Panoramica

Flusso di lavoro di approvazione

Dal momento in cui una Fattura e Nota di accredito viene acquisita dal nostro sistema, PurchasePlus analizza costantemente ogni documento negli stati 'Aperto' e 'In attesa di approvazione' e genera Contrassegni a livello di intestazione o di riga sul documento, in base alle Impostazioni dei contrassegni di ciascuna Organizzazione. Questi contrassegni indicano la presenza di un problema con il documento (ad esempio, la quantità ordinata nell'Ordine d'acquisto associato non corrisponde alla quantità fatturata) e la necessità di una revisione da parte di un responsabile incaricato.

L'identità specifica di tale persona può variare a seconda dell'Unità organizzativa che ha ricevuto la Fattura o la Nota di accredito, del valore del documento o di entrambi i fattori. Il documento potrebbe persino richiedere la revisione da parte di più persone all'interno di un'organizzazione. La logica relativa a chi deve approvare una Fattura o una Nota di accredito, così come le notifiche automatizzate e le attività che consentono al revisore di intervenire, è definita da un Flusso di lavoro di approvazione. ( Nota: questo si applica ora anche ai trasferimenti di magazzino e alle richieste d'acquisto)

Una volta concessa l'Approvazione finale a un documento, questo passerà automaticamente allo stato Riconciliato e potrà essere esportato nel sistema AP esterno.

Un Flusso di lavoro di approvazione contiene Livelli, Assegnazioni e viene Eseguito quando una Fattura o Nota di accredito idonea viene imputata all'Organizzazione/Unità assegnata. Continua a leggere per saperne di più.

Per le richieste d'acquisto e i trasferimenti di magazzino, una volta raggiunta l'Approvazione finale: Le richieste d'acquisto verranno completate e otterranno un Ordine d'acquisto. I trasferimenti di magazzino verranno contrassegnati come completati. 

Livelli del flusso di lavoro

I flussi di lavoro dispongono di Livelli, che determinano l'utente o gli utenti autorizzati ad approvare Fatture o Note di accredito fino a un determinato Valore stabilito.

I livelli del flusso di lavoro hanno tutti un Nome (ad es. 'Livello 1' o 'Aiuto cuoco') e ciascun Livello comprende tre componenti distinti: Ordine del livello, Valore massimo del livello e Approvatori del livello.

Questo vale anche per i flussi di lavoro delle richieste d'acquisto e per i trasferimenti di magazzino:

Trasferimenti di magazzino

Richieste d'acquisto

Ordine dei livelli del flusso di lavoro

Una Fattura o una Nota di accredito che entra in un flusso di lavoro richiederà l'approvazione secondo l'Ordine di livello definito. In altre parole, il documento deve prima essere approvato dall'Ordine di livello 1 prima di poter essere approvato dall'Ordine di livello 2, e così via, fino alla concessione dell'Approvazione finale. Per ulteriori informazioni sull'Approvazione finale, consulta la sezione: Valore massimo del livello del flusso di lavoro.

Un flusso di lavoro può contenere fino a 10 Livelli.

Valore massimo del livello del flusso di lavoro

Il Valore massimo di un livello è importante, poiché determina quali Livelli possono concedere l'Approvazione finale per una Fattura o Nota di accredito e quali no. 

Se il valore del documento è inferiore o uguale al Valore massimo del livello, l'approvazione finale verrà concessa dal Livello. Se il valore del documento è superiore al Valore massimo del livello, l'Approvazione finale non verrà concessa dal Livello e il documento proseguirà verso il Livello successivo.

Ad esempio, se il Valore massimo del Livello 1 è pari a 500 $ e una Fattura del valore di 501 $ entra nel flusso di lavoro, gli approvatori del Livello 1 non potranno concedere l'approvazione finale per la Fattura: l'Approvazione finale dovrà essere concessa da un utente in un Livello con un Valore massimo del livello superiore a 500 $. Tuttavia, se il valore della Fattura fosse di 499 $, gli approvatori del Livello 1 potrebbero concedere l'Approvazione finale per la Fattura, senza che debba essere approvata da un utente appartenente a un Livello superiore.

Nota - Non esiste un Valore di livello 'Illimitato'. Il Valore massimo dell'ultimo Livello del flusso di lavoro deve corrispondere all'importo massimo verosimile che si prevede di poter ricevere per una Fattura o Nota di accredito.

Nella scheda [Impostazioni] del flusso di lavoro, attiva l'opzione [Salta approvazione se supera il valore massimo] se desideri saltare i Livelli il cui Valore massimo è inferiore al totale del documento. I Livelli contrassegnati come Sempre obbligatorio non vengono mai saltati. I Livelli finali possono rimanere impostati su Non applicabile.

Nota - I Livelli contrassegnati come Sempre obbligatorio devono comunque approvare il documento quando questo supera il Valore massimo. Se il Valore massimo di quel Livello è inferiore al totale del documento, l'approvazione sarà parziale e il documento proseguirà verso il successivo Livello applicabile.

Approvatori del flusso di lavoro

I Livelli del flusso di lavoro possono avere uno o più approvatori:

Gli approvatori appartenenti a ciascun Livello riceveranno una notifica via email quando una Fattura o Nota di accredito entra nel Livello e richiede la loro approvazione. Qualsiasi utente presente nel Livello può approvare il documento e l'Approvazione di livello sarà considerata 'concessa' dal primo utente che approva all'interno del Livello. 

Assegnazioni del flusso di lavoro

I flussi di lavoro di approvazione delle Fatture o delle Note di accredito vengono assegnati a una o più Organizzazioni o Unità organizzative. Qualsiasi documento imputato (codificato) a un'Organizzazione o Unità organizzativa verrà inserito nel flusso di lavoro assegnato a tale Organizzazione. 

Gli utenti con l'autorizzazione 'Gestisci organizzazioni' possono assegnare un flusso di lavoro alla propria Organizzazione nella pagina [Impostazioni di sistema] → [Impostazioni organizzazione]. 

Un flusso di lavoro può essere assegnato a più Organizzazioni (Reparti), ma un'Organizzazione può avere un solo flusso di lavoro assegnato. 

Per il flusso di lavoro di approvazione dei trasferimenti di magazzino, l'unica differenza è che l'assegnazione avviene direttamente sull'Ubicazione di magazzino:

Nota sulle gerarchie dell'organizzazione

I flussi di lavoro non vengono 'ereditati' dalle Organizzazioni padre. Se desideri che un'Unità organizzativa abbia lo stesso flusso di lavoro di approvazione delle fatture di una delle sue Organizzazioni padre, questo deve essere applicato a entrambi i livelli (padre e figlio) nella gerarchia dell'organizzazione.

Esecuzioni del flusso di lavoro

I flussi di lavoro vengono 'Eseguiti' quando una Fattura o Nota di accredito idonea viene imputata a un'Organizzazione a cui è assegnato un flusso di lavoro. 

All'interno di un flusso di lavoro è presente la scheda [Esecuzioni], che elenca tutte le volte in cui un determinato flusso di lavoro è stato avviato, indicando i dettagli dei documenti coinvolti:

Per visualizzare un Pannello informativo dettagliato (ovvero un Registro di audit) relativo a una specifica esecuzione del flusso di lavoro e a tutti i relativi eventi, fai clic sul pulsante nella colonna [Info].

L'annullamento, l'accantonamento (parking) o l'eliminazione di una Fattura o Nota di accredito in qualsiasi momento durante un'esecuzione attiva comporterà l'annullamento dell'esecuzione del flusso di lavoro.

Per le Richieste d'acquisto vedrai il numero di richieste, e lo stesso vale per i trasferimenti di magazzino:

Richieste d'acquisto

Trasferimenti di magazzino

Chi può gestire i flussi di lavoro

Un utente deve disporre dell'autorizzazione 'Può gestire i flussi di lavoro di approvazione' abilitata per poter creare o gestire i flussi di lavoro di approvazione.

Gli utenti con questa autorizzazione potranno gestire i flussi di lavoro in qualsiasi Organizzazione di cui fanno parte.

Per assegnare un flusso di lavoro a un'Organizzazione, l'utente deve disporre dell'autorizzazione 'Gestisci organizzazioni'.

Creazione di un flusso di lavoro di approvazione

Gli utenti con l'autorizzazione 'Può gestire i flussi di lavoro di approvazione' possono creare un nuovo flusso di lavoro di approvazione per Fatture o Note di accredito (applicabile anche a richieste d'acquisto e trasferimenti di magazzino) seguendo questi passaggi. Una volta creati, i flussi di lavoro non possono essere eliminati.

Passaggio 1. Passa a [Impostazioni di sistema] → [Flussi di lavoro di approvazione] nella barra di navigazione laterale, quindi fai clic sul pulsante [Crea un nuovo flusso di lavoro di approvazione]:

Passaggio 2. Seleziona il Tipo di flusso di lavoro desiderato, quindi assegna al flusso di lavoro un Nome e una Descrizione prima di fare clic su [Crea flusso di lavoro]:

Passaggio 3. Si aprirà il flusso di lavoro appena creato, configurato con un Livello predefinito. Puoi modificare il Livello predefinito facendo clic su [Aggiorna livello] nel menu [Altro], se desideri modificare il Nome o il Valore massimo del livello:

Passaggio 4. Fai clic su [Crea nuovo livello] per aggiungere ulteriori livelli in base alle tue esigenze. Si consiglia vivamente di ordinare i Livelli in base al loro Valore massimo, in ordine crescente. È possibile modificare i Livelli e il loro ordine selezionando le opzioni pertinenti nel menu [Altro]:

Passaggio 5. Aggiungi gli approvatori a ciascun Livello facendo clic sul pulsante nella colonna [Approvatori]. Sarà possibile aggiungere solo approvatori che (a) sono utenti PurchasePlus esistenti e (b) sono membri dell'Organizzazione in cui si sta creando il flusso di lavoro:

Passaggio 6. Il flusso di lavoro diventa 'Attivo' non appena viene Assegnato a una o più Organizzazioni o Unità organizzative. 

Aggiornamento di un flusso di lavoro di approvazione

Puoi aggiornare il Nome e la Descrizione di un flusso di lavoro accedendo alla scheda [Impostazioni]:

Aggiornamento dei livelli del flusso di lavoro

Facendo clic sul menu [Altro] in corrispondenza di un Livello del flusso di lavoro, verrà visualizzato un elenco di opzioni per aggiornarlo:

• [Sposta livello in alto] e [Sposta livello in basso] consentono di modificare l'ordine dei Livelli nel flusso di lavoro.
• [Aggiorna livello] consente di modificare il Nome o il Valore massimo del livello e di contrassegnare il livello come Sempre obbligatorio.
• [Elimina livello] rimuove completamente il Livello dal flusso di lavoro.

Se anche una sola Fattura è In attesa di approvazione nel flusso di lavoro, i Livelli di quel flusso di lavoro non possono essere aggiornati o eliminati. Le Fatture devono essere accantonate o completare l'intero processo di approvazione prima che i Livelli possano essere modificati. Tuttavia, è sempre possibile aggiungere un nuovo approvatore (utente) al Livello in qualsiasi momento. (lo stesso vale per richieste d'acquisto, note di accredito e trasferimenti di magazzino)

Aggiunta o rimozione di approvatori

Per gestire gli approvatori in un Livello del flusso di lavoro, fai clic innanzitutto sul pulsante nella colonna [Approvatori]:

Per aggiungere un nuovo approvatore, fai clic sul pulsante [Aggiungi approvatore] e cerca l'utente desiderato. Potrai aggiungere solo approvatori che (a) sono utenti PurchasePlus esistenti e (b) appartengono all'Organizzazione in cui stai creando il flusso di lavoro.

Per rimuovere un approvatore, fai clic su [Rimuovi] nel menu [Altro]:

Aggiornamento delle assegnazioni di un flusso di lavoro

La funzionalità per assegnare un flusso di lavoro si trova in due punti all'interno di PurchasePlus:

1. La scheda [Assegnazioni] del flusso di lavoro:

In [Nuova assegnazione], seleziona la scheda [Conto (a livello di organizzazione)] per contrassegnare più codici di Conto e assegnare il flusso di lavoro con un unico salvataggio. I conti già assegnati risulteranno spuntati, disabilitati e mostreranno l'etichetta Già assegnato.

2. La pagina [Impostazioni di sistema] → [Impostazioni organizzazione]:

Nota: gli utenti devono disporre dell'autorizzazione 'Gestisci organizzazioni' per assegnare un flusso di lavoro di approvazione a un'Organizzazione o a un'Unità organizzativa.

Se anche una sola Fattura si trova nello stato In attesa di approvazione in base al flusso di lavoro, questo non potrà essere rimosso dall'Organizzazione. Le Fatture devono prima essere accantonate o completare il processo di approvazione. (lo stesso vale per richieste d'acquisto, note di accredito e trasferimenti di magazzino)

Eliminazione di un flusso di lavoro

I flussi di lavoro devono essere eliminati da un membro del team di configurazione di PurchasePlus. Contattaci per richiedere l'eliminazione di un flusso di lavoro da un'Unità organizzativa

Approva o rifiuta

Gli utenti hanno la facoltà di approvare o rifiutare una Fattura o Nota di accredito imputata a un'Unità organizzativa se (a) vi è un flusso di lavoro assegnato e (b) figurano come approvatori in uno dei suoi Livelli.

Gli approvatori possono approvare o rifiutare il documento dalla pagina [Fatture O Note di accredito] → [In attesa della mia approvazione]. Tieni presente che gli approvatori del secondo Livello (e dei successivi) vedranno le Fatture o le Note di accredito in questo elenco solo dopo che avranno ricevuto l'approvazione da parte dei Livelli precedenti:

Inoltre, gli approvatori possono aprire una Fattura o Nota di accredito e utilizzare i pulsanti [Approva] o [Rifiuta] disponibili nell'intestazione del documento:

Cosa succede quando una Fattura o una Nota di accredito viene approvata?

• Se il valore della Fattura o della Nota di accredito è superiore al Valore massimo del livello dell'approvatore, il documento passerà al Livello di approvazione successivo. Gli utenti del Livello successivo riceveranno una notifica via email.
• Se il valore del documento è inferiore al Valore massimo del livello dell'approvatore, il flusso di lavoro considera tale approvazione come 'Approvazione finale' e la Fattura o Nota di accredito passa automaticamente allo stato Riconciliato. Da qui potrà essere esportata nel sistema AP esterno per il pagamento. (lo stesso vale per richieste d'acquisto e trasferimenti di magazzino)

Cosa succede quando una Fattura o una Nota di accredito viene rifiutata?

• Agli approvatori verrà richiesto di inserire un commento e il documento passerà automaticamente allo stato Annullato. (lo stesso vale per richieste d'acquisto e trasferimenti di magazzino)

New vs legacy

Gli utenti storici di PurchasePlus potrebbero avere familiarità con il funzionamento dei flussi di lavoro nella nostra piattaforma Legacy. Ecco le principali differenze tra i 'Nuovi' flussi di lavoro di approvazione e i flussi di lavoro Legacy:

• A differenza di quanto accadeva con gli approvatori delle fatture nella versione Legacy, i nuovi approvatori dei flussi di lavoro (e il relativo ordine di approvazione) sono definiti da Livelli, anziché basarsi sul ruolo di approvatore operativo o finanziario che poteva approvare la fattura in qualsiasi momento.
• I [Nuovi] flussi di lavoro di approvazione devono essere abilitati sia per l'Organizzazione acquirente, sia per le singole Unità organizzative.
• A differenza dei flussi di lavoro di approvazione Legacy, non è possibile applicare un Livello 'Illimitato'; l'ultimo Livello deve avere l'importo massimo più elevato richiesto per l'approvazione.
• Nei Nuovi flussi di lavoro, gli utenti possono visualizzare le Esecuzioni del flusso di lavoro sulle Fatture e sulle Note di accredito interessate. All'interno di ciascuna esecuzione è possibile verificare i relativi eventi, ottenendo un effettivo Registro di audit per il documento nel flusso.

Infine, è importante ricordare che i 'Nuovi' flussi di lavoro di approvazione si escludono a vicenda con i flussi di lavoro di approvazione Legacy. Nel momento in cui vengono attivati i Nuovi flussi di lavoro per un'Organizzazione, gli utenti di tale organizzazione non potranno più approvare Fatture o Note di accredito in base ai flussi di lavoro di approvazione operativi e finanziari Legacy.

Risoluzione dei problemi

• Ho appena attivato i Nuovi flussi di lavoro per la mia Organizzazione, ma nessuna delle mie Fatture (In attesa di approvazione) è stata inserita nel flusso di lavoro corrispondente.

Le Fatture e le Note di accredito che si trovavano nello stato In attesa di approvazione al momento dell'attivazione dei Nuovi flussi di lavoro devono essere riaperte e poi nuovamente contrassegnate come In attesa di approvazione affinché il relativo flusso di lavoro abbia effetto. (lo stesso vale per richieste d'acquisto e trasferimenti di magazzino)

• Cosa succede se la Fattura o Nota di accredito viene imputata a un'altra Unità organizzativa durante l'esecuzione del flusso di lavoro?

Lo stato dell'esecuzione del flusso di lavoro viene impostato su Annullato e il documento entra nella nuova esecuzione del flusso di lavoro. (lo stesso vale per richieste d'acquisto e trasferimenti di magazzino)

• Cosa succede se tutti i contrassegni vengono risolti mentre una Fattura o Nota di accredito è a metà dell'esecuzione del flusso di lavoro?

L'esecuzione viene annullata e il documento passa automaticamente allo stato Riconciliato. (lo stesso vale per richieste d'acquisto e trasferimenti di magazzino)

• Cosa succede se non viene trovato alcun flusso di lavoro di approvazione per l'Unità organizzativa a cui è imputata una Fattura o Nota di accredito?

Il documento rimane nello stato In attesa di approvazione. (lo stesso vale per richieste d'acquisto e trasferimenti di magazzino)

• Cosa succede se per un'Organizzazione è attivo un flusso di lavoro di approvazione, ma non è stato inserito alcun approvatore nei Livelli?

La Fattura o Nota di accredito rimarrà nel flusso di lavoro di approvazione finché non verrà aggiunto un approvatore al Livello competente. (lo stesso vale per richieste d'acquisto e trasferimenti di magazzino)

• Voglio replicare i vecchi 'Flussi di lavoro di approvazione operativi e finanziari' di Legacy. Come posso fare?

Puoi creare due Livelli nel flusso di lavoro con un Valore massimo pari a 0 $ ciascuno, aggiungendo gli approvatori operativi a un Livello e gli approvatori finanziari all'altro. (lo stesso vale per richieste d'acquisto e trasferimenti di magazzino)

• Non riesco a modificare un flusso di lavoro, anche se dispongo dell'autorizzazione corretta.

Il nostro sistema impedisce la modifica di un flusso di lavoro se al suo interno sono presenti esecuzioni attive. Approva o rifiuta prima le Fatture nell'Esecuzione attiva, dopodiché potrai modificare il flusso di lavoro. (lo stesso vale per richieste d'acquisto e trasferimenti di magazzino)

• Ricevo due email per 'Fatture in attesa della mia approvazione'.

Devi essere rimosso come approvatore dal flusso di lavoro di approvazione fatture Legacy.

• Posso 'saltare' i Livelli di approvazione se appartengo a un Livello con un Valore massimo superiore a quello della Fattura o della Nota di accredito?

No, il documento richiederà comunque l'approvazione da parte degli utenti designati nell'ordine stabilito per il flusso di lavoro. Ad esempio, se il valore di una Fattura è di 1000 $, il Livello 1 può approvare fino a 500 $ e il Livello 2 può approvare fino a 2000 $, i membri del Livello 2 dovranno comunque attendere l'approvazione del Livello 1 prima di poter concedere l'Approvazione finale per la Fattura in attesa. Tuttavia, l'autorizzazione 'Può eseguire la super approvazione di fatture e note di accredito' consente agli utenti autorizzati di forzare il passaggio di qualsiasi Fattura o Nota di accredito 'In attesa di approvazione' allo stato 'Riconciliato', a prescindere dal fatto che si trovi o meno all'interno di un flusso di lavoro. Questa autorizzazione rappresenta quindi un modo efficace per le persone autorizzate di 'saltare' i livelli di approvazione del flusso. (lo stesso vale per richieste d'acquisto e trasferimenti di magazzino)