Paperless E-mails
Paperless E-mails
Ga naar:
- Wat is het gedeelte 'Paperless E-mails'?
- Paperless E-mails bekijken
- Scantaak
- Scantaken bekijken
- Nieuwe Scantaken aanmaken
- Scantaken omzetten in Facturen of Creditnota's
- Scantaken verwijderen
Paperless E-mails
In het gedeelte Paperless E-mails van PurchasePlus kunt u:
- De e-mails bekijken die uw Leveranciers (of andere gebruikers binnen uw Organisatie) hebben verzonden naar uw speciale e-mailadres voor papierloze facturatie,
- Het werk volgen dat onze Paperless Facturatie-AI uitvoert met de documenten, en de resulterende Facturen en Creditnota's in ons systeem bekijken.
Indien ingeschakeld voor uw Organisatie, verschijnt de functie Paperless E-mails als [Paperless E-mails] in de zijnavigatiebalk:
Het gedeelte Paperless E-mails bestaat uit twee subonderdelen:
- [Alles bekijken] Paperless E-mails, waar u elke e-mail kunt bekijken die door uw Leveranciers naar uw speciale e-mailadres voor papierloze facturatie is verzonden. Dit omvat ook e-mails die ons systeem automatisch 'uitfiltert' - d.w.z. niet gebruikt om Facturen of Creditnota's aan te maken - zoals rekeningoverzichten, marketinginhoud en dubbele documenten.
- [Actiepunten], waar u elke Scantaak (zie hieronder voor meer informatie) kunt controleren en aanpassen waarbij de Leverancier ontbreekt.
- [Scantaken], die fungeren als een tussenstap tussen de e-mail van uw Leverancier (inclusief eventuele PDF-bijlagen) en de uiteindelijke Factuur of Creditnota in ons systeem.
Paperless E-mails bekijken
Om al uw Paperless E-mails in een tabel te bekijken, klikt u op [Paperless E-mails] → [Alles bekijken] in de zijnavigatiebalk. Vanuit deze weergave kunt u:
- Zoeken naar een specifieke e-mail op Afzender-e-mailadres, Ontvanger-e-mailadres en meer,
- Snel links bekijken naar eventuele resulterende Scantaken, Facturen en/of Creditnota's die ons systeem op basis van de e-mail heeft aangemaakt:
- De originele e-mail gedetailleerder bekijken door op de waarde [E-mail] in de tabel te klikken. De oorspronkelijk bijgevoegde bestanden kunnen ook onderaan de e-mail worden gedownload:
Scantaak
Wanneer een Leverancier een PDF-factuur of -creditnota naar uw e-mailadres voor papierloze facturatie stuurt (of wanneer u handmatig een PDF-factuur of -creditnota uploadt naar onze AI-scanfunctie), maakt onze AI een Scantaak aan en wijst deze een uniek Scannummer toe.
In het gedeelte [Scantaken] kunt u deze taken bekijken, evenals alle documenten die uiteindelijk vanuit de Scantaak worden gegenereerd:
U kunt een Scantaak beschouwen als de tussenstap tussen de PDF-factuur of -creditnota van uw Leverancier en de PurchasePlus-Factuur of -Creditnota die u afstemt en exporteert met behulp van onze software.
Statussen van Scantaken
Scantaken kunnen een van de volgende Statussen hebben:
- Scannen (Grijs): De Scantaak is recent gestart en wordt nog steeds gescand.
- Scannen (Rood): De Scantaak is al langer dan 5 minuten aan het scannen en de AI heeft het opgegeven, maar technisch gezien is de taak nog niet mislukt.
- Gescand (Blauw): De Scantaak heeft het PDF-bestand succesvol verwerkt, maar voldeed niet aan onze bedrijfsregels, waardoor handmatige controle nodig is. Ons 24/7 facturatieteam pakt dit binnen enkele uren op. U kunt er ook voor kiezen om op elk moment zelf de vereiste correcties aan te brengen om het proces te versnellen.
- Voltooid (Groen): De Scantaak heeft een Factuur of Creditnota gegenereerd en vereist geen actie meer. We bewaren de Scantaak, zodat gebruikers snel het daadwerkelijke document (Factuur of Creditnota) kunnen bekijken dat vanuit de taak is gegenereerd.
- Mislukt (Rood): De Scantaak is om een bepaalde reden mislukt. U kunt op een mislukte Scantaak klikken om deze te openen, handmatig te controleren en bij te werken.
U kunt met de muis over de statusindicator bewegen voor meer informatie over de status van de individuele Scantaak.
Scantaken bekijken
U kunt een overzicht van alle Scantaken van uw Organisatie bekijken door naar [Paperless E-mails] → [Scantaken] in de zijnavigatiebalk te gaan:
In deze tabelweergave ziet u belangrijke informatie over elke Scantaak, waaronder:
- Scannummer: Het unieke taakkenmerk dat de AI-scanner aan deze Scantaak heeft toegewezen.
- Vergrendelingsstatus: Of een andere gebruiker de taak heeft vergrendeld voor bewerking.
- Leverancier: De Leverancier die de originele PDF naar uw Organisatie heeft verzonden.
- Inkoper: De Organisatie waaraan het document is toegewezen.
- Aangemaakt Document: Een link naar de Factuur of Creditnota die vanuit de Scantaak is gegenereerd.
- Documenttype: Geeft aan of de Scantaak is geïdentificeerd als een Factuur of een Creditnota.
- Status: De status waarin de Scantaak zich momenteel bevindt. U kunt over de statusindicator bewegen voor meer informatie over de status van de Scantaak. Raadpleeg Statussen van Scantaken hierboven voor meer informatie.
- PDF-bestand: Een link naar de originele PDF die naar de AI-scanner is geüpload.
- Aangemaakt op: De datum en tijd waarop de Scantaak is aangemaakt.
U kunt ook kolommen beheren selecteren om extra gegevenspunten toe te voegen.
U kunt een afzonderlijke Scantaak bekijken door op het [Scannummer] in de tabel te klikken:
Vanuit deze weergave kunt u de Scantaak indien nodig bijwerken en de Factuur of Creditnota aanmaken. Meer hierover hieronder.
Scantaken vergrendelen en ontgrendelen
Scantaken kunnen 'Vergrendeld' of 'Ontgrendeld' zijn. Een gebruiker kan een Scantaak die hij/zij controleert vergrendelen, zodat andere gebruikers weten dat deze wordt bewerkt, en weer ontgrendelen wanneer hij/zij klaar is.
U kunt ook een Scantaak aanmaken in een vergrendelde status.
Oorsprong van Scantaken
De pagina Scantaken toont alle Scantaken die:
- Zijn ontvangen als e-mails (met PDF-bijlagen) van uw Leveranciers (of gebruikers binnen uw eigen organisatie),
- Rechtstreeks zijn aangemaakt via de pagina Scantaken, en
- Zijn aangemaakt via de workflows Nieuwe Factuur aanmaken en Nieuwe Creditnota aanmaken, als de gebruiker heeft gekozen voor de optie [PDF slepen en neerzetten]:
Handige navigatietips voor de pagina Scantaken
De pagina Scantaken heeft drie belangrijke navigatiehulpmiddelen om gebruikers te helpen snel de juiste Scantaak te vinden:
- Filteren op Status: Met behulp van de tabbladen bovenaan de pagina kan een gebruiker de lijst met Scantaken snel filteren op een van de volgende statussen: Scannen, Gescand, Voltooid, Geblokkeerd, Mislukt, Verwijderd.
- Geavanceerd zoeken, waaronder:
- Zoeken op Documentnummer: Gebruikers kunnen zoeken met behulp van het Documentnummer dat door de AI is gegenereerd bij het aanmaken van een Factuur of Creditnota vanuit de Scantaak.
- Zoeken op Afzender-e-mail: Gebruikers kunnen zoeken op het e-mailadres van de afzender om alle Facturen te vinden die vanaf dat specifieke adres zijn verzonden.
- Filteren op Facturen, Creditnota's of beide.
- Zoeken op Leveranciersnaam: Voer de naam van een Leverancier in (zoals deze in PurchasePlus verschijnt) om een lijst met Scantaken te bekijken waarbij deze Leverancier is geïdentificeerd als de afzender van de originele PDF.
Nieuwe Scantaken aanmaken
Om handmatig een nieuwe Scantaak rechtstreeks op de pagina Scantaken aan te maken, klikt u op [Nieuwe Scantaken aanmaken]:
U krijgt de optie om aan te geven of de taak betrekking heeft op een Factuur of Creditnota, voordat u de te scannen PDF('s) uploadt:
U kunt ervoor kiezen om de Leverancier op wie het document betrekking heeft te identificeren, maar zo niet, dan probeert onze AI-scanner de Leverancier tijdens het scannen te detecteren.
Tot slot heeft u de optie om te bepalen of de Scantaak als Vergrendeld moet worden gemarkeerd.
Als de optie [Markeren als vergrendeld] is geselecteerd, wordt de resulterende taak vergrendeld en blijft deze in de status Gescand. Er is dan een handmatige menselijke controle vereist voordat een Factuur of Creditnota kan worden aangemaakt.
Klik op [Start] wanneer u klaar bent om te beginnen met scannen.
U ontvangt een waarschuwing als de Factuur of Creditnota die u op het punt staat aan te maken waarschijnlijk een duplicaat is. Anders verschijnt de Scantaak in de tabel [Scantaken] met de status 'Scannen' en kort daarna 'Gescand'.
Zodra de PDF de status Gescand heeft bereikt, heeft u de mogelijkheid om de geëxtraheerde gegevens te controleren voordat u op [Factuur bekijken] of [Creditnota bekijken] klikt. U heeft ook de mogelijkheid om op te slaan en af te sluiten door te klikken op [Terug naar Scantaken].
In deze weergave kunt u in het linkerpaneel naar beneden scrollen en de automatisch gekoppelde Inkooporder inspecteren:
En u kunt de Regels van het document bewerken voordat u de Factuur of Creditnota bekijkt:
(Hierboven): U kunt een of meer regels van de Scantaak selecteren om:
- De regel te [Verwijderen],
- De regel te [Ontkoppelen] om elke koppeling met bestaande Catalogusproducten te verwijderen,
- Het [Belastingpercentage in te stellen] om de btw-berekeningswaarde voor de geselecteerde regels bij te werken, of
- De [Selectie te wissen] om de selectie van de regels op te heffen.
Zodra u een regel heeft [Ontkoppeld], kunt u enkele gegevens van de Factuurregel bewerken door over de regel te bewegen en op het potloodpictogram te klikken:
U kunt hier vele velden bijwerken, zoals de Productcode, het Merk, de Verkoopaantal en meer. Daarnaast kunt u de opties [Koppelen], [Verwijderen] of [Een regel invoegen] (links van het regelitem) gebruiken om indien nodig nog meer wijzigingen in de Scantaak aan te brengen.
Meerdere Scantaken gelijktijdig aanmaken
U kunt ervoor kiezen om meerdere PDF's in één handeling te uploaden. In dat geval maakt onze AI-scanner één Scantaak per PDF aan. Dit is een uiterst krachtige manier om snel een groot volume aan PDF-facturen of -creditnota's in PurchasePlus te verwerken.
Tip: Als u tijdens het aanmaken van de Scantaak/-taken kiest voor 'Factuur' of 'Creditnota', wordt deze keuze toegepast op alle resulterende Scantaken. Het is momenteel niet mogelijk om deze keuze na het scannen te wijzigen. We raden aan om eerst alle PDF-facturen te uploaden en de Scantaak te starten, en het proces daarna te herhalen met alle PDF-creditnota's.
Wat kan uit de PDF worden geëxtraheerd en automatisch worden ingevuld door de AI-scanner?
- De Leverancier (als er een overeenkomst wordt gevonden),
- Het PO-nummer (als er een PO-nummer wordt gevonden),
- De Afdeling en Rekeningcode (indien van toepassing),
- Het Product op elke Factuurregel (als er een overeenkomst wordt gevonden), en
- De Categorie en Subcategorie van elk nieuw product op elke Factuurregel.
Scantaken omzetten in Facturen of Creditnota's
Een Scantaak moet worden gecontroleerd en handmatig worden omgezet in een Factuur of Creditnota door een gebruiker van PurchasePlus binnen uw Organisatie.
Klik hiervoor eerst op het Scannummer van de Scantaak in de AI Scanning Inbox. De Scantaak moet de status Gescand hebben:
U komt terecht in het scherm Factuur of Creditnota aanmaken, waar de gegevens die door onze AI-scanner zijn geëxtraheerd en vooraf zijn ingevuld naast de originele PDF worden weergegeven.
U heeft hier de mogelijkheid om de meeste geëxtraheerde gegevens (bijvoorbeeld Referentie, Rekeningcode, Regelitems en Eenheidsprijzen) te controleren en desgewenst aan te passen.
Zodra u tevreden bent met de gegevens, klikt u op [Factuur aanmaken] of [Creditnota aanmaken]:
Instelling: Handmatige vs. automatische verwerking
Afhankelijk van de instelling die voor uw Organisatie geldt, kan het resulterende document, wanneer u op [Factuur aanmaken] of [Creditnota aanmaken] klikt, automatisch worden verwerkt volgens uw Markeringsinstellingen en Drempelwaarden, zodat het document initieel verschijnt in de status Wacht op goedkeuring of Afgestemd. Als deze instelling is uitgeschakeld voor uw Organisatie, verschijnt de Factuur of Creditnota initieel in de status Open.
Scantaken verwijderen
Scantaken kunnen worden verwijderd door te klikken op [Verwijderen] in het menu [Meer] op de pagina Scantaken:
U heeft de mogelijkheid om een reden voor verwijdering op te geven, die kan worden ingezien door andere gebruikers met de juiste machtigingen.
De Scantaak kan worden verwijderd in elke status, behalve in de status Voltooid.