Visualizza le fatture

PurchasePlus offre la tecnologia di elaborazione delle fatture agli Acquirenti della nostra rete, che include funzionalità per ricevere, interpretare, contrassegnare o riconciliare le fatture (e le note di credito) inviate loro dai rispettivi Fornitori.

Il vantaggio principale di questo modulo è che il nostro software può confrontare istantaneamente a) ciò che è stato fatturato rispetto a b) ciò che è stato ordinato e c) ciò che è stato ricevuto, in modo tale che le discrepanze possano essere esaminate da una persona, oppure il software procederà a 'riconciliare' automaticamente le fatture conformi per un pagamento più rapido.

Avere i dati della fattura all'interno di PurchasePlus consente a te, in qualità di Fornitore, di visualizzare le informazioni relative allo stato della fattura (ovvero, se è in attesa di approvazione a causa di uno o più flag sulla fattura, o se è riconciliata e pronta per il pagamento nel ciclo di pagamento successivo), nonché di lasciare un commento per i tuoi Acquirenti, se necessario.

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• Tutte le fatture
• Stati della fattura
• Perché la mia fattura è in attesa di approvazione?
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Tutte le fatture

Qualsiasi fattura che sia stata:

a) inserita in PurchasePlus, e

b) attribuita alla tua organizzazione fornitrice come 'Fornitore',

..è disponibile per la visualizzazione nell'area [Fatture] → [Visualizza tutto]:

Sebbene il numero di fattura in PurchasePlus possa non corrispondere al tuo numero di fattura, facendo clic sul [Numero fattura] di qualsiasi fattura nella tabella verranno mostrate informazioni aggiuntive su tale documento.

1. Pannello saldo fattura. Questa sezione indica se il totale della fattura e la somma delle righe della fattura corrispondono.
2. Pannello di stato. Questa sezione indica in quale Stato si trova attualmente la fattura.
3. Schede di visualizzazione della fattura. Queste schede consentono di passare dalla visualizzazione di riepilogo (illustrata sopra), ai commenti lasciati sulla fattura, agli allegati presenti sulla fattura, e, se la fattura si trova nello stato In attesa di approvazione, è possibile visualizzare la scheda Flag per esaminare i flag della fattura.
4. Righe della fattura. Ciascuna riga fornisce alcune informazioni di base sul prodotto fatturato, quantità, prezzo unitario e totale, ma anche alcune informazioni aggiuntive come ad esempio se la riga della fattura è stata abbinata o meno a una riga di un ordine d'acquisto da PurchasePlus (o da un utente dell'organizzazione del tuo Acquirente), se è stata contrassegnata come ricevuta e altro ancora.
5. Totali. Nella parte inferiore della tabella delle righe della fattura si trovano i totali, dove è possibile visualizzare informazioni quali il totale della fattura (imposte escluse), l'importo totale delle imposte ed eventuali spese di consegna incluse nella fattura.
6. Il pannello informazioni. Facendo clic su [i] verranno mostrati ancora più dati sulla fattura nel contesto di PurchasePlus, ad esempio il reparto a cui è stata imputata la fattura, l'ordine d'acquisto abbinato e altro ancora.
7. Il PDF della fattura. Fai clic su questo pulsante per visualizzare il PDF che è stato ricevuto da PurchasePlus e che costituisce la base della fattura visualizzata sullo schermo.
8. Altre opzioni. Qui puoi scegliere di 'stampare' la fattura, visualizzare il registro di controllo (Audit Log) e altro ancora.
9. Visualizzazione avanzata. Qui puoi visualizzare maggiori informazioni sul modo in cui ciascuna riga della fattura è stata codificata, suddivisa e altro ancora.
10. Informazioni sulla riga della fattura. Qui puoi consultare informazioni dettagliate relative a questa riga della fattura. Questo può essere utile per comprendere lo stato di collegamento e di ricezione della riga, oltre a comprendere eventuali scostamenti tra il prezzo della fattura e il prezzo dell'ordine d'acquisto.

Stati della fattura

Tutte le fatture in PurchasePlus si trovano in uno dei seguenti stati:

• Aperta (Open): una fattura aperta è stata creata, ma deve ancora essere riconciliata. A seconda delle preferenze del tuo Acquirente, una fattura aperta potrebbe dover essere abbinata a un ordine d'acquisto oppure richiedere la creazione di buoni di ricezione merci a fronte dell'ordine d'acquisto abbinato. Gli Acquirenti possono continuare a lavorare su una fattura aperta e gli approvatori delle fatture possono risolvere eventuali flag sollevati. Se non sono presenti flag sollevati sulla fattura, possono contrassegnarla manualmente come riconciliata, altrimenti il nostro software lo farà per loro.
• In attesa di approvazione (Awaiting Approval): la fattura presenta uno o più flag della fattura e ora è richiesta l'approvazione da parte degli approvatori designati presso la loro organizzazione. Una volta concesse le approvazioni, la fattura passerà allo stato di riconciliata.
• Riconciliata (Reconciled): una fattura riconciliata ha superato tutti i controlli richiesti dal tuo Acquirente ed è ora idonea per l'esportazione verso la piattaforma contabile esterna della sua organizzazione.
• Sospesa (Parked): una fattura sospesa è stata messa in attesa da un utente presso l'organizzazione del tuo Acquirente poiché potrebbe richiedere ulteriori valutazioni o discussioni.
• Annullata (Cancelled): una fattura annullata è stata annullata da un utente presso l'organizzazione del tuo Acquirente e non è più in uso.
• Pronta per l'esportazione o Esportata (Export Ready or Exported): la fattura è stata contrassegnata come riconciliata dal tuo Acquirente ed è pronta per essere esportata (o è già stata esportata) nel relativo sistema contabile per il pagamento.

In attesa di approvazione

PurchasePlus analizza costantemente tutte le fatture e le note di credito nello stato 'Aperta' e 'In attesa di approvazione', e inserisce flag a livello di intestazione o di riga sul documento, in base alle impostazioni selezionate dall'Acquirente.

Un 'Flag' è una segnalazione sollevata sulla fattura o sulla nota di credito per richiamare l'attenzione su eventuali problemi del documento che richiedono una revisione prima di essere approvati dagli utenti designati presso le organizzazioni dei tuoi Acquirenti. I flag garantiscono che solo le fatture e le note di credito conformi ai criteri specifici della loro organizzazione possano avanzare allo stato di riconciliate in PurchasePlus, senza intervento manuale.

Se una fattura è in attesa di approvazione, significa che sono presenti uno o più flag applicati alla fattura. Puoi visualizzare la scheda [Flag] su una fattura in attesa di approvazione per comprendere i singoli flag che determinano tale stato:

Visita questo link per ulteriori informazioni su ciascuno dei flag che possono essere applicati a una fattura o a una nota di credito, tenendo presente che l'articolo è rivolto agli Acquirenti (ovvero redatto per gli Acquirenti).

Infine, in qualità di Fornitore, non sarai quasi mai in grado di risolvere i flag direttamente con le tue azioni in PurchasePlus. Tuttavia, puoi utilizzare la funzionalità Commenti su una fattura se desideri comunicare con l'Acquirente sulla piattaforma PurchasePlus e conservare tutte le informazioni relative alla fattura nello stesso posto.

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Passaggio 1: vai su [Fatture] → [Visualizza tutto] nella barra di navigazione laterale:

Passaggio 2: individua la fattura che ti interessa e fai clic sul [Numero fattura] nella tabella:

Passaggio 3: passa alla scheda [Commenti] sulla fattura:

Passaggio 4: inserisci il tuo commento, assicurandoti di selezionare la casella di controllo [Commento esterno], e premi Invio per pubblicare il commento affinché i tuoi Acquirenti possano esaminarlo:

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Per ulteriori domande o supporto, contatta invoicing.team@purchaseplus.com