Note di credito

Nota di credito

Una nota di credito è un documento che attesta la restituzione di fondi a un acquirente. Viene comunemente emessa da un Fornitore a seguito dell'annullamento di un Ordine di acquisto, di un errore nella Fattura o per merci smarrite o danneggiate. Le note di credito possono essere utilizzate per rimborsare una transazione, per intero o parzialmente.

Visualizzazione delle note di credito

Puoi accedere alle tue note di credito facendo clic su [Note di credito] → [Visualizza tutto].

Qui puoi visualizzare le tue note di credito in una tabella e modificare le colonne della tabella in base alle tue preferenze. Nelle sezioni [Visualizza tutto] e [In attesa della mia approvazione], puoi mostrare una colonna Codice personalizzato tramite [Gestisci colonne].

Puoi fare clic su qualsiasi nota di credito per visualizzare i dettagli relativi a prodotti e importi da accreditare, riferimento, commenti e allegati.

Creazione delle note di credito

Gli utenti con l'autorizzazione 'Gestisci fatture e note di credito' possono creare una nuova nota di credito dall'area [Note di credito] nella barra di navigazione laterale facendo clic su [Nuova nota di credito]:

Sono disponibili tre metodi per creare una nota di credito:

1. Manualmente,
2. Caricando un PDF nel nostro strumento di scansione basato su IA, oppure
3. Selezionando un documento (ovvero una Fattura, un Ordine di acquisto o un Buono di ricezione merci) e creando automaticamente una nota di credito corrispondente riga per riga al documento.

Leggi il nostro articolo sulla Creazione delle note di credito per ulteriori informazioni e per una guida passo passo per ogni metodo di creazione.

Aggiornamento e gestione

Gli utenti con l'autorizzazione 'Gestisci fatture e note di credito' possono attualmente aggiornare qualsiasi riga (indicante prodotti, quantità, prezzi), le impostazioni, pubblicare un commento o caricare un allegato per una nota di credito.

Inoltre, gli utenti autorizzati possono parcheggiare, annullare ed eliminare una nota di credito. Se non sono presenti flag sulla nota di credito, possono anche contrassegnarla come Riconciliata.

Collegamento delle note di credito alle fatture

Le note di credito possono essere "collegate" alle fatture, il che è utile per ricollegare la nota di credito a una fattura a fini contabili. 

Suggerimento: è possibile collegare solo una fattura a una nota di credito, mentre è possibile collegare più note di credito alla stessa fattura.

Puoi collegare la fattura a una nota di credito: \- Nel pannello informativo nell'intestazione di una nota di credito, \- Durante la revisione di un'attività di scansione IA di tipo nota di credito, oppure \- Durante la revisione di una nota di credito creata a partire da un documento.

Puoi anche visualizzare un elenco delle note di credito collegate a una fattura dalla scheda [Note di credito] durante la visualizzazione di una fattura:

Stati delle note di credito

Le note di credito possono trovarsi in diversi stati:

• Aperta: una nota di credito aperta è stata creata e può essere aggiornata, ma non è ancora stata riconciliata. 
• In attesa di approvazione: una nota di credito nello stato In attesa di approvazione presenta uno o più Flag attivi ed è richiesta l'approvazione da parte di un approvatore della tua organizzazione. Una volta concesse le approvazioni, la nota di credito passerà allo stato Riconciliata.
• Riconciliata: una nota di credito riconciliata ha superato tutti i controlli richiesti dalla tua organizzazione ed è ora idonea per l'esportazione verso la piattaforma contabile esterna dell'organizzazione. Non è possibile apportare modifiche a una nota di credito mentre si trova nello stato Riconciliata. Se desideri apportare modifiche, puoi riaprire la nota di credito.
  • Nota: gli utenti con l'autorizzazione 'Può super approvare fatture e note di credito' possono aggiornare determinati campi su una nota di credito riconciliata. Scopri di più.
• Parcheggiata: una nota di credito parcheggiata è stata messa in attesa da un utente della tua organizzazione poiché potrebbe richiedere ulteriori valutazioni o discussioni. Non è possibile apportare modifiche a una nota di credito nello stato Parcheggiata. Se necessario, puoi riaprire la nota di credito per continuare ad apportare modifiche. 
• Annullata: una nota di credito annullata è stata cancellata da un utente e non è più in uso presso la tua organizzazione. Non è possibile apportare modifiche a una nota di credito nello stato Annullata. Se desideri ripristinare la nota di credito e apportarvi modifiche, puoi riaprirla.
• Pronta per l'esportazione: una nota di credito Pronta per l'esportazione è ora disponibile in [Fatture]→ [Centro esportazioni] per essere inclusa in un prossimo File di esportazione. Una volta esportata con successo verso la piattaforma contabile esterna della tua organizzazione, lo stato della nota di credito verrà aggiornato a Esportata. Non è possibile apportare modifiche alla nota di credito mentre si trova nello stato Pronta per l'esportazione. Se necessario, puoi ripristinare la nota di credito allo stato Riconciliata e poi riaprirla per apportare modifiche.
  • Nota: questo stato è disponibile solo per le Organizzazioni di Tipo B.
• In esportazione: una nota di credito in esportazione è attualmente in fase di trasferimento verso la piattaforma contabile esterna della tua organizzazione. Questo processo richiede solitamente alcuni minuti. Una volta completata l'esportazione, lo stato della nota di credito verrà aggiornato a Esportata. Non è possibile apportare modifiche alla nota di credito mentre si trova nello stato In esportazione. Se necessario, puoi ripristinare la nota di credito allo stato Riconciliata per esportarla nuovamente oppure riaprirla per apportare modifiche.
  • Nota: questo stato è disponibile solo per le Organizzazioni di Tipo A.
• Esportata: una nota di credito esportata è stata inclusa in uno o più file di esportazione ed è stata inviata alla piattaforma contabile esterna della tua organizzazione. Non è possibile apportare modifiche alla nota di credito mentre si trova nello stato Esportata. Se necessario, puoi ripristinare la nota di credito allo stato Riconciliata e poi riaprirla per apportare modifiche.

Flag e soglie delle note di credito

Un 'Flag' è una segnalazione di potenziale problema generata su una nota di credito per attirare l'attenzione su aspetti del documento che richiedono revisione e approvazione. I flag garantiscono che solo le note di credito conformi ai criteri specifici della tua organizzazione possano passare allo stato Riconciliata in PurchasePlus senza intervento manuale. 

Maggiori informazioni sui flag di fatture e note di credito.

Esportazione delle note di credito

Come le fatture, le note di credito possono essere esportate verso la tua piattaforma contabile esterna in due modalità, a seconda del tipo della tua organizzazione.

Organizzazioni di Tipo A vs Tipo B

• Le organizzazioni di Tipo A esportano manualmente le note di credito (e le fatture) singolarmente. Questo può avvenire in qualsiasi momento dopo che la nota di credito è passata allo stato Riconciliata.
• Le organizzazioni di Tipo B prima contrassegnano una nota di credito (o fattura) come Pronta per l'esportazione, quindi creano e inviano un File di esportazione batch che include tutte le note di credito e le fatture contrassegnate come pronte per l'esportazione dall'ultima esportazione effettuata. 

Destinazioni del sistema contabile (AP) e formati di esportazione

La destinazione elettronica e il formato esatti dei file di esportazione per le Organizzazioni di Tipo A e di Tipo B vengono configurati durante l'implementazione del sistema PurchasePlus, ma possono essere modificati successivamente in stretta collaborazione con il team di PurchasePlus, se necessario. Contatta il nostro team di Customer Success per maggiori informazioni.