Contrassegni delle fatture
Contrassegni delle fatture
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- Introduzione: Cosa sono i contrassegni delle fatture e delle note di credito?
- Riconcilia o invia
- Impostazioni dei contrassegni
- Contrassegni delle fatture
- Contrassegni delle note di credito
Cosa sono i contrassegni
PurchasePlus analizza costantemente tutte le fatture e le note di credito nello stato 'Aperta' e 'In attesa di approvazione', generando contrassegni a livello di intestazione o di riga sul documento, in base alle impostazioni applicate alla tua organizzazione.
Un 'Contrassegno' (Flag) è una segnalazione generata sulla fattura o sulla nota di credito per richiamare l'attenzione su eventuali problemi relativi al documento che richiedono una revisione prima di essere approvati dagli utenti designati presso la tua organizzazione. I contrassegni garantiscono che solo le fatture e le note di credito conformi ai criteri specifici della tua organizzazione possano passare allo stato Riconciliata in PurchasePlus senza intervento manuale.
Le fatture o le note di credito contrassegnate sono facilmente identificabili in PurchasePlus. È possibile visualizzare le informazioni di riepilogo (o a livello di intestazione) relative al documento nella sezione Stato:
Facendo clic su un contrassegno a livello di riga verranno mostrate maggiori informazioni sulla riga contrassegnata:
Riconcilia o invia
Quando una fattura o una nota di credito viene creata manualmente in PurchasePlus, di solito inizia il suo ciclo di vita nello stato 'Aperta'. Lo stato Aperta indica che il documento è una bozza ed è ancora in fase di elaborazione, oppure potrebbe richiedere l'aggiunta di ulteriori informazioni. Per comodità, PurchasePlus mostrerà i contrassegni su qualsiasi fattura o nota di credito nello stato 'Aperta', per evidenziare i problemi che dovranno essere risolti durante la lavorazione.
Una volta terminato il lavoro sulla fattura o nota di credito 'Aperta' ed essa è pronta per passare allo stato successivo, troverai un'azione principale nell'intestazione della fattura 'Aperta':
- Se non è presente alcun contrassegno sulla fattura o sulla nota di credito, l'azione principale disponibile sarà [Contrassegna come riconciliata]. Facendo clic su Contrassegna come riconciliata, la fattura o la nota di credito passerà allo stato 'Riconciliata' e non sarà richiesta alcuna approvazione. Questo perché, in base alle impostazioni applicate alla tua organizzazione, il documento soddisfa tutti i criteri e pertanto non viene generato alcun contrassegno.
- Se sono presenti uno o più contrassegni sulla fattura o sulla nota di credito, l'azione principale disponibile sarà [Invia per l'approvazione]. Facendo clic su questo pulsante, il documento passerà allo stato 'In attesa di approvazione' e l'approvazione diventerà obbligatoria. Questo perché, in base alle impostazioni applicate alla tua organizzazione, questa fattura o nota di credito non ha soddisfatto tutti i criteri (da qui i contrassegni generati) e tali contrassegni devono essere valutati da un utente della tua organizzazione autorizzato a decidere se il documento debba essere approvato nonostante i contrassegni o se questi debbano essere risolti. Una volta concessa l'approvazione sulla fattura o sulla nota di credito, il documento passerà allo stato 'Riconciliata'.
In PurchasePlus, l'obiettivo per tutte le fatture e le note di credito è farle avanzare allo stato 'Riconciliata'. Una volta nello stato Riconciliata, sono pronte per essere esportate verso la piattaforma contabile esterna. Consulta i nostri articoli Esportare una fattura o una nota di credito o Creare un file di esportazione batch di fatture e note di credito per saperne di più sull'esportazione di fatture e note di credito riconciliate.
Impostazioni dei contrassegni - Riepilogo
I contrassegni delle fatture possono essere personalizzati per soddisfare i requisiti specifici di ciascuna organizzazione e vengono solitamente configurati durante l'implementazione di PurchasePlus in stretta collaborazione con il nostro team.
Se riscontri che le fatture vengono contrassegnate per motivi anomali, rivolgiti a un amministratore della tua organizzazione oppure contatta il nostro team di assistenza clienti per ricevere supporto nella revisione delle preferenze relative ai contrassegni della tua organizzazione.
Impostazioni dei contrassegni e gerarchie dell'organizzazione
Queste impostazioni sono specifiche per ciascun livello di organizzazione e reparto e non si trasmettono a cascata lungo la gerarchia dell'organizzazione; ciascun livello dell'organigramma deve essere configurato in modo indipendente.
Soglie dei contrassegni e gerarchie dell'organizzazione
Alcuni dei contrassegni disponibili per le fatture e le note di credito in PurchasePlus sono ulteriormente personalizzabili tramite soglie. Le soglie consentono alle fatture con discrepanze minime di non attivare uno specifico contrassegno, facilitando il passaggio di fatture e note di credito allo stato Riconciliata con un minor intervento manuale.
Le soglie vengono applicate a livello gerarchico. Se una specifica soglia non è stata impostata per un'organizzazione, verrà ereditata dalle impostazioni dell'organizzazione genitore diretta o dall'organizzazione antenata più vicina in cui sia stata definita una soglia.
Per maggiori informazioni, consulta il nostro articolo Guida alle soglie dei contrassegni delle fatture.
Stati dei contrassegni
Ciascun contrassegno di fatture e note di credito (definito di seguito) può essere impostato su Disattivato, Normale o Importante, in base alle esigenze della tua organizzazione.
- [Disattivato]: il contrassegno non verrà applicato alla tua organizzazione.
- [Normale]: la fattura o la nota di credito può comunque essere approvata da un approvatore, se gli unici contrassegni generati sul documento sono contrassegni di tipo Normale.
- [Importante]: una fattura o una nota di credito non può essere approvata da un approvatore se sul documento sono presenti uno o più contrassegni di tipo Importante. Tutti i contrassegni importanti devono essere risolti prima che un approvatore possa approvare la fattura o la nota di credito.
Le impostazioni e gli stati dei contrassegni appaiono come segue agli amministratori di sistema di PurchasePlus, con la possibilità di modificarne lo stato in base alle necessità:
Contrassegni delle fatture
È possibile configurare le seguenti impostazioni dei contrassegni per le fatture.
Sono presenti 5 contrassegni a livello di riga della fattura, applicabili a ciascuna riga del documento, e 10 contrassegni a livello di intestazione, applicabili all'intera fattura.
Contrassegni a livello di riga della fattura
| Line Unit Price Flag | Questo contrassegno viene generato se la differenza tra il prezzo unitario della riga fattura e il prezzo unitario della riga dell'ordine di acquisto supera la soglia dell'organizzazione per il prezzo unitario di riga. È possibile impostare una soglia della fattura per questo contrassegno. |
|---|---|
| Line Ordered Quantity Flag | Questo contrassegno viene generato se la differenza tra la quantità totale fatturata della riga fattura e la quantità ordinata della riga dell'ordine di acquisto supera la soglia dell'organizzazione per la quantità di riga. È possibile impostare una soglia della fattura per questo contrassegno. |
| Line Received Quantity Flag | Questo contrassegno viene generato se la differenza tra la quantità totale fatturata della riga fattura e la quantità ricevuta della riga dell'ordine di acquisto supera la soglia dell'organizzazione per la quantità di riga. È possibile impostare una soglia della fattura per questo contrassegno. |
| Line Not Linked Flag | Questo contrassegno viene generato se la riga della fattura non è ancora collegata a una riga dell'ordine di acquisto. |
| Original Line Total Flag | Questo contrassegno viene generato se la differenza tra il totale calcolato corrente della riga fattura e il totale originale della riga fattura supera 0,00. Questo contrassegno è applicabile solo alle fatture create tramite PurchasePlus Paperless Invoicing. Il totale originale della riga viene memorizzato al momento della scansione e creazione della fattura tramite Paperless Invoicing. |
Contrassegni a livello di intestazione della fattura
| Flagged Line Flag | Questo contrassegno viene generato se sono presenti una o più righe contrassegnate nella fattura. |
|---|---|
| Purchase Order Flag | Questo contrassegno viene generato se la fattura non è ancora abbinata a un ordine di acquisto. |
| Receiving Notes Flag | Questo contrassegno viene generato se non è stata registrata alcuna bolla di entrata merci a fronte dell'ordine di acquisto abbinato alla fattura. |
| Total Out of Balance Flag | Questo contrassegno viene generato se la differenza tra il totale della fattura e la somma delle parti della fattura supera la soglia dell'organizzazione per il totale della fattura. È possibile impostare una soglia della fattura per questo contrassegno. |
| Reference Flag | Questo contrassegno viene generato se non è presente alcun riferimento impostato sulla fattura. |
| Supplier Number Flag | Questo contrassegno viene generato se non è presente alcun codice fornitore impostato per il fornitore che ha emesso la fattura. |
| Department Flag | Questo contrassegno viene generato se non è presente alcun reparto impostato sulla fattura. |
| Account Code Flag | Questo contrassegno viene generato se non è presente alcun conto contabile impostato sulla fattura. |
| Currency Flag | Questo contrassegno viene generato se la valuta della fattura non corrisponde alla valuta dell'ordine di acquisto. |
| Approval Required Flag | Questo contrassegno viene generato se la fattura non è stata approvata. Questo contrassegno fa sì che tutte le fatture vengano contrassegnate e richiedano l'approvazione, anche nei casi in cui verrebbero altrimenti riconciliate automaticamente. Questo contrassegno non può essere impostato su Importante. |
Contrassegni delle note di credito
È possibile configurare le seguenti impostazioni dei contrassegni per le note di credito.
È presente 1 contrassegno a livello di riga della nota di credito, che si applica a ciascuna riga del documento, e sono presenti 6 contrassegni a livello di intestazione, applicabili all'intera nota di credito.
Contrassegni a livello di riga della nota di credito
| Total Out of Balance Flag | Questo contrassegno viene generato se la differenza tra il totale della nota di credito e la somma delle parti della nota di credito supera la soglia dell'organizzazione per il totale della nota di credito. |
|---|
Contrassegni a livello di intestazione della nota di credito
| Invoice Flag | Questo contrassegno viene generato se la nota di credito non è ancora abbinata a una fattura. |
|---|---|
| Reference Flag | Questo contrassegno viene generato se non è presente alcun riferimento impostato sulla nota di credito. |
| Supplier Number Flag | Questo contrassegno viene generato se non è presente alcun codice fornitore impostato per il fornitore che ha emesso la nota di credito. |
| Department Flag | Questo contrassegno viene generato se non è presente alcun reparto impostato sulla nota di credito. |
| Account Code Flag | Questo contrassegno viene generato se non è presente alcun conto contabile impostato sulla nota di credito. |
| Approval Required Flag | Questo contrassegno viene generato se la nota di credito non è stata approvata. Questo contrassegno fa sì che tutte le note di credito vengano contrassegnate e richiedano l'approvazione, anche nei casi in cui verrebbero altrimenti riconciliate automaticamente. Questo contrassegno non può essere impostato su Importante. |