Ricevere le merci

Contrassegnare le righe dell'ordine di acquisto come Ricevute indica agli utenti della tua organizzazione quando un ordine di acquisto può essere chiuso.

È inoltre fondamentale per l'elaborazione delle fatture se la tua organizzazione ha scelto la corrispondenza a tre vie (3-Way AP Matching); ovvero, le righe della fattura vengono verificate rispetto a quanto ordinato (dall'ordine di acquisto) e a quanto ricevuto (sul documento di trasporto / buono di ricezione merci), prima di poter essere riconciliate.

Vai a:

• Creare un buono di ricezione merci
  • Ricevere nell'inventario
  • Ricevere tutte le merci in sospeso
• Gestire un buono di ricezione merci (Bozza)
• Completare un buono di ricezione merci

Creare un buono di ricezione merci

Per creare un nuovo buono di ricezione merci, vai su [Ordini di acquisto] → [Visualizza tutti] dalla barra di navigazione laterale. Fai clic sull'icona del [Camion] nella colonna Nota di ricezione merci per creare un buono di ricezione merci a fronte dell'ordine di acquisto. 

In alternativa, puoi fare clic all'interno di un ordine di acquisto e selezionare uno dei pulsanti [Ricevi merci] presenti all'interno dell'ordine di acquisto.

Ricevere nell'inventario

Se la tua organizzazione utilizza il Modulo Inventario, ti verrà presentata l'opzione per ricevere le merci in un'ubicazione delle scorte all'interno dell'inventario, in modo che i livelli delle scorte in tale ubicazione vengano aggiornati di conseguenza.

Consulta il nostro articolo Ricezione delle merci nell'inventario per maggiori informazioni.

Ricevere tutte le merci in sospeso

Dopo aver scelto se ricevere o meno le merci nell'inventario (o se la tua organizzazione non utilizza il modulo Inventario), puoi scegliere di precompilare un buono di ricezione merci con le quantità in sospeso presenti sull'ordine di acquisto. Si tratta di una funzionalità estremamente utile che consente di risparmiare tempo, accelerando notevolmente il processo di ricezione merci, in modo che anche l'ordine di acquisto più lungo possa essere contrassegnato come completamente ricevuto in pochi clic:

L'attivazione di questa opzione fa sì che ogni riga in sospeso dell'ordine di acquisto, sia che sia stata precedentemente ricevuta in modo parziale o meno, venga precompilata come riga completamente ricevuta nel documento risultante. Avrai quindi la possibilità di modificare le quantità delle merci ricevute o di completare il buono di ricezione merci facendo clic su [Segna come ricevuto].

Gestire un buono di ricezione merci in bozza

Non appena fai clic su [Ricevi merci] in un ordine di acquisto, viene creato un buono di ricezione merci in bozza. Puoi completare le seguenti azioni secondo necessità, oppure fare clic su [Salva come bozza] per tornare alla schermata precedente.

a) Modificare la quantità in entrata di qualsiasi articolo sul buono di ricezione merci.

b) Accedere alle Opzioni avanzate per:

• Visualizzare un riepilogo delle quantità,
• Visualizzare le righe di fattura collegate,
• Ignorare/sovrascrivere il prezzo unitario di ricezione. Si tratta di uno scenario abbastanza comune, che si verifica quando il prezzo al momento della ricezione è diverso dal prezzo della riga dell'ordine di acquisto (o della riga di fattura, se è già collegata a una fattura). Per maggiori informazioni, consulta il nostro articolo: Sostituire il prezzo unitario al ricevimento.
• Inserire un commento sulla riga,
• Registrare la data di scadenza del prodotto,
• Registrare la temperatura del veicolo,
• Registrare la temperatura del prodotto.

c) [Aggiungi un prodotto]. Questo è utile, ad esempio, quando è necessario ricevere un prodotto non programmato arrivato con la consegna, ma non presente nell'ordine di acquisto.

d) [Mostra o nascondi dettagli] del buono di ricezione.

e) [Altre opzioni], che consentono di:

• [Visualizza registro di controllo]
• [Apri in Legacy P+]
• [Annulla buono di ricezione]
• [Richiedi assistenza].

f) [Segna come ricevuto]. Fai clic su questo pulsante dopo aver terminato la modifica del buono di ricezione merci e confermato i dati da salvare.

g) Accedere alla scheda [Impostazioni] del buono di ricezione merci.

h) Puoi nascondere gli articoli già ricevuti facendo clic su [Nascondi articoli già ricevuti] nella parte superiore della pagina.

Completing a Goods Receiving Note

Facendo clic su [Segna come ricevuto] su un buono di ricezione merci in bozza, lo stato del documento passerà a 'RICEVUTO'.

Arriverai innanzitutto a una pagina di conferma, dove potrai fare clic sul pulsante [Visualizza] per visualizzare il buono di ricezione completato. Se la consegna è stata ricevuta nell'inventario, vedrai anche un collegamento a eventuali bolle di trasferimento create.

Inoltre, visualizzerai un widget chiamato 'Altri ordini di acquisto', che elenca gli altri ordini di acquisto la cui consegna è prevista per oggi o domani (in base alla data di consegna indicata sugli ordini di acquisto):

Il buono di ricezione verrà salvato in modo permanente nella scheda Note di ricezione dell'ordine di acquisto a cui appartiene:

Best practice

PurchasePlus attualmente consente ai team di ricezione merci di elaborare quantità di articoli superiori a quelle della riga originale dell'ordine di acquisto (OdA). Non è previsto alcun blocco restrittivo, avviso o limite di tolleranza predefinito per le ricezioni in eccesso. In tutto il sistema, circa il 5% di tutte le righe di OdA ricevute (ossia 1 articolo su 20) presenta quantità superiori a quelle originariamente ordinate.

Questo comportamento flessibile di ricezione assicura che i conteggi di inventario riflettano accuratamente le merci fisiche disponibili subito dopo la consegna.

Scenari comuni per le ricezioni in eccesso

• Articoli a peso variabile: I prodotti venduti a peso, volume o dimensioni spesso non possono essere consegnati in numeri interi esatti. Ad esempio, un OdA emesso per 10 kg di macinato potrebbe arrivare dal fornitore come un lotto da 10,66 kg. Il team di ricezione dovrebbe registrare gli effettivi 10,66 kg consegnati per garantire la precisione dell'inventario e dei costi.
• Articoli omaggio, promozioni e campioni: I fornitori includono frequentemente articoli promozionali (ad es. "Prendi 10, ricevi 2 gratis") o campioni di prodotto non fatturati. Per garantire che queste unità aggiuntive siano tracciate legalmente e disponibili per la vendita o l'uso, devono essere registrate al momento del ricevimento, anche se non presenti nella riga dell'OdA originale.
• Spedizioni in eccesso da parte dei fornitori: Occasionali errori di imballaggio del fornitore o rettifiche dell'unità di misura possono comportare scorte fisiche supplementari.

Best practice per i team di ricezione

1. Registra sempre i conteggi fisici: Inserisci la quantità fisica effettivamente consegnata invece di forzare il conteggio per farlo corrispondere alla riga dell'OdA.
2. Non modificare gli OdA originali prima della ricezione: Il modulo di ricezione gestisce le variazioni in modo nativo; modificare l'OdA sottostante prima della ricezione altera la cronologia originale degli ordini.
3. Verifica la documentazione: Assicurati che qualsiasi eccedenza corrisponda ai documenti di trasporto del fornitore o alle bolle di accompagnamento promozionali prima di completare il buono di ricezione.