Note di credito

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• Introduzione
• Visualizzare le note di credito
• Creare note di credito
• Aggiornare e gestire
  • Collegare le note di credito alle fatture
• Stati delle note di credito
  • Contrassegni delle note di credito
• Esportare le note di credito

Nota di credito

Una nota di credito è un documento che attesta la restituzione di fondi a un acquirente. Viene comunemente emessa da un fornitore a seguito dell'annullamento di un ordine di acquisto, di un errore nella fattura oppure di merci smarrite o danneggiate. Le note di credito possono essere utilizzate per rimborsare una transazione, per intero o parzialmente.

Visualizzare le note di credito

Puoi accedere alle tue note di credito facendo clic su [Note di credito] → [Visualizza tutto].

Qui puoi visualizzare le tue note di credito in una tabella e modificare le colonne della tabella in base alle tue preferenze:

Puoi fare clic su qualsiasi nota di credito per visualizzare i dettagli relativi ai prodotti e agli importi da accreditare, al riferimento, ai commenti e agli allegati.

Creare note di credito

Gli utenti con l'autorizzazione "Gestisci fatture e note di credito" possono creare una nuova nota di credito dall'area [Note di credito] nella barra di navigazione laterale, facendo clic su [Nuova nota di credito]:

Sono disponibili tre metodi con cui un utente può creare una nota di credito:

1. Manualmente,
2. Caricando un PDF nel nostro strumento di scansione basato su intelligenza artificiale, oppure
3. Selezionando un documento (ovvero una fattura, un ordine di acquisto o una nota di ricezione merci) e creando automaticamente una nota di credito corrispondente riga per riga al documento.

Consulta il nostro articolo su come Creare note di credito per maggiori informazioni e per una guida dettagliata per ciascun metodo di creazione.

Aggiornare e gestire

Gli utenti che dispongono dell'autorizzazione "Gestisci fatture e note di credito" possono attualmente aggiornare qualsiasi riga (indicante prodotti, quantità, prezzi), le impostazioni, pubblicare un commento o caricare un allegato per una nota di credito.

Inoltre, gli utenti autorizzati possono sospendere, annullare ed eliminare una nota di credito. Se non sono presenti contrassegni (flag) sulla nota di credito, possono anche contrassegnarla come Riconciliata.

Collegare le note di credito alle fatture

Le note di credito possono essere "collegate" alle fatture, operazione utile per associare la nota di credito a una fattura a fini contabili. 

Suggerimento: è possibile collegare una sola fattura a una nota di credito, mentre è possibile collegare più note di credito alla stessa fattura.

Puoi collegare la fattura a una nota di credito: \- Nel riquadro delle informazioni nell'intestazione di una nota di credito, \- Durante la revisione di un'attività di scansione AI di tipo Nota di credito, oppure \- Durante la revisione di una nota di credito creata a partire da un documento.

Puoi anche visualizzare l'elenco delle note di credito collegate a una fattura dalla scheda [Note di credito] durante la visualizzazione di una fattura:

Stati delle note di credito

Le note di credito possono assumere diversi stati:

• Aperta: una nota di credito Aperta è stata creata e può essere aggiornata, ma non è stata ancora Riconciliata. 
• In attesa di approvazione: una nota di credito con stato In attesa di approvazione presenta uno o più contrassegni ed è quindi necessaria l'approvazione di un approvatore della tua organizzazione. Una volta concesse le approvazioni, la nota di credito passerà allo stato Riconciliata.
• Riconciliata: una nota di credito Riconciliata ha superato tutti i controlli richiesti dalla tua organizzazione ed è ora pronta per essere esportata nella piattaforma contabile esterna della tua organizzazione. Non è possibile apportare modifiche a una nota di credito mentre si trova nello stato Riconciliata. Se desideri effettuare modifiche, puoi riaprire la nota di credito.
  • Nota: gli utenti con l'autorizzazione "Super approvatore fatture e note di credito" possono aggiornare determinati campi su una nota di credito Riconciliata. Scopri di più.
• Sospesa: una nota di credito Sospesa è stata messa in attesa da un utente della tua organizzazione, poiché potrebbe richiedere ulteriori considerazioni o verifiche. Non è possibile apportare modifiche a una nota di credito finché si trova nello stato Sospesa. Se necessario, puoi riaprire la nota di credito per continuare ad apportarvi modifiche. 
• Annullata: una nota di credito Annullata è stata annullata da un utente e non è più in uso presso la tua organizzazione. Non è possibile apportare modifiche a una nota di credito nello stato Annullata. Se desideri ripristinare la nota di credito e apportarvi modifiche, puoi riaprirla.
• Pronta per l'esportazione: una nota di credito Pronta per l'esportazione è ora disponibile in [Fatture]→ [Centro esportazioni] per essere inclusa in un prossimo file di esportazione. Una volta esportata con successo nella piattaforma contabile esterna della tua organizzazione, lo stato della nota di credito verrà aggiornato a Esportata. Non è possibile apportare modifiche alla nota di credito mentre si trova nello stato Pronta per l'esportazione. Se necessario, puoi riportare la nota di credito allo stato Riconciliata, quindi riaprirla per apportare le modifiche.
  • Nota: questo stato è disponibile solo per le organizzazioni di tipo B.
• In esportazione: una nota di credito In esportazione è attualmente in fase di esportazione verso la piattaforma contabile esterna della tua organizzazione. Questo processo richiede solitamente alcuni minuti. Una volta completata l'esportazione, lo stato della nota di credito verrà aggiornato a Esportata. Non è possibile apportare modifiche alla nota di credito mentre è nello stato In esportazione. Se necessario, puoi riportare la nota di credito allo stato Riconciliata per esportarla nuovamente, oppure riaprirla per apportare modifiche.
  • Nota: questo stato è disponibile solo per le organizzazioni di tipo A.
• Esportata: una nota di credito Esportata è stata inclusa in uno o più file di esportazione ed è stata inviata alla piattaforma contabile esterna della tua organizzazione. Non è possibile apportare modifiche alla nota di credito mentre è nello stato Esportata. Se necessario, puoi riportare la nota di credito allo stato Riconciliata, quindi riaprirla per apportare le modifiche.

Contrassegni e soglie delle note di credito

Un "contrassegno" (o flag) indica una discrepanza o un'anomalia rilevata su una nota di credito, per richiamare l'attenzione su problemi nel documento che richiedono revisione e approvazione. I contrassegni garantiscono che solo le note di credito conformi ai criteri specifici della tua organizzazione possano passare allo stato Riconciliata in PurchasePlus, senza richiedere interventi manuali. 

Scopri di più sui contrassegni di fatture e note di credito.

Esportare le note di credito

Come per le fatture, le note di credito possono essere esportate sulla tua piattaforma contabile esterna in uno dei due modi seguenti, a seconda del tipo della tua organizzazione.

Organizzazioni di Tipo A vs Tipo B

• Le organizzazioni di Tipo A esportano manualmente le note di credito (e le fatture) singolarmente. Ciò può avvenire in qualsiasi momento dopo che la nota di credito è passata allo stato Riconciliata.
• Le organizzazioni di Tipo B prima contrassegnano una nota di credito (o fattura) come Pronta per l'esportazione, quindi creano e inviano un file di esportazione batch contenente tutte le note di credito e le fatture contrassegnate come Pronte per l'esportazione dall'ultima esportazione effettuata. 

Destinazioni del sistema contabile (AP) e formati di esportazione

L'esatta destinazione elettronica e il formato dei file di esportazione per entrambe le organizzazioni di Tipo A e Tipo B vengono configurati durante l'implementazione iniziale del sistema PurchasePlus, ma possono essere modificati successivamente collaborando a stretto contatto con il team di PurchasePlus, se necessario. Contatta il nostro team di assistenza clienti (Customer Success) per maggiori informazioni.