Fatture

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• Introduzione
• Gestione delle Fatture
• Fatturazione Paperless
• Creazione delle Fatture
• Stati della Fattura
• Confronto tra Ordini d'Acquisto e Buoni di Entrata Merci
  • Collegamento tra Righe Fattura e Righe Ordine d'Acquisto
• Segnalazioni e Soglie della Fattura
• Modalità Avanzata per la Gestione delle Fatture
  • Pannelli di visualizzazione rapida su schermi ampi
• Approvazione delle Fatture
• Esportazione delle Fatture

Fattura

Una Fattura è un documento che un Fornitore invia a un Acquirente, indicando i Prodotti e le Quantità che il Fornitore ha consegnato all'Acquirente e per i quali richiede il pagamento.

Una Fattura include i dettagli relativi alle merci consegnate all'Acquirente, ad esempio i Valori Unitari di ciascun Prodotto moltiplicati per la Quantità di ciascun Prodotto consegnato, e include i Valori delle Imposte e i Valori Totali di cui il Fornitore attende il pagamento.

Le Fatture possono contenere anche informazioni sul Fornitore (es. dettagli di contatto, Partita IVA/codice fiscale, condizioni di pagamento, coordinate bancarie) che consentono all'Acquirente di effettuare il pagamento al Fornitore in tutta sicurezza.

Gestione delle Fatture

Essendo un sistema end-to-end Procure-to-Pay, le Fatture rappresentano una parte fondamentale di PurchasePlus e il nostro software offre numerose funzionalità per aiutare gli Acquirenti a gestire la spesa relativa alle Fatture dei propri Fornitori.

In sostanza, le nostre funzionalità di gestione delle Fatture consentono di verificare che quanto fatturato dal Fornitore alla tua Organizzazione (a) corrisponda a quanto ordinato, (b) sia stato effettivamente consegnato e (c) sia stato approvato per il pagamento da tutti gli utenti necessari all'interno della tua Organizzazione. 

Fatturazione Paperless

Un elemento particolarmente potente dell'offerta PurchasePlus è il nostro modulo di Fatturazione Paperless, un'integrazione facoltativa per il tuo sistema PurchasePlus. 

Alle Organizzazioni che utilizzano il modulo di Fatturazione Paperless viene assegnato un Indirizzo Email per la Fatturazione Paperless, a cui:

• Gli utenti della tua Organizzazione (ovvero i dipendenti interni) possono inviare la Fattura PDF di un Fornitore, che verrà scansionata automaticamente e creata come nuova Fattura disponibile in PurchasePlus.
• Può essere condiviso con i Fornitori in modo che inviino le loro Fatture direttamente a questo indirizzo email, venendo così create in modo automatico nel tuo account PurchasePlus.

La Fatturazione Paperless sfrutta la scansione con riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), l'Intelligenza Artificiale (AI), il Machine Learning (ML) e il nostro esclusivo servizio Human-In-The-Loop per:

1. "Leggere" digitalmente le fatture PDF inviate da te o dai tuoi Fornitori all'Indirizzo Email per la Fatturazione Paperless,
2. Creare automaticamente la Fattura in PurchasePlus,
3. Tentare di abbinare la Fattura a un Ordine d'Acquisto, e
4. Elaborare le voci riga per riga per rispettare qualsiasi soglia di Segnalazione Fattura impostata dalla tua Organizzazione. 

Le email (inclusi i relativi allegati PDF) ricevute all'Indirizzo Email per la Fatturazione Paperless possono essere visualizzate e gestite nell'area [Email Paperless] nella barra di navigazione laterale:

Scopri di più sulle Email Paperless.

Creazione delle Fatture

Gli utenti con l'autorizzazione "Gestisci Fatture e Note di Credito" possono creare manualmente una Fattura in PurchasePlus facendo clic sull'opzione [Fatture] → [Nuova Fattura] nel menu di navigazione laterale.

Per maggiori informazioni, consulta il nostro articolo sulla creazione di una Nuova Fattura.

Stati della Fattura

Le Fatture possono trovarsi in diversi stati:

• Aperta: una Fattura Aperta è stata creata, ma non è ancora stata Riconciliata. A seconda delle preferenze della tua Organizzazione, potrebbe essere necessario abbinare una Fattura Aperta a un Ordine d'Acquisto oppure creare dei Buoni di Entrata Merci a fronte dell'Ordine d'Acquisto abbinato. Puoi continuare a modificare una Fattura Aperta per risolvere eventuali Segnalazioni attive. Se sono presenti Segnalazioni sulla Fattura, puoi contrassegnarla come In attesa di approvazione e i relativi Approvatori riceveranno una notifica. Se non sono presenti Segnalazioni, puoi contrassegnarla come Riconciliata. Una Fattura Aperta può anche essere Parcheggiata o Annullata.
• In attesa di approvazione: una Fattura In attesa di approvazione presenta una o più Segnalazioni Fattura attive ed è richiesta l'approvazione da parte di uno o più Approvatori della tua Organizzazione. Una volta concesse le approvazioni, la Fattura passerà allo stato Riconciliata.
• Riconciliata: una Fattura Riconciliata ha superato tutti i controlli richiesti dalla tua Organizzazione ed è pronta per essere esportata verso la piattaforma contabile esterna dell'Organizzazione. Non è possibile apportare modifiche a una Fattura mentre si trova nello stato Riconciliata. Se desideri apportare modifiche, puoi Riaprire la Fattura.
  • Nota: gli utenti con l'autorizzazione "Può super-approvare Fatture e Note di Credito" possono aggiornare determinati campi su una Fattura Riconciliata. Scopri di più.
• Parcheggiata: una Fattura Parcheggiata è stata messa in sospeso da un utente della tua Organizzazione poiché potrebbe richiedere ulteriori verifiche o discussioni. Non è possibile apportare modifiche a una Fattura mentre si trova nello stato Parcheggiata. Se necessario, puoi Riaprire la Fattura per continuare a modificarla. 
• Annullata: una Fattura Annullata è stata annullata da un utente e non è più utilizzata nella tua Organizzazione. Non è possibile apportare modifiche a una Fattura nello stato Annullata. Se desideri ripristinare la Fattura e apportarvi modifiche, puoi Riaprirla.
• Pronta per l'esportazione: una Fattura Pronta per l'esportazione è disponibile in [Fatture] → [Centro Esportazioni] per essere inclusa in un prossimo File di esportazione. Una volta esportata con successo nella piattaforma contabile esterna della tua Organizzazione, lo stato della Fattura verrà aggiornato a Esportata. Non è possibile apportare modifiche alla Fattura mentre si trova nello stato Pronta per l'esportazione. Se necessario, puoi riportare la Fattura allo stato Riconciliata e poi Riaprirla per modificarla.
  • Nota: questo stato è disponibile solo per le Organizzazioni di Tipo B.
• In corso di esportazione: una Fattura In corso di esportazione è attualmente in fase di trasferimento verso la piattaforma contabile esterna della tua Organizzazione. Questo processo richiede solitamente pochi minuti. Al termine dell'esportazione, lo stato della Fattura verrà aggiornato a Esportata. Non è possibile apportare modifiche alla Fattura mentre si trova nello stato In corso di esportazione. Se necessario, puoi riportare la Fattura allo stato Riconciliata per esportarla nuovamente o Riaprirla per modificarla.
  • Nota: questo stato è disponibile solo per le Organizzazioni di Tipo A.
• Esportata: una Fattura Esportata è stata inclusa in uno o più file di esportazione ed è stata esportata verso la piattaforma contabile esterna della tua Organizzazione. Non è possibile apportare modifiche alla Fattura mentre si trova nello stato Esportata. Se necessario, puoi riportare la Fattura allo stato Riconciliata e poi Riaprirla per modificarla.

Confronto tra Ordini d'Acquisto e Buoni di Entrata Merci

Quando un Fornitore invia una Fattura a un Acquirente, è buona norma assicurarsi che la Fattura sia Riconciliata prima di approvarla per il pagamento. 

PurchasePlus aiuta gli Acquirenti a riconciliare le Fatture in due modi, a seconda delle procedure del reparto Amministrazione/Finanza:

• Effettuando l'abbinamento tra un Ordine d'Acquisto e una Fattura, per verificare che ciò che il Fornitore ha fatturato all'Acquirente corrisponda effettivamente a quanto ordinato dall'Acquirente. Questa procedura viene talvolta definita "Abbinamento contabile a 2 vie" (2-Way AP Matching).
• Effettuando l'abbinamento tra un Ordine d'Acquisto, i relativi Buoni di Entrata Merci e una Fattura, per verificare che ciò che il Fornitore ha fatturato all'Acquirente corrisponda effettivamente a quanto l'Acquirente ha ordinato e ricevuto. Questa procedura viene talvolta definita "Abbinamento contabile a 3 vie" (3-Way AP Matching): 

Collegamento tra Righe Fattura e Righe Ordine d'Acquisto

A seconda delle impostazioni configurate per la tua Organizzazione in PurchasePlus, quando una Fattura viene abbinata a un Ordine d'Acquisto, tutte le Righe della Fattura vengono confrontate con tutte le Righe dell'Ordine d'Acquisto; se due Righe risultano identiche, vengono collegate tra loro. Per maggiori informazioni, consulta l'articolo Collegare o scollegare Righe Fattura e Righe Ordine d'Acquisto. 

Segnalazioni e Soglie della Fattura

Quando un Ordine d'Acquisto viene abbinato a una Fattura, PurchasePlus confronta i dettagli a livello di Riga della Fattura con i dettagli a livello di Riga dell'Ordine d'Acquisto collegato, per aiutarti a individuare eventuali discrepanze rilevanti. In caso di discrepanze, il sistema genera una Segnalazione Fattura, che impedirà la Riconciliazione (e l'Esportazione) automatica della Fattura fino alla risoluzione della Segnalazione.

Alcune Segnalazioni possono essere gestite con precisione impostando una Soglia di Segnalazione Fattura, che indica al nostro sistema esattamente quale scostamento tra un Ordine d'Acquisto e una Fattura sia accettabile per la tua Organizzazione e in quali scenari debba essere generata una Segnalazione.

Modalità Avanzata per la Gestione delle Fatture

Gli utenti esperti di PurchasePlus possono utilizzare la Modalità Avanzata della Fattura per aggiungere dettagli importanti alla Fattura, alle relative Righe o Sotto-righe, a fini contabili e di esportazione. Per maggiori informazioni, leggi il nostro articolo su come aggiornare le Righe Fattura utilizzando la Modalità Avanzata.

Pannelli di visualizzazione rapida su schermi ampi

Gli utenti avanzati che utilizzano PurchasePlus su un monitor di grandi dimensioni possono inoltre usufruire dei Pannelli di visualizzazione rapida della Fattura, che compaiono sul lato destro della Fattura:

Il Pannello di visualizzazione rapida della Fattura può essere configurato per mostrare:

• Tutti i commenti lasciati sulla Fattura da un altro utente della tua Organizzazione o dal Fornitore stesso se utilizza PurchasePlus,
• I collegamenti ai Documenti correlati (es. l'Ordine d'Acquisto abbinato alla Fattura o i Buoni di Entrata Merci relativi a tale Ordine d'Acquisto),
• Le Segnalazioni in sospeso sulla Fattura (se presenti), e
• Le informazioni relative al Flusso di lavoro di approvazione in cui è inserita la Fattura. 

Puoi utilizzare il pulsante [Gestisci] nell'angolo in alto a destra del Pannello di visualizzazione rapida per configurare le informazioni da visualizzare nei pannelli.

Il Pannello di visualizzazione rapida non verrà visualizzato se le dimensioni dello schermo non sono sufficienti per contenere tutti gli elementi.

Approvazione di una Fattura

Se una Fattura non supera automaticamente tutti i controlli eseguiti dal nostro sistema (ovvero se vengono generate una o più Segnalazioni Fattura), deve essere approvata da uno o più utenti prima di poter passare allo stato Riconciliata ed essere esportata nel tuo sistema contabile.

Gli utenti autorizzati ad approvare le Fatture sono definiti nei Flussi di lavoro di approvazione fatture, configurati dagli Amministratori della tua Organizzazione insieme agli esperti della piattaforma PurchasePlus. Per maggiori informazioni, leggi il nostro articolo sull'approvazione delle Fatture.

Esportazione delle Fatture

Le Fatture possono essere esportate da PurchasePlus verso il tuo sistema contabile in due modalità diverse, a seconda della tipologia della tua Organizzazione.

Organizzazioni di Tipo A e di Tipo B

• Le Organizzazioni di Tipo A esportano manualmente le Fatture (e le Note di Credito) singolarmente. Questa operazione può avvenire in qualsiasi momento dopo che la fattura è passata allo stato Riconciliata.
• Le Organizzazioni di Tipo B prima contrassegnano una Fattura (o Nota di Credito) come Pronta per l'esportazione, quindi creano e inviano un File di esportazione batch che include tutte le Fatture e le Note di Credito contrassegnate come Pronte per l'esportazione dall'ultima esportazione effettuata. 

Destinazioni del sistema contabile (AP) e formati di esportazione

L'esatta destinazione telematica e il formato dei file di esportazione per le Organizzazioni di Tipo A e di Tipo B vengono configurati durante l'implementazione del sistema PurchasePlus, ma possono essere modificati successivamente in stretta collaborazione con il team di PurchasePlus, se necessario. Contatta il nostro team di Customer Success per maggiori informazioni.