Panoramica
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Vai a:
- Flusso di lavoro di approvazione
- Chi può creare e gestire i flussi di lavoro di approvazione?
- Guida: Creazione di un flusso di lavoro di approvazione
- Guida: Aggiornamento dei flussi di lavoro di approvazione
- Guida: Approvazione (o rifiuto) di un documento in un flusso di lavoro di approvazione
- Nuovo vs legacy
- Risoluzione dei problemi
Flusso di lavoro di approvazione
Dal momento in cui una Fattura e Nota di credito viene acquisita dal nostro sistema, PurchasePlus analizza costantemente ogni documento negli stati 'Aperto' e 'In attesa di approvazione' e genera Contrassegni a livello di intestazione o di riga sul documento, in base alle impostazioni dei contrassegni di ciascuna Organizzazione. Questi contrassegni segnalano la presenza di un problema con il documento (ad esempio, la quantità ordinata sull'Ordine d'acquisto associato non corrisponde alla quantità fatturata) che richiede la revisione da parte di una persona designata.
L'identità di chi sia esattamente questa persona può variare a seconda dell'Unità organizzativa che ha ricevuto la Fattura o la Nota di credito, del valore del documento o di entrambi i fattori. Il documento potrebbe persino dover essere esaminato da più persone all'interno di un'organizzazione. La logica relativa a chi deve approvare una Fattura o una Nota di credito, nonché le notifiche e le attività automatizzate che supportano il revisore, è definita da un Flusso di lavoro di approvazione. ( Nota: questo vale ora anche per i trasferimenti di magazzino e le richieste di acquisto)
Una volta concessa l'approvazione finale a un documento, questo passerà automaticamente allo stato Riconciliato e potrà essere esportato nel sistema AP esterno.
Un Flusso di lavoro di approvazione contiene Livelli, Assegnazioni e viene Eseguito quando una Fattura o Nota di credito idonea viene imputata all'Organizzazione/Unità assegnata. Continua a leggere per saperne di più.
Per le richieste di acquisto e i trasferimenti di magazzino, una volta raggiunta l'Approvazione finale: Le Richieste di acquisto verranno completate e genereranno un Ordine d'acquisto. I Trasferimenti di magazzino verranno contrassegnati come completati.
Livelli del flusso di lavoro
I flussi di lavoro dispongono di Livelli, che determinano quali utenti possono approvare Fatture o Note di credito fino a un valore stabilito.
I livelli del flusso di lavoro hanno tutti un Nome (ad es. 'Livello 1' o 'Aiuto cuoco') e ciascun livello presenta tre componenti distinte: Ordine del livello, Valore massimo del livello e Approvatori del livello.
Questo vale anche per i flussi di lavoro delle richieste di acquisto e i trasferimenti di magazzino:
Trasferimenti di inventario 
Richieste di acquisto
Ordine del livello del flusso di lavoro
Una Fattura o Nota di credito inserita in un flusso di lavoro richiederà l'approvazione nell'ordine di livello stabilito. Ciò significa che il documento deve prima essere approvato dall'Ordine di livello 1, prima di poter essere approvato dall'Ordine di livello 2, e così via, fino a ottenere l'approvazione finale. Consulta la sezione: Valore massimo del livello del flusso di lavoro per ulteriori informazioni sull'Approvazione finale.
Un flusso di lavoro può contenere fino a 10 livelli.
Valore massimo del livello del flusso di lavoro
Il Valore massimo di un livello è fondamentale, poiché stabilisce quali livelli possono concedere l'Approvazione finale per una Fattura o Nota di credito e quali non possono farlo.
Se il valore del documento è inferiore o uguale al Valore massimo del livello, l'approvazione finale verrà concessa da quel livello. Se il valore del documento è superiore al Valore massimo del livello, l'approvazione finale non verrà concessa da quel livello e il documento passerà al livello successivo.
Ad esempio, se il Valore massimo del Livello 1 è 500 $ e una Fattura del valore di 501 $ entra nel flusso di lavoro, gli approvatori del Livello 1 non potranno concedere l'Approvazione finale per la Fattura: l'Approvazione finale dovrà essere concessa da un utente appartenente a un livello con un Valore massimo superiore a 500 $. Tuttavia, se il valore della Fattura fosse stato di 499 $, gli approvatori del Livello 1 avrebbero potuto concedere l'Approvazione finale per la Fattura, senza che questa dovesse essere approvata da un utente di livello superiore.
Nota: non esiste un valore di livello 'Illimitato'. Il Valore massimo dell'ultimo livello del flusso di lavoro deve corrispondere al valore massimo ipotizzabile di Fattura o Nota di credito che prevedi di ricevere.
Approvatori del flusso di lavoro
I livelli del flusso di lavoro possono avere uno o più approvatori:
Gli approvatori assegnati a ciascun livello riceveranno una notifica via email quando una Fattura o una Nota di credito entra nel livello e richiede la loro approvazione. Qualsiasi utente appartenente al livello può approvare il documento e l'approvazione del livello sarà considerata concessa dal primo utente che approva all'interno del livello stesso.
Assegnazioni del flusso di lavoro
I flussi di lavoro di approvazione di Fatture o Note di credito vengono assegnati a una o più Organizzazioni o Unità organizzative. Qualsiasi documento imputato a un'Organizzazione o a un'Unità organizzativa verrà inserito nel flusso di lavoro assegnato a tale Organizzazione.
Gli utenti con l'autorizzazione 'Gestisci organizzazioni' possono assegnare un flusso di lavoro alla propria Organizzazione nella pagina [Impostazioni di sistema] → [Impostazioni organizzazione].
Un flusso di lavoro può essere assegnato a più Organizzazioni (Reparti), ma a un'Organizzazione può essere assegnato un solo flusso di lavoro.
Per il flusso di lavoro di approvazione dei trasferimenti di magazzino, l'unica differenza è l'assegnazione all'Ubicazione di magazzino stessa:
Nota sulle gerarchie dell'organizzazione
I flussi di lavoro non vengono 'ereditati' dalle Organizzazioni padre. Se desideri che un'Unità organizzativa utilizzi lo stesso flusso di lavoro di approvazione delle fatture di una delle sue Organizzazioni padre, questo deve essere applicato sia a livello padre sia a livello figlio nella gerarchia dell'organizzazione.
Esecuzioni del flusso di lavoro
I flussi di lavoro vengono 'Eseguiti' quando una Fattura o Nota di credito idonea viene imputata a un'Organizzazione a cui è assegnato un flusso di lavoro.
All'interno di un flusso di lavoro è presente la scheda [Esecuzioni], che elenca tutte le volte in cui un determinato flusso di lavoro è stato avviato, specificando i documenti coinvolti:
Per visualizzare un pannello informativo dettagliato (ovvero un registro di controllo) relativo a una specifica esecuzione del flusso di lavoro e a tutti gli eventi correlati, fai clic sul pulsante nella colonna [Info].
L'annullamento, la sospensione o l'eliminazione di una Fattura o Nota di credito in qualsiasi momento durante un'esecuzione attiva annullerà l'esecuzione del flusso di lavoro.
Per le Richieste di acquisto vedrai il numero di richieste; lo stesso vale per i trasferimenti di magazzino:
Richieste di acquisto
Trasferimenti di magazzino 
Chi può gestire i flussi di lavoro
Un utente deve disporre dell'autorizzazione 'Può gestire i flussi di lavoro di approvazione' abilitata per poter creare o gestire i flussi di lavoro di approvazione.
Gli utenti con questa autorizzazione potranno gestire i flussi di lavoro in qualsiasi Organizzazione di cui sono membri.
Per assegnare un flusso di lavoro a un'Organizzazione, l'utente deve disporre dell'autorizzazione 'Gestisci organizzazioni'.
Creazione di un flusso di lavoro di approvazione
Gli utenti con l'autorizzazione 'Può gestire i flussi di lavoro di approvazione' possono creare un nuovo flusso di lavoro di approvazione per Fatture o Note di credito (valido anche per richieste di acquisto e trasferimenti di magazzino) seguendo questi passaggi. Una volta creati, i flussi di lavoro non possono essere eliminati.
Passaggio 1. Vai su [Impostazioni di sistema] → [Flussi di lavoro di approvazione] nella barra di navigazione laterale, quindi fai clic sul pulsante [Crea un nuovo flusso di lavoro di approvazione]:
Passaggio 2. Seleziona il tipo di flusso di lavoro desiderato, assegna al flusso di lavoro un Nome e una Descrizione, quindi fai clic su [Crea flusso di lavoro]:
Passaggio 3. Si aprirà il flusso di lavoro appena creato, configurato con un Livello predefinito. Puoi modificare il Livello predefinito facendo clic su [Aggiorna livello] nel menu [Altro], qualora desideri modificare il Nome o il Valore massimo del livello:
Passaggio 4. Fai clic su [Crea nuovo livello] per aggiungere ulteriori livelli in base alle esigenze. Si consiglia vivamente di ordinare i livelli in base ai rispettivi Valori massimi, in ordine crescente. Puoi modificare i livelli e l'ordine dei livelli selezionando le opzioni pertinenti nel menu [Altro]:
Passaggio 5. Aggiungi gli approvatori a ciascun livello facendo clic sul pulsante nella colonna [Approvatori]. Potrai aggiungere solo approvatori che (a) siano utenti esistenti di PurchasePlus e (b) siano membri dell'Organizzazione in cui stai creando il flusso di lavoro:
Passaggio 6. Il flusso di lavoro diventa 'Attivo' non appena viene Assegnato a una o più Organizzazioni o Unità organizzative.
Aggiornamento di un flusso di lavoro di approvazione
Puoi aggiornare il Nome e la Descrizione di un flusso di lavoro accedendo alla scheda [Impostazioni]:
Aggiornamento dei livelli del flusso di lavoro
Facendo clic sul menu [Altro] su un livello del flusso di lavoro, visualizzerai un elenco di opzioni per aggiornarlo:
- [Sposta livello in alto] e [Sposta livello in basso] possono essere utilizzati per modificare l'ordine dei livelli nel flusso di lavoro.
- [Aggiorna livello] può essere utilizzato per modificare il Nome o il Valore massimo del livello.
- [Elimina livello] rimuoverà completamente il livello dal flusso di lavoro.
Se anche una sola Fattura è in attesa di approvazione nel flusso di lavoro, i livelli di quel flusso di lavoro non possono essere aggiornati o eliminati. Le fatture devono essere sospese o completare il processo di approvazione prima che sia possibile aggiornare i livelli. Tuttavia, puoi aggiungere un nuovo approvatore (utente) al livello in qualsiasi momento. (lo stesso vale per richieste di acquisto, note di credito e trasferimenti di magazzino)
Aggiunta o rimozione di approvatori
Per gestire gli approvatori in un livello del flusso di lavoro, fai prima clic sul pulsante nella colonna [Approvatori]:
Per aggiungere un nuovo approvatore, fai clic sul pulsante [Aggiungi approvatore] e cerca l'utente desiderato. Potrai aggiungere solo approvatori che (a) siano utenti PurchasePlus esistenti e (b) siano membri dell'Organizzazione in cui stai creando il flusso di lavoro.
Per rimuovere un approvatore, fai clic su [Rimuovi] nel menu [Altro]:
Aggiornamento delle assegnazioni di un flusso di lavoro
La possibilità di assegnare un flusso di lavoro è disponibile in due punti all'interno di PurchasePlus:
1. La scheda [Assegnazioni] del flusso di lavoro: 
2. La pagina [Impostazioni di sistema] → [Impostazioni organizzazione]:
Nota: gli utenti devono disporre dell'autorizzazione 'Gestisci organizzazioni' per assegnare un flusso di lavoro di approvazione a un'Organizzazione o a un'Unità organizzativa.
Se anche una sola Fattura si trova nello stato In attesa di approvazione secondo il flusso di lavoro, l'assegnazione del flusso di lavoro non può essere revocata da un'Organizzazione. Le fatture devono essere prima sospese o completare il processo di approvazione. (lo stesso vale per richieste di acquisto, note di credito e trasferimenti di magazzino)
Eliminazione di un flusso di lavoro
I flussi di lavoro devono essere eliminati da un membro del team di configurazione di PurchasePlus. Contattaci per richiedere l'eliminazione di un flusso di lavoro da un'Unità organizzativa.
Approva o rifiuta
Gli utenti hanno la possibilità di approvare o rifiutare una Fattura o una Nota di credito imputata a un'Unità organizzativa in cui (a) è assegnato un flusso di lavoro e (b) l'utente è un approvatore in uno dei relativi livelli del flusso di lavoro.
Gli approvatori possono approvare o rifiutare il documento dalla pagina [Fatture O Note di credito] → [In attesa della mia approvazione]. Nota: gli approvatori nel secondo livello (e nei successivi) del flusso di lavoro vedranno le Fatture o le Note di credito in questo elenco solo dopo che avranno ricevuto l'approvazione dai livelli precedenti:
Inoltre, gli approvatori possono aprire la Fattura o la Nota di credito e utilizzare i pulsanti [Approva] o [Rifiuta] nell'intestazione del documento:
Cosa succede quando una Fattura o Nota di credito viene approvata?
- Se il valore della Fattura o Nota di credito è superiore al Valore massimo del livello dell'approvatore, il documento passerà al livello di approvazione successivo. Gli utenti del livello successivo riceveranno una notifica via email.
- Se il valore del documento è inferiore al Valore massimo del livello dell'approvatore, il flusso di lavoro considera questa operazione come 'Approvazione finale' e la Fattura o Nota di credito passa automaticamente allo stato Riconciliato. Può quindi essere esportata nel sistema AP esterno per il pagamento. (lo stesso vale per richieste di acquisto e trasferimenti di magazzino)
Cosa succede quando una Fattura o Nota di credito viene rifiutata?
- Agli approvatori verrà richiesto di inserire un commento e il documento passerà automaticamente allo stato Annullato. (lo stesso vale per richieste di acquisto e trasferimenti di magazzino)
Nuovo vs legacy
Gli utenti di lunga data di PurchasePlus potrebbero già conoscere il funzionamento dei flussi di lavoro nella nostra piattaforma legacy. Ecco in cosa differiscono i 'Nuovi' flussi di lavoro di approvazione rispetto a quelli legacy:
- A differenza degli approvatori di fatture legacy, i nuovi approvatori del flusso di lavoro (e l'ordine di approvazione) sono definiti da Livelli, anziché consentire al ruolo di Approvatore operativo o finanziario di approvare la Fattura in qualsiasi momento.
- I [Nuovi] flussi di lavoro di approvazione devono essere abilitati sia per l'Organizzazione acquirente sia per le singole Unità organizzative.
- A differenza dei flussi di lavoro di approvazione legacy, non esiste un livello 'Illimitato'; l'ultimo livello deve avere il valore più alto necessario per l'approvazione.
- Nei nuovi flussi di lavoro, gli utenti possono visualizzare le Esecuzioni del flusso di lavoro sulle Fatture e Note di credito coinvolte. All'interno di un'esecuzione, gli utenti possono consultare gli eventi di esecuzione, fornendo un registro di controllo efficace per ciascuna Fattura o Nota di credito presente nel flusso di lavoro.
Infine, è importante notare che i 'Nuovi' flussi di lavoro di approvazione si escludono a vicenda con i flussi di lavoro di approvazione legacy. Non appena i nuovi flussi di lavoro di approvazione vengono abilitati per un'Organizzazione, gli utenti di tale Organizzazione non possono più approvare Fatture o Note di credito secondo i flussi di lavoro di approvazione operativi e finanziari legacy.
Risoluzione dei problemi
- Ho appena abilitato i nuovi flussi di lavoro per la mia Organizzazione, ma nessuna delle mie Fatture (in attesa di approvazione) è stata inserita nel relativo flusso di lavoro.
Le Fatture e le Note di credito che erano In attesa di approvazione al momento dell'abilitazione dei nuovi flussi di lavoro devono essere riaperte e quindi contrassegnate nuovamente come In attesa di approvazione affinché il relativo flusso di lavoro di approvazione diventi effettivo. (lo stesso vale per richieste di acquisto e trasferimenti di magazzino)
- Cosa succede se la Fattura o Nota di credito viene imputata a un'Unità organizzativa diversa durante l'esecuzione del flusso di lavoro?
Lo stato dell'esecuzione del flusso di lavoro viene aggiornato ad Annullato e il documento entra nella nuova esecuzione del flusso di lavoro. (lo stesso vale per richieste di acquisto e trasferimenti di magazzino)
- Cosa succede se una Fattura o Nota di credito è nel corso dell'esecuzione del flusso di lavoro e tutti i contrassegni vengono risolti?
L'esecuzione viene annullata e il documento viene aggiornato automaticamente allo stato Riconciliato. (lo stesso vale per richieste di acquisto e trasferimenti di magazzino)
- Cosa succede se non viene trovato alcun flusso di lavoro di approvazione per l'Unità organizzativa a cui è imputata una Fattura o Nota di credito?
Il documento rimane nello stato In attesa di approvazione. (lo stesso vale per richieste di acquisto e trasferimenti di magazzino)
- **Cosa succede se un flusso di lavoro di approvazione è abilitato per un'Organizzazione, ma non è stato aggiunto alcun approvatore ai livelli del flusso di lavoro?
La Fattura o Nota di credito rimarrà nel flusso di lavoro di approvazione finché non verrà aggiunto un approvatore al livello pertinente. (lo stesso vale per richieste di acquisto e trasferimenti di magazzino)**
- Desidero replicare i 'Flussi di lavoro di approvazione operativa e finanziaria' legacy. Come posso fare?
Puoi creare due livelli di flusso di lavoro con un Valore massimo di 0 $ ciascuno e aggiungere gli approvatori operativi a uno dei livelli e gli approvatori finanziari all'altro livello. (lo stesso vale per richieste di acquisto e trasferimenti di magazzino)
- Non riesco a modificare un flusso di lavoro, anche se dispongo dell'autorizzazione corretta.
Il nostro sistema impedisce la modifica di un flusso di lavoro se sono presenti esecuzioni attive al suo interno. Per prima cosa, approva o rifiuta le fatture nell'esecuzione attiva; dopodiché potrai modificare il flusso di lavoro. (lo stesso vale per richieste di acquisto e trasferimenti di magazzino)
- Ricevo due email per 'Fatture in attesa della mia approvazione'.
È necessario che tu venga rimosso come approvatore dal flusso di lavoro di approvazione delle fatture legacy.
- Posso 'saltare' i livelli di approvazione se appartengo a un livello del flusso di lavoro con un Valore massimo superiore a quello della Fattura o Nota di credito?
No, il documento richiederà comunque l'approvazione da parte degli utenti designati nell'ordine di livello configurato per il flusso di lavoro. Ad esempio, se il valore di una Fattura è di 1.000 $, il Livello 1 può approvare fino a 500 $ e il Livello 2 può approvare fino a 2.000 $, i membri del Livello 2 devono comunque attendere l'approvazione del Livello 1 prima di poter concedere l'Approvazione finale per la Fattura in attesa di approvazione. Tuttavia, l'autorizzazione 'Può super-approvare Fatture e Note di credito' consente agli utenti autorizzati di forzare il passaggio di qualsiasi Fattura o Nota di credito 'In attesa di approvazione' allo stato 'Riconciliato', indipendentemente dal fatto che si trovi o meno in un flusso di lavoro di approvazione. Questa autorizzazione rappresenta quindi un modo efficace per consentire agli utenti autorizzati di 'saltare' i livelli di approvazione del flusso di lavoro. (lo stesso vale per richieste di acquisto e trasferimenti di magazzino)