Migliori pratiche per le fatture

Dati da includere nelle fatture

1. Ordine di acquisto (Purchase Order - PO)

• Dato valido:

Qualsiasi stringa di caratteri alfanumerici. Tuttavia, consigliamo vivamente di utilizzare solo valori numerici. I numeri degli ordini di acquisto generati da PurchasePlus seguono la convenzione PO:000000 e aumentano in modo sequenziale (ad es., 000001, 000002, ecc.)

• Esempio: PO:000345
• Spiegazione:

L'inclusione di un ordine di acquisto è FORTEMENTE CONSIGLIATA in quanto agevola la riconciliazione automatica delle fatture con gli ordini di acquisto all'interno del sistema, garantendo un processo più efficiente e accurato.

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2. Tipo di documento

• Dato valido:

"Invoice" O "INV:" O "Tax Invoice." "Credit Note" "CR Note"

• Esempio: INV-123456
• Spiegazione:

Questo campo è OBBLIGATORIO per facilitare la classificazione e l'ordinamento dei documenti, essenziali per un'elaborazione accurata e l'archiviazione. Una fattura non verrà elaborata senza queste informazioni. 

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3. Numero fattura

• Dato valido:

Qualsiasi stringa di caratteri alfanumerici. Sebbene sia consentito qualsiasi formato, consigliamo vivamente di utilizzare solo valori numerici.

• Esempio: INV-123456
• Spiegazione:

Questo campo è OBBLIGATORIO per l'elaborazione e il pagamento. I numeri di fattura duplicati verranno automaticamente segnalati e rifiutati dal sistema per prevenire errori. Nota: è possibile riutilizzare gli stessi numeri di fattura per acquirenti diversi, ma mai per lo stesso acquirente. Una fattura non verrà elaborata senza queste informazioni. 

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4. Nome dell'azienda, indirizzo, numero di telefono ed e-mail

• Dato valido:

Qualsiasi stringa di caratteri alfanumerici.

• Esempio:

Nome fornitore: Fresh Produce Co. Indirizzo: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Telefono: +61 2 9876 5432 E-mail: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

• Spiegazione:

Fornire dati aziendali accurati è FORTEMENTE CONSIGLIATO a fini di convalida e per garantire che le fatture vengano elaborate a fronte dei conti corretti.

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5. Numero di registrazione fiscale o aziendale

• Dato valido:

Un numero di registrazione aziendale numerico valido (ad es., l'ABN in Australia o la Partita IVA).

• Esempio: ABN: 12 345 678 910
• Spiegazione:

Questo campo è FORTEMENTE CONSIGLIATO per l'identificazione aziendale e per fini di conformità normativa. Aiuta a verificare la legittimità dell'azienda. In molti Paesi come l'Australia, è un requisito legale includere queste informazioni per qualsiasi importo superiore a $ 82,50. Le fatture prive di queste informazioni subiranno ritardi durante la verifica dell'attività. 

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6. Dettagli dell'acquirente

• Dato valido: 

Nome e cognome, ragione sociale (se applicabile) e indirizzo.

• Esempio:

Nome: HotelPlus Sydney Indirizzo: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

• Spiegazione:

Questo campo è FORTEMENTE CONSIGLIATO poiché aiuta ad associare la fattura all'acquirente corretto.

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7. Indirizzo e-mail dedicato alla fatturazione dell'acquirente

• Dato valido:

A ciascun acquirente viene assegnato un indirizzo e-mail univoco per le fatture nel formato <propertyname.country@invoices.purchaseplus.com> 

• Esempio:

E-mail acquirente: hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

• Spiegazione:

Questo campo è OBBLIGATORIO per identificare a livello programmatico l'entità acquirente. Sebbene non sia necessario che l'indirizzo e-mail compaia sulla fattura, tutte le fatture devono essere inviate a questa casella di posta. Una fattura non verrà elaborata se non viene inviata all'indirizzo e-mail di fatturazione univoco dell'acquirente.

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8. Data della fattura

• Dato valido: GG/MM/AAAA
• Esempio: 10/01/2025
• Spiegazione:

Questo campo è OBBLIGATORIO per la convalida programmatica della fattura. La data non deve essere futura e genererà un avviso se è collocata troppo indietro nel tempo. Una fattura non verrà elaborata senza queste informazioni.

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9. Data di scadenza

• Dato valido: GG/MM/AAAA
• Esempio: Data di scadenza: 24/01/2025
• Spiegazione:

Questo campo è FORTEMENTE CONSIGLIATO e viene utilizzato dal team di contabilità fornitori dell'acquirente per la pianificazione dei pagamenti. 

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10. Dati delle righe della fattura 

• Codice prodotto del fornitore 
  • Dato valido: stringa alfanumerica 
  • Esempio: 563732
• - Spiegazione: Questo campo è FORTEMENTE CONSIGLIATO poiché queste informazioni vengono utilizzate per riconciliare quanto ordinato con quanto consegnato. 
• Descrizione 
  • Dato valido: stringa alfabetica 
  • Esempio: Mela Red Delicious
• - Spiegazione: Questo campo è OBBLIGATORIO in quanto fornisce i dettagli sul prodotto consegnato. Una fattura non verrà elaborata senza queste informazioni.
• Quantità 
  • Dato valido: stringa numerica  
  • Esempio: 10
• - Spiegazione:
  • Se l'articolo è stato ordinato ma non evaso, è preferibile non includerlo nella fattura. Se lo si include nella fattura, deve essere indicato con una quantità pari a "0" (zero) e un valore totale di riga pari a "$0" per garantire una corretta elaborazione. 
  • Questo campo è OBBLIGATORIO in quanto specifica la quantità di articoli forniti.
  • Una fattura non verrà elaborata senza queste informazioni o se la quantità non corrisponde al prezzo unitario.
• Prezzo unitario (imposte escluse)
  • Dato valido: stringa numerica  
  • Spiegazione:  Questo campo è FORTEMENTE CONSIGLIATO in quanto calcola il totale della riga nella fattura. Se si forniscono importi comprensivi di imposte, è essenziale includere le aliquote fiscali applicate per consentire di scorporare il prezzo imposte escluse e caricarlo nei sistemi di contabilità fornitori. 
• Imposta (se applicabile)
  • Dato valido:
    • L'aliquota d'imposta in percentuale (ad es., 10%).
    • L'importo dell'imposta come valore monetario (ad es., $2.00).
    • Un identificatore coerente applicato agli articoli imponibili (ad es., un asterisco * per indicare l'applicabilità dell'imposta).
  • Spiegazione:

Questo campo è OBBLIGATORIO in quanto determina l'importo totale delle imposte sulla fattura. La procedura consigliata prevede l'indicazione sia della percentuale di imposta sia dell'importo monetario. Una fattura non verrà elaborata senza almeno uno dei dati sopra indicati.

• Imposta totale (se applicabile)
• - Dato valido:

Un valore numerico in formato valuta (ad es., $200.00).

• Spiegazione:

Questo campo è FORTEMENTE CONSIGLIATO poiché garantisce che il totale della fattura coincida con le singole voci. Nei casi in cui la fattura contenga sia articoli esenti che soggetti a imposta nello stesso documento, in molti Paesi (inclusa l'Australia) è un obbligo di legge includere il dettaglio delle imposte a livello di singola riga. Se viene fornito solo il totale al netto delle imposte, devono essere inclusi chiaramente i dettagli fiscali.

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11. Assicurarsi che gli importi totali siano corretti

• Mostrare una suddivisione del costo totale:
  • Ogni riga della fattura deve avere un totale 
  • La somma delle imposte e dei costi di riga deve riconciliarsi con il totale delle imposte e dei costi della fattura 
  • Eventuali spese di spedizione devono essere incluse come riga separata nei totali della fattura.
  • Se si addebita in una valuta DIVERSA da quella in cui opera l'acquirente, la valuta deve essere specificata nel totale della fattura. Ad esempio SGD in Australia, o USD a Singapore. 

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12. Formattazione professionale

• Utilizzare un font chiaro e leggibile e un layout ben organizzato.
• Includere il logo aziendale per il branding.
• Fornire la fattura in formato PDF o E-PDF 
• Non inserire immagini all'interno del documento 

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ESEMPIO DI FATTURA

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[Logo della tua azienda] Nome fornitore: Fresh Produce Co. Indirizzo: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Telefono: +61 2 9876 5432 E-mail: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

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Fattura

Numero fattura: INV-123456 Data della fattura: 10/01/2025 Data di scadenza: 24/01/2025 Tipo di documento: Tax Invoice Ordine di acquisto (PO): PO:000345

Dati dell'acquirente: Nome: HotelPlus Sydney Indirizzo: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

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Dati delle righe di prodotto

Subtotale (Escl. GST): $90.00 GST (10%): $14.00 Totale (Incl. GST): $104.00

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Note aggiuntive

• Si prega di effettuare il pagamento tramite bonifico bancario sul seguente conto:

Nome banca: ANZ Bank Intestatario conto: Fresh Produce Co. BSB: 012-345 Numero di conto: 678901234

• Per eventuali domande, vi invitiamo a contattarci all'indirizzo billing@freshproduceco.com.au.