Stati dell'estratto conto
Stati dell'estratto conto
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Stati delle righe
Una riga dell'estratto conto può avere uno dei quattro stati. Lo stato deriva dalle fatture abbinate e dal flag di riconciliazione forzata e si aggiorna automaticamente quando le fatture sottostanti cambiano.
- Non abbinata: non è stata trovata alcuna fattura corrispondente. Potrebbe comunque corrispondere a una fattura futura; puoi anche collegarne una manualmente o forzare la riconciliazione.
- In sospeso: è stata abbinata una fattura, i totali concordano, ma la fattura non è ancora definitiva (è ancora Aperta, Approvata o Esportata). Passerà automaticamente a Riconciliata quando la fattura sarà Pagata o Elaborata.
- Attenzione: è stata abbinata una fattura ed è definitiva, ma è presente almeno un motivo di Attenzione. È necessario esaminarla.
- Riconciliata: abbinata, definitiva, totali entro la tolleranza e nessun motivo di Attenzione. Oppure, la riga è stata riconciliata forzatamente.
Motivi di attenzione
Quando una riga è in stato di Attenzione, presenta uno o più motivi. Una riga può presentare più motivi contemporaneamente e vengono tutti mostrati.
- Scostamento: l'importo sull'estratto conto e il totale della fattura differiscono per un valore superiore alla soglia di tolleranza.
- Fornitore errato: la fattura abbinata appartiene a un fornitore diverso rispetto a quello dell'estratto conto.
- Duplicato: la fattura abbinata è collegata anche a una riga di un altro estratto conto.
- Annullata: la fattura o la Nota di credito è stata annullata
Nota: la tolleranza è la regola per accettare automaticamente piccoli scostamenti. Utilizza la stessa configurazione di soglia già prevista per Fatture e Note di credito.
Gestione delle eccezioni
Una riga è Non abbinata
Se hai una riga non abbinata nel tuo estratto conto puoi:
- Attendere: se la fattura non è stata ancora ricevuta, lascia la riga come Non abbinata. Le nuove fatture in arrivo in PurchasePlus verranno rilevate la prossima volta che aprirai la visualizzazione dettagliata o farai clic su Esegui abbinamento.
- Cercare e collegare: apri la finestra di ricerca manuale per trovare e collegare direttamente la fattura (vedi sotto).
- Forzare la riconciliazione: se sai che la riga non avrà mai una fattura corrispondente (ad esempio, un pagamento in contanti, una liquidazione esterna alla piattaforma o un addebito una tantum), forzane la riconciliazione indicando un motivo.
Forza riconciliazione
La riconciliazione forzata è la forzatura a livello di riga. La riga viene visualizzata come Riconciliata con un indicatore "Forzata".
Puoi forzare la riconciliazione di qualsiasi riga non riconciliata: Non abbinata, In sospeso o Attenzione.
Utilizzala quando:
- Una riga Non abbinata non avrà mai una fattura corrispondente (liquidazione esterna alla piattaforma, saldo precedente, voce non riconciliabile).
- Una riga In sospeso deve essere chiusa senza attendere che la fattura raggiunga lo stato finale.
- Una riga in stato di Attenzione presenta un motivo che hai esaminato e accettato (scostamento, fattura annullata, ecc.).
Come forzare la riconciliazione
- Fai clic sullo Stato dell'estratto conto
- Fai clic su [Forza riconciliazione.]
