Per gli acquirenti

Acquisti, fatturazione, inventario e ricette per gli acquirenti.

Panoramica

Acquisti e Ricezione merci — Invia una richiesta di acquisto (Richiesta d'acquisto) per l'approvazione della spesa di dipartimento. I tipi di Richieste d'acquisto variano, offrendo in alcuni casi il confronto dei prezzi e l'ordinazione da più fornitori.
Fatture e Note di credito — Le Fatture inviate al tuo indirizzo email di fatturazione Paperless di PurchasePlus vengono scansionate e aggiunte automaticamente alla piattaforma.
Cataloghi ed Elenchi di acquisto — PurchasePlus dispone di una rete globale di migliaia di Fornitori, quindi è molto probabile che il tuo Fornitore abbia già i suoi prodotti e prezzi disponibili su PurchasePlus.
Team Finanziari — Prima che vengano generati gli Ordini di acquisto, le Richieste d'acquisto devono essere approvate dai soggetti preposti. Se sei un Approvatore, vedrai un numero rosso nel

Richieste d'acquisto

Panoramica — Una Richiesta d'acquisto è una richiesta di beni che un Acquirente desidera acquistare dai propri Fornitori.
Preventivi — Un Preventivo è il prezzo di un Prodotto acquistabile da un Fornitore. I Preventivi vengono creati quando un Prodotto è incluso in un Catalogo insieme a un Prezzo Unitario
Acquisto Base — Quando crei una Richiesta d'acquisto di qualsiasi tipo, puoi scegliere se abilitare o meno la Modalità di acquisto avanzata:
Acquisto Avanzato — Durante l'acquisto con qualsiasi tipo di Richiesta d'acquisto, puoi scegliere di attivare la Modalità di acquisto avanzata:
Da Tutti i fornitori — Il tipo di Richiesta d'acquisto "Tutti i fornitori" fornisce un elenco di tutti i Preventivi disponibili da tutti i tuoi Fornitori abilitati. È un ottimo modo per acquistare e
Da Singolo fornitore — Il tipo di Richiesta d'acquisto "Fornitore singolo" fornisce un elenco di tutti i Preventivi attualmente disponibili per la tua Organizzazione dallo specifico Fornitore selezionato
Da un Elenco di acquisto — Un Elenco di acquisto è una lista controllata di Prodotti che specifica gli esatti Beni e Servizi tra cui i membri del tuo team possono scegliere durante
Richiesta d'acquisto personalizzata — Una Richiesta d'acquisto personalizzata ti consente di ordinare articoli ad hoc dai tuoi Fornitori. Puoi utilizzarla quando nessun altro tipo di Richiesta d'acquisto è adatto.
Richiesta d'acquisto esterna — Una Richiesta d'acquisto esterna ti consente di creare una Richiesta acquistando sul sito di e-commerce esterno di un Fornitore. Sarai in grado di utilizzare tutte le funzionalità
Da Riordino — Il tipo di Richiesta d'acquisto "Riordino" ti offre l'opzione di riordinare articoli da una Richiesta d'acquisto, un Ordine di acquisto o una Fattura esistente.
Da un'Ubicazione di magazzino — Un'Ubicazione di magazzino può rappresentare un luogo fisico della tua Organizzazione in cui sono conservati gli Articoli a magazzino, come un deposito, un magazzino o una cucina.
Ricerca avanzata prodotti — Molte azioni in PurchasePlus (ad es. la creazione di una Richiesta d'acquisto o l'aggiunta di un Prodotto a un Elenco di acquisto) presenteranno la funzione Ricerca avanzata prodotti.
Bozze di Richieste d'acquisto — Le Richieste d'acquisto rimangono nello stato di Bozza fino a quando non vengono inviate per l'Approvazione. Gli utenti che desiderano tornare a una Richiesta in Bozza possono visualizzarla, modificarla o annullarla
Approvare una Richiesta d'acquisto — In PurchasePlus, quando una Richiesta d'acquisto viene inviata per l'approvazione, passa allo stato "IN ATTESA DI APPROVAZIONE". La Richiesta viene inserita nella

Ordini di acquisto e Ricezione merci

Ordini di acquisto — Un Ordine di acquisto è un documento inviato da un'Organizzazione Acquirente a un'Organizzazione Fornitrice. Specifica i prodotti o i servizi da acquistare, in un
Consolidare gli Ordini di acquisto — "Consolidare" significa unire due o più Ordini di acquisto in un (nuovo) unico Ordine di acquisto, al fine di ridurre al minimo il lavoro amministrativo e diminuire il rischio
Inviare un Ordine di acquisto — Una volta approvata completamente una Richiesta d'acquisto, verrà generato un Ordine di acquisto per ciascun Fornitore incluso nella Richiesta, che potrà poi essere inviato a ciascuno
Documenti di trasporto/ricezione — Una Nota di ricezione è un documento di supporto creato a fronte di un Ordine di acquisto, utilizzato per contrassegnare una quantità specifica per ciascuna riga dell'Ordine
Ricevere la merce — Contrassegnare le righe di un Ordine di acquisto come Ricevute segnala agli utenti della tua Organizzazione quando l'Ordine di acquisto può essere chiuso.
Modificare il Prezzo Unitario — Quando un Ordine di acquisto e una Fattura sono associati e le Righe di prodotto sono collegate tra loro, la Nota di ricezione acquisirà il Prezzo Unitario dalla Fattura.

Fatture e Note di credito

Fatture — Una Fattura è un documento inviato da un Fornitore a un Acquirente, in cui si indicano i Prodotti e le Quantità consegnati all'Acquirente e si richiede
Creare una Fattura — Gli utenti di PurchasePlus possono creare una nuova Fattura per avere un registro digitale e programmabile di una Fattura ricevuta da un Fornitore, da associare successivamente a
Visualizzare e Aggiornare le Fatture — 1. Seleziona [Fatture] → [Visualizza tutte] dalla barra di navigazione laterale.
Inviare a PurchasePlus — PurchasePlus offre una soluzione di Fatturazione Paperless per le Organizzazioni che desiderano ridurre il tempo dedicato alla revisione e riconciliazione delle Fatture
Associare un Ordine di acquisto — Quando una Fattura viene creata tramite la modalità Paperless, PurchasePlus associa automaticamente un Ordine di acquisto alla Fattura, se trova una corrispondenza logica
Dissociare un Ordine di acquisto — Gli Ordini di acquisto vengono "associati" alle Fatture durante il processo di Riconciliazione delle Fatture. Ciò consente al software (o a un revisore umano) di garantire che ciò che il
Collegare o Scollegare le Righe — A seconda delle impostazioni applicate alla tua Organizzazione in PurchasePlus, quando una Fattura viene associata a un Ordine di acquisto, tutte le Righe della Fattura vengono
Modalità Avanzata — In PurchasePlus, le Righe della Fattura possono essere visualizzate in Modalità Avanzata per consultare tutte le informazioni aggiuntive per ciascuna riga. Una Riga di Fattura può avere uno o
Segnalazioni sulle Fatture — PurchasePlus analizza costantemente tutte le Fatture e Note di credito negli stati "Aperta" e "In attesa di approvazione", inserendo Segnalazioni (Flag) a livello di intestazione o di riga sul
Soglie di Segnalazione — Alcune delle Segnalazioni disponibili per le Fatture in PurchasePlus possono essere personalizzate ulteriormente tramite Soglie. Le Soglie consentono alle Fatture con discrepanze minime di non
Note di credito — Una Nota di credito è un documento che attesta il rimborso o lo storno di importi a favore di un Acquirente. Viene comunemente emessa da un Fornitore in seguito all'annullamento di un Ordine
Creare una Nota di credito — Una Nota di credito è un documento che attesta il rimborso o lo storno di importi a favore di un Acquirente. Viene comunemente emessa da un Fornitore in seguito all'annullamento di un Ordine
AI Paperless — Paperless Invoicing è un modulo di PurchasePlus che utilizza il nostro servizio proprietario di intelligenza artificiale per Ricevere, Scansionare ed Elaborare Fatture e Note di credito
Email Paperless — L'area Email Paperless di PurchasePlus è il punto in cui puoi:
Codifica automatica senza ODA — Quando arriva una Fattura senza un Ordine di acquisto corrispondente, PurchasePlus legge il documento e, utilizzando le informazioni della Fattura e le impostazioni predefinite del Fornitore,
Approvare le Fatture — Quando una Fattura o una Nota di credito si trova nello stato "In attesa di approvazione", contiene una o più Segnalazioni (discrepanze) che richiedono la revisione e l'approvazione di un
Esportare le Fatture — A seconda della configurazione della tua Organizzazione, puoi Esportare Fatture e Note di credito singolarmente (Tipo A) o tramite un File di esportazione batch (Tipo B).
Contrassegnare come Pronta per l'esportazione — La tua Organizzazione potrebbe essere configurata per Esportare Fatture e Note di credito singolarmente (chiamato "Tipo A") o all'interno di un File di esportazione batch (chiamato
File di esportazione batch — A seconda della configurazione della tua Organizzazione, puoi Esportare Fatture e Note di credito singolarmente (Tipo A) o tramite un File di esportazione batch (Tipo B).
Contrassegnare come Esportata — 1. Accedi alla Dashboard, fai clic su Fatture, quindi seleziona Visualizza tutte.

Flussi di approvazione

Panoramica — Dal momento in cui una Fattura o Nota di credito viene acquisita dal nostro sistema, PurchasePlus analizza costantemente ogni documento nello stato "Aperta" e "In attesa di approvazione"

Estratti conto

Riconciliazione — La Riconciliazione dell'Estratto conto è la soluzione integrata che sostituisce la riconciliazione basata su fogli di calcolo ed email. Carichi un estratto conto fornitore e il sistema
Stati dell'estratto conto — Una riga dell'Estratto conto può trovarsi in uno di quattro stati. Lo stato deriva dalle fatture associate e dal flag di riconciliazione forzata e si aggiorna automaticamente quando
FAQ — Il totale dell'estratto conto non corrisponde alla somma delle righe. Cosa fare? L'estratto conto viene comunque salvato. Vedrai un indicatore di mancata corrispondenza del saldo nell'intestazione della vista di dettaglio.

Gestione Fornitori

Panoramica — I "Fornitori" sono le Organizzazioni da cui acquisti Beni o Servizi. Un Fornitore in PurchasePlus è semplicemente un'Organizzazione con tipo "Fornitore" (in
Visualizzare e Gestire i Fornitori — Se utilizzi PurchasePlus come Acquirente, puoi visualizzare e gestire i Fornitori con cui sei connesso.
Abilitare o Disabilitare un Fornitore — "Abilitato" significa che la tua Organizzazione può inviare ordini al Fornitore. Il Fornitore può assegnare Cataloghi, Prodotti e prezzi alla tua Organizzazione, e
Connettere un Fornitore Registrato — I Fornitori Registrati sono entità che hanno creato un account Fornitore su PurchasePlus. Possono accedere per gestire i propri Prodotti, Cataloghi e assegnarli
Creare un Fornitore Autogestito — Un Fornitore in PurchasePlus può essere:

Prodotti

Panoramica — I Prodotti in PurchasePlus rappresentano i beni (e servizi) reali che la tua Organizzazione acquista dai Fornitori e utilizza all'interno della
Creare un Prodotto — I Prodotti in PurchasePlus rappresentano i beni e i servizi reali che la tua Organizzazione acquista dai Fornitori e utilizza all'interno della

Cataloghi

Panoramica — Un Catalogo è una raccolta di Prodotti con relativo Prezzo acquistabili da Fornitori con cui la tua Organizzazione ha una Relazione Commerciale attiva.
Cataloghi del Fornitore vs Autogestiti — Un Catalogo è una raccolta di Prodotti e Prezzi che puoi ordinare da un Fornitore all'interno delle tue Richieste d'acquisto.
Creare o Aggiornare un Catalogo — I Cataloghi possono essere gestiti direttamente da Fornitori registrati (Cataloghi Gestiti dal Fornitore) o internamente dalla tua Organizzazione Acquirente (Cataloghi Autogestiti).
Importare un Catalogo — Utilizzando la funzionalità di Importazione, puoi aggiornare i prezzi dei Prodotti esistenti nel Catalogo e aggiungere nuovi prodotti, purché

Elenchi di acquisto

Panoramica — Gli Elenchi di acquisto rappresentano uno strumento potente per standardizzare e automatizzare le decisioni di approvvigionamento in un'Organizzazione, garantendo che gli Acquirenti ordinino i Prodotti corretti
Creare un Elenco di acquisto — Gli Elenchi di acquisto rappresentano uno strumento potente per standardizzare e automatizzare le decisioni di approvvigionamento in un'Organizzazione, garantendo che gli Acquirenti ordinino i Prodotti corretti
Gestire i Prodotti — Gli Elenchi di acquisto rappresentano uno strumento potente per standardizzare e automatizzare le decisioni di approvvigionamento in un'Organizzazione, garantendo che gli Acquirenti ordinino i Prodotti corretti

Inventario

Panoramica — L'Inventario è un modulo opzionale che può essere incluso nel tuo piano PurchasePlus, pensato per aiutarti a controllare e ridurre ulteriormente i costi di approvvigionamento:
Articoli a magazzino — Un Articolo a magazzino è un Prodotto disponibile nel tuo Inventario che può essere inserito e stoccato in una o più Ubicazioni di magazzino.
Ubicazioni di magazzino — Un'Ubicazione di magazzino può rappresentare un luogo fisico della tua Organizzazione in cui sono conservati gli Articoli a magazzino, come un deposito, un magazzino o una cucina.
Trasferimenti — Un Trasferimento consente di gestire (e contabilizzare) lo spostamento di Articoli a magazzino tra Ubicazioni diverse.
Inventari fisici — L'Inventario fisico (Stocktake) è un metodo per verificare la quantità di Articoli a magazzino presenti in un'Ubicazione. Viene effettuato in un'Ubicazione di magazzino e prevede
Valutazione delle scorte — Scopri in che modo PurchasePlus stabilisce quale prezzo utilizzare alla Ricezione della merce in Inventario e come questo prezzo influisce sui Valori di magazzino.
Inventario di fine mese — Le conte inventariali periodiche sono il modo migliore per verificare regolarmente la quantità di Articoli a magazzino in entrata e in uscita dalle Ubicazioni. Questo articolo
Ricezione merci — Quando ricevi una consegna relativa a un Ordine di acquisto, puoi usare PurchasePlus per "ricevere" la merce (ovvero registrare digitalmente gli articoli e
Trasferimento Saldo Iniziale — Popolare per la prima volta le tue Ubicazioni di magazzino con gli Articoli a magazzino può essere fatto completando un Trasferimento del Saldo Iniziale.
Punto Vendita — Il Punto Vendita (POS) è un modulo opzionale che ti consente di scaricare automaticamente gli Articoli dal magazzino a ogni vendita effettuata nel tuo ristorante, bar o bar-caffetteria.
Vendite Batch POS — Una Vendita Batch è un insieme di Righe di Vendita (ossia vendite) registrate dai tuoi terminali POS fisici. Il nostro sistema elabora queste righe in blocco (di solito
Lettore di codici a barre — Il lettore PurchasePlus DS6510B-M9 è uno scanner portatile per codici a barre progettato per la scansione rapida e affidabile di codici 1D e 2D. Si collega direttamente al computer

Ricette

Panoramica — Ricette è un modulo opzionale integrabile nel tuo sistema PurchasePlus, ed è un ottimo strumento per ottenere ancora più valore dalla piattaforma, oltre alle funzioni di
Menu — Un Menu è una raccolta di Ricette. I Menu vengono generalmente utilizzati per gestire l'approvvigionamento e il costo degli Ingredienti nei tuoi piatti reali (cioè le Ricette)
Ingredienti — Gli Ingredienti sono i Prodotti aggiunti alle tue Ricette. A seconda che la Ricetta sia un elemento di Inventario o meno, la definizione di
Allergeni — PurchasePlus include funzionalità dedicate agli Allergeni per gli utenti del modulo Ricette, per gestire al meglio gli allergeni presenti nelle Ricette e negli Ingredienti.

Reportistica

Eseguire un report — Una grande quantità di dati viene generata (e salvata) nel tuo sistema PurchasePlus. Accedere a questi dati in blocco scaricando Report è un

Gestione delle Organizzazioni

Panoramica — Comprendere il modello delle Organizzazioni in PurchasePlus e le sue implicazioni è uno dei modi migliori per diventare un utente esperto della piattaforma.
Creare Organizzazioni — Questa è la Parte 2 della serie introduttiva alle Organizzazioni. Si consiglia di leggere la Parte 1 prima di procedere con questo articolo.

Budget

Panoramica — "Budget" è un modulo opzionale che consente alle Organizzazioni di gestire e monitorare meglio le spese sostenute con i Fornitori in base ad Anno/Mese e

Aggiornamento

Aggiornamento — Cos'è PurchasePlus? Una ricostruzione completa della nostra piattaforma procure-to-pay con tecnologie moderne. Stesso obiettivo, stesso team e un'esperienza notevolmente migliorata