Inventari
Inventari
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- Introduzione
- Visualizzazione degli inventari
- Stati dell'inventario e del conteggio
- Avviare un nuovo inventario
- Esecuzione di un inventario (conteggio)
- Chiusura di un inventario
- Azzeramento delle ubicazioni di spesa
- Passaggio successivo: inventario di fine mese
Inventario
Un inventario è un metodo per verificare la quantità di Articoli di magazzino presenti in un'Ubicazione di magazzino. L'inventario viene eseguito presso un'Ubicazione di magazzino e ha un "Periodo" definito (ad esempio, un anno solare e un mese). L'inventario consente agli utenti della tua organizzazione di contare il numero Effettivo di articoli di magazzino presenti nell'ubicazione, in modo che tale conteggio possa poi essere confrontato con il numero Previsto di articoli di magazzino nell'ubicazione. La differenza tra il conteggio Effettivo e quello Previsto deve essere registrata tramite un trasferimento per discrepanza, prima che l'inventario venga chiuso.
Le autorizzazioni per Gestire gli inventari e Chiudere gli inventari sono controllate da permessi utente indipendenti, data l'importanza fondamentale degli inventari per una corretta gestione del magazzino.
Visualizzazione degli inventari
Gli utenti possono visualizzare gli inventari della propria organizzazione accedendo a [Magazzino] → [Inventari] nella barra di navigazione laterale.
È possibile visualizzare i dettagli di qualsiasi singolo inventario nella tabella facendo clic sul nome dell'ubicazione di magazzino all'estrema sinistra della riga.
Stato dell'inventario
Un inventario può trovarsi in uno di questi due stati:
- In corso: L'inventario è stato avviato ed è attualmente aperto. Quando un'ubicazione di magazzino ha un inventario in corso, le Entrate merci a magazzino non avvengono automaticamente. Gli utenti dovranno invece individuare il trasferimento dell'entrata merci e fare clic manualmente su [Segna come completato] quando sono pronti. Una volta completato l'inventario, le entrate merci a magazzino torneranno a essere automatiche.
- Chiuso: L'inventario è stato contrassegnato come completato e tutte le discrepanze sono state registrate.
Stato del conteggio
Un inventario ha anche uno Stato del conteggio, distinto dallo Stato dell'inventario. I diversi stati del conteggio sono:
- Non contato: Per nessuno degli articoli di magazzino presenti nell'ubicazione è stato registrato un conteggio.
- Parzialmente contato: Per alcuni, ma non per tutti gli articoli di magazzino presenti nell'ubicazione, è stato registrato un conteggio.
- Completamente contato: Per tutti gli articoli di magazzino presenti nell'ubicazione è stato registrato un conteggio.
Avviare un nuovo inventario
Gli utenti in possesso dell'autorizzazione per gestire gli inventari possono fare clic sul pulsante [Avvia un nuovo inventario] nella pagina [Magazzino] → [Inventari].
Gli utenti hanno la possibilità di avviare un inventario per una singola ubicazione o per tutte le ubicazioni:
Avvio di un inventario per una singola ubicazione di magazzino
Selezionando "Singola ubicazione di magazzino" verrà aperto un nuovo inventario presso l'ubicazione di magazzino definita con lo stato "In corso" e con stato del conteggio "Non contato".
Avvio di un inventario per tutte le ubicazioni di magazzino
Selezionando "Tutte le ubicazioni di magazzino" verrà aperto un nuovo inventario per ogni ubicazione di magazzino dell'organizzazione corrente, con lo stato "In corso" e con stato del conteggio "Non contato". Nota bene: non è possibile avviare inventari per tutte le ubicazioni se sono già presenti inventari creati nel periodo di inventario selezionato.
Periodo di inventario
Ogni inventario deve avere un "Periodo di inventario", solitamente corrispondente al mese e all'anno solare in cui si svolge l'inventario. È possibile creare un inventario in un periodo che contiene già un inventario chiuso.
Inventari alla cieca
Durante la creazione (o la modifica) di un inventario, l'utente può impostarlo come "Alla cieca": in questo modo, gli utenti che eseguono l'inventario non vedranno il numero previsto di articoli di magazzino presenti nell'ubicazione. Questo può essere un metodo efficace per garantire che gli articoli vengano contati con la massima accuratezza. Solo gli utenti con l'autorizzazione "Chiudi inventari" potranno visualizzare il conteggio previsto di un articolo in un inventario alla cieca.
Esecuzione degli inventari (conteggio)
Qualsiasi utente può inserire il conteggio di un articolo di magazzino nell'inventario, anche se non dispone dell'autorizzazione "Gestisci inventari".
L'utente può inserire direttamente la quantità del prodotto nella colonna [Conteggio] e/o utilizzare i selettori freccia Su o Giù posizionati ai lati del campo di immissione:
Una volta inserito il conteggio per tutti gli articoli di magazzino, lo stato del conteggio dell'inventario verrà aggiornato a "Completamente contato".
Scansione tramite codice a barre
Un utente può eseguire la ricerca tramite qualsiasi codice a barre associato all'articolo di magazzino in PurchasePlus per velocizzare il processo di conteggio, evitando di dover scorrere un elenco (potenzialmente lungo) di articoli presenti nell'ubicazione di magazzino.
Per maggiori informazioni, consulta la nostra Guida per l'utente dello scanner di codici a barre.
Gestione delle discrepanze
Gli inventari che presentano "Discrepanze" (ossia un conteggio previsto diverso da quello effettivo) devono essere rettificati prima di poter essere chiusi.
Le discrepanze possono essere visualizzate riga per riga:
...e il valore totale della discrepanza di un inventario in corso può essere visualizzato nel pannello informazioni nell'intestazione dell'inventario:
Le discrepanze devono essere gestite completando un Trasferimento per discrepanza inventariale dall'ubicazione di magazzino a un'ubicazione di spesa (o a un'altra ubicazione di magazzino, se si conosce la nuova collocazione dell'articolo). Lo scopo principale è aggiornare la quantità dell'articolo nell'ubicazione di origine affinché rifletta il conteggio effettivo.
Le discrepanze possono essere trasferite riga per riga (in precedenza denominato [Trasferimento rapido]):
...oppure possono essere trasferite in blocco, utilizzando il pulsante [Trasferisci tutte le discrepanze] nell'intestazione dell'inventario:
Per gestire le discrepanze inventariali tramite trasferimenti, l'utente deve disporre dell'autorizzazione Gestisci trasferimenti.
Importazione o esportazione del conteggio inventariale
Gli utenti con l'autorizzazione "Chiudi inventari" possono importare il conteggio delle giacenze di qualsiasi inventario nello stato In corso, utilizzando il pulsante [Crea nuova importazione] nella scheda [Importazioni] dell'inventario:
Il file CSV di importazione richiede solo tre colonne:
- stock_take_id
- stock_count_id
- quantity
Se intendi utilizzare la funzione di importazione, ti consigliamo vivamente di utilizzare prima la funzione di esportazione, in modo da avere accesso agli ID di conteggio corretti (che differiscono dagli ID di prodotto).
Per esportare un inventario, accedi alla scheda [Esportazioni] dell'inventario, fai clic su [Crea nuova esportazione] e scarica il file generato. Potrai quindi aggiungere i tuoi conteggi (ovvero le quantità) nel foglio di calcolo e importare il file.
Se lo desideri, puoi eliminare una riga dal foglio di calcolo. All'importazione del file, la quantità di questo articolo di magazzino in PurchasePlus rimarrà invariata rispetto a prima dell'importazione. La quantità non verrà impostata a 0, né l'articolo verrà rimosso dall'ubicazione di magazzino. Inoltre, non è possibile aggiungere nuovi articoli all'ubicazione di magazzino tramite l'importazione di fogli di calcolo.
Modalità offline
Gli inventari possono essere eseguiti in "Modalità offline" nei casi in cui si verifichino problemi di scarsa connettività.
La modalità offline consente all'utente di svolgere l'inventario anche se il dispositivo perde la connessione a Internet. Quando l'utente è pronto a uscire dalla modalità offline, dovrà riconnettersi a Internet per sincronizzare tutte le informazioni rilevate.
Per iniziare a utilizzare la modalità offline per un inventario, fai clic su [Altre opzioni] → [Avvia modalità offline] nell'intestazione dell'inventario:
Chiusura di un inventario
Un inventario può essere chiuso se:
- Si trova nello stato In corso.
- [Consigliato] È stato registrato un conteggio per tutti gli articoli di magazzino. È comunque possibile chiudere un inventario contato solo parzialmente. Facendo clic su [Chiudi inventario] quando lo stato del conteggio è "Non contato" o "Parzialmente contato", per tutti gli articoli non contati verrà inserito automaticamente il valore del conteggio previsto attuale.
- Non vi sono Discrepanze non registrate tra il conteggio previsto e il conteggio effettivo per alcuno degli articoli inclusi nell'inventario.
Per chiudere un inventario, fai clic sul pulsante [Chiudi inventario] nell'intestazione dell'inventario. Questa funzionalità è regolata dall'autorizzazione "Chiudi inventari".
Chiusura di tutti gli inventari
Inoltre, è possibile chiudere più inventari contemporaneamente utilizzando la colonna di selezione multipla nella vista tabella Tutti gli inventari. Nota bene: questa operazione andrà a buon fine solo per gli inventari selezionati che soddisfano i criteri sopra indicati per la chiusura.
Azzeramento delle ubicazioni di spesa
L'azione [Azzera ubicazioni di spesa] azzera la quantità di tutti gli articoli di magazzino in tutte le ubicazioni di spesa. Questa azione creerà automaticamente un trasferimento contabile per ciascuna ubicazione di spesa e trasferirà i saldi degli articoli di magazzino dall'ubicazione di spesa all'ubicazione di sistema del costo del venduto/utilizzato di fine periodo. In genere, le ubicazioni di spesa vengono azzerate subito prima della chiusura di tutti gli inventari per un determinato periodo.
Tutti i trasferimenti per discrepanza necessari per trasferire le quantità discrepanti a un'ubicazione di spesa devono essere già stati completati prima di procedere all'azzeramento delle ubicazioni di spesa.
Passaggio successivo: inventario di fine mese
Le informazioni fornite sopra sono pensate per offrirti una comprensione di base degli inventari e del loro funzionamento in PurchasePlus.
Per una guida dettagliata passo dopo passo su come completare un inventario di fine mese con la nostra piattaforma, compreso l'uso di funzionalità aggiuntive non elencate in questo articolo, visita:
/docs/for-purchasers/end-of-month-stocktake-process
Questa è la Parte 5 della nostra serie Introduzione al magazzino.
- Leggi Introduzione al magazzino, Parte 1
- Leggi Introduzione al magazzino, Parte 2: Articoli di magazzino
- Leggi Introduzione al magazzino, Parte 3: Ubicazioni di magazzino
- Leggi Introduzione al magazzino, Parte 4: Trasferimenti
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