Overzicht
Overzicht
Ga naar:
Wat voorraad is
Voorraad is een optionele module die kan worden opgenomen in uw PurchasePlus-abonnement om u te helpen uw inkoopkosten verder te beheersen en te verlagen door:
- Producten uit de leveringen van uw leveranciers rechtstreeks in uw voorraad te ontvangen en te beginnen met het bijhouden van uw voorraadniveaus,
- Overzicht te behouden over de totale geldwaarde van alle voorraadartikelen op uw voorraadlocaties,
- Overboekingen van voorraadartikelen tussen locaties (of andere mutaties van voorraadartikelen, bijv. verschillen tijdens inventarisaties) te verantwoorden,
- Periodieke inventarisaties uit te voeren om de voorraadniveaus op deze locaties te verifiëren.
Als uw organisatie Voorraad heeft ingeschakeld, is het onderdeel [Voorraad] beschikbaar in de navigatiebalk aan de zijkant:
Wat is inbegrepen
De module Voorraad bevat vier hoofdfuncties: Voorraadartikelen, Voorraadlocaties, Overboekingen en Inventarisaties. Hieronder gaan we dieper in op elk van deze vier functies.
Voorraadartikelen
Een voorraadartikel is een Product dat beschikbaar is in uw voorraad en kan worden toegevoegd aan en bewaard op een of meer van uw voorraadlocaties.
Als voorraadartikel kunt u er artikelen van een Inkooporder op ontvangen, en het opnemen in Overboekingen, Collecties of Point of Sale-artikelen. Als uw organisatie een nieuw voorraadartikel aanmaakt, verschijnt dit ook als product in het overzicht Alle producten en wordt uw organisatie ingesteld als de eigenaar van het product.
Bekijk ons artikel over de Inleiding tot voorraadartikelen voor meer informatie.
Voorraadlocaties en Systeemlocaties
Een voorraadlocatie kan representatief zijn voor een fysieke locatie binnen uw organisatie waar voorraadartikelen worden bewaard. Voorraadlocaties kunnen ook worden gebruikt als herkomstpunt of bestemming voor een voorraadoverboeking, een locatie om voorraadartikelen op te ontvangen via een Goederenontvangst, en een locatie waar een inventarisatie kan worden uitgevoerd.
Een systeemlocatie is een niet-fysieke locatie die wordt gebruikt voor boekhoudkundige doeleinden, bijv. het overboeken van een voorraadartikel van een voorraadlocatie naar een systeemlocatie om een verschil bij te houden tijdens een Inventarisatie.
U kunt voorraad- en systeemlocaties bekijken op hun eigen pagina's onder het kopje [Voorraad] in de navigatiebalk aan de zijkant:
Bekijk ons artikel over de Inleiding tot voorraadlocaties voor meer informatie.
Overboekingen
Een overboeking is een manier om de verplaatsing van voorraadartikelen tussen voorraad- en/of systeemlocaties te verantwoorden.
Een overboeking kan op elk moment handmatig worden aangemaakt als de gebruiker beschikt over de machtiging 'Overboekingen beheren', of kan automatisch worden aangemaakt tijdens bepaalde acties, bijv. bij het ontvangen van goederen of tijdens de initiële instelling van de openingssaldi van een locatie.
Voor elk type overboeking worden overboekingsdocumenten aangemaakt, zodat een gedetailleerd overzicht van de Herkomst, Bestemming, overgeboekte Voorraadartikelen en andere belangrijke informatie kan worden ingezien.
Bekijk ons artikel over de Inleiding tot overboekingen voor meer informatie.
Inventarisaties
Een inventarisatie is een methode om systematisch de hoeveelheid producten te verifiëren die u op een voorraadlocatie aanhoudt. In PurchasePlus wordt een inventarisatie uitgevoerd op een voorraadlocatie en heeft deze een gedefinieerde 'Periode' (bijv. een kalenderjaar en -maand). Met de inventarisatie kunnen gebruikers binnen uw organisatie het Werkelijke aantal voorraadartikelen op de locatie tellen, zodat deze telling vervolgens kan worden vergeleken met het Verwachte aantal voorraadartikelen op de locatie. Het verschil tussen de Werkelijke en de Verwachte telling moet worden verantwoord in een verschiloverboeking voordat de inventarisatie wordt gesloten.
De mogelijkheden om inventarisaties te beheren en te sluiten worden beheerd via gebruikersmachtigingen, om de kwaliteit van de gegevens in elke inventarisatie te waarborgen.
Bekijk ons artikel over de Inleiding tot inventarisaties voor meer informatie.
Hoe voorraad wordt gewaardeerd
In de wereld van voorraadbeheer en Enterprise Resource Planning (ERP) kan het exact bepalen van de waarde van uw voorraad een veranderlijk doel zijn; prijzen van leveranciers kunnen regelmatig fluctueren door inflatie, staffelkortingen of seizoensinvloeden.
Om deze schommelingen af te vlakken, gebruiken de meeste moderne systemen (waaronder PurchasePlus) de methode van de Gewogen gemiddelde kostprijs (WAC - Weighted Average Cost). In tegenstelling tot de FIFO-methode (First-In, First-Out), die specifieke batches volgt, voegt WAC de kosten van alle beschikbare eenheden samen tot één enkele, 'gewogen' eenheidsprijs.
De basisformule
Om de voorraadprijs nauwkeurig te berekenen, kunt u niet simpelweg het gemiddelde van de eenheidsprijzen nemen (bijv. $ 10 en $ 20 betekent niet noodzakelijk een gemiddelde van $ 15). U moet ook rekening houden met het volume van de artikelen die tegen elk prijsniveau zijn ingekocht.
Daarom geldt: Voorraadprijs = Totale kosten van aanwezige voorraad / Totale aanwezige hoeveelheid.
Praktijkvoorbeeld voorraad: De koffiebar
Laten we kijken naar hoe een ERP-systeem de waarde van 'Espressobonen' zou berekenen over een maand vol leveringen.
- De beginvoorraad. U begint de maand met wat resterende voorraad uit de vorige periode.
- Hoeveelheid: 50 kg
- Eenheidsprijs: $ 12,00
- Subtotaal: $ 600,00
- De nieuwe levering. Halverwege de maand koopt u meer bonen, maar de leverancier heeft de prijs verhoogd.
- Hoeveelheid: 150 kg
- Eenheidsprijs: $ 15,00
- Subtotaal: $ 2.250,00
- De WAC-berekening. Om uw nieuwe voorraadprijs te bepalen, combineert het ERP-systeem deze twee 'batches' voorraad:
| Artikelbron | Hoeveelheid | Kostprijs per eenheid | Totale kosten |
|---|---|---|---|
| Beginvoorraad | 50 kg | $ 12,00 | $ 600,00 |
| Nieuwe levering | 150 kg | $ 15,00 | $ 2.250,00 |
| Totalen | 200 kg | $ 2.850,00 |
Toepassing van de WAC-formule: Voorraadprijs: $ 2.850,00 / 200 kg = $ 14,25
Waarom WAC gebruiken?
- Consistentie: Het voorkomt 'winstpieken'. Als u een zak koffie verkoopt voor $ 30, blijft uw winstmarge stabiel, ongeacht of u toevallig de 'goedkope' of de 'dure' zak uit het schap heeft gepakt.
- Eenvoud: In omgevingen met grote volumes (zoals een magazijn met duizenden identieke bouten of schroeven) is het fysiek onmogelijk om bij te houden welke specifieke eenheid tegen welke prijs is gekocht. WAC behandelt de voorraad als één geheel.
- Geautomatiseerde nauwkeurigheid: ERP- en voorraadsystemen werken deze 'Voorraadprijs' bij telkens wanneer een nieuwe goederenontvangst (GRN) wordt geboekt, zodat uw balans altijd up-to-date is.
Tip: Hoewel WAC uitstekend geschikt is voor algemene detailhandel, horeca en productie, is het mogelijk niet ideaal voor artikelen met een houdbaarheidsdatum of unieke goederen van hoge waarde (zoals sieraden), waarbij het bijhouden van specifieke kosten belangrijker is.
Hoe POS de voorraad bijwerkt
Point of Sale (POS) is een optionele module waarmee u Voorraadartikelen (of Recepten die voorraadartikelen bevatten) kunt afboeken van een Voorraadlocatie wanneer u een verkoop doet in uw restaurant, bar of café. Daarnaast kunt u de verkoopgegevens vastleggen in PurchasePlus, waardoor u voorraadmutaties, verkoopprijzen en meer kunt vergelijken.
Om de POS-module te implementeren, moet uw organisatie eerst onze modules Voorraad en Recepten implementeren.
Lees meer over de PurchasePlus POS-module.
Instelling Negatieve voorraadniveaus
Bij alle organisaties die Voorraad gebruiken in PurchasePlus is de instelling 'Negatieve voorraadniveaus toestaan' standaard ingeschakeld.
Dit is deel 1 van onze reeks Inleiding tot Voorraad.
- Lees Inleiding tot Voorraad, deel 2: Voorraadartikelen
- Lees Inleiding tot Voorraad, deel 3: Voorraadlocaties
- Lees Inleiding tot Voorraad, deel 4: Overboekingen
- Lees Inleiding tot Voorraad, deel 5: Inventarisaties
Aan de slag met Voorraad
Als uw organisatie gebruik wil gaan maken van de PurchasePlus-module Voorraad, neem dan contact op met uw accountmanager of ons vriendelijke Customer Success-team voor hulp bij het inschakelen van de module en om trainingen voor uw gebruikers te organiseren.
Opmerking voor inkopers die Legacy PurchasePlus gebruiken
De module Voorraad in PurchasePlus is opnieuw ontworpen en verschilt wezenlijk van de module Voorraad in Legacy PurchasePlus. Organisaties die migreren van Legacy PurchasePlus naar PurchasePlus ontvangen extra migratieondersteuning.