Inviare a PurchasePlus

Perché inviare via email

PurchasePlus offre una soluzione di Fatturazione Senza Carta (Paperless Invoicing) per le Organizzazioni che desiderano ridurre il tempo dedicato alla revisione e alla riconciliazione delle Fatture ricevute dai propri Fornitori.

Si tratta di un'offerta di prodotti orientata all'automazione, che integra perfettamente scansione OCR, Intelligenza Artificiale (IA), Machine Learning (ML) e il nostro esclusivo servizio Human-In-The-Loop. Questa combinazione garantisce un'elaborazione efficiente dei dati, un processo decisionale intelligente e un miglioramento continuo del sistema, mantenendo al contempo la supervisione umana essenziale nelle operazioni critiche.

Se la tua Organizzazione sceglie di adottare la soluzione Paperless Invoicing, alla tua Organizzazione verrà fornito un [Indirizzo email per la fatturazione senza carta] univoco. Una volta emesso, potrai fornire questo indirizzo email a ciascuno dei tuoi Fornitori e richiedere che inizino a inviare le Fatture a questo indirizzo email, in modo che vengano elaborate automaticamente tramite PurchasePlus.

Puoi anche inviare Fatture PDF al tuo [Indirizzo email per la fatturazione senza carta] per conto di un Fornitore; in questo caso, ti invitiamo a seguire le raccomandazioni sulle migliori pratiche riportate di seguito.

Vai a:

• Migliori pratiche
• Tempi di elaborazione
• Come trovare il tuo Indirizzo email per la fatturazione senza carta
• Visualizzare le tue Email Paperless
• Risoluzione dei problemi

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Migliori pratiche

Usa Fatture ePDF:

• Informa i tuoi Fornitori di inviare via email un singolo file PDF elettronico della Fattura come allegato direttamente al tuo [Indirizzo email per la fatturazione senza carta]; questi file vengono scansionati più facilmente da PurchasePlus.
• Se il Fornitore non può fornire Fatture PDF elettroniche, un PDF scansionato è comunque accettabile. Assicurati che la scansione sia di qualità ragionevole per ottenere i migliori risultati nell'elaborazione della Fattura.

Quando si inviano le Fatture:

• Assicurati che il tuo [Indirizzo email per la fatturazione senza carta] sia nel campo 'A' o 'CC' dell'email e non nel campo 'CCN'.
• Non scrivere né apporre timbri sulle fatture, poiché ciò compromette la leggibilità della fattura.
• Chiedi al Fornitore di evitare l'invio di allegati diversi dalle Fatture, come estratti conto, bolle di prelievo, conferme d'ordine, ecc., poiché verranno eliminati e rallenteranno l'elaborazione delle fatture.

Allegati file

• Fatture multiple: Puoi allegare più fatture a una singola email, a condizione che la dimensione combinata dei file non superi i 10 MB.
• Invio di un singolo file: Se preferisci, puoi inviare un singolo file contenente più fatture. La nostra piattaforma le separerà automaticamente in file singoli. Tieni presente che questo processo di suddivisione può richiedere fino a 60 minuti, durante i quali i file potrebbero non essere immediatamente visibili nella coda.
• Limite di dimensione e lunghezza del file: Ciascun file deve rispettare il limite massimo di 10 MB di dimensione e 10 pagine di lunghezza.

Tempi di elaborazione

• L'80% dei documenti inviati viene elaborato automaticamente e in tempo reale, comparendo in genere nella coda entro pochi minuti.
• Per i documenti che non soddisfano i nostri criteri di convalida aziendale, disponiamo di un team dedicato alla fatturazione per la revisione manuale. Diamo priorità a una rapida risoluzione, con un tempo medio di elaborazione di 3 ore e la garanzia che tutte le revisioni vengano completate entro 24 ore.
• Il nostro team di fatturazione è operativo 24 ore su 24 durante i giorni feriali, garantendo un'elaborazione continua. Durante il fine settimana, manteniamo un'operatività di 8 ore al giorno.
• Per assistenza prioritaria, indirizza le tue richieste a help@purchaseplus.com. Ti chiediamo cortesemente di limitare l'uso di questa opzione a questioni realmente urgenti. Questo approccio ci consente di mantenere livelli di servizio equi per tutti i nostri clienti.

Trovare l'indirizzo paperless

Se la tua Organizzazione utilizza la soluzione Paperless Invoicing:

1. Clicca sul tuo [Nome utente/Organizzazione] nell'angolo in alto a destra, quindi seleziona [Informazioni].

2. Seleziona [Dettagli organizzazione] → [Indirizzo email paperless]. Il tuo Indirizzo email per la fatturazione senza carta, specifico per la tua Organizzazione, verrà visualizzato qui:

Visualizzare le email inviate

Per visualizzare tutte le email ricevute al tuo Indirizzo email per la fatturazione senza carta all'interno di una tabella, clicca su [Email Paperless] → [Visualizza tutto] nella barra di navigazione laterale:

Puoi cliccare sul numero nella colonna [Email] per visualizzare l'email originale insieme a un link agli eventuali allegati:

Scopri di più sul modulo Email Paperless.

Risoluzione dei problemi

• Se il Numero di fattura e il Fornitore corrispondono a quelli di una Fattura già esistente nella tua Organizzazione, la Fattura verrà eliminata. Non è possibile avere due volte lo stesso Numero di fattura per lo stesso Fornitore.
• Se la Fattura non può essere letta a causa di informazioni mancanti, la Fattura non verrà scansionata con successo. Un membro del team di PurchasePlus contatterà la tua Organizzazione per informarti e collaborare con te alla rettifica delle informazioni.
• Se il documento non è una Fattura (ad es. un estratto conto, una bolla di prelievo, una conferma d'ordine, ecc.), verrà eliminato e non verrà scansionato.
• Le Fatture provenienti da un Fornitore del tutto nuovo (ovvero un Fornitore senza un profilo nel nostro sistema) potrebbero dover essere mappate dal nostro sistema, operazione che può richiedere fino a 48 ore. Le Fatture appariranno nella tua Organizzazione una volta elaborate con successo. La Fattura successiva dello stesso Fornitore verrà elaborata alla consueta velocità.
• Le Fatture in cui il Numero di registro delle imprese o Partita IVA del Fornitore non corrisponde a quanto presente in PurchasePlus non potranno essere scansionate automaticamente. Un membro del team di PurchasePlus contatterà la tua Organizzazione per informarti e collaborare con te alla correzione delle informazioni.
• Se la Fattura proviene da un Fornitore che non è stato aggiunto come Fornitore alla tua Organizzazione, un membro del team di PurchasePlus contatterà la tua Organizzazione per informarti e collaborare con te per aggiungere il Fornitore.