Approvare una richiesta di acquisto

In PurchasePlus, quando una richiesta di acquisto viene inviata per approvazione, passa allo stato 'IN ATTESA DI APPROVAZIONE'. La richiesta di acquisto viene inserita nel flusso di approvazione applicabile al reparto e al codice conto.

Gli utenti approvatori al primo livello del flusso riceveranno un'e-mail che li informa dell'invio della richiesta di acquisto e che ora può essere approvata o rifiutata. Continua a leggere per saperne di più.

Vai a:

• In attesa della mia approvazione
• Approvare una richiesta di acquisto
  • Approvare una richiesta di acquisto con un budget
• Rifiutare una richiesta di acquisto
• Approvare le richieste di acquisto in blocco

In attesa della mia approvazione

L'elenco delle richieste di acquisto in attesa di approvazione è accessibile tramite:

• Dashboard [Home] → [Richieste di acquisto in attesa della mia approvazione].
• Barra di navigazione laterale [Richieste di acquisto] → [In attesa della mia approvazione].

Fai clic sul numero della richiesta di acquisto nella colonna [Richiesta di acquisto] per visualizzarne i dettagli:

Durante la revisione di una richiesta di acquisto è possibile verificare le seguenti sezioni:

1. Prodotti.
2. Preventivi. Un prodotto può avere uno o più preventivi dai tuoi fornitori, a seconda del prodotto, dei tuoi fornitori e del tipo di richiesta di acquisto.
3. Quantità.
4. Istruzioni per l'ordine per ciascun prodotto, se presenti.
5. Reparto e codice conto personalizzati per ciascun prodotto, se presenti. Un prodotto può essere imputato a un reparto e a un conto personalizzati. Se al prodotto non sono stati applicati valori personalizzati, verrà imputato in base al reparto e al conto applicati alla richiesta di acquisto.
6. Rimuovi prodotto.
7. Prezzo, percentuale di imposta e totali di riga.
8. Il pulsante Approva.
9. Il pulsante Rifiuta.

Approvare una richiesta di acquisto

Nella colonna Azione puoi scegliere [Approva] o [Rifiuta] per una richiesta di acquisto. In alternativa, puoi fare clic sul [Numero richiesta di acquisto] per visualizzarne i dettagli.

Fai clic sul pulsante con la [Spunta verde], mostrato nell'immagine sopra, per approvare la richiesta di acquisto; verrà visualizzato un messaggio di conferma. Se nel flusso di approvazione sono necessarie ulteriori approvazioni, il messaggio di conferma spiegherà che la richiesta di acquisto è parzialmente approvata.

Tuttavia, se sei l'approvatore finale nel flusso di approvazione, il messaggio di conferma indicherà che l'approvazione finale è stata concessa e che è stato generato un ordine di acquisto per ciascuno dei fornitori inclusi nella richiesta di acquisto. Hai la possibilità di fare clic su [Visualizza ordini di acquisto]. Se gli ordini di acquisto devono essere inviati immediatamente, puoi farlo aprendo ciascun ordine di acquisto. Consulta il nostro articolo Inviare un ordine di acquisto per saperne di più.

Approvare una richiesta di acquisto con un budget

Se la tua organizzazione utilizza il nostro modulo Budget, gli approvatori possono verificare durante il processo di approvazione se una richiesta di acquisto inviata supererà il relativo budget:

Scopri di più su Approvare le richieste di acquisto con un budget.

Rifiutare una richiesta di acquisto

1. Fai clic sul pulsante con la [Croce rossa] per rifiutare la richiesta di acquisto.

2. Inserisci un 'Motivo del rifiuto' e fai clic su [Conferma e rifiuta]. Il motivo sarà incluso nell'e-mail di notifica del rifiuto inviata all'utente che ha creato la richiesta di acquisto.

Lo stato della richiesta di acquisto passerà a 'RIFIUTATA' e l'utente avrà la possibilità di continuare a modificare la richiesta di acquisto per apportare le modifiche necessarie prima di inviarla nuovamente per l'approvazione. 

La richiesta di acquisto rifiutata può anche essere annullata se non è più necessaria.

Approvare le richieste di acquisto in blocco

Gli utenti abilitati ad approvare le richieste di acquisto possono selezionare più richieste di acquisto e approvarle in blocco.

1. Utilizzando la barra di navigazione laterale, seleziona [Richieste di acquisto] → [In attesa della mia approvazione].

2. Se hai i permessi per approvare una richiesta di acquisto, la tabella ti consentirà di selezionare più richieste facendo clic sulla casella a sinistra dell'ID richiesta.

3. Nella parte superiore della tabella (sopra la colonna delle richieste di acquisto), comparirà un pulsante [Approva] dopo aver selezionato una o più richieste di acquisto.

4. Facendo clic su 'Approva' verrà visualizzato un passaggio di conferma. Facendo clic su [Approva selezione] confermerai la tua approvazione per ciascuna richiesta di acquisto singolarmente. A seconda del flusso di approvazione applicabile a ciascuna richiesta, per alcune delle richieste selezionate potrebbe essere concessa l'approvazione finale.