique la propiedad, el Proveedor, el número de documento y las fechas exactas a las que se refiere.

Consejos

• Pida al asistente que incluya los números de documento en su respuesta, de modo que pueda comprobarlos en PurchasePlus.
• Especifique qué organización desea si trabaja en más de una propiedad.
• Indique las fechas de forma concreta. Términos como "hoy" y "el próximo miércoles" pueden interpretarse de forma incorrecta si su cuenta de IA está configurada en otra zona horaria.
• Inicie un nuevo chat para cada nueva tarea. Los chats largos pueden mezclar respuestas anteriores.
• Si una respuesta parece incorrecta, pregunte: "¿Cómo has calculado eso?". El asistente mostrará qué documentos ha utilizado.

Preguntas frecuentes y solución de problemas

¿Necesita ayuda?

• Póngase en contacto con el equipo de Éxito del Cliente de PurchasePlus
• Página de ayuda del asistente de IA de PurchasePlus
• Ayuda de Claude: conectores personalizados
• Ayuda de ChatGPT: modo Desarrollador y aplicaciones MCP