Cosa può estrarre e precompilare l'IA?

Question

Accepted Answer

Abbinamento dei fornitori L'IA è in grado di identificare i fornitori, a condizione che la tua organizzazione abbia "Abilitato" quel fornitore in I miei fornitori . L'IA non identificherà un fornitore con cui la tua organizzazione non ha una relazione attiva, anche se tale fornitore è presente nel nostro database. Se carichi una fattura o un PDF tramite l'interfaccia utente, hai la possibilità di selezionare il fornitore da un menu a discesa: In caso contrario, il fornitore può essere identificato automaticamente tramite il codice identificativo aziendale/partita IVA (ad es. ABN in Australia), a condizione che sia impostato per quel fornitore in I miei fornitori: Tuttavia, se il codice identificativo del fornitore (ad es. ABN in Australia) non è presente nella fattura o nella nota di credito, l'IA non identificherà automaticamente il fornitore. Se il fornitore viene abbinato automaticamente, l'IA può abbinare automaticamente anche i prodotti e gli ordini d'acquisto (che si trovano nello stato Aperto). Se vengono rilevati più fornitori con ordini d'acquisto corrispondenti, non viene selezionato alcun fornitore. Se non viene trovato alcun fornitore corrispondente, l'attività di scansione continua senza i dati del fornitore. Infine, i fornitori possono essere identificati aggiungendo l'ID fornitore (nota: NON il codice identificativo aziendale/partita IVA) a un indirizzo email paperless secondario, ad es. ‘yourhotel.au+1234@invoices.purchaseplus.com’, dove 1234 è l'ID del fornitore. Ciò può essere utile per i fornitori che non inseriscono la propria partita IVA/ABN nelle fatture; la tua organizzazione può semplicemente fornire a questi fornitori un indirizzo email univoco a cui inviare le fatture. Abbinamento di reparti e codici conto (codifica automatica) La nostra IA include una funzionalità secondaria opzionale chiamata "Codifica automatica", disattivata per impostazione predefinita. Questa funzionalità tenta di suggerire automaticamente l'imputazione contabile per una fattura scansionata, in base alle impostazioni disponibili di reparto e codice conto; negli scenari ambigui (o in assenza di impostazioni predefinite), valuta il modo in cui sono state solitamente codificate fatture simili in passato. Innanzitutto, i codici di reparto e di conto possono essere precompilati in base alle impostazioni della relazione commerciale tra acquirente e fornitore. Puoi visualizzare e aggiornare queste impostazioni nella scheda Generale del profilo del fornitore (accessibile tramite [I miei fornitori] ) : Se nel record de I miei fornitori non è presente alcuna impostazione di reparto o codice conto, ma alla fattura in fase di scansione è stato abbinato un Ordine d'acquisto , l'IA precompilerà invece il reparto e il codice conto presenti sull'ordine d'acquisto: Se non sono presenti impostazioni di reparto o codice conto sull'ordine d'acquisto (o se non è stato trovato alcun ordine d'acquisto), l'IA tenterà di impostare automaticamente il reparto e il conto di intestazione, nonché il reparto e il conto di riga (se diversi da quelli di intestazione), basandosi su fatture e/o note di credito simili precedenti. Altri dati a livello di intestazione È possibile estrarre dal PDF e precompilare altre informazioni a livello di intestazione, quali: Data, Valuta, Totali, Valori fiscali/imposte, Spese di spedizione (incl. % imposta). Abbinamento dei prodotti L'IA estrae ogni riga della fattura o della nota di credito e tenta prima di trovare prodotti esistenti nel nostro database che corrispondano alla riga. In primo luogo, l'IA tenta l'abbinamento con i prodotti di proprietà del fornitore, utilizzando i codici prodotto disponibili per individuare le corrispondenze. Se viene trovato un prodotto di proprietà di quel fornitore, precompila i dati dal prodotto del fornitore (ad es. codice P+, marca, formato dell'unità, ecc.). In secondo luogo, tenterà di trovare solo la corrispondenza esatta di un prodotto di proprietà del fornitore (senza considerare i codici prodotto disponibili). In caso di corrispondenze multiple, il sistema sceglierà la migliore. In terzo luogo, tenterà una corrispondenza esatta di un Prodotto Master di proprietà di Marketboomer. In caso di più risultati identici di Prodotti Master di proprietà di Marketboomer, il sistema darà priorità al prodotto presente da più tempo nel nostro sistema e ai prodotti che includono un'immagine. I prodotti abbinati appariranno nell'interfaccia utente come "bloccati" e mostreranno i dati presenti nel nostro database per quel prodotto. Viene data priorità alle corrispondenze esatte, seguite da quelle parziali. Nel caso in cui non sia possibile determinare una corrispondenza con sufficiente sicurezza, la voce verrà creata nel nostro sistema come nuovo prodotto. Puoi rimuovere qualsiasi abbinamento utilizzando il pulsante Opzioni a sinistra della voce nel modulo di creazione della fattura e facendo clic su [Cancella prodotto] . Se vengono rilevate più corrispondenze potenziali, ciascuna corrispondenza viene valutata dal nostro algoritmo Best Choice e viene selezionato il prodotto con il punteggio più alto. In caso di parità, viene selezionata la prima corrispondenza nell'elenco. Se non è disponibile alcuna corrispondenza, l'IA creerà prodotti completamente nuovi e assegnerà loro automaticamente una categoria e una sottocategoria, in base ai dati di prodotto disponibili e al nome del fornitore. I nuovi prodotti apparterranno al fornitore che ha inviato la fattura o la nota di credito. Scopri di più sulla Titolarità del prodotto . Altri dati a livello di riga È possibile estrarre e precompilare altre informazioni a livello di riga, quali: Unità di misura e nome dell'unità, Formato confezione di vendita e quantità confezione di vendita, Quantità, Prezzo unitario, % imposta, E totale riga, che è in realtà un valore calcolato (e non un valore estratto). Si noti che tutte le bollette delle utenze verranno estratte come importo totale unico della fattura , a causa della complessità delle strutture di fatturazione delle utenze di telecomunicazioni, gas ed elettricità. Prompt Il team di amministrazione di PurchasePlus ha la possibilità di fornire "Prompt" all'IA per aiutarla a prendere decisioni corrette. Questi "Prompt" sono opzionali e non devono necessariamente essere adottati dalle organizzazioni acquirenti che utilizzano il servizio di scansione IA. Ad esempio, ‘Interpreta "Riferimento cliente" su un PDF come "Numero ordine d'acquisto"’ . In questo modo, possiamo gestire le ambiguità reali e migliorare costantemente il funzionamento dell'IA. Se hai un suggerimento per un prompt IA, contatta il tuo Account Manager. Tempo medio di scansione per documento Il tempo di scansione per una fattura media è di circa 30 secondi (a novembre 2024). Lingue supportate Tutte le lingue possono attualmente essere scansionate dall'IA. Tuttavia, non traduciamo le descrizioni dei prodotti (ad esempio, se la fattura presenta descrizioni dei prodotti in francese, la nostra IA scansionerà e precompilerà le descrizioni dei prodotti in francese).

Paperless AI

Paperless AI

Paperless Invoicing

Come arrivano i documenti

Via Email

Tramite l'interfaccia utente

Come l'IA scansiona i PDF

Suddivisione dei file in singole fatture

Estrazione dei dati