Panoramica
Panoramica
Vai a:
Cos'è l'inventario
L'inventario è un modulo opzionale che può essere incluso nel tuo piano PurchasePlus, per aiutarti a controllare e ridurre ulteriormente i costi di approvvigionamento:
- Ricevendo i prodotti dalle consegne dei tuoi fornitori direttamente nel tuo inventario e iniziando a monitorare i tuoi livelli di stock,
- Mantenendo la supervisione del valore monetario totale di tutti gli articoli di magazzino presenti nelle tue ubicazioni di stoccaggio,
- Contabilizzando i trasferimenti di articoli di magazzino tra le ubicazioni (o altri movimenti di articoli di magazzino, ad es. le discrepanze durante gli inventari fisici),
- Effettuando inventari fisici periodici per verificare i livelli di stock in queste ubicazioni.
Se la tua organizzazione ha abilitato l'inventario, l'area [Inventario] sarà disponibile nella barra di navigazione laterale:
Cosa è incluso
Il modulo Inventario include quattro funzionalità principali: Articoli di magazzino, Ubicazioni di stoccaggio, Trasferimenti e Inventari fisici. Di seguito approfondiremo ciascuna di queste quattro funzionalità.
Articoli di magazzino
Un articolo di magazzino è un Prodotto disponibile nel tuo inventario e che può essere aggiunto e conservato in una o più delle tue ubicazioni di stoccaggio dell'inventario.
In quanto articolo di magazzino, potrai ricevere articoli da un Ordine di acquisto a suo fronte, nonché includerlo in qualsiasi Trasferimento, collezione o articolo del punto vendita (POS). Se la tua organizzazione crea un nuovo articolo di magazzino, questo apparirà anche come prodotto nell'area Tutti i prodotti e la tua organizzazione verrà impostata come proprietaria del prodotto.
Consulta il nostro articolo Introduzione agli articoli di magazzino per maggiori informazioni.
Ubicazioni di stoccaggio e ubicazioni di sistema
Un'ubicazione di stoccaggio può rappresentare una posizione fisica presso la tua organizzazione in cui sono conservati gli articoli di magazzino. Le ubicazioni di stoccaggio possono anche essere utilizzate come punto di origine o di destinazione per un trasferimento di stock, come ubicazione in cui ricevere gli articoli di magazzino su una Bolla di ricezione merci e come ubicazione in cui condurre un inventario fisico.
Un'ubicazione di sistema è una posizione non fisica utilizzata a fini contabili, ad esempio per trasferire un articolo di magazzino fuori da un'ubicazione di stoccaggio verso un'ubicazione di sistema per tenere traccia di una discrepanza durante un Inventario fisico.
Puoi visualizzare le ubicazioni di stoccaggio e di sistema nelle relative pagine sotto la voce [Inventario] nella barra di navigazione laterale:
Consulta il nostro articolo Introduzione alle ubicazioni di stoccaggio per maggiori informazioni.
Trasferimenti
Un trasferimento è un modo per contabilizzare lo spostamento di articoli di magazzino tra ubicazioni di stoccaggio e/o di sistema.
Un trasferimento può essere creato manualmente in qualsiasi momento se l'utente dispone del permesso "Gestisci trasferimenti", oppure può essere creato automaticamente durante determinate azioni, ad es. la ricezione merci o durante la configurazione iniziale dei saldi di apertura di un'ubicazione.
Vengono create bolle di trasferimento per ciascun tipo di trasferimento, in modo da poter visualizzare un riepilogo dettagliato di Origine, Destinazione, Articoli di magazzino trasferiti e altre informazioni importanti.
Consulta il nostro articolo Introduzione ai trasferimenti per maggiori informazioni.
Inventari fisici
Un inventario fisico è un metodo per verificare sistematicamente la quantità di prodotti presenti in un'ubicazione di stoccaggio. In PurchasePlus, un inventario fisico viene eseguito presso un'ubicazione di stoccaggio e ha un "Periodo" definito (ovvero un anno e un mese del calendario). L'inventario fisico consente agli utenti della tua organizzazione di contare il numero Effettivo di articoli di magazzino nell'ubicazione, in modo tale che questo conteggio possa essere confrontato con il numero Previsto di articoli di magazzino nell'ubicazione. La discrepanza tra il conteggio Effettivo e quello Previsto deve essere contabilizzata in un trasferimento di rettifica prima della chiusura dell'inventario fisico.
Le facoltà di gestire e chiudere gli inventari fisici sono controllate dai permessi utente, per garantire la qualità dei dati in ogni inventario fisico.
Consulta il nostro articolo Introduzione agli inventari fisici per maggiori informazioni.
Come viene valorizzato lo stock
Nel mondo della gestione dell'inventario e dell'Enterprise Resource Planning (ERP), sapere esattamente quanto vale il proprio stock può essere un obiettivo mutevole; i prezzi dei fornitori possono oscillare regolarmente a causa dell'inflazione, degli sconti sulle quantità o delle variazioni stagionali.
Per attenuare queste fluttuazioni, la maggior parte dei sistemi moderni (incluso PurchasePlus) adotta il metodo del Costo medio ponderato (CMP/WAC). A differenza del metodo FIFO (First-In, First-Out), che traccia lotti specifici, il CMP unisce i costi di tutte le unità disponibili per creare un prezzo unitario unico e "ponderato".
La formula principale
Per calcolare accuratamente il prezzo a magazzino, non basta calcolare una semplice media dei prezzi unitari (ad es., 10 $ e 20 $ non significano necessariamente una media di 15 $). È necessario considerare anche il volume di articoli acquistati per ciascun livello di prezzo.
Pertanto, Prezzo a magazzino = Costo totale dell'inventario disponibile / Quantità totale disponibile.
Esempio reale di inventario: la caffetteria
Vediamo come un sistema ERP calcolerebbe il valore dei "Chicchi di caffè espresso" nell'arco di un mese di spedizioni.
- Lo stock iniziale. Inizi il mese con un po' di merce residua dal periodo precedente.
- Quantità: 50 kg
- Prezzo unitario: 12,00 $
- Subtotale: 600,00 $
- La nuova spedizione. A metà mese compri altri chicchi, ma il fornitore ha aumentato il prezzo.
- Quantità: 150 kg
- Prezzo unitario: 15,00 $
- Subtotale: 2.250,00 $
- Il calcolo del CMP (WAC). Per trovare il nuovo prezzo a magazzino, l'ERP combina questi due "lotti" di inventario:
| Origine articolo | Quantità | Costo unitario | Costo totale |
|---|---|---|---|
| Stock iniziale | 50kg | $12.00 | $600.00 |
| Nuova spedizione | 150kg | $15.00 | $2250.00 |
| Totali | 200kg | $2850.00 |
Applicando la formula del CMP: Prezzo a magazzino: $2850.00/200kg = $14.25
Perché usare il CMP?
- Coerenza: previene i "picchi di profitto". Se hai venduto un sacchetto di caffè per 30 $, il tuo margine di profitto rimane stabile a prescindere dal fatto che tu abbia preso dallo scaffale il sacchetto "economico" o quello "costoso".
- Semplicità: in ambienti ad alto volume (come un magazzino con migliaia di bulloni o viti identici), è fisicamente impossibile tracciare quale specifica unità sia stata acquistata a quale prezzo. Il CMP tratta l'inventario come un unico gruppo comune.
- Accuratezza automatizzata: i sistemi ERP e di inventario aggiornano questo "Prezzo a magazzino" ogni volta che viene registrata una nuova bolla di ricezione merci (GRN), garantendo che il tuo bilancio sia sempre aggiornato.
Suggerimento: sebbene il CMP sia ottimo per la vendita al dettaglio generica, il settore alberghiero e la produzione, potrebbe non essere l'ideale per articoli con data di scadenza o beni unici di alto valore (come i gioielli), per i quali il monitoraggio dei costi specifici è più critico.
In che modo il POS aggiorna l'inventario
Il Punto vendita (POS) è un modulo opzionale che ti consente di scalare gli Articoli di magazzino (o le Ricette contenenti articoli di magazzino) da un'Ubicazione di stoccaggio quando effettui una vendita nel tuo ristorante, bar o caffetteria. Inoltre, ti consente di conservare un registro dei dati di vendita in PurchasePlus, permettendoti di confrontare i movimenti di stock, i prezzi di vendita e altro ancora.
Per implementare il modulo POS, la tua organizzazione deve prima implementare i nostri moduli Inventario e Ricette.
Scopri di più sul modulo POS di PurchasePlus.
Impostazione del livello di stock negativo
Tutte le organizzazioni che utilizzano l'inventario in PurchasePlus hanno l'impostazione "Consenti livelli di stock negativi" abilitata per impostazione predefinita.
Questa è la Parte 1 della nostra serie di Introduzione all'inventario.
- Leggi Introduzione all'inventario, Parte 2: Articoli di magazzino
- Leggi Introduzione all'inventario, Parte 3: Ubicazioni di stoccaggio
- Leggi Introduzione all'inventario, Parte 4: Trasferimenti
- Leggi Introduzione all'inventario, Parte 5: Inventari fisici
Inizia a usare l'inventario
Se la tua organizzazione desidera iniziare a utilizzare il modulo Inventario di PurchasePlus, contatta il tuo Account Manager o il nostro cordiale team di Customer Success per ricevere assistenza nell'abilitazione del modulo e per organizzare la formazione per i tuoi utenti.
Nota per gli acquirenti che utilizzano Legacy PurchasePlus
Il modulo Inventario in PurchasePlus è stato riprogettato ed è sostanzialmente diverso rispetto al modulo Inventario di Legacy PurchasePlus. Alle organizzazioni che migrano da Legacy PurchasePlus a PurchasePlus verrà fornito supporto aggiuntivo per la migrazione.