Visualizzare e aggiornare le fatture

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• Aggiornare le fatture
  • Approvare le fatture
• Utilizzare il Power Editor per le fatture
• Consigli per la revisione

Accedere alle fatture

1. Seleziona [Fatture] → [Visualizza tutto] dalla barra di navigazione laterale.

2. Dalla vista a tabella Visualizza tutte le fatture, puoi completare le seguenti attività:

1. Filtrare tutte le fatture per stato.
2. Utilizzare [Cerca] per trovare la fattura che desideri revisionare.
3. [Gestisci colonne] per mostrare o nascondere le colonne visualizzate nella tabella.
4. Fare clic sul [Numero fattura] per aprire la fattura.
5. Passare il mouse sul campo [Riferimento] per aggiungere o modificare il riferimento della fattura. Questa operazione è possibile solo quando la fattura è nello stato "Aperta" o "In attesa di approvazione".
6. Passare il mouse sul [Conto di spesa] per aggiungere o modificare il reparto o il conto su cui viene imputata la spesa della fattura. Questa operazione è possibile solo quando la fattura è nello stato "Aperta" o "In attesa di approvazione".
7. [Ordine di acquisto]. Verificare se la fattura è stata associata a un ordine di acquisto. Consulta il nostro articolo Associare un ordine di acquisto a una fattura per saperne di più.
8. Visualizzare lo [Stato] della fattura.
9. [Note di entrata merci]. Visualizzare i buoni di entrata merci associati alla fattura oppure creare un nuovo buono di entrata merci per l'ordine di acquisto associato alla fattura.
10. Visualizzare la [Copia PDF] della fattura. Questa opzione è disponibile se la fattura è stata creata da un PDF tramite la soluzione di fatturazione elettronica PurchasePlus.

Aggiornare le fatture

In genere, una fattura nello stato "Aperta" o "In attesa di approvazione" può essere aggiornata da qualsiasi utente che disponga dell'autorizzazione "Gestisci fatture e note di credito" e/o dell'autorizzazione "Gestisci righe fattura e nota di credito" (a seconda di ciò che desidera modificare).

L'aggiornamento delle fatture al di fuori degli stati Aperta o In attesa di approvazione richiede passaggi aggiuntivi prima di poter apportare qualsiasi modifica:

• Per aggiornare una fattura nello stato "Riconciliata", la fattura deve essere riaperta facendo clic su "Riapri fattura" nel menu [Altro] nell'intestazione della fattura:
• Per aggiornare una fattura nello stato "Pronta per l'esportazione" o "Esportata", la fattura deve prima essere riportata allo stato precedente selezionando [Ripristina a riconciliata] nel menu [Altro] nell'intestazione della fattura, e quindi "Riaperta" come descritto sopra.

Dopo aver apportato le modifiche necessarie alla fattura, questa dovrà seguire nuovamente i flussi di lavoro di approvazione della fattura previsti per l'unità organizzativa di competenza.

Approvare le fatture

Se una fattura si trova nello stato "In attesa di approvazione", significa che deve completare correttamente un flusso di lavoro di approvazione per poter passare allo stato "Riconciliata".

Esistono molti motivi per cui una fattura può essere segnalata e richiedere un'approvazione. Ciascun motivo di segnalazione viene visualizzato nella scheda Segnalazioni fattura, così come le segnalazioni delle singole righe sono indicate nella colonna Segnalazioni di ciascuna voce della fattura.

In qualità di approvatore designato, puoi esaminare ogni motivo di segnalazione e decidere se risolverlo oppure approvare la fattura senza risolvere alcune o tutte le segnalazioni.

I flussi di lavoro di approvazione di fatture e note di credito richiedono un articolo dedicato per essere spiegati in dettaglio. Scopri di più leggendo questa guida.

Utilizzare il Power Editor per le fatture

Gli utenti che dispongono dell'autorizzazione "Può gestire fatture e note di credito" possono utilizzare il Power Editor per le fatture per esaminare e aggiornare una fattura in PurchasePlus, affiancata al PDF della fattura ricevuto all'indirizzo e-mail per la fatturazione dematerializzata.

Per iniziare a utilizzare il Power Editor per le fatture:

1. Seleziona una fattura qualsiasi dall'area [Fatture] → [Visualizza tutto] o [Fatture] → [In attesa della mia approvazione].
2. Nell'intestazione della fattura, seleziona [Power Editor].
3. Se la fattura è stata creata in PurchasePlus a seguito dell'invio via e-mail del documento PDF da parte di un fornitore al tuo indirizzo di fatturazione dematerializzata, potrai visualizzare il PDF sul lato destro della pagina dell'editor fatture in PurchasePlus, per una rapida consultazione durante l'aggiornamento.

Consigli per la revisione

Associare ordini di acquisto e fatture

• Se applicabile alla tua organizzazione, assicurati che un ordine di acquisto sia associato alla fattura prima di esaminare eventuali motivi di segnalazione.
• Se necessario, collega le voci della fattura alle righe dell'ordine di acquisto.

Ricevere beni e servizi

• Verifica se gli articoli sono stati ricevuti. Se applicabile alla tua organizzazione, la ricezione di un ordine di acquisto è un passaggio fondamentale per garantire che gli articoli siano stati consegnati e segnala all'approvatore della fattura che il documento può essere approvato.

Controllare le voci della fattura prima di approvare

• In caso di discrepanze tra il prezzo dell'ordine di acquisto e quello della fattura, potresti voler contattare il fornitore per richiedere una potenziale nota di credito per l'eventuale differenza riscontrata.