Uso del asistente de IA de PurchasePlus

Qué hace el asistente de IA

El asistente de IA de PurchasePlus conecta Claude o ChatGPT a su cuenta de PurchasePlus. Usted hace una pregunta en lenguaje natural y obtiene la respuesta a partir de sus datos en tiempo real de PurchasePlus.

Funciona a través de MCP (Model Context Protocol), una forma estándar para que los asistentes de IA se conecten a otro software. Inicia sesión con su cuenta habitual de PurchasePlus, por lo que el asistente solo puede ver y hacer lo que usted ya puede ver y hacer en PurchasePlus.

¿Por qué usar el asistente de IA?

• Obtenga una única respuesta que abarque Requisiciones, Órdenes de compra, Albaranes y Facturas, en lugar de exportar y cotejar informes.
• Siga un único pedido desde la Requisición hasta la Factura sin cambiar de pantalla.
• Detecte errores de precio, tamaño de paquete y cantidad antes de que se pague una Factura.
• Convierta un presupuesto de Proveedor o las compras del año pasado en un borrador de Requisición sin volver a escribir cada línea.
• Consulte las existencias disponibles, inventarios físicos (Stocktakes), transferencias y los costes de Recetas en una sola frase.

Qué puede hacer

• Responder preguntas sobre Requisiciones, Órdenes de compra, Albaranes, Facturas, Notas de crédito y Estados de cuenta.
• Consultar las existencias disponibles por Ubicación de inventario, además de inventarios físicos y transferencias.
• Consultar una Receta, sus ingredientes y cuánto cuesta a precios actuales.
• Buscar en los Catálogos de Proveedores para ver quién vende un artículo y a qué precio.
• Ejecutar los Informes a los que ya tiene acceso y proporcionarle el enlace de descarga.
• Crear o actualizar un borrador de Requisición, volver a pedir a partir de una Requisición anterior, crear una Lista de compra, añadir un Producto a una Lista de compra y añadir un ingrediente a una Receta.

Aprobar, enviar Órdenes de compra, eliminar registros y desactivar Proveedores siempre queda en manos de una persona.

Antes de empezar

Necesita tres cosas: un usuario de PurchasePlus, una cuenta de IA que su organización le permita usar y la dirección del servidor de PurchasePlus.

Consejos

• Revise la política de IA de su organización antes de conectarse. Utilice una cuenta de IA de trabajo, no una personal.
• El asistente respeta sus permisos de PurchasePlus. Si no puede ver Facturas en PurchasePlus, el asistente tampoco podrá verlas. Consulte con su superusuario si falta algo.
• Si trabaja en varias propiedades, puede alternar entre las organizaciones a las que ya tiene acceso dentro del mismo chat.

Conectar Claude

La forma más rápida es el banner Habilitar PurchasePlus MCP en su panel de inicio de PurchasePlus. Abre Claude con los datos de PurchasePlus ya completados.

Consejos

• Una vez conectado, PurchasePlus funciona en Claude en la web, la aplicación de escritorio y las aplicaciones móviles.
• Claude pregunta antes de usar cada herramienta. Elija [Allow always] para las herramientas que solo leen datos, como listar Facturas. Deje las herramientas que crean borradores o añaden artículos configuradas para preguntar, de modo que vea cada cambio antes de que ocurra.
• Desactive PurchasePlus en [+] → [Connectors] para chats que no tengan nada que ver con compras.

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Sobre qué puede preguntar

El asistente lee la mayoría de las áreas de PurchasePlus y puede realizar un número reducido de cambios seguros. Todo lo siguiente está limitado a sus propios permisos y a la organización en la que esté trabajando.

Añadir un ingrediente de Receta o un Producto de Lista de compra surte efecto de inmediato, al igual que si lo añadiera usted mismo en PurchasePlus. Crear una Lista de compra también surte efecto de inmediato. Las Requisiciones siempre se crean como borradores para que usted las revise y las envíe.

Para compradores y chefs

Utilice el asistente para comprobar antes de realizar un pedido, crear borradores de Requisiciones más rápido y mantener actualizadas las Listas de compra y Recetas. Copie estas instrucciones y cambie los nombres según su propiedad.

Comprobar antes de pedir

• "¿Hemos comprado arándanos en los últimos seis meses? ¿A quién y a qué precio unitario?"
• "¿Qué Proveedores en nuestros Catálogos venden arroz basmati de 10 kg y quién es el más barato por kg?"
• "¿Qué pedidos pendientes de entrega tenemos con Bidfood que aún no se hayan recibido?"
• "¿Cuáles son las existencias disponibles de huevos en la Ubicación de inventario de Cocina Principal?"

Crear un borrador de Requisición

• "Vuelve a pedir la Requisición PR03288 para entrega el próximo martes."
• "Aquí tienes un presupuesto de nuestro Proveedor de lencería. Crea un borrador de Requisición con estas líneas y dime cualquier línea donde el precio del Catálogo sea diferente al del presupuesto."
• "Revisa lo que la Tienda de Regalos compró a este Proveedor durante los últimos 12 meses y crea un borrador de pedido inicial basado en eso."
• "Compara la Ubicación de inventario del Bar con los niveles par y enumera cada artículo por debajo del nivel par con la cantidad necesaria."

Mantener actualizadas las Listas de compra y Recetas

• "¿Qué artículos de la Lista de compra de Limpieza no tienen cotización actual?"
• "Añade mantequilla sin sal Lurpak 250g a la Lista de compra de Pastelería."
• "¿Cuánto cuesta la Receta de Eggs Benedict a precios actuales y qué ingrediente cuesta más?"
• "Añade 20g de cebollino a la Receta de Eggs Benedict."

Enviar su borrador en PurchasePlus

El asistente nunca envía una Requisición. Para finalizar:

1. Abra PurchasePlus y busque la Requisición en Borradores de Requisiciones en el panel de inicio.
2. Compruebe el Proveedor, las cantidades, los precios, el Departamento y el Código de cuenta.
3. Haga clic en [Submit] para enviarla al Flujo de aprobación (Approval Workflow).

Consejos

• Especifique el nombre de la Ubicación de inventario, Departamento o Lista de compra a la que se refiere. "La cocina" puede coincidir con más de uno.
• Indique la fecha de entrega como una fecha exacta, como "martes 13 de octubre", en lugar de "el próximo martes".
• Si un Producto no tiene cotización, el asistente no puede añadirlo a una Requisición. Consulte primero el Catálogo.

Para usuarios de finanzas

Utilice el asistente para procesar las Facturas marcadas más rápido y verificar a un Proveedor antes del pago. Lee la Orden de compra, el Albarán y la Factura juntos, por lo que puede explicar un problema de conciliación de 3 vías (3-way match) en una sola respuesta.

Procesar Facturas marcadas

• "Enumera las Facturas marcadas donde las mercancías ya han sido recibidas."
• "¿Por qué está marcada la Factura INV-40211?"
• "Sigue la Orden de compra 778812 desde la Requisición hasta la Factura y dime dónde dejan de coincidir las cantidades o los precios."
• "¿Qué líneas de la Factura marcada no coinciden con una línea de la Orden de compra?"

Verificar a un Proveedor antes del pago

• "Comprueba las Facturas de este mes de Fresh Seafood Co con respecto a sus Órdenes de compra. Enumera cualquier línea donde el precio unitario sea más de un 10 % superior al precio pedido."
• "¿Hay alguna Factura de este Proveedor con el mismo número de Factura o el mismo total en el mismo día?"
• "Muéstrame el PDF del Proveedor para la Factura INV-40211."
• "¿Qué Notas de crédito de Bidfood de este trimestre no están vinculadas a una Factura?"

Cierre de mes

• "¿Qué incluye el Estado de cuenta de septiembre de Bidfood y qué líneas no tienen una Factura correspondiente en PurchasePlus?"
• "En todas nuestras propiedades, ¿cuántas Requisiciones, Órdenes de compra no entregadas y Facturas marcadas están abiertas? Desglósalo por moneda."
• "Ejecuta el Informe de valor de existencias para todas las Ubicaciones de inventario y dame el enlace de descarga."

Corregir y aprobar en PurchasePlus

El asistente encuentra el problema. Usted lo soluciona y lo aprueba en PurchasePlus.

1. Abra la Factura en PurchasePlus desde [Invoices].
2. Realice el cambio, por ejemplo, vincúlela a una Orden de compra, divida una línea usando el Modo Avanzado o configure el Departamento y el Código de cuenta.
3. Apruebe la Factura desde el encabezado, o desde [Invoices] → [Awaiting My Approval].

Consejos

• Pida los números de Factura y Orden de compra en la respuesta, para que pueda abrir cada uno y comprobarlo.
• El asistente agrupa los importes por moneda y no realiza conversiones entre ellas.
• Para totales grandes y tendencias, ejecute un Informe. El asistente le remitirá a uno en lugar de estimar una cifra.

Para superusuarios y administradores

Usted controla lo que el asistente puede hacer a través de los permisos de PurchasePlus que ya gestiona. No hay ningún permiso de IA independiente que configurar.

Cómo funciona el acceso

• Cada usuario inicia sesión con sus propias credenciales de PurchasePlus. El asistente actúa como ese usuario, en la organización en la que está trabajando.
• Las herramientas que se ofrecen a un usuario coinciden con sus permisos de PurchasePlus. A un usuario sin acceso a Facturas no se le ofrecerán las herramientas de Factura. A los administradores de la organización se les ofrece cada herramienta de comprador.
• Para otorgar o eliminar el acceso a un área, cambie los permisos del usuario en PurchasePlus. El asistente sigue el cambio.
• Los borradores que crea el asistente pertenecen al usuario que lo solicitó. Pasan por el mismo Flujo de aprobación que cualquier otra Requisición.
• PurchasePlus registra cada solicitud del asistente en relación con el usuario y la organización.
• Cuando alguien se va, desactive su usuario de PurchasePlus como de costumbre. El asistente inicia sesión como ese usuario, por lo que también pierde el acceso.

Cambiar de organización

Los usuarios con acceso a más de una organización pueden moverse entre ellas en el mismo chat.

1. Pregunte "¿A qué organizaciones puedo cambiar?"
2. Diga "Cambiar a The Hotel Plus Sydney."
3. El asistente confirma la organización en la que está trabajando ahora. Cada respuesta a partir de entonces provendrá de esa organización hasta que vuelva a cambiar.

Implementación

1. Acuerde qué plan de IA utilizará su organización y obtenga la aprobación de quien gestione su política de IA.
2. Añada PurchasePlus una vez para todos. En Claude Team o Enterprise, un Propietario lo añade en [Organization settings] → [Connectors]. En ChatGPT, un administrador del espacio de trabajo lo crea y lo publica.
3. En ChatGPT Enterprise, utilice [Configure Access] para comenzar con un grupo piloto, como finanzas y jefes de cocina.
4. Compruebe los permisos de los usuarios en PurchasePlus antes de invitar a las personas. El asistente puede ver todo lo que sus permisos permitan.
5. Comparta este artículo con sus usuarios y pídales que mantengan las herramientas que crean borradores configuradas para preguntar.

Consejos

• Cada usuario ve el banner Habilitar PurchasePlus MCP en su panel de inicio hasta que lo cierra. Cerrarlo solo lo oculta en ese navegador.
• Comience con preguntas de solo lectura durante la primera semana. Los usuarios ganan confianza en las respuestas antes de crear borradores.

Lo que queda en manos de una persona

El asistente puede preparar el trabajo, pero cualquier acción final o irreversible permanece en PurchasePlus con su equipo. Esto es fijo en PurchasePlus y ninguna configuración de IA puede cambiarlo.

Los asistentes de IA pueden interpretar mal una pregunta o equivocarse en una respuesta. Considere cada respuesta como un punto de partida y abra el documento en PurchasePlus antes de actuar en consecuencia.

Consejos para obtener mejores respuestas

Cuanto más específica sea la pregunta, mejor será la respuesta. Mencione la propiedad, el Proveedor, el número de documento y las fechas exactas a las que se refiere.

Consejos

• Pida al asistente que enumere los números de documento con su respuesta, para que pueda verificarlos en PurchasePlus.
• Indique qué organización desea si trabaja en más de una propiedad.
• Proporcione fechas como fechas concretas. "Hoy" y "el próximo miércoles" pueden interpretarse en el día equivocado si su cuenta de IA está configurada en otra zona horaria.
• Inicie un nuevo chat para una nueva tarea. Los chats largos pueden mezclar respuestas anteriores.
• Si una respuesta parece incorrecta, pregunte "¿Cómo has calculado eso?". El asistente mostrará qué documentos utilizó.

Preguntas frecuentes y resolución de problemas

¿Necesita ayuda?

• Contactar con el equipo de Atención al Cliente de PurchasePlus
• Página de ayuda del asistente de IA de PurchasePlus
• Ayuda de Claude: conectores personalizados
• Ayuda de ChatGPT: Developer mode y aplicaciones MCP