Riconciliazione
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Estratti conto
La riconciliazione degli estratti conto è la soluzione integrata nella piattaforma che sostituisce la riconciliazione manuale basata su fogli di calcolo ed e-mail. Carichi un estratto conto fornitore, il sistema ne estrae le righe, trova le fatture e le note di credito corrispondenti già presenti in PurchasePlus, segnala eventuali discrepanze e ti offre un unico spazio di lavoro per risolvere ogni eccezione e chiudere l'estratto conto.
L'obiettivo è semplice: eliminare la fatica della riconciliazione mensile, individuare tempestivamente le fatture mancanti e mantenere una traccia di controllo a prova di revisione contabile.
- Fase 1 Acquisizione manuale e riconciliazione principale Gli utenti caricano gli estratti conto per l'estrazione tramite IA ed esaminano i risultati della riconciliazione. Disponibile ora
- Fase 2 Pipeline di acquisizione automatizzata Gli estratti conto inviati via e-mail vengono acquisiti e analizzati automaticamente, comparendo nella dashboard. In fase di sviluppo < 3 mesi
- Fase 3 Collaborazione e follow-up con i fornitori Comunicazioni automatizzate con i fornitori, collegamento diretto al modulo di caricamento precompilato e flussi di lavoro per la risoluzione delle eccezioni. In fase di sviluppo < 6 mesi
Estratto conto
Un estratto conto è un documento che un fornitore ti invia, in genere mensilmente, elencando ogni fattura e nota di credito del periodo. Ogni riga dell'estratto conto è una riga dell'estratto conto, e una riga corrisponde a una fattura o a una nota di credito.
La riconciliazione avviene a livello di riga. Il sistema cerca di trovare la fattura corrispondente in PurchasePlus, confronta i totali e assegna a ciascuna riga uno dei quattro stati. Dopo aver gestito gli elementi che richiedono attenzione, fai clic su Segna come riconciliato e l'estratto conto viene chiuso.
Non è prevista la chiusura automatica dell'estratto conto. Anche se tutte le righe si riconciliano automaticamente, l'estratto conto rimane Aperto finché una persona non lo conferma. Questo controllo umano finale è intenzionale.
Abilitare gli estratti conto
Per utilizzare la funzionalità Estratti conto sono necessari i seguenti requisiti:
- Il flag di funzionalità Riconciliazione estratti conto abilitato per la tua Unità Organizzativa.
- Il tuo ruolo dispone del permesso Gestisci riconciliazione estratti conto.
- L'estratto conto appartiene alla tua Unità Organizzativa corrente o a uno dei suoi Reparti.
Caricare e riconciliare un estratto conto
- Vai su [Fatture] \> [Estratti conto.]
- Seleziona il [Fornitore] dal menu a discesa, trascina e rilascia o seleziona il file PDF o immagine dell'estratto conto, quindi fai clic su [Avvia importazione]
- Fai clic sul pulsante [Collega] per collegare le righe non abbinate alla rispettiva fattura o nota di credito.
Nota\- Le righe avranno lo stato Sospeso se il documento a cui si riferiscono non è ancora Riconciliato. Consulta l'articolo Gestione degli stati dell'estratto conto per maggiori informazioni su come gestire le righe dell'estratto conto non riconciliate
- Una volta riconciliate tutte le righe dell'estratto conto, fai clic su [Riconcilia.]
Nota\- Se non riesci a riconciliare una riga dell'estratto conto, puoi forzarne la riconciliazione. Consulta Gestione degli stati dell'estratto conto.
- Fai clic su [Conferma] per completare la riconciliazione dell'estratto conto.
Il tuo estratto conto è ora Riconciliato.