Email senza carta
Email senza carta
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- Cos'è l'area 'Email senza carta'
- Visualizzazione delle email senza carta
- Attività di scansione
- Visualizzazione delle attività di scansione
- Creazione di nuove attività di scansione
- Conversione delle attività di scansione in fatture o note di credito
- Eliminazione delle attività di scansione
Email senza carta
L'area Email senza carta di PurchasePlus è il punto in cui puoi:
- Visualizzare le email che i tuoi fornitori (o altri utenti della tua organizzazione) hanno inviato al tuo indirizzo email dedicato per la fatturazione senza carta,
- Seguire il lavoro svolto dalla nostra IA per la fatturazione senza carta con i documenti e visualizzare le relative Fatture e Note di credito nel nostro sistema.
Se abilitata per la tua organizzazione, la funzione Email senza carta apparirà come [Email senza carta] nella barra di navigazione laterale:
L'area Email senza carta è composta da due sotto-aree:
- [Visualizza tutto] Email senza carta, dove puoi visualizzare ciascuna email inviata dai tuoi fornitori al tuo indirizzo email dedicato per la fatturazione senza carta. Sono incluse le email che il nostro sistema "filtra" automaticamente, ad esempio quelle non utilizzate per creare fatture o note di credito come estratti conto, contenuti di marketing e documenti duplicati.
- [Azioni richieste], dove puoi esaminare e modificare qualsiasi attività di scansione (vedi sotto per ulteriori informazioni) in cui manca il fornitore.
- [Attività di scansione], che rappresentano una tappa intermedia tra l'email del tuo fornitore (compreso l'eventuale allegato PDF) e la fattura o nota di credito risultante nel nostro sistema.
Visualizzazione delle email senza carta
Per visualizzare tutte le tue email senza carta in una tabella, fai clic su [Email senza carta] → [Visualizza tutto] nella barra di navigazione laterale. Da questa schermata, puoi:
- Cercare un'email specifica tramite Email mittente, Email destinatario e altro,
- Visualizzare rapidamente i collegamenti a eventuali attività di scansione, fatture e/o note di credito risultanti che il nostro sistema ha creato dall'email:
- Visualizzare l'email originale in maggior dettaglio facendo clic sul valore [Email] nella tabella. I file allegati originali possono essere scaricati anche in fondo all'email:
Attività di scansione
Quando un fornitore invia via email una fattura o nota di credito in formato PDF al tuo indirizzo email per la fatturazione senza carta (o quando carichi manualmente una fattura o nota di credito in formato PDF nella nostra funzione di scansione AI), la nostra IA crea un'attività di scansione e le assegna un numero di scansione univoco.
Nella sezione [Attività di scansione], puoi visualizzare queste attività e tutti i documenti che vengono eventualmente generati dall'attività di scansione:
Puoi pensare a un'attività di scansione come al passaggio intermedio tra la fattura o la nota di credito PDF del tuo fornitore e la Fattura o la Nota di credito di PurchasePlus che riconcili ed esporti utilizzando il nostro software.
Stati dell'attività di scansione
Le attività di scansione possono trovarsi in uno dei seguenti stati:
- In scansione (Grigio): l'attività di scansione è stata avviata di recente ed è ancora in fase di scansione.
- In scansione (Rosso): l'attività di scansione è in corso da più di 5 minuti e l'IA ha interrotto i tentativi, ma tecnicamente l'attività non è ancora fallita.
- Scansionato (Blu): l'attività di scansione ha elaborato correttamente il file PDF ma non ha soddisfatto le nostre regole aziendali, richiedendo una revisione manuale. Il nostro team di fatturazione attivo 24/7 se ne occuperà entro poche ore. In alternativa, puoi apportare le correzioni richieste in qualsiasi momento per velocizzare il processo.
- Completato (Verde): l'attività di scansione ha generato una fattura o una nota di credito e non richiede ulteriori azioni. Conserviamo un record dell'attività di scansione, in modo che gli utenti possano visualizzare rapidamente il documento effettivo (fattura o nota di credito) generato dall'attività.
- Non riuscito (Rosso): l'attività di scansione non è andata a buon fine per qualche motivo. Puoi fare clic su un'attività di scansione non riuscita per visualizzarla, esaminarla manualmente e aggiornarla.
Puoi passare il mouse sopra l'indicatore di stato per ulteriori informazioni sullo stato della singola attività di scansione.
Visualizzazione delle attività di scansione
Puoi visualizzare l'elenco di tutte le attività di scansione della tua organizzazione andando su [Email senza carta] → [Attività di scansione] nella barra di navigazione laterale:
In questa vista tabellare puoi vedere alcune informazioni importanti relative a ciascuna attività di scansione, tra cui:
- Numero di scansione: l'identificatore univoco che lo scanner AI ha assegnato a questa attività di scansione.
- Stato blocco: indica se un altro utente ha bloccato l'attività per la modifica.
- Fornitore: il fornitore che ha inviato il PDF originale alla tua organizzazione.
- Acquirente: l'organizzazione a cui è stato assegnato il documento.
- Documento creato: un collegamento alla fattura o nota di credito generata dall'attività di scansione.
- Tipo di documento: indica se l'attività di scansione è stata identificata come fattura o nota di credito.
- Stato: lo stato attuale dell'attività di scansione. Puoi passare il mouse sopra l'indicatore di stato per ulteriori informazioni sullo stato dell'attività. Consulta gli Stati dell'attività di scansione qui sopra per maggiori informazioni.
- File PDF: un collegamento al PDF originale caricato nello scanner AI.
- Data di creazione: la data e l'ora in cui è stata creata l'attività di scansione.
Puoi anche selezionare Gestisci colonne per aggiungere ulteriori punti dati.
Puoi visualizzare una singola attività di scansione facendo clic sul relativo [Numero di scansione] dalla tabella:
Da questa vista puoi aggiornare l'attività di scansione se necessario e creare la fattura o la nota di credito. Ulteriori dettagli sono disponibili più avanti.
Blocco e sblocco delle attività di scansione
Le attività di scansione possono essere "Bloccate" o "Sbloccate". Un utente può bloccare un'attività di scansione che sta esaminando per informare gli altri utenti che la sta modificando, e sbloccarla una volta terminato.
È anche possibile creare un'attività di scansione direttamente in stato bloccato.
Origini dell'attività di scansione
La pagina Attività di scansione mostra tutte le attività di scansione che sono state:
- Ricevute tramite email (con allegati PDF) dai tuoi fornitori (o da utenti della tua stessa organizzazione),
- Create direttamente tramite la pagina Attività di scansione e
- Create tramite le procedure Crea nuova fattura e Crea nuova nota di credito, se l'utente ha scelto l'opzione [Trascina e rilascia PDF]:
Suggerimenti rapidi per navigare nella pagina Attività di scansione
La pagina Attività di scansione offre tre funzioni principali di assistenza alla navigazione, per aiutare gli utenti a trovare rapidamente l'attività corretta:
- Filtra per stato: utilizzando le schede nella parte superiore della pagina, l'utente può filtrare rapidamente l'elenco delle attività di scansione in base a quelle presenti in uno dei seguenti stati: In scansione, Scansionato, Completato, Bloccato, Non riuscito, Eliminato.
- Ricerca avanzata, che include:
- Cerca per numero di documento: gli utenti possono cercare utilizzando il numero di documento generato dall'IA durante la creazione di una fattura o nota di credito dall'attività di scansione.
- Cerca per email mittente: gli utenti possono cercare utilizzando l'indirizzo email del mittente per individuare qualsiasi o tutte le fatture inviate da quello specifico indirizzo.
- Filtra per fatture, note di credito o entrambe.
- Cerca per nome fornitore: inserisci il nome di un singolo fornitore (così come appare in PurchasePlus) per visualizzare un elenco di attività di scansione in cui questo fornitore è stato identificato come mittente del PDF originale.
Creazione di nuove attività di scansione
Per creare manualmente una nuova attività di scansione direttamente dalla pagina Attività di scansione, fai clic su [Crea nuove attività di scansione]:
Avrai la possibilità di indicare se l'attività riguarda una fattura o una nota di credito prima di caricare i file PDF da scansionare:
Puoi scegliere di indicare il fornitore a cui si riferisce il documento; in caso contrario, il nostro scanner AI tenterà di rilevarlo durante la scansione.
Infine, puoi decidere se contrassegnare l'attività di scansione come bloccata.
Se è selezionata l'opzione [Contrassegna come bloccato], l'attività risultante sarà bloccata e rimarrà nello stato Scansionato. Sarà necessaria una revisione manuale prima di poter creare una fattura o nota di credito.
Fai clic su [Inizia] quando sei pronto per iniziare la scansione.
Riceverai un avviso se la fattura o la nota di credito che stai per creare potrebbe essere un duplicato; in caso contrario, l'attività di scansione apparirà nella tabella [Attività di scansione] con lo stato "In scansione" e, poco dopo, "Scansionato".
Una volta che il PDF passa allo stato Scansionato, potrai esaminare i dati estratti prima di fare clic su [Visualizza fattura] o [Visualizza nota di credito]. Potrai anche salvare e uscire facendo clic su [Torna alle attività di scansione].
In questa schermata puoi scorrere verso il basso nel pannello di sinistra ed esaminare l'ordine d'acquisto associato automaticamente:
Inoltre, puoi modificare le righe del documento prima di visualizzare la fattura o la nota di credito:
(In alto): puoi selezionare una o più righe dell'attività di scansione per:
- [Elimina] la riga,
- [Scollega] la riga per rimuovere qualsiasi associazione con i prodotti del catalogo esistenti,
- [Imposta percentuale imposta] per aggiornare il valore di calcolo delle imposte per le righe selezionate, oppure
- [Cancella selezione] per deselezionare le righe scelte.
Dopo aver fatto clic su [Scollega] per una riga, puoi modificare alcuni dettagli della riga della fattura passando il cursore sulla riga e facendo clic sull'icona a forma di matita:
Qui puoi aggiornare molti campi, come ad esempio il codice prodotto, la marca, la quantità venduta e altro ancora. Inoltre, puoi utilizzare le opzioni [Collega], [Elimina] o [Inserisci una riga] (a sinistra della voce) per apportare ulteriori modifiche all'attività di scansione, se necessario.
Creazione contemporanea di più attività di scansione
Puoi scegliere di caricare più PDF nella stessa operazione. In questo caso, il nostro scanner AI creerà un'attività di scansione per ciascun PDF. Si tratta di un modo estremamente efficiente per acquisire rapidamente grandi volumi di fatture o note di credito PDF in PurchasePlus.
Suggerimento: se selezioni "Fattura" o "Nota di credito" durante la creazione delle attività di scansione, questa scelta verrà applicata a tutte le attività di scansione generate e attualmente non è possibile modificare tale selezione dopo la scansione. Consigliamo di caricare tutte le fatture in formato PDF e avviare l'attività di scansione, per poi ripetere la procedura con tutte le note di credito in PDF.
Cosa è possibile estrarre dal PDF e precompilare con lo scanner AI?
- Il fornitore (se viene trovata una corrispondenza),
- Il numero dell'ordine d'acquisto (se presente),
- Il reparto e il codice conto (se applicabile),
- Il prodotto su ciascuna riga della fattura (se viene trovata una corrispondenza) e
- La categoria e la sottocategoria di ogni nuovo prodotto su ciascuna riga della fattura.
Conversione delle attività di scansione in fatture o note di credito
Un'attività di scansione deve essere esaminata e convertita manualmente in una fattura o nota di credito da un utente di PurchasePlus all'interno della tua organizzazione.
Per farlo, fai clic sul numero di scansione dell'attività nella casella di posta della scansione AI. L'attività di scansione deve trovarsi nello stato Scansionato:
Arriverai alla schermata del creatore di fatture o note di credito, che mostra i dati estratti e precompilati dal nostro scanner AI accanto al PDF originale.
Qui avrai la possibilità di esaminare e apportare modifiche alla maggior parte dei dati estratti (ad esempio, riferimento, codice conto, voci e prezzi unitari), se lo desideri.
Una volta confermati i dati, fai clic su [Crea fattura] o [Crea nota di credito]:
Impostazione: Elaborazione manuale o automatica
A seconda dell'impostazione applicata alla tua organizzazione, quando fai clic su [Crea fattura] o [Crea nota di credito], il documento risultante può essere elaborato automaticamente in base alle impostazioni di flag e alle soglie definite, comparendo inizialmente nello stato In attesa di approvazione o Riconciliato. Se questa impostazione è disabilitata per la tua organizzazione, la fattura o la nota di credito apparirà inizialmente nello stato Aperto.
Eliminazione delle attività di scansione
Le attività di scansione possono essere eliminate facendo clic su [Elimina] dal menu [Altro] nella pagina Attività di scansione:
Avrai la possibilità di specificare un motivo di eliminazione, che potrà essere visualizzato da altri utenti con i permessi appropriati.
L'attività di scansione può essere eliminata in qualsiasi stato, eccetto Completato.