Note di ricezione

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• Cos'è una nota di ricezione?
  • Stati della nota di ricezione
• Visualizzazione delle note di ricezione
  • Visualizzare una specifica nota di ricezione
• Creazione delle note di ricezione
• Ricezione nell'inventario
  • Stampare una nota di ricezione
• Riconciliare gli ordini di acquisto con le fatture
• Annullare una nota di ricezione

Cos'è una nota di ricezione?

Una nota di ricezione è un documento di supporto creato a fronte di un Ordine di acquisto e viene utilizzata per contrassegnare una quantità specifica di ciascuna voce dell'ordine di acquisto come fisicamente ricevuta. In questo modo, possiamo verificare quando un ordine di acquisto è stato evaso dal fornitore.

Questo è un passaggio fondamentale per le organizzazioni che desiderano verificare se gli articoli di un ordine di acquisto sono stati ricevuti per intero, durante il confronto tra una fattura e un ordine di acquisto, prima di approvare una fattura per il pagamento.

Stati della nota di ricezione

Una nota di ricezione può trovarsi nello stato:

• ‘Bozza’, il che significa che la nota di ricezione è stata creata ma le merci non sono state contrassegnate come ricevute, oppure
• ‘Ricevuto’, il che significa che l'utente ha dichiarato che la quantità specificata di merci è stata fisicamente ricevuta.
• 'Annullato', il che significa che un utente ha annullato manualmente una nota di ricezione in bozza o ricevuta.

A seconda del numero di spedizioni fisiche in cui un fornitore suddivide l'ordine di acquisto, potrebbero essere necessarie più note di ricezione affinché un ordine di acquisto possa passare dallo stato ‘Inviato’ allo stato ‘Chiuso’.

Visualizzazione delle note di ricezione

Un ordine di acquisto può avere più note di ricezione create a fronte di esso, poiché non tutti i prodotti presenti nell'ordine di acquisto potrebbero essere consegnati fisicamente nello stesso momento. Esistono diversi modi per visualizzare le note di ricezione create a fronte dei tuoi ordini di acquisto:

1. Accedi a [Ordini di acquisto] → [Note di ricezione],
2. Accedi a uno specifico ordine di acquisto e fai clic sulla scheda [Note di ricezione], oppure
3. Accedi a [Ordini di acquisto] → [Visualizza tutto] e fai clic sul valore nella colonna [Note di entrata merci] (oppure puoi fare clic sull'icona del camion per creare una nuova nota di ricezione).

Visualizzare una specifica nota di ricezione

Fai clic su [Nota di ricezione] in stato 'RICEVUTO' per visualizzare la quantità registrata come ricevuta per ciascun articolo. Quando viene creata una nota di ricezione, essa contiene gli stessi articoli presenti nell'ordine di acquisto a fronte del quale è stata generata.

Completa le seguenti azioni secondo necessità:

1. Visualizza i dettagli della riga prodotto
2. Visualizza la quantità ordinata rispetto alla quantità ricevuta
3. Accedi alle impostazioni [Avanzate] per:

• - Visualizzare il riepilogo delle quantità,
  • Visualizzare le righe fattura collegate,
  • Visualizzare il prezzo unitario di ricezione / ignorare il prezzo unitario,
  • Visualizzare il commento della voce,
  • Visualizzare la data di scadenza del prodotto,
  • Visualizzare la temperatura del veicolo,
  • Visualizzare la temperatura del prodotto.

1. Visualizza il prezzo unitario e i totali della voce.
2. Visualizza i valori del totale dell'ordine di acquisto rispetto al totale di ricezione.
3. [Mostra o nascondi dettagli] della nota di ricezione.
4. [Stampa] la nota di ricezione.
5. [Altre opzioni] → [Visualizza registro di audit] → [Apri in Legacy P+] → [Annulla nota di ricezione] → [Richiedi assistenza].
6. Apri l'[Ordine di acquisto] associato.
7. Visualizza [Impostazioni].
8. [Gestisci colonne].

Creazione delle note di ricezione

In PurchasePlus, le note di ricezione devono essere create a fronte di ordini di acquisto. Non è possibile creare una nota di ricezione al di fuori della relazione con un ordine di acquisto.

Le note di ricezione possono essere generate solo a fronte di ordini di acquisto che si trovano nello stato INVIATO. Una volta che tutte le merci di un ordine di acquisto sono state ricevute e la fattura è stata riconciliata con l'ordine di acquisto, l'ordine di acquisto può essere chiuso.

Consulta il nostro articolo Ricevere merci da un ordine di acquisto per saperne di più sulla creazione di una nota di ricezione merci.

Ricezione nell'inventario

Se la tua organizzazione utilizza il modulo Inventario di PurchasePlus, la creazione delle note di ricezione diventa ancora più preziosa, in quanto ti consente di abbinare le merci ricevute agli specifici prodotti presenti nell'inventario.

Questo incrementerà gli articoli in giacenza nell'ubicazione di stoccaggio di destinazione in base alla quantità ricevuta, rendendoli disponibili per trasferimenti, inventari e altro ancora.

Per maggiori informazioni, consulta il nostro articolo Ricezione merci nell'inventario.

Stampare una nota di ricezione

Le organizzazioni che hanno abilitato il modulo Inventario possono stampare una nota di ricezione facendo clic sul pulsante [Stampa] nell'intestazione della nota di ricezione:

Verrà visualizzata una finestra di dialogo del browser che ti inviterà a selezionare la stampante e le opzioni di stampa.

Riconciliare gli ordini di acquisto con le fatture

Quando il fornitore invia una fattura all'acquirente, è buona norma assicurarsi che la fattura sia riconciliata prima di approvarla per il pagamento.

PurchasePlus aiuta i nostri acquirenti a riconciliare le fatture in due modi, a seconda delle modalità operative del rispettivo dipartimento finanziario:

• Riconciliando un ordine di acquisto con una fattura, per verificare che ciò che il fornitore ha fatturato corrisponda effettivamente a ciò che l'acquirente ha ordinato. Questa operazione viene talvolta definita "conciliazione contabile a 2 vie" (2-Way AP Matching).
• Riconciliando un ordine di acquisto e le relative note di ricezione con una fattura, per verificare che ciò che il fornitore ha fatturato corrisponda effettivamente a ciò che l'acquirente ha ordinato e ricevuto. Questa operazione viene talvolta definita "conciliazione contabile a 3 vie" (3-Way AP Matching).

Le discrepanze tra l'ordine di acquisto, le note di ricezione e la fattura vengono rilevate automaticamente da PurchasePlus ed evidenziate sotto forma di segnalazioni della fattura, che devono essere gestite dagli utenti acquirenti competenti prima che la fattura possa essere approvata per il pagamento.

Annullare una nota di ricezione

È possibile annullare una nota di ricezione in stato 'BOZZA' e 'RICEVUTO'. Questa azione è definitiva e non può essere annullata.

1. Seleziona [Ordini di acquisto] → [Note di ricezione] dalla barra di navigazione laterale.

2. Fai clic sulla [Nota di ricezione] che desideri annullare.

3. Seleziona [Altre opzioni] → [Annulla nota di ricezione] nell'angolo in alto a destra.

4. Fai clic su [Annulla] per confermare l'annullamento.

5. Inoltre, una nota di ricezione in stato 'BOZZA' può essere annullata anche dalla pagina di panoramica delle note di ricezione. Seleziona [Ordini di acquisto] → [Note di ricezione] dalla barra di navigazione laterale.

6. Individua la nota di ricezione in 'BOZZA' che desideri annullare, quindi fai clic su [Altro] → [Annulla nota di ricezione].

Nota: se hai ricevuto merci nell'inventario, non potrai annullare la nota di ricezione. Se necessario, puoi completare un trasferimento indicando la destinazione del fornitore come destinazione del trasferimento per correggere i tuoi livelli di scorte. Scopri di più.